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Ingénierie & Services techniques · Allemagne
Herrmann GmbH Ingénierie
Herrmann GmbH, un bureau d'études de premier plan spécialisé dans la planification d'installations industrielles, a transformé ses flux de travail intensifs en documents grâce à l'automatisation par l'IA.
- 85 %Traitement plus rapide
- 10 000+Documents/projet
- 30 %Temps gagne
- ISO 9001Documents d'audit numériques
La confiance des entreprises leaders dans le monde
PARTENARIAT OEM
Les géants du matériel misent exclusivement sur PaperOffice.
Seul partenaire DMS officiel pour QNAP : app Classic, AI BYOS.
PlusISO/IEC 27001
CERTIFIÉ
SOC 2 Type 2
EN PRÉPARATION
Seul partenaire DMS officiel pour ASUSTOR : app Classic, AI BYOS.
PlusLa situation
En tant que cabinet d'ingénierie de taille moyenne avec plus de 25 ans d'expérience, Herrmann GmbH gère des projets industriels complexes impliquant des milliers de documents techniques par projet : des plans CAO aux spécifications, en passant par les certifications et la correspondance.
L'équipe d'ingénierie passait environ 30 % de son temps à rechercher des documents, à vérifier les versions et à organiser manuellement les fichiers de projet. Avec des projets s'étalant sur plusieurs années, maintenir l'intégrité des documents était crucial mais de plus en plus difficile.
Lorsqu'un client majeur de l'automobile a exigé une gestion documentaire conforme à la norme ISO 9001 pour un nouveau projet d'usine de production, Herrmann GmbH a su qu'il lui fallait une solution moderne.
Chaque projet d'ingénierie génère entre 5 000 et 10 000 documents. Trouver la bonne version d'un plan pouvait prendre 20 minutes
Défi & Solution
Défis
- 5 000 à 10 000 documents par projet dans plusieurs formats (CAO, PDF, Office)
- Cauchemars de contrôle de version avec de multiples cycles de révision
- Temps de recherche moyen de plus de 20 minutes pour des plans spécifiques
- Exigences de conformité ISO 9001 pour les clients de l'automobile
- Problèmes de collaboration entre le bureau et les équipes sur les sites de construction
Solutions avec PaperOffice
- Classification des documents par l'IA pour les plans techniques et les spécifications
- Contrôle de version automatique avec historique des révisions et comparaison
- Accès mobile pour les ingénieurs sur les sites de construction
- Pistes d'audit et documentation automatisées pour l'ISO 9001
Herrmann GmbH Ingénierie
Le processus de mise en œuvre
Semaine 1
Analyse des flux
Cartographie détaillée des flux documentaires existants, des flux CAO et des exigences de conformité.
Semaines 2-3
Configuration du système
Structures de dossiers personnalisées et schémas de métadonnées pour les documents techniques.
Semaine 4
Migration des données
Migration de plus de 50 000 documents existants avec classification et indexation assistées par l'IA.
Semaines 5-6
Formation et lancement
Formation de l'équipe, période de fonctionnement en parallèle et déploiement complet en production.
Herrmann GmbH Ingénierie
Résultats mesurables
85 %
traitement plus rapide
10K+
Documents/projet
ISO
documents 9001 numériques
24/7
accès mobile
Avant vs. Après
Métrique
Avant
Après
Temps de recherche de documents
20 minutes
< 30 secondes
Conflits de version/mois
15-20
0
Temps de mise en place d'un projet
2 jours
2 heures
Preparation a l'audit
2 semaines
1 jour
Accès à distance
VPN uniquement
App mobile sécurisée
PaperOffice a transformé notre façon de travailler. Nos ingénieurs passent désormais leur temps à concevoir, pas à chercher des documents. Les fonctionnalités de conformité ISO nous ont à elles seules épargné des semaines de préparation aux audits.
Pourquoi PaperOffice?
Maîtrise des documents ISO 9001
Pistes d'audit intégrées, contrôle de version et documentation pour la certification ISO 9001 / 14001.
Contrôle de version
Versionnage automatique avec comparaison visuelle, flux d'approbation et suivi des modifications.
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