Uložit a zařadit
Dokumenty přicházejí prostřednictvím nahrání, skeneru příchozí pošty, monitorované složky nebo REST-API. Klasifikace určuje typ, směr a odesílatele a navrhuje cesty uložení.
Proces archivace
Dokumenty zůstávají nezměněny dostupné: pevně stanovené, uzamčené do konce lhůty, poté volné k odstranění.
Lhůta podle typu dokumentu, kontrolní součet každé verze, protokol o změnách a událostech týkajících se lhůt.
StaženíPrůvodciPDF · CS8 stran
Jak dlouho musí tahle krabice zůstat? Od teď je datum uchování přímo na dokumentu. Faktury, smlouvy a personální záznamy se musí uchovávat roky, často v krabicích s ručně psanými štítky.
Důvěra, ověření a partnerství
Ověřeno v Claude a ChatGPT, certifikováno dle ISO/IEC 27001:2022 a jediný oficiální DMS partner společností QNAP a ASUSTOR.

Rozsah:
Ověřený konektor MCP.
Zjistit víceOvěřený plugin MCP.
Zjistit více
Jediný oficiální partner DMS.
Zjistit více
Jediný oficiální partner DMS.
Zjistit víceJak to funguje
Archivace není složka, ale pravidlo: Co může vstoupit, jak dlouho zůstane, kdo ho směl vidět a kdy odejde.
Dokumenty přicházejí prostřednictvím nahrání, skeneru příchozí pošty, monitorované složky nebo REST-API. Klasifikace určuje typ, směr a odesílatele a navrhuje cesty uložení.
Ke každému typu patří doba uchování a právní základ, začátek lhůty zvolíte při potvrzení. Každá verze dostane kontrolní součet SHA-256, nová verze vznikne jako nová verze. Potvrzené dokumenty jsou chráněny podle principu WORM, který zůstává platný až do konce lhůty.
Po uplynutí lhůty systém zruší zámek WORM a zaznamená to. Pro kontrolu exportujte metadata včetně originálních souborů. Mazání probíhá pouze ručně, právní hold (Legal Hold) toto také znemožní.
Co řešení pokrývá
Archiv se hodnotí pouze při revizi. Tyto body PaperOffice pro to pokrývá.
Doba uchování, právní základ a výchozí agent IDP závisí na typu dokumentu, nikoliv na osobě, která jej právě ukládá.
Klasifikace určuje typ dokumentu, odesílatele a směr a navrhne příslušné pravidlo pro uchovávání.
Archiv se nachází v PaperOffice nebo přes SFTP na vašem NAS nebo serveru. S3 a WebDAV můžete připojit jako zdroj pro import nebo indexaci.
Legal Hold uzamkne dokumenty i po uplynutí lhůty. Dokud je aktivní, není nic smazáno.
Metadata vybraných dokumentů se exportují ve formátu Excel, CSV, JSON nebo PDF, případně včetně originálních souborů a textu z OCR.
Každá verze zůstává zachována jako samostatná verze. U revizně spolehlivých dokumentů jsou v auditním protokolu uvedeny změny s časovým údajem a osobou.
SHA-256 přes každou verzi ukazuje, zda byl soubor od uložení změněn.
Každý revizně spolehlivý dokument zobrazuje konec uložení, zbývající dny a právní základ, aniž by se ztratil v tabulce.
PaperOffice Tools
Bezplatné nástroje na toto téma.
Bezpečnost a soulad s předpisy
Archiv se posuzuje podle dvou otázek: Je obsah nezměněn a lze to prokázat?
Otázky k archivaci
GoBD mimo jiné vyžaduje sledovatelnost, nezměnitelnost a řádné uchovávání. PaperOffice pro to poskytuje verze, kontrolní součty, protokoly a termíny. Zda vaše postupy celkově dostačují, posoudí váš daňový poradce na základě vaší dokumentace procesů.
To závisí na typu a vašem právním rámci: podle německého práva je to osm let pro účetní doklady jako faktury a výpisy z účtů, deset let pro obchodní knihy, inventáře a výroční závěrky, šest let pro obchodní korespondenci. Termín uložení zadáte pro každý typ dokumentu jednou; při potvrzení systém sám vypočítá konec termínu.
Po uplynutí termínu systém zruší zámek WORM, dokument lze znovu smazat. Smazání probíhá pouze ručně a konec termínu zůstane jako událost v historii dokumentu. Aktivní právní zámek (Legal Hold) udržuje zámek platný.
Ano. Stávající archivy lze převzít prostřednictvím monitorovaných složek na Storage Mounts, Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) nebo REST-API. Klasifikace určuje typ dokumentu včetně lhůty; pokud chybí povinná pole agenta IDP, dokument jde do kontroly.
Revizně spolehlivý dokument nelze až do konce termínu smazat ani přesunout a jeho soubor zůstává nezměněn. Novou verzi vytvoříte jako novou verzi, stará zůstane zachována a každá verze má svůj vlastní kontrolní součet SHA-256.
Seznam dokumentů filtrujete podle časového období a typu dokumentu a exportujete metadata spolu s originálními soubory. Pro kontrolu vytvoříte uživatele, který smí číst pouze Workspace.
Ve vlastním datovém centru v EU. Pokud mají být data u vás, ukládá PaperOffice soubory pomocí SFTP na váš NAS nebo server; index a metadata jsou uložena v datovém centru.
Případové studie
Objevte, jak firmy transformovaly své procesy s PaperOffice AI.
Měřitelné úspěchy našich zákazníků
"Podnikové řízení dokumentů pro všechny naše těžební operace. Světová třída."
"Farmaceutické štítky regulované FDA vyžadují bezchybnou dokumentaci. PaperOffice zkrátil náš schvalovací proces ze dnů na hodiny."
"Technická dokumentace a zpracování objednávek nyní běží plně automaticky."
"Digitalizace zrevolucionalizovala naši správu. Dotazy občanů jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů."
"Pacientské záznamy, nálezy a žádanky jsou automaticky zaznamenávány a klasifikovány. Náš tým v ordinaci má konečně čas na pacienty."
"8 000 zaměstnanců, denně tisíce dokumentů hostů. PaperOffice kompletně digitalizoval naše procesy v zázemí."
"Žádosti o úvěr a dokumenty o shodě jsou nyní zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola probíhá plně automaticky."
"Dokumentace stavebních projektů a shoda jsou nyní digitální a sledovatelné."
"Check-in formuláře, faktury a komunikace s hosty jsou plně digitální. Náš concierge tým se nyní soustředí na vynikající servis."
"Vyúčtování čerpacích stanic, dokumenty dodavatelů a podklady o shodě z více než 250 stanic jsou automaticky zpracovávány a archivovány."
"Dokumentace relevantní pro GMP u farmaceutických funkčních štítků nyní probíhá automatizovaně. Auditní stopy jsou kompletní a okamžitě k dispozici."
"Stavební plány, povolení a složky zákazníků pro naše dřevostavby jsou nyní spravovány centrálně. V 6. generaci konečně bez papíru."
"Smlouvy s dodavateli, certifikáty a celní doklady pro stovky pražíren po celém světě jsou automaticky zaznamenávány a přiřazovány ke správnému produktu."
"Záznamy o teplotě, nákladní listy CMR a potravinářské certifikáty jsou automaticky skenovány a přiřazovány k objednávce. Chybné přiřazení je minulostí."
"Povolení pro těžkou přepravu, plány tras a projektová dokumentace jsou nyní okamžitě k dispozici digitálně. Už žádné hledání v šanonech."
"Celní doklady, skladové listy a spediční zakázky pro naši síť ve východní Evropě jsou automaticky klasifikovány. Čtyři generace logistiky, konečně digitálně."
"Tiskové specifikace, schválení zákazníků a certifikáty materiálů jsou nyní centrálně k dispozici. Chybovost ve výrobě klesla téměř na nulu."
"Certifikáty udržitelnosti, dodavatelské smlouvy a specifikace zákazníků jsou automaticky zpracovávány. Švýcarská preciznost, nyní i digitálně."
"Stavební povolení, smlouvy se subdodavateli a předávací protokoly pro naše komerční nemovitosti jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Kupní smlouvy, exposés a složky zákazníků za více než 30 let vedoucího postavení na trhu jsou nyní digitálně prohledávatelné. Každý makléř najde vše během sekund."
"Doklady o námořní přepravě, celní prohlášení a konosamenty jsou automaticky zaznamenávány. Logistika v Baltském moři nebyla nikdy tak efektivní."
"Tisíce zakázek na zakázkové obaly týdně se schválením designu, tiskovými daty a dodacími doklady. PaperOffice drží vše pohromadě."
"Dokumentace patologické laboratoře a certifikace přístrojů nyní probíhají plně automaticky. Kompletní zpětná sledovatelnost každého preparátu."
"Úvěrová dokumentace, zajišťovací dokumenty a korespondence se zákazníky jsou zpracovávány v minutách místo hodin. Regulatorní kontrola je bezchybná."
"Technické specifikace, certifikáty kvality a recyklační protokoly pro naši výrobu oceli jsou centrálně a okamžitě k dispozici."
"Specifikace farmaceutických a kosmetických štítků s regulatorními požadavky jsou automaticky kontrolovány a schvalovány. Už žádné ruční kontrolní seznamy."
"Dokumenty KYC, investiční zprávy a regulatorní hlášení jsou klasifikovány během sekund. Jako robo-poradce regulovaný MAS je bezchybná shoda zásadní."
"Bezpečnostní listy, povolení k přepravě a dokumenty ADR pro chemickou logistiku jsou automaticky přiřazovány. Nulová tolerance chyb."
"Certifikáty pravosti, doklady dodavatelů a záruky zákazníků pro naše kolekce perel jsou automaticky archivovány a okamžitě k dispozici."
"Žádosti o úvěr pro MSP, zajišťovací dokumenty a regulatorní zprávy jsou automaticky klasifikovány. Naši poradci mají více času na poradenství zákazníkům."
"Klientské složky z více než 135leté historie banky jsou postupně digitalizovány. 5 000 zaměstnanců má nyní okamžitý přístup ke všem dokumentům."
"Žádosti o mikropůjčky a dokumenty o shodě pro miliony zákazníků jsou nyní zpracovávány v minutách místo dnů. Přelom pro finanční inkluzi."
"Stovky tisíc dodacích listů a vratek denně jsou automaticky zpracovávány. Přední vietnamský logistik v e-commerce, nyní bez papíru."
"Protokoly o výrobě CNC, certifikáty materiálů a specifikace zákazníků pro projekty v oblasti ropy, plynu a letectví jsou nyní kompletně digitálně dokumentovány."
"Vize 2030 vyžaduje úplnou digitalizaci. PaperOffice zpracovává vládní dokumenty pro digitální páteř Saúdské Arábie."
"Atesty materiálů, protokoly o kalení a specifikace zákazníků jsou automaticky přiřazovány ke správné zakázce. Jediný australský výrobce Q&T, nyní bez papíru."
"Protokoly o svarech, statické výpočty a projektové plány jsou spravovány digitálně. Naše týmy v dílně mají přístup v reálném čase."
"Aerospace certifikáty, CNC programy a zákaznické tolerance jsou automaticky klasifikovány. Doklady AS9100 nebyly nikdy tak rychle po ruce."
"Smlouvy s obchodníky, dokumenty KYC a transakční doklady pro stovky tisíc MSP jsou zpracovávány během sekund. Mexická platební revoluce, bez papíru."
"Dokumentace o sklizni, exportní certifikáty a protokoly o kvalitě pro naše vysokohorské Malbecy jsou automaticky archivovány. 120 let vinařské tradice, nyní digitálně."
"Miliony ověření uživatelů a regulatorních dokumentů jsou zpracovávány plně automaticky. Škálování bez papíru."
"Dokumenty pro onboarding obchodníků a doklady o shodě pro předního afrického poskytovatele plateb jsou zpracovávány v minutách místo dnů."
"Bio certifikáty, audity dodavatelů a produktové štítky pro tisíce přírodních produktů jsou automaticky kontrolovány a archivovány."
"Regulatorní dokumenty z 33 afrických zemí, partnerské smlouvy a auditní stopy jsou spravovány plně automaticky. Podnikové DMS pro fintech v hodnotě 3 miliard USD."
"Recepty a správa léků nyní běží plně automaticky. Více času pro naše pacienty."
"Staletí staré dokumenty jsou nyní digitálně prohledávatelné. Milník pro naše historické archivy."
"Naši pečovatelé mají konečně více času pro obyvatele místo papírování."
"500 000+ spisů digitalizováno. Naši úředníci nyní najdou všechny informace okamžitě."
"Správa zdravotních záznamů je nyní hračka. Vše automaticky zachyceno a archivováno."
"Dědická dokumentace je nyní efektivní a bezchybná."
"Digitální správa nemovitostí pro všechny naše bytové komplexy. Nájemníci a vlastníci jsou nadšeni."
"S PaperOffice jsme zrychlili zpracování faktur o 99 %. Umělá inteligence automaticky rozpozná všechna relevantní data a správně je přiřadí."
"PaperOffice se stal nezbytnou součástí našeho každodenního pracovního života. Zakázky, nabídky a faktury nyní probíhají automaticky."
"Dokumentace našich pečovatelských služeb je nyní digitální a automatizovaná. Více času pro naše pacienty."
"Technické výkresy, kusovníky a protokoly o kvalitě jsou okamžitě k nalezení. Hledání, které dříve trvalo 30 minut, nyní zabere 30 sekund."
"Doklady klientů, daňové výměry a roční závěrky jsou automaticky tříděny a přiřazovány ke správnému klientovi. Chaos v dokladech je minulostí."
"Projektová dokumentace, SLA a komunikace se zákazníky pro naše projekty IT poradenství jsou automaticky klasifikovány a archivovány."
Kde chcete vyzkoušet PaperOffice?
Vaše zkušební verze je připravena
Kde chcete začít?
Plný workspace je optimalizován pro počítač. Mobilní verze se hodí k zachycování, kontrole a schvalování dokumentů.
Registrovat se zdarma Již jste zákazníkem? Přihlaste se app.paperoffice.aiZačněte na počítači
Vaši osobní přístupový odkaz zašleme na vaši e-mailovou adresu.
Otevřít PaperOffice Mobile
Zachyťte a upravujte dokumenty přímo pomocí smartphonu.
Otevřít mobilní verziAI-DMS
Dokumenty. Inteligence. Skutečný dopad.
PaperOffice AI je AI-DMS. Čtyři funkční oblasti postavené na společném základu DMS, dostupné třemi přístupy.
Přehled funkcí, modulů a výhod.
Zachytávejte, organizujte, vyhledávejte a sdílejte dokumenty.
Bezproblémově integrovat do vašich systémů a AI pracovních postupů.
Žádná instalace, připraveno během několika sekund.
Prohledat všechny nástroje