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Emballage et Fabrication · Allemagne
Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, un leader des solutions d'emballage, a révolutionné son processus 'order-to-cash' avec un traitement documentaire entièrement automatisé.
- 70 %Temps gagne
- 500+Commandes/jour
- 99,5 %Precision
- 2 ETPÉconomisés
La confiance des entreprises leaders dans le monde
PARTENARIAT OEM
Les géants du matériel misent exclusivement sur PaperOffice.
Seul partenaire DMS officiel pour QNAP : app Classic, AI BYOS.
PlusISO/IEC 27001
CERTIFIÉ
SOC 2 Type 2
EN PRÉPARATION
Seul partenaire DMS officiel pour ASUSTOR : app Classic, AI BYOS.
PlusLa situation
Ritter Verpackungen traite plus de 500 commandes par jour, générant chacune plusieurs documents : confirmations de commande, ordres de production, bons de livraison et factures. La gestion manuelle de ce volume de documents consommait d'importantes ressources administratives.
Avec des délais de livraison serrés et des clients exigeants dans les secteurs de l'automobile et de l'agroalimentaire, tout retard dans le traitement des documents impactait directement la satisfaction client et les flux de trésorerie.
L'équipe comptable passait plus de 3 heures par jour à saisir manuellement les données des bons de livraison vers les factures, travaillant souvent en heures supplémentaires pour respecter les échéances de fin de mois.
Nous embauchions du personnel supplémentaire juste pour gérer la paperasse. Nos employés qualifiés faisaient de la saisie de données répétitive au lieu d'un travail à valeur ajoutée.
Défi & Solution
Défis
- Plus de 500 commandes quotidiennes générant des milliers de documents par semaine
- Plus de 3 heures de saisie manuelle quotidienne des bons de livraison vers les factures
- Erreurs fréquentes lors de la création manuelle de factures (taux d'erreur de 2-3 %)
- Retards de facturation impactant les flux de trésorerie
- Difficulté à faire correspondre les livraisons aux commandes lors de litiges
Solutions avec PaperOffice
- Extraction de données par IA à partir des bons de livraison et des commandes
- Génération automatique de factures basée sur les confirmations de livraison
- Appariement intelligent des commandes, livraisons et factures
- Suivi des documents en temps réel tout au long du cycle de commande
- Archivage automatisé avec piste d'audit complète pour la conformité
Ritter Verpackungen GmbH
Le processus de mise en œuvre
Semaines 1-2
Cartographie du processus
Analyse du flux de travail order-to-cash, des types de documents et des exigences d'intégration ERP.
Semaines 3-4
Entraînement de l'IA
Entraînement des modèles d'IA sur les bons de livraison, factures et formats de commande spécifiques à l'entreprise.
Semaines 5-6
Transfert vers le ERP
Échange de données avec le système ERP existant via API/Webhook, mis en œuvre conjointement avec le client.
Semaines 7-8
Déploiement et Optimisation
Déploiement progressif avec surveillance continue de la précision et affinement du modèle.
Ritter Verpackungen GmbH
Résultats mesurables
70 %
Temps gagne
500+
commandes par jour
99,5 %
Precision
2 ETP
réaffectés
Avant vs. Après
Métrique
Avant
Après
Temps de traitement des factures
3+ heures/jour
< 30 min/jour
Erreurs de saisie de données
2-3 %
< 0,5 %
Temps du cycle de facturation
3-5 jours
Le jour même
Recherche de documents
10-15 minutes
Instantanée
Personnel de traitement
3 employés
1 employé (surveillance)
PaperOffice a éliminé notre retard documentaire en quelques semaines. Notre équipe comptable se concentre désormais sur l'analyse et le service client plutôt que sur la saisie de données. Le ROI a été visible dès le premier trimestre.
Pourquoi PaperOffice?
Extraction de données par IA
Extraction précise à 99,5 % des bons de livraison et des factures - peu importe le format ou la mise en page.
Interfaces ouvertes
Transfert vers les systèmes ERP existants via API/Webhook, mis en œuvre conjointement avec le client.
Analyse de processus
Visibilité en temps réel sur l'état du traitement des documents et identification des goulots d'étranglement.
Automatisez votre traitement documentaire
Découvrez comment PaperOffice aide les entreprises industrielles à éliminer la gestion manuelle des documents.
