Q1 Energie AG
Q1 Energie AG exploite plus de 250 stations-service en Allemagne. Avec PaperOffice AI, le traitement des factures fournisseurs, des documents de conformité et des décomptes de stations a été accéléré de 78 %.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
La situation
Q1 Energie AG gère un réseau de plus de 250 stations-service avec des flux quotidiens de justificatifs comprenant des factures fournisseurs, des protocoles de maintenance, des contrôles de calibrage et des documents de conformité.
Chaque station génère en moyenne 40 à 60 documents par semaine. La saisie et l'attribution manuelles mobilisaient des ressources humaines considérables au siège social.
Les exigences réglementaires du secteur de l'énergie nécessitent une traçabilité complète de tous les justificatifs avec des délais de conservation allant jusqu'à 10 ans.
Avec plus de 250 stations et 60 documents par semaine et par station, nous parlons de plus de 15 000 justificatifs mensuels. Le traitement manuel n'était plus viable.
Défi & Solution
Défis
- Plus de 15 000 justificatifs mensuels provenant de plus de 250 stations
- Types de documents hétérogènes : factures, protocoles de calibrage, rapports de maintenance
- Obligations réglementaires de conservation jusqu'à 10 ans
- Attribution manuelle des justificatifs aux différentes stations et centres de coûts
- Retards dans la clôture mensuelle dus à des justificatifs manquants
Solutions avec PaperOffice
- Classification et extraction de données automatiques assistées par l'IA
- Attribution automatique aux stations via les numéros de station reconnus par l'OCR
- Archivage à long terme conforme aux audits et à la réglementation GoBD
- Tableau de bord en temps réel pour le statut des justificatifs de toutes les stations
- Intégration avec la comptabilité SAP et l'ERP interne
Le processus de mise en œuvre
Résultats mesurables
Avant vs. Après
PaperOffice a transformé notre traitement de justificatifs d'un goulot d'étranglement permanent en un processus d'automatisation fluide. 250 stations, un seul système.
Pourquoi PaperOffice?
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