Uložit a zařadit
Dokumenty přicházejí z poštovní schránky, skeneru, složky nebo specializované aplikace. Klasifikace určuje typ a odesílatele, což určuje místo uložení v archivu.
Proces archivace
Dokumenty musí být po mnoho let dostupné a poté zmizet. PaperOffice realizuje obojí jako pravidlo.
Lhůta podle typu dokumentu, kontrolní součet podle verze, protokol o každém přístupu a smazání.
Důvěra předních společností po celém světě
Jak to funguje
Archivace není složka, ale pravidlo: Co může vstoupit, jak dlouho zůstane, kdo ho směl vidět a kdy odejde.
Dokumenty přicházejí z poštovní schránky, skeneru, složky nebo specializované aplikace. Klasifikace určuje typ a odesílatele, což určuje místo uložení v archivu.
Ke každému typu patří pravidlo pro uchovávání: Doba trvání, startovní bod a odpovědnost. Každá verze dostane kontrolní součet SHA-256, pozdější změny vznikají jako nová verze.
Před uplynutím lhůty systém upozorní. Pro kontrolu lze exportovat stav, verze a přístupy. Po schválení se smaže, proces zůstane v protokolu.
Co řešení pokrývá
Archiv se hodnotí pouze při revizi. Tyto body PaperOffice pro to pokrývá.
Místo uložení, lhůta a odpovědnost závisí na typu dokumentu, ne na osobě, která právě ukládá.
Klasifikace určuje typ dokumentu, odesílatele a směr a navrhne příslušné pravidlo pro uchovávání.
Archiv je v PaperOffice nebo na vašem NAS, serveru nebo objektovém úložišti, připojené přes SFTP, WebDAV nebo S3.
Před uplynutím lhůty případ přejde na jmenovanou osobu. Bez schválení se nic nesmaže.
Stav, metadata, verze a protokol lze exportovat jako datovou sadu pro provozní revizi.
Každá verze zůstává zachována, každý přístup a změna je v protokolu s časem a osobou.
SHA-256 přes každou verzi ukazuje, zda byl soubor od uložení změněn.
Uplynutí termínů se zobrazí jako úkol s předstihem, místo aby zmizely v tabulce.
Jak PaperOffice tento problém řeší
Archivace využívá stejné moduly jako každodenní správa dokumentů. Neexistuje žádný druhý systém, který by bylo třeba udržovat.
Bezpečnost a soulad s předpisy
Archiv se posuzuje podle dvou otázek: Je obsah nezměněn a lze to prokázat?
Otázky k archivaci
GoBD mimo jiné vyžaduje sledovatelnost, nezměnitelnost a řádné uchovávání. PaperOffice pro to poskytuje verze, kontrolní součty, protokoly a termíny. Zda vaše postupy celkově dostačují, posoudí váš daňový poradce na základě vaší dokumentace procesů.
To závisí na typu a vašem právním rámci, například deset let pro účetní doklady a šest let pro obchodní dopisy podle německého práva. Termín pro každý typ dokumentu zadáte jednou, poté systém sám vypočítá datum smazání.
Dokument se s předstihem objeví jako úkol u příslušné osoby. Smazání proběhne až po schválení a záznam v protokolu zůstane, i když je soubor pryč.
Ano. Existující soubory lze načíst prostřednictvím monitorování složek, Storage Mounts nebo API. Typ a termín se určí, nejasné případy jdou do seznamu k prověření místo aby tiše prošly.
Změna vytvoří novou verzi, stará zůstane zachována. Kontrolní součet ukazuje pro každou verzi, zda se od archivace nezměnila. Kdo kdy kterou verzi viděl, je v protokolu.
Zadáte kontrolované období a typy dokumentů a exportujete stav, metadata a protokol jako datovou sadu. Přístupy kontroly lze omezit na jeden pracovní prostor.
Ve vlastních datových centrech v EU. Pokud soubory nemají opustit vaši firmu, zůstane stav přes Storage Mounts na vašem NAS nebo serveru a PaperOffice s ním pracuje.
Měřitelné úspěchy našich zákazníků
"Podnikové řízení dokumentů pro všechny naše těžební operace. Světová třída."
"Farmaceutické štítky regulované FDA vyžadují bezchybnou dokumentaci. PaperOffice zkrátil náš schvalovací proces ze dnů na hodiny."
"Technická dokumentace a zpracování objednávek nyní běží plně automaticky."
"Digitalizace zrevolucionalizovala naši správu. Dotazy občanů jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů."
"Pacientské záznamy, nálezy a žádanky jsou automaticky zaznamenávány a klasifikovány. Náš tým v ordinaci má konečně čas na pacienty."
"8 000 zaměstnanců, denně tisíce dokumentů hostů. PaperOffice kompletně digitalizoval naše procesy v zázemí."
"Žádosti o úvěr a dokumenty o shodě jsou nyní zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola probíhá plně automaticky."
"Dokumentace stavebních projektů a shoda jsou nyní digitální a sledovatelné."
"Check-in formuláře, faktury a komunikace s hosty jsou plně digitální. Náš concierge tým se nyní soustředí na vynikající servis."
"Vyúčtování čerpacích stanic, dokumenty dodavatelů a podklady o shodě z více než 250 stanic jsou automaticky zpracovávány a archivovány."
"Dokumentace v souladu s GMP pro farmaceutické funkční štítky nyní probíhá plně automaticky. Auditní stopy jsou kompletní a okamžitě k dispozici."
"Stavební plány, povolení a složky zákazníků pro naše dřevostavby jsou nyní spravovány centrálně. V 6. generaci konečně bez papíru."
"Smlouvy s dodavateli, certifikáty a celní doklady pro stovky pražíren po celém světě jsou automaticky zaznamenávány a přiřazovány ke správnému produktu."
"Záznamy o teplotě, nákladní listy CMR a potravinářské certifikáty jsou automaticky skenovány a přiřazovány k objednávce. Chybné přiřazení je minulostí."
"Povolení pro těžkou přepravu, plány tras a projektová dokumentace jsou nyní okamžitě k dispozici digitálně. Už žádné hledání v šanonech."
"Celní doklady, skladové listy a spediční zakázky pro naši síť ve východní Evropě jsou automaticky klasifikovány. Čtyři generace logistiky, konečně digitálně."
"Tiskové specifikace, schválení zákazníků a certifikáty materiálů jsou nyní centrálně k dispozici. Chybovost ve výrobě klesla téměř na nulu."
"Certifikáty udržitelnosti, dodavatelské smlouvy a specifikace zákazníků jsou automaticky zpracovávány. Švýcarská preciznost, nyní i digitálně."
"Stavební povolení, smlouvy se subdodavateli a předávací protokoly pro naše komerční nemovitosti jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Kupní smlouvy, exposés a složky zákazníků za více než 30 let vedoucího postavení na trhu jsou nyní digitálně prohledávatelné. Každý makléř najde vše během sekund."
"Doklady o námořní přepravě, celní prohlášení a konosamenty jsou automaticky zaznamenávány. Logistika v Baltském moři nebyla nikdy tak efektivní."
"Tisíce zakázek na zakázkové obaly týdně se schválením designu, tiskovými daty a dodacími doklady. PaperOffice drží vše pohromadě."
"Dokumentace patologické laboratoře a certifikace přístrojů nyní probíhají plně automaticky. Kompletní zpětná sledovatelnost každého preparátu."
"Úvěrová dokumentace, zajišťovací dokumenty a korespondence se zákazníky jsou zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola je bezchybná."
"Technické specifikace, certifikáty kvality a recyklační protokoly pro naši výrobu oceli jsou centrálně a okamžitě k dispozici."
"Specifikace farmaceutických a kosmetických štítků s regulatorními požadavky jsou automaticky kontrolovány a schvalovány. Už žádné ruční kontrolní seznamy."
"Dokumenty KYC, investiční zprávy a regulatorní hlášení jsou klasifikovány během sekund. Jako robo-poradce regulovaný MAS je bezchybná shoda zásadní."
"Bezpečnostní listy, povolení k přepravě a dokumenty ADR pro chemickou logistiku jsou automaticky přiřazovány. Nulová tolerance chyb."
"Certifikáty pravosti, doklady dodavatelů a záruky zákazníků pro naše kolekce perel jsou automaticky archivovány a okamžitě k dispozici."
"Žádosti o úvěr pro MSP, zajišťovací dokumenty a regulatorní zprávy jsou automaticky klasifikovány. Naši poradci mají více času na poradenství zákazníkům."
"Klientské složky z více než 135leté historie banky jsou postupně digitalizovány. 5 000 zaměstnanců má nyní okamžitý přístup ke všem dokumentům."
"Žádosti o mikropůjčky a dokumenty o shodě pro miliony zákazníků jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů. Přelom pro finanční inkluzi."
"Stovky tisíc dodacích listů a vratek denně jsou automaticky zpracovávány. Přední vietnamský logistik v e-commerce, nyní bez papíru."
"Protokoly o výrobě CNC, certifikáty materiálů a specifikace zákazníků pro projekty v oblasti ropy, plynu a letectví jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Vize 2030 vyžaduje úplnou digitalizaci. PaperOffice zpracovává vládní dokumenty pro digitální páteř Saúdské Arábie."
"Atesty materiálů, protokoly o kalení a specifikace zákazníků jsou automaticky přiřazovány ke správné zakázce. Jediný australský výrobce Q&T, nyní bez papíru."
"Protokoly o svarech, statické výpočty a projektové plány jsou spravovány digitálně. Naše týmy v dílně mají přístup v reálném čase."
"Aerospace certifikáty, CNC programy a zákaznické tolerance jsou automaticky klasifikovány. Shoda s AS9100 nebyla nikdy tak snadná."
"Smlouvy s obchodníky, dokumenty KYC a transakční doklady pro stovky tisíc MSP jsou zpracovávány během sekund. Mexická platební revoluce, bez papíru."
"Dokumentace o sklizni, exportní certifikáty a protokoly o kvalitě pro naše vysokohorské Malbecy jsou automaticky archivovány. 120 let vinařské tradice, nyní digitálně."
"Miliony ověření uživatelů a regulatorních dokumentů jsou zpracovávány plně automaticky. Škálování bez papíru."
"Dokumenty pro onboarding obchodníků a doklady o shodě pro předního afrického poskytovatele plateb jsou zpracovávány v minutách místo dnů."
"Bio certifikáty, audity dodavatelů a produktové štítky pro tisíce přírodních produktů jsou automaticky kontrolovány a archivovány."
"Regulatorní dokumenty z 33 afrických zemí, partnerské smlouvy a auditní stopy jsou spravovány plně automaticky. Podnikové DMS pro fintech v hodnotě 3 miliard USD."
"Recepty a správa léků nyní běží plně automaticky. Více času pro naše pacienty."
"Staletí staré dokumenty jsou nyní digitálně prohledávatelné. Milník pro naše historické archivy."
"Naši pečovatelé mají konečně více času pro obyvatele místo papírování."
"500 000+ spisů digitalizováno. Naši úředníci nyní najdou všechny informace okamžitě."
"Správa zdravotních záznamů je nyní hračka. Vše automaticky zachyceno a archivováno."
"Dědická dokumentace je nyní efektivní a bezchybná."
"Digitální správa nemovitostí pro všechny naše bytové komplexy. Nájemníci a vlastníci jsou nadšeni."
"S PaperOffice jsme zrychlili zpracování faktur o 99 %. Umělá inteligence automaticky rozpozná všechna relevantní data a správně je přiřadí."
"PaperOffice se stal nezbytnou součástí našeho každodenního pracovního života. Zakázky, nabídky a faktury nyní probíhají automaticky."
"Dokumentace našich pečovatelských služeb je nyní digitální a automatizovaná. Více času pro naše pacienty."
"Technické výkresy, kusovníky a protokoly o kvalitě jsou okamžitě k nalezení. Hledání, které dříve trvalo 30 minut, nyní zabere 30 sekund."
"Doklady klientů, daňové výměry a roční závěrky jsou automaticky tříděny a přiřazovány ke správnému klientovi. Chaos v dokladech je minulostí."
"Projektová dokumentace, SLA a komunikace se zákazníky pro naše projekty IT poradenství jsou automaticky klasifikovány a archivovány."
Kde chcete vyzkoušet PaperOffice?
Vaše zkušební verze je připravena
Kde chcete začít?
Plný workspace je optimalizován pro počítač. Mobilní verze se hodí k zachycování, kontrole a schvalování dokumentů.
app.paperoffice.aiZačněte na počítači
Vaši osobní přístupový odkaz zašleme na vaši e-mailovou adresu.
Otevřít PaperOffice Mobile
Zachyťte a upravujte dokumenty přímo pomocí smartphonu.
Otevřít mobilní verzi