Comunidad El Guijo
Comunidad El Guijo, rezidenční komunita s více než 2 500 obyvateli poblíž Madridu, digitalizovala celou svou správu nemovitostí s PaperOffice — od nájemních smluv a účtů za služby až po protokoly o údržbě a korespondenci s majiteli.
Důvěra předních společností po celém světě
Situace
Comunidad El Guijo je rezidenční urbanizace v Galapagaru, severozápadně od Madridu poblíž pohoří Sierra de Guadarrama. S 1 104 pozemky, mnoha sportovními zařízeními, třemi bazény, společenským klubem a administrativními kancelářemi spravuje komunita denně obrovské množství dokumentace.
Celkový počet obyvatel pravidelně překračuje 2 500, s maximy během letních a prázdninových období. Šest správců, jeden administrativní zaměstnanec, tři pracovníci údržby a externí zahradnický personál generují a zpracovávají nepřetržitý proud smluv, faktur, povolení a korespondence.
Před PaperOffice byl celý systém papírový. Dokumenty od majitelů, protokoly o údržbě a stížnosti byly uloženy ve fyzických složkách, což vedlo ke zbytečným nákladům na skladování a časově náročným návštěvám archivu.
Měli jsme zbytečné náklady na skladování kvůli ukládání dokumentů do složek. Vyhledávání dokumentů bylo časově náročné a často vyžadovalo návštěvu archivu.
Výzva & Řešení
Výzvy
- Papírová archivace smluv, faktur a povolení pro 1 104 pozemků
- Časově náročné vyhledávání dokumentů vyžadující fyzické návštěvy archivu
- Záplava e-mailů od majitelů s dotazy na pronájem a stížnostmi
- Soulad s GDPR pro osobní dokumenty více než 2 500 obyvatel
- Šest správců a administrativní personál zahlcený informačním přetížením
Řešení s PaperOffice
- Kompletní digitalizace všech stávajících papírových dokumentů skenováním
- Automatizovaná klasifikace dokumentů a přiřazení k nemovitostem
- Digitální pracovní postupy pro schůze, zápisy, příchozí poštu a faktury
- Uložiště v souladu s GDPR na dedikovaném serveru — bez závislosti na cloudu
- Okamžitý přístup k dokumentům pro všechny autorizované zaměstnance
Proces implementace
Měřitelné výsledky
Před vs. Po
Již při první schůzce s PaperOffice si všimnete 20 let zkušeností v oblasti správy dokumentů. Budoucnost odvětví správy nemovitostí prostě spočívá v digitalizaci.
Proč PaperOffice?
Digitalizujte správu nemovitostí
Zjistěte, jak PaperOffice pomáhá správcům nemovitostí eliminovat papírování a zefektivnit administrativu.