Přijmout dokumenty
Rámcové smlouvy, faktury, potvrzení a zprávy přicházejí nahráním, uloženým e-mailem, konektorem nebo skenerem. PDF Splitter rozdělí hromadná PDF na jednotlivé dokumenty.
IT a software
Smlouvy se zákazníky, bezpečnostní důkazy a předplatná softwaru: PaperOffice zařadí každý dokument do správné oblasti.
Podmínky, výpovědní lhůty a částky jako pole, odpovědi se zdroji, zjištěné duplikáty.
Důvěra předních společností po celém světě
Jak to funguje
Postup je stejný pro smlouvu, fakturu a auditní zprávu: přijmout, vytěžit, zkontrolovat, odpovědět. Každá oblast zůstává oddělená.
Rámcové smlouvy, faktury, potvrzení a zprávy přicházejí nahráním, uloženým e-mailem, konektorem nebo skenerem. PDF Splitter rozdělí hromadná PDF na jednotlivé dokumenty.
AI-OCR čte anglické zprávy, japonské dotazy a ručně psané změny ve smlouvách. IDP Agent vytáhne dobu trvání, výpovědní lhůtu, částky, měnu a lhůty.
Lhůty se zobrazí v náhledu dokumentu i na časové ose, detekce duplicit označí faktury, které dorazí dvakrát. Document Chat odpovídá na otázky typu „Které subzpracovatele uvádíme v DPA?“ se zdrojem.
Co řešení pokrývá
Čas nejde do softwaru, ale do hledání, dokládání a hlídání lhůt. Tyto body pokrývá PaperOffice.
Smlouvy, finance a bezpečnost mají vlastní archivy s vlastními právy, vlastní skladovací lhůtou a vlastní strukturou.
Pro bezpečnostní dotazníky a audity zákazníků lze odpovědi dohledat v DPA, technických opatřeních a certifikátech, každá se zdrojem.
Doba trvání, výpovědní lhůta a obnovení přicházejí jako pole z předplatných a licenčních smluv a objeví se v náhledu dokumentu i na časové ose.
Částky v USD nebo EUR přicházejí s měnou a intervalem jako pole, vyhledatelné podle dodavatele.
Subzpracovatele a závazky lze dohledat napříč DPA, smlouvou o hostingu a seznamem, i když se jeden seznam liší od druhého.
AI-OCR čte anglické a japonské dokumenty, překlad podle potřeby přidá verzi ve vašem jazyce.
Pokud faktura dorazí dvakrát, poštou i jako PDF, detekce duplicit označí druhou jako možný duplikát.
Skladovací lhůta podle typu dokumentu, verze podle souboru a nezměnitelný protokol o každé změně.
Bezpečnost a soulad předpisy
Smlouvy se zákazníky, bezpečnostní důkazy a ceny jsou důvěrné. Oddělení, přístup a skladování zůstávají dohledatelné.
Dotazy od IT firem
Ne. Tickety, fakturace a vývoj zůstávají ve vašich nástrojích. PaperOffice zpracovává dokumenty kolem nich: zachytí je, vytěží, zviditelní lhůty a umožní je najít. Data se předávají dál exportem, přes REST API nebo workflow.
Ano, v dohledávání. Document Chat najde odpovídající pasáže v DPA, technických opatřeních, certifikátu a smlouvě o hostingu, každá odpověď se zdrojem. Odpovědi do dotazníku píšete a odpovídáte za ně sami.
Doba trvání, výpovědní lhůta a obnovení přicházejí jako pole z každé smlouvy. Zobrazí se v náhledu dokumentu i na časové ose, follow-up zajistí včasné vypovězení ještě před obnovením.
Ano. AI-OCR rozpozná text v mnoha jazycích a písmech, včetně japonštiny. Pole mají jednotný formát a překlad podle potřeby přidá vedle originálu verzi ve vašem jazyce.
Detekce duplicit porovná obsah a označí druhou fakturu jako možný duplikát. O tom, zda bude smazána, nebo ponechána jako kopie, rozhodnete vy, dříve než by se cokoli zaplatilo dvakrát.
Pomocí oddělených workspace. Práva, skladování, hloubka zpracování a úroveň zabezpečení se nastavují pro každý workspace, takže každý člověk vidí jen oblasti, které mu jsou přiřazeny.
Archiv vede verze, skladovací lhůty podle typu dokumentu a nezměnitelný protokol o každé změně. Tím vzniknou důkazy, které zákazníci chtějí vidět při auditu.
Případové studie
Objevte, jak firmy transformovaly své procesy s PaperOffice AI.
Měřitelné úspěchy našich zákazníků
"Podnikové řízení dokumentů pro všechny naše těžební operace. Světová třída."
"Farmaceutické štítky regulované FDA vyžadují bezchybnou dokumentaci. PaperOffice zkrátil náš schvalovací proces ze dnů na hodiny."
"Technická dokumentace a zpracování objednávek nyní běží plně automaticky."
"Digitalizace zrevolucionalizovala naši správu. Dotazy občanů jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů."
"Pacientské záznamy, nálezy a žádanky jsou automaticky zaznamenávány a klasifikovány. Náš tým v ordinaci má konečně čas na pacienty."
"8 000 zaměstnanců, denně tisíce dokumentů hostů. PaperOffice kompletně digitalizoval naše procesy v zázemí."
"Žádosti o úvěr a dokumenty o shodě jsou nyní zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola probíhá plně automaticky."
"Dokumentace stavebních projektů a shoda jsou nyní digitální a sledovatelné."
"Check-in formuláře, faktury a komunikace s hosty jsou plně digitální. Náš concierge tým se nyní soustředí na vynikající servis."
"Vyúčtování čerpacích stanic, dokumenty dodavatelů a podklady o shodě z více než 250 stanic jsou automaticky zpracovávány a archivovány."
"Dokumentace relevantní pro GMP u farmaceutických funkčních štítků nyní probíhá automatizovaně. Auditní stopy jsou kompletní a okamžitě k dispozici."
"Stavební plány, povolení a složky zákazníků pro naše dřevostavby jsou nyní spravovány centrálně. V 6. generaci konečně bez papíru."
"Smlouvy s dodavateli, certifikáty a celní doklady pro stovky pražíren po celém světě jsou automaticky zaznamenávány a přiřazovány ke správnému produktu."
"Záznamy o teplotě, nákladní listy CMR a potravinářské certifikáty jsou automaticky skenovány a přiřazovány k objednávce. Chybné přiřazení je minulostí."
"Povolení pro těžkou přepravu, plány tras a projektová dokumentace jsou nyní okamžitě k dispozici digitálně. Už žádné hledání v šanonech."
"Celní doklady, skladové listy a spediční zakázky pro naši síť ve východní Evropě jsou automaticky klasifikovány. Čtyři generace logistiky, konečně digitálně."
"Tiskové specifikace, schválení zákazníků a certifikáty materiálů jsou nyní centrálně k dispozici. Chybovost ve výrobě klesla téměř na nulu."
"Certifikáty udržitelnosti, dodavatelské smlouvy a specifikace zákazníků jsou automaticky zpracovávány. Švýcarská preciznost, nyní i digitálně."
"Stavební povolení, smlouvy se subdodavateli a předávací protokoly pro naše komerční nemovitosti jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Kupní smlouvy, exposés a složky zákazníků za více než 30 let vedoucího postavení na trhu jsou nyní digitálně prohledávatelné. Každý makléř najde vše během sekund."
"Doklady o námořní přepravě, celní prohlášení a konosamenty jsou automaticky zaznamenávány. Logistika v Baltském moři nebyla nikdy tak efektivní."
"Tisíce zakázek na zakázkové obaly týdně se schválením designu, tiskovými daty a dodacími doklady. PaperOffice drží vše pohromadě."
"Dokumentace patologické laboratoře a certifikace přístrojů nyní probíhají plně automaticky. Kompletní zpětná sledovatelnost každého preparátu."
"Úvěrová dokumentace, zajišťovací dokumenty a korespondence se zákazníky jsou zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola je bezchybná."
"Technické specifikace, certifikáty kvality a recyklační protokoly pro naši výrobu oceli jsou centrálně a okamžitě k dispozici."
"Specifikace farmaceutických a kosmetických štítků s regulatorními požadavky jsou automaticky kontrolovány a schvalovány. Už žádné ruční kontrolní seznamy."
"Dokumenty KYC, investiční zprávy a regulatorní hlášení jsou klasifikovány během sekund. Jako robo-poradce regulovaný MAS je bezchybná shoda zásadní."
"Bezpečnostní listy, povolení k přepravě a dokumenty ADR pro chemickou logistiku jsou automaticky přiřazovány. Nulová tolerance chyb."
"Certifikáty pravosti, doklady dodavatelů a záruky zákazníků pro naše kolekce perel jsou automaticky archivovány a okamžitě k dispozici."
"Žádosti o úvěr pro MSP, zajišťovací dokumenty a regulatorní zprávy jsou automaticky klasifikovány. Naši poradci mají více času na poradenství zákazníkům."
"Klientské složky z více než 135leté historie banky jsou postupně digitalizovány. 5 000 zaměstnanců má nyní okamžitý přístup ke všem dokumentům."
"Žádosti o mikropůjčky a dokumenty o shodě pro miliony zákazníků jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů. Přelom pro finanční inkluzi."
"Stovky tisíc dodacích listů a vratek denně jsou automaticky zpracovávány. Přední vietnamský logistik v e-commerce, nyní bez papíru."
"Protokoly o výrobě CNC, certifikáty materiálů a specifikace zákazníků pro projekty v oblasti ropy, plynu a letectví jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Vize 2030 vyžaduje úplnou digitalizaci. PaperOffice zpracovává vládní dokumenty pro digitální páteř Saúdské Arábie."
"Atesty materiálů, protokoly o kalení a specifikace zákazníků jsou automaticky přiřazovány ke správné zakázce. Jediný australský výrobce Q&T, nyní bez papíru."
"Protokoly o svarech, statické výpočty a projektové plány jsou spravovány digitálně. Naše týmy v dílně mají přístup v reálném čase."
"Aerospace certifikáty, CNC programy a zákaznické tolerance jsou automaticky klasifikovány. Doklady AS9100 nebyly nikdy tak rychle po ruce."
"Smlouvy s obchodníky, dokumenty KYC a transakční doklady pro stovky tisíc MSP jsou zpracovávány během sekund. Mexická platební revoluce, bez papíru."
"Dokumentace o sklizni, exportní certifikáty a protokoly o kvalitě pro naše vysokohorské Malbecy jsou automaticky archivovány. 120 let vinařské tradice, nyní digitálně."
"Miliony ověření uživatelů a regulatorních dokumentů jsou zpracovávány plně automaticky. Škálování bez papíru."
"Dokumenty pro onboarding obchodníků a doklady o shodě pro předního afrického poskytovatele plateb jsou zpracovávány v minutách místo dnů."
"Bio certifikáty, audity dodavatelů a produktové štítky pro tisíce přírodních produktů jsou automaticky kontrolovány a archivovány."
"Regulatorní dokumenty z 33 afrických zemí, partnerské smlouvy a auditní stopy jsou spravovány plně automaticky. Podnikové DMS pro fintech v hodnotě 3 miliard USD."
"Recepty a správa léků nyní běží plně automaticky. Více času pro naše pacienty."
"Staletí staré dokumenty jsou nyní digitálně prohledávatelné. Milník pro naše historické archivy."
"Naši pečovatelé mají konečně více času pro obyvatele místo papírování."
"500 000+ spisů digitalizováno. Naši úředníci nyní najdou všechny informace okamžitě."
"Správa zdravotních záznamů je nyní hračka. Vše automaticky zachyceno a archivováno."
"Dědická dokumentace je nyní efektivní a bezchybná."
"Digitální správa nemovitostí pro všechny naše bytové komplexy. Nájemníci a vlastníci jsou nadšeni."
"S PaperOffice jsme zrychlili zpracování faktur o 99 %. Umělá inteligence automaticky rozpozná všechna relevantní data a správně je přiřadí."
"PaperOffice se stal nezbytnou součástí našeho každodenního pracovního života. Zakázky, nabídky a faktury nyní probíhají automaticky."
"Dokumentace našich pečovatelských služeb je nyní digitální a automatizovaná. Více času pro naše pacienty."
"Technické výkresy, kusovníky a protokoly o kvalitě jsou okamžitě k nalezení. Hledání, které dříve trvalo 30 minut, nyní zabere 30 sekund."
"Doklady klientů, daňové výměry a roční závěrky jsou automaticky tříděny a přiřazovány ke správnému klientovi. Chaos v dokladech je minulostí."
"Projektová dokumentace, SLA a komunikace se zákazníky pro naše projekty IT poradenství jsou automaticky klasifikovány a archivovány."
StaženíPrůvodciPDF · CS8 stran
Licence, předplatné, DPA: co a kdy končí? Od teď jsou doba trvání a výpovědní lhůta ve smlouvě jako pole. Firmy z oblasti IT a softwaru spravují smlouvy se zákazníky, licence, předplatná softwaru, DPA a doklady o zabezpečení.
Kde chcete vyzkoušet PaperOffice?
Vaše zkušební verze je připravena
Kde chcete začít?
Plný workspace je optimalizován pro počítač. Mobilní verze se hodí k zachycování, kontrole a schvalování dokumentů.
Registrovat se zdarma Již jste zákazníkem? Přihlaste se app.paperoffice.aiZačněte na počítači
Vaši osobní přístupový odkaz zašleme na vaši e-mailovou adresu.
Otevřít PaperOffice Mobile
Zachyťte a upravujte dokumenty přímo pomocí smartphonu.
Otevřít mobilní verziAI-DMS
Dokumenty. Inteligence. Skutečný dopad.
PaperOffice AI je AI-DMS. Čtyři funkční oblasti postavené na společném základu DMS, dostupné třemi přístupy.
Přehled funkcí, modulů a výhod.
Zachytávejte, organizujte, vyhledávejte a sdílejte dokumenty.
Bezproblémově integrovat do vašich systémů a AI pracovních postupů.
Žádná instalace, připraveno během několika sekund.
Prohledat všechny nástroje