Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, un leader des solutions d'emballage, a révolutionné son processus 'order-to-cash' avec un traitement documentaire entièrement automatisé.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
La situation
Ritter Verpackungen traite plus de 500 commandes par jour, générant chacune plusieurs documents : confirmations de commande, ordres de production, bons de livraison et factures. La gestion manuelle de ce volume de documents consommait d'importantes ressources administratives.
Avec des délais de livraison serrés et des clients exigeants dans les secteurs de l'automobile et de l'agroalimentaire, tout retard dans le traitement des documents impactait directement la satisfaction client et les flux de trésorerie.
L'équipe comptable passait plus de 3 heures par jour à saisir manuellement les données des bons de livraison vers les factures, travaillant souvent en heures supplémentaires pour respecter les échéances de fin de mois.
Nous embauchions du personnel supplémentaire juste pour gérer la paperasse. Nos employés qualifiés faisaient de la saisie de données répétitive au lieu d'un travail à valeur ajoutée.
Défi & Solution
Défis
- Plus de 500 commandes quotidiennes générant des milliers de documents par semaine
- Plus de 3 heures de saisie manuelle quotidienne des bons de livraison vers les factures
- Erreurs fréquentes lors de la création manuelle de factures (taux d'erreur de 2-3 %)
- Retards de facturation impactant les flux de trésorerie
- Difficulté à faire correspondre les livraisons aux commandes lors de litiges
Solutions avec PaperOffice
- Extraction de données par IA à partir des bons de livraison et des commandes
- Génération automatique de factures basée sur les confirmations de livraison
- Appariement intelligent des commandes, livraisons et factures
- Suivi des documents en temps réel tout au long du cycle de commande
- Archivage automatisé avec piste d'audit complète pour la conformité
Le processus de mise en œuvre
Résultats mesurables
Avant vs. Après
PaperOffice a éliminé notre retard documentaire en quelques semaines. Notre équipe comptable se concentre désormais sur l'analyse et le service client plutôt que sur la saisie de données. Le ROI a été visible dès le premier trimestre.
Pourquoi PaperOffice?
Automatisez votre traitement documentaire
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