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Énergie & Stations-service · Osnabrück, Allemagne
Q1 Energie AG
Q1 Energie AG exploite plus de 250 stations-service en Allemagne. Avec PaperOffice AI, le traitement des factures fournisseurs, des documents de conformité et des décomptes de stations a été accéléré de 78 %.
- 78 %Traitement de justificatifs plus rapide
- 250+Stations connectées
- 15 000+Justificatifs / mois automatisés
- 99,7 %Précision de reconnaissance
La confiance des entreprises leaders dans le monde
PARTENARIAT OEM
Les géants du matériel misent exclusivement sur PaperOffice.
Seul partenaire DMS officiel pour QNAP : app Classic, AI BYOS.
PlusISO/IEC 27001
CERTIFIÉ
SOC 2 Type 2
EN PRÉPARATION
Seul partenaire DMS officiel pour ASUSTOR : app Classic, AI BYOS.
PlusLa situation
Q1 Energie AG gère un réseau de plus de 250 stations-service avec des flux quotidiens de justificatifs comprenant des factures fournisseurs, des protocoles de maintenance, des contrôles de calibrage et des documents de conformité.
Chaque station génère en moyenne 40 à 60 documents par semaine. La saisie et l'attribution manuelles mobilisaient des ressources humaines considérables au siège social.
Les exigences réglementaires du secteur de l'énergie nécessitent une traçabilité complète de tous les justificatifs avec des délais de conservation allant jusqu'à 10 ans.
Avec plus de 250 stations et 60 documents par semaine et par station, nous parlons de plus de 15 000 justificatifs mensuels. Le traitement manuel n'était plus viable.
Défi & Solution
Défis
- Plus de 15 000 justificatifs mensuels provenant de plus de 250 stations
- Types de documents hétérogènes : factures, protocoles de calibrage, rapports de maintenance
- Obligations réglementaires de conservation jusqu'à 10 ans
- Attribution manuelle des justificatifs aux différentes stations et centres de coûts
- Retards dans la clôture mensuelle dus à des justificatifs manquants
Solutions avec PaperOffice
- Classification et extraction de données automatiques assistées par l'IA
- Attribution automatique aux stations via les numéros de station reconnus par l'OCR
- Archivage à long terme à l'épreuve des audits comme base pour les GoBD
- Tableau de bord en temps réel pour le statut des justificatifs de toutes les stations
- Transfert vers SAP (comptabilité) et ERP interne via API/Webhook, mis en œuvre conjointement avec le client
Q1 Energie AG
Le processus de mise en œuvre
Semaines 1-2
Analyse
Recensement de tous les types de documents et flux de justificatifs du réseau de stations-service.
Semaines 3-4
Entraînement de l'IA
Entraînement des modèles de classification pour les justificatifs spécifiques aux stations-service.
Semaines 5-6
Intégration
Transfert vers SAP et les systèmes internes via API/Webhook, mis en œuvre conjointement avec le client ; exploitation pilote avec 20 stations.
Semaines 7-8
Déploiement
Déploiement progressif sur l'ensemble des 250+ stations avec formation.
Q1 Energie AG
Résultats mesurables
78 %
traitement de justificatifs plus rapide
250+
Stations connectées
15 000+
justificatifs / mois
99,7 %
Précision de reconnaissance
Avant vs. Après
Métrique
Avant
Après
Traitement de justificatifs
3-5 jours
< 1 jour
Clôture mensuelle
12 jours ouvrables
4 jours ouvrables
Justificatifs manquants
8-12 % mensuels
< 0,5 %
Attribution manuelle
3 ETP à plein temps
Entièrement automatique
Audit de conformité
2-3 semaines
2 jours
PaperOffice a transformé notre traitement de justificatifs d'un goulot d'étranglement permanent en un processus d'automatisation fluide. 250 stations, un seul système.
Pourquoi PaperOffice?
Expertise secteur énergie
Spécialement optimisé pour les exigences des réseaux de stations-service et des fournisseurs d'énergie.
Briques GoBD
Archivage conforme à l'audit avec documentation complète de la piste d'audit.
Transparence en temps réel
Tableau de bord avec statut des justificatifs de toutes les stations en temps réel.
Optimisez votre réseau de stations-service
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