Collecte des entrées
Les factures sont transmises par téléchargement, scanner, dossier cloud ou appareil mobile, y compris sous forme d'e-mail enregistré avec pièce jointe. La classification identifie la facture et la classe dans le bon Workspace.
Type de document : Facture
Les factures entrantes arrivent en PDF, scan, photo ou e-facture.
En-tête, lignes, totaux et références sous forme de champs. Contrôle de calcul et piste de vérification incluses.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
Comment ça fonctionne
Le processus est identique pour tous les formats de facture : lire, vérifier, transmettre. Les factures papier et électroniques aboutissent au même jeu de données.
Les factures sont transmises par téléchargement, scanner, dossier cloud ou appareil mobile, y compris sous forme d'e-mail enregistré avec pièce jointe. La classification identifie la facture et la classe dans le bon Workspace.
L'AI-OCR lit le texte et la mise en page ; l'agent IDP extrait l'en-tête, les lignes, les totaux et les références. Pour ZUGFeRD et XRechnung, le XML intégré est également lu.
Contrôle de calcul sur les lignes, taux de taxe et total, rapprochement avec la commande et le bon de livraison, validation en cas d'écart. Ensuite, projet d'écriture comptable et archivage avec durée de conservation.
Ce que couvre la solution
Les factures varient selon le fournisseur, le pays et le format. PaperOffice couvre ces points.
PDF natif, scan, photo, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X et PEPPOL dans un seul processus.
Fournisseur, adresse, N° TVA, IBAN, numéro de facture et date de facture.
Numéro d'article, description, quantité, prix unitaire, prix total et taux de taxe par ligne.
Net, taxe par ligne, brut, escompte, date de paiement et devise.
Numéro de commande, bon de livraison, numéro client, centre de coût, projet et contrat.
Les lignes, taux de taxe et total final sont vérifiés entre eux ; les écarts sont soumis à la validation.
Le numéro d'identification à la TVA peut être vérifié contre le registre de l'UE.
Chaque champ avec source, niveau de confiance, modèle et horodatage dans le journal d'audit.
Avec quoi PaperOffice résout cela
Le traitement des factures n'est pas isolé : il utilise les mêmes produits et modules que le reste de votre archivage.
PaperOffice Tools
Outils gratuits sur ce sujet.
Sécurité et conformité
Les factures contiennent des coordonnées bancaires, conditions et données clients. Le traitement et l'archivage restent traçables.
Questions sur le traitement des factures
Non. L'extraction fonctionne sans modèle par fournisseur, car elle lit la mise en page et le contexte au lieu de coordonnées fixes. Vous décrivez une fois les champs dont vous avez besoin, y compris les vôtres comme le numéro de projet ou l'échéance d'escompte.
PDF natif, factures numérisées, photos, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X et PEPPOL. Pour les formats hybrides, le XML intégré est également lu ; avec Ultra, il est en outre vérifié par rapport au document visuel.
Oui. Chaque ligne inclut le numéro d'article, la description, la quantité, le prix unitaire, le prix total et le taux de taxe. Cela permet de rapprocher commande et réception marchandise ligne par ligne.
Chaque champ affiche un niveau de confiance et une référence dans le document. Les champs en dessous de votre seuil sont soumis à un contrôle humain au lieu de continuer silencieusement.
Par export en tant que jeu de données, via l'API REST ou via un workflow qui transmet la facture vérifiée à votre système. Le chemin est le même, qu'il s'agisse d'une ou de mille factures.
La facture passe en validation au lieu de l'enregistrement comptable. Le vérificateur voit la facture, la commande et l'écart côte à côte et prend sa décision.
Le stockage gère les versions, le délai de conservation par type de document et un journal d'audit pour chaque modification. Il est ainsi traçable qui a vu et validé quoi et quand.
Études de cas
Découvrez comment les entreprises ont transformé leurs processus avec PaperOffice AI.
Succès mesurables de nos clients
"Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale."
"Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures."
"La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique."
"La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours."
"Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients."
"8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office."
"Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé."
"La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables."
"Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service."
"La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés."
"La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément."
"Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier."
"Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit."
"Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé."
"Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs."
"Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques."
"Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro."
"Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique."
"Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes."
"Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace."
"Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout."
"La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon."
"Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu."
"Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément."
"Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles."
"Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle."
"Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs."
"Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément."
"Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client."
"Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents."
"Les demandes de microcrédit et les documents de conformité pour des millions de clients sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Un changement majeur pour l'inclusion financière."
"Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier."
"Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite."
"Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier."
"Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel."
"Les certificats aérospatiaux, les programmes CNC et les tolérances des clients sont automatiquement classés. Les justificatifs AS9100 n'ont jamais été aussi vite à portée de main."
"Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier."
"La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques."
"Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier."
"Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours."
"Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés."
"Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars."
"Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients."
"Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques."
"Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse."
"Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément."
"La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement."
"La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur."
"Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis."
"Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement."
"PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés."
"La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients."
"Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes."
"Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé."
"La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés."
Où souhaitez-vous essayer PaperOffice ?
Votre période d'essai est prête
Où souhaitez-vous commencer ?
L'espace de travail complet est optimisé pour l'ordinateur. La version mobile convient pour capturer, vérifier et approuver des documents.
S’inscrire gratuitement Déjà client ? Se connecter app.paperoffice.aiCommencer sur l'ordinateur
Nous vous envoyons votre lien d'accès personnel par e-mail.
Ouvrir PaperOffice Mobile
Capturez et traitez des documents directement avec votre smartphone.
Ouvrir la version mobileAI-DMS
Des documents. De l'intelligence. Un impact réel.
PaperOffice AI est l’AI-DMS. Quatre domaines fonctionnels reposant sur un même socle DMS, disponibles via trois accès.
Aperçu des fonctionnalités, modules et avantages.
Capturer, organiser, rechercher et collaborer sur des documents.
Intégration transparente dans vos systèmes et workflows IA.
Aucune installation, prêt en quelques secondes.
Rechercher tous les outils