Typ a pravidlo určit
Klasifikace rozpozná typ, směr, jazyk a odesílatele a navrhne složku, lhůtu pro uchovávání a workflow. Vlastní typy dokumentů s vlastními lhůtami vytváříte sami, bez tréninku a šablony.
Riziko porušení compliance
Porušení vznikají zřídka úmyslně. Vznikají, když leží dokument špatně a nikdo nevidí lhůtu.
Typ, lhůta a ochrana se nastaví při přijetí. Odchylky končí u osoby, ne v ničem.
Důvěra předních společností po celém světě
Jak to funguje
Compliance není projekt na konec roku. Každý dokument dostane svůj typ, lhůtu a ochranu v okamžiku, kdy dorazí.
Klasifikace rozpozná typ, směr, jazyk a odesílatele a navrhne složku, lhůtu pro uchovávání a workflow. Vlastní typy dokumentů s vlastními lhůtami vytváříte sami, bez tréninku a šablony.
Workspace nastaví šifrování, práva, ochranu WORM a lhůtu. Osobní údaje detekuje Redact Agent a zamaskuje je, než dokument opustí firmu.
Splatné lhůty, otevřená schválení a nalezené skutečnosti z Auditního centra se přiřadí jako úkol. Schválení běží jako pravidlo dvou osob nebo jako podpis, obojí zdokumentováno v trailu.
Co řešení pokrývá
Skladování, ochrana dat, schvalování a doložení spolu souvisejí. Tyto body pokrývá PaperOffice.
Každý typ dokumentu nese svou lhůtu, včetně vlastních typů jako provozní dohoda nebo kontrolní zpráva.
Typ, směr, jazyk a odesílatel jsou detekovány bez tréninku a bez šablony pro každého odesílatele.
Jména, adresy, IBAN, data narození a vlastní pojmy jsou nalezeny a na požádání ztmaveny.
Dvouosobové schválení ve Workspace, podpisy přes PaperOffice Sign s úrovněmi eIDAS a certifikátem.
Uplynutí lhůt se objeví s předstihem jako úkol, místo aby tichem uplynuly.
Verze, ochrana WORM a protokol, který nelze dodatečně změnit.
Nalezení od nízkého po kritický stupeň, upozornění a eskalace od stupně, který stanovíte.
Zpracování a uložení v datových centrech EU, na požádání vlastní úložiště přes Storage Mount.
Čím PaperOffice toto řeší
Žádná z těchto funkcí není speciální cestou pro soulad s předpisy: zasahují tam, kde vaše dokumenty stejně procházejí.
Bezpečnost a soulad s předpisy
Data pro soulad s předpisy jsou sama o sobě citlivá: osobní spisy, smlouvy, žádosti o vymazání. Zpracování a uložení zůstávají dohledatelné.
Otázky na porušení souladu s předpisy
PaperOffice poskytuje stavební kameny: lhůty podle typu dokumentu, ochrana WORM, neměnný protokol, detekce osobních údajů a zdokumentované vymazání. Které požadavky platí konkrétně pro váš podnik, posoudí váš daňový poradce nebo pověřenec pro ochranu osobních údajů. Systém dodává důkazy.
Lhůtu nastavíte jednou pro každý typ dokumentu. Poté ji klasifikace přiřadí automaticky u každého nového dokumentu. Vlastní typy s vlastními lhůtami můžete kdykoli doplnit.
Pomocí vyhledávání shromáždíte všechny dokumenty týkající se osoby a uvidíte, co ještě podléhá povinnosti skladování. Zbytek je vymazán a samotné vymazání je v trailu.
Ano. Redact Agent detekuje jména, adresy, IBAN, data narození a vlastní pojmy, zobrazí každé nalezené místo v náhledu a odstraní oblasti z PDF, nikoli pouze je překryje.
Business- a Compliance-Workspaces znají dvouosobové schválení. Kdo schválil, je v trailu s časem a komentářem. Pro podpisy použijte PaperOffice Sign s certifikátem.
Pravidla zasahují na pozadí při přijetí. Viditelné je to pouze tam, kde je potřeba rozhodnutí: splatná lhůta, otevřené schválení nebo nálezení k prověření.
NAS, servery a cloudové úložiště připojíte přes Storage Mount. Soubory zůstanou tam, kde jsou, zatímco klasifikace, lhůty a protokol stále běží.
Měřitelné úspěchy našich zákazníků
"Podnikové řízení dokumentů pro všechny naše těžební operace. Světová třída."
"Farmaceutické štítky regulované FDA vyžadují bezchybnou dokumentaci. PaperOffice zkrátil náš schvalovací proces ze dnů na hodiny."
"Technická dokumentace a zpracování objednávek nyní běží plně automaticky."
"Digitalizace zrevolucionalizovala naši správu. Dotazy občanů jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů."
"Pacientské záznamy, nálezy a žádanky jsou automaticky zaznamenávány a klasifikovány. Náš tým v ordinaci má konečně čas na pacienty."
"8 000 zaměstnanců, denně tisíce dokumentů hostů. PaperOffice kompletně digitalizoval naše procesy v zázemí."
"Žádosti o úvěr a dokumenty o shodě jsou nyní zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola probíhá plně automaticky."
"Dokumentace stavebních projektů a shoda jsou nyní digitální a sledovatelné."
"Check-in formuláře, faktury a komunikace s hosty jsou plně digitální. Náš concierge tým se nyní soustředí na vynikající servis."
"Vyúčtování čerpacích stanic, dokumenty dodavatelů a podklady o shodě z více než 250 stanic jsou automaticky zpracovávány a archivovány."
"Dokumentace v souladu s GMP pro farmaceutické funkční štítky nyní probíhá plně automaticky. Auditní stopy jsou kompletní a okamžitě k dispozici."
"Stavební plány, povolení a složky zákazníků pro naše dřevostavby jsou nyní spravovány centrálně. V 6. generaci konečně bez papíru."
"Smlouvy s dodavateli, certifikáty a celní doklady pro stovky pražíren po celém světě jsou automaticky zaznamenávány a přiřazovány ke správnému produktu."
"Záznamy o teplotě, nákladní listy CMR a potravinářské certifikáty jsou automaticky skenovány a přiřazovány k objednávce. Chybné přiřazení je minulostí."
"Povolení pro těžkou přepravu, plány tras a projektová dokumentace jsou nyní okamžitě k dispozici digitálně. Už žádné hledání v šanonech."
"Celní doklady, skladové listy a spediční zakázky pro naši síť ve východní Evropě jsou automaticky klasifikovány. Čtyři generace logistiky, konečně digitálně."
"Tiskové specifikace, schválení zákazníků a certifikáty materiálů jsou nyní centrálně k dispozici. Chybovost ve výrobě klesla téměř na nulu."
"Certifikáty udržitelnosti, dodavatelské smlouvy a specifikace zákazníků jsou automaticky zpracovávány. Švýcarská preciznost, nyní i digitálně."
"Stavební povolení, smlouvy se subdodavateli a předávací protokoly pro naše komerční nemovitosti jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Kupní smlouvy, exposés a složky zákazníků za více než 30 let vedoucího postavení na trhu jsou nyní digitálně prohledávatelné. Každý makléř najde vše během sekund."
"Doklady o námořní přepravě, celní prohlášení a konosamenty jsou automaticky zaznamenávány. Logistika v Baltském moři nebyla nikdy tak efektivní."
"Tisíce zakázek na zakázkové obaly týdně se schválením designu, tiskovými daty a dodacími doklady. PaperOffice drží vše pohromadě."
"Dokumentace patologické laboratoře a certifikace přístrojů nyní probíhají plně automaticky. Kompletní zpětná sledovatelnost každého preparátu."
"Úvěrová dokumentace, zajišťovací dokumenty a korespondence se zákazníky jsou zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola je bezchybná."
"Technické specifikace, certifikáty kvality a recyklační protokoly pro naši výrobu oceli jsou centrálně a okamžitě k dispozici."
"Specifikace farmaceutických a kosmetických štítků s regulatorními požadavky jsou automaticky kontrolovány a schvalovány. Už žádné ruční kontrolní seznamy."
"Dokumenty KYC, investiční zprávy a regulatorní hlášení jsou klasifikovány během sekund. Jako robo-poradce regulovaný MAS je bezchybná shoda zásadní."
"Bezpečnostní listy, povolení k přepravě a dokumenty ADR pro chemickou logistiku jsou automaticky přiřazovány. Nulová tolerance chyb."
"Certifikáty pravosti, doklady dodavatelů a záruky zákazníků pro naše kolekce perel jsou automaticky archivovány a okamžitě k dispozici."
"Žádosti o úvěr pro MSP, zajišťovací dokumenty a regulatorní zprávy jsou automaticky klasifikovány. Naši poradci mají více času na poradenství zákazníkům."
"Klientské složky z více než 135leté historie banky jsou postupně digitalizovány. 5 000 zaměstnanců má nyní okamžitý přístup ke všem dokumentům."
"Žádosti o mikropůjčky a dokumenty o shodě pro miliony zákazníků jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů. Přelom pro finanční inkluzi."
"Stovky tisíc dodacích listů a vratek denně jsou automaticky zpracovávány. Přední vietnamský logistik v e-commerce, nyní bez papíru."
"Protokoly o výrobě CNC, certifikáty materiálů a specifikace zákazníků pro projekty v oblasti ropy, plynu a letectví jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Vize 2030 vyžaduje úplnou digitalizaci. PaperOffice zpracovává vládní dokumenty pro digitální páteř Saúdské Arábie."
"Atesty materiálů, protokoly o kalení a specifikace zákazníků jsou automaticky přiřazovány ke správné zakázce. Jediný australský výrobce Q&T, nyní bez papíru."
"Protokoly o svarech, statické výpočty a projektové plány jsou spravovány digitálně. Naše týmy v dílně mají přístup v reálném čase."
"Aerospace certifikáty, CNC programy a zákaznické tolerance jsou automaticky klasifikovány. Shoda s AS9100 nebyla nikdy tak snadná."
"Smlouvy s obchodníky, dokumenty KYC a transakční doklady pro stovky tisíc MSP jsou zpracovávány během sekund. Mexická platební revoluce, bez papíru."
"Dokumentace o sklizni, exportní certifikáty a protokoly o kvalitě pro naše vysokohorské Malbecy jsou automaticky archivovány. 120 let vinařské tradice, nyní digitálně."
"Miliony ověření uživatelů a regulatorních dokumentů jsou zpracovávány plně automaticky. Škálování bez papíru."
"Dokumenty pro onboarding obchodníků a doklady o shodě pro předního afrického poskytovatele plateb jsou zpracovávány v minutách místo dnů."
"Bio certifikáty, audity dodavatelů a produktové štítky pro tisíce přírodních produktů jsou automaticky kontrolovány a archivovány."
"Regulatorní dokumenty z 33 afrických zemí, partnerské smlouvy a auditní stopy jsou spravovány plně automaticky. Podnikové DMS pro fintech v hodnotě 3 miliard USD."
"Recepty a správa léků nyní běží plně automaticky. Více času pro naše pacienty."
"Staletí staré dokumenty jsou nyní digitálně prohledávatelné. Milník pro naše historické archivy."
"Naši pečovatelé mají konečně více času pro obyvatele místo papírování."
"500 000+ spisů digitalizováno. Naši úředníci nyní najdou všechny informace okamžitě."
"Správa zdravotních záznamů je nyní hračka. Vše automaticky zachyceno a archivováno."
"Dědická dokumentace je nyní efektivní a bezchybná."
"Digitální správa nemovitostí pro všechny naše bytové komplexy. Nájemníci a vlastníci jsou nadšeni."
"S PaperOffice jsme zrychlili zpracování faktur o 99 %. Umělá inteligence automaticky rozpozná všechna relevantní data a správně je přiřadí."
"PaperOffice se stal nezbytnou součástí našeho každodenního pracovního života. Zakázky, nabídky a faktury nyní probíhají automaticky."
"Dokumentace našich pečovatelských služeb je nyní digitální a automatizovaná. Více času pro naše pacienty."
"Technické výkresy, kusovníky a protokoly o kvalitě jsou okamžitě k nalezení. Hledání, které dříve trvalo 30 minut, nyní zabere 30 sekund."
"Doklady klientů, daňové výměry a roční závěrky jsou automaticky tříděny a přiřazovány ke správnému klientovi. Chaos v dokladech je minulostí."
"Projektová dokumentace, SLA a komunikace se zákazníky pro naše projekty IT poradenství jsou automaticky klasifikovány a archivovány."
Kde chcete vyzkoušet PaperOffice?
Vaše zkušební verze je připravena
Kde chcete začít?
Plný workspace je optimalizován pro počítač. Mobilní verze se hodí k zachycování, kontrole a schvalování dokumentů.
app.paperoffice.aiZačněte na počítači
Vaši osobní přístupový odkaz zašleme na vaši e-mailovou adresu.
Otevřít PaperOffice Mobile
Zachyťte a upravujte dokumenty přímo pomocí smartphonu.
Otevřít mobilní verzi