AI-DMS

AI-DMS Die Plattform für Dokumentenmanagement mit KI

Erfassen Eingang · Wissen

Verstehen Finden · analysieren

Erstellen Erzeugen · ausliefern

Agenten KI-Agenten · Service

AI-DMS

Dokumente. Intelligenz. Echte Wirkung.

PaperOffice AI ist das AI-DMS. Vier Funktionsbereiche auf einem DMS-Fundament, erreichbar über drei Zugänge.

Produkt verstehen
Funktionen, Module und Vorteile im Überblick.
Direkt in der App arbeiten
Dokumente erfassen, organisieren, suchen und gemeinsam bearbeiten.
In KI und Systeme integrieren
Nahtlos in Ihre Systeme und KI-Workflows einbinden.

Scannen, Signieren & KI-Chat

Mobile App

Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.

Ordner, NAS, S3 und Scanner

Connectors

Connectors überwachen Ordner auf NAS, Servern und in S3 und holen neue Dateien automatisch in den Workspace.

Connectors

Netzwerkscanner

Scanner und Multifunktionsgeräte senden per SFTP an den PaperOffice-Eingang, ein Connector holt die Scans ab.

Connectors

NAS

Ihr NAS wird wie jeder Server angebunden, per SFTP oder WebDAV. Auf dem NAS wird dafür nichts installiert.

NAS, Server oder S3 anbinden

Eigene Speicher

Storage Mounts verbinden NAS, Server und Cloud-Speicher mit dem AI-DMS, per SFTP, WebDAV oder S3.

ZIP, SFTP, S3 oder WebDAV

Import & Migration

Der Massenimport übernimmt vorhandene Dateien einmalig in einen Workspace, als ZIP oder aus SFTP, S3 und WebDAV.

Übersicht aller Anbindungen

Integrationen

Ordner, Speicher, Geschäftsdaten, KI-Werkzeuge und Automatisierung: jede Anbindung mit Weg, Plan und Grenzen.

Integrationen

n8n

PaperOffice in n8n nutzen: mit den Standard-Knoten HTTP Request, Webhook und MCP Client, ohne Zusatzpaket.

120+ Sprachen

AI-OCR

AI-OCR liest Scans, Fotos und PDFs in über 120 Sprachen und liefert Text, Tabellen und Bounding Boxes je Zeile.

OCR & Objekterkennung

Bilderkennung

Die Bilderkennung klassifiziert Fotos, erkennt Objekte und Szenen, moderiert Inhalte und bewertet Schäden.

Sprache zu Text

Sprachtranskription (STT)

Voice STT transkribiert Aufnahmen in über 50 Sprachen, mit Wort-Zeitmarken, Untertiteln und Sprechertrennung.

Klassifikation & Aufbewahrung

Dokumenttypen

Die Klassifikation erkennt Typ, Sprache und Richtung, ab Premium auch den Absender, und schlägt Speicherpfade vor.

Artikel und Help Center

Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank bündelt Artikel, FAQs und Snippets, mehrsprachig, kategorisiert und mit Feedback der Leser.

Strukturierte Antworten

FAQ-Verwaltung

FAQs werden einmal geschrieben und von Self-Service-Portal, Chat-, Ticket- und Phone-Agents gleichermaßen genutzt.

Ihre Website als Wissen

Website-Quellen

Website-Quellen machen die öffentlichen Seiten Ihrer Website zu internen Artikeln, aus denen Ihre Agenten antworten.

Aufträge, Preise und Status

Geschäftsdaten

PaperOffice spiegelt Aufträge, Sendungen und Preise aus ERP oder Shop für Website-Chat und Telefon-Agent.

Geschäftsdaten

JTL-Wawi

Aufträge und Sendungen aus JTL-Wawi: Website-Chat und Telefon-Agent nennen den Status nach Nachweis.

Geschäftsdaten

Holded

Aufträge, Rechnungen und Gutschriften aus Holded: Website-Chat und Telefon-Agent nennen den Status nach Nachweis.

Geschäftsdaten

ERP und Shop

Aufträge, Sendungen und Preise aus ERP, Shop oder WMS per JSON über HTTPS, für Website-Chat und Telefon-Agent.

Was Ihr Agent nicht wusste

Wissenslücken

Nach jedem Telefonat findet eine Analyse die Fragen, die Ihr Agent nicht oder unpassend beantwortet hat.

Volltext & semantisch

Intelligente Suche

Die intelligente Suche findet Dokumente, auch wenn Sie die Begriffe nicht kennen: semantisch, Volltext, OCR-Text.

Mit Dokumenten sprechen (RAG)

Dokumenten-Chat

Der Dokumenten-Chat beantwortet Fragen über Ihre Workspaces und nennt die Dokumente, auf die sich die Antwort stützt.

Chronologische Ansicht

Zeitleiste

Die Zeitleiste ordnet jeden Workspace chronologisch, nach dem Datum, das für Ihre Arbeit zählt.

Absender auf der Karte

Geo-Karte

Die Geo-Karte geokodiert Adressen aus Dokumenten automatisch und zeigt jeden Absender als Pin mit seinen Dokumenten.

Beziehungen visualisieren

Knowledge Graph

Der Knowledge Graph verbindet Dokumente, Firmen, Personen und Referenznummern zu einem Netz aus Beziehungen.

Personen, Orte, Beträge

Entitäten

Die Entitätserkennung findet Personen, Firmen, Beträge, Daten, Orte, IBANs und Referenznummern im Dokumentkontext.

Extrahierte Kontakte & Firmen

Kontakte & Beziehungen

Relations Core registriert Firmen, Personen und Bankdaten aus der Verarbeitung und verknüpft jedes Dokument mit ihnen.

KPIs & Visualisierung

Analytics-Dashboard

Das Dashboard zeigt, was im AI-DMS passiert: Dokumente, Verarbeitung, Speicher, Trends, Verteilung und Aktivität.

Geldflüsse per API und MCP

Finanzanalyse

Die Finanzanalyse rechnet mit den Feldern, die IDP aus Rechnungen liest: Beträge, Fälligkeiten, Parteien, Richtung.

Ticket-Statistiken

Support-Analysen

Das Helpdesk-Dashboard zeigt, was zu lange liegt, was auf Antwort wartet und wer im Team wie viel zu tun hat.

KI-Prüfbefunde & Quarantäne

Audit-Center

Das Audit-Center listet KI-Prüfbefunde aus der Ultra-Analyse nach Schweregrad, mit Empfehlung und Prüfstatus.

PDFs erstellen, bearbeiten & konvertieren

PDF Studio

PDF Studio konvertiert Office, Bilder und Webseiten zu PDF, PDF zurück zu Office und erstellt PDF/A.

SES nach eIDAS

PaperOffice Sign

Signaturanfrage aus dem Archiv, SMS-Code für Unterzeichner, signiertes PDF mit Zertifikat direkt beim Dokument.

PDF per API und MCP

Dokumente aus Vorlagen

Die API macht aus Markdown, HTML oder Ihrer HTML-Vorlage mit Platzhaltern ein PDF und legt es im Workspace ab.

KI-Bildgenerierung

Bildgenerator

Der Bildgenerator erzeugt Bilder aus Text oder direkt aus einem Dokument und legt sie im Workspace ab.

Text zu natürlicher Sprache

Sprachgenerator (TTS)

Voice TTS macht aus Text natürliche Sprache: über 800 Stimmen in 39 Sprachen, Dialoge und geklonte Stimmen.

35 Sprachen, geschützte Begriffe

Textübersetzer

Die KI-Übersetzung überträgt Texte und Dokumente in 35 Sprachen und schützt Fachbegriffe, Produktnamen und Marken.

Aus eBooks wird ein Podcast

Podcast-Hörbuch

Das Podcast-Hörbuch liest ein Dokument im Workspace, erkennt die Kapitel und spricht es mit einer Studio-Stimme ein.

Sichere PDF-Zustellung & Versandprotokoll

Audit-sicherer E-Mail-Versand

Bis zu zehn Dokumente aus dem DMS per E-Mail versenden, mit PDF-Passwort, sicherem Link und Protokoll jedes Schritts.

Prompt-definiert · Batch · Workflows

IDP Agents

IDP Agents lesen Rechnungen, Verträge, Formulare und Scans und liefern jedes Feld als JSON mit Bounding Box.

Intelligentes PDF-Splitting

Split Agent

Der Split Agent erkennt Dokumentgrenzen in Stapel-Scans und trennt, benennt und typisiert jedes Dokument automatisch.

Schwärzen oder pseudonymisieren

Redact Agent

Findet Namen, Adressen, IBANs und mehr in PDFs und Scans. Schwärzt sie oder ersetzt sie durch fiktive Werte.

Integritätsprüfung & Manipulationsscreening

Trust Agent

Der Trust Agent prüft PDFs auf versteckte Inhalte, Überdeckungen, eingebettete Dateien und Manipulation.

Prüfung & Freigabe nach Extraktion

Human-in-the-Loop

Human-in-the-Loop bringt Dokumente und Felder, die Ihre Regeln verlangen, in eine Prüfwarteschlange für Menschen.

Agentische Prozessautomatisierung

Workflow Agents

Workflow Agents verbinden Auslöser, KI-Aktionen, Bedingungen, Freigaben und Ausgaben zu Prozessen, die selbst laufen.

Web-App, Mobile App, API/MCP

Chat-Agent

Der Chat-Agent beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten, zeigt die Quellen und erledigt Aufgaben direkt im AI-DMS.

DMS per Telefon — Workspace-Share

Phone Agent

Der Phone Agent gibt freigegebenen Empfängern Zugriff auf einen Workspace ohne App und Login: anrufen, PIN, fragen.

Tickets, Portal und Copilot

HelpDesk AI

Helpdesk AI sammelt Anfragen aus Kundenportal, Website-Chat und Telefon als Tickets in einer Liste für Ihr Team.

Status, Priorität und SLA

Ticket-System

Das Ticket-System sammelt Portal-, Chat- und Telefonanfragen in einer Liste mit Status, Priorität und Zuweisung.

Antwortentwürfe im Ticket

Ticket Copilot

Der Ticket Copilot fasst Tickets zusammen, schlägt Tags vor und entwirft Antworten aus Verlauf und Wissensdatenbank.

Lösungen

Nach Branche 9 Branchen

Nach Problem Pain Points lösen

Nach Prozess Workflows automatisieren

Nach Risiko Fraud & Fehler verhindern

Nach Dokumenttyp 800+ trainierte LLMs

Ressourcen

Lernen & Entdecken Academy · Blog · Cases

Hilfe & Updates Support · FAQ · News

Vergleiche DocuWare · ABBYY · Azure

PaperOffice Classic On-Premise · Windows

Developer & Partner

Developer API, MCP, llms.txt

Partner Integrator, Reseller & Vermittlung

Für Entwickler Einstieg · Entwickeln · Betrieb

Tools & Ressourcen Specs · Beispiele · Tests

APIs & Services Security · Location · Business

Unternehmen

Investoren Preise Claude

Kontakt Kontakt Problem Solver Problem Solver Jetzt starten Jetzt starten

Alle Rezepte Steuerberater

Posteingang
Rechnungsverarbeitung
Archivierung
E-Mail
Rechnung
Steuerformular

Rezept + Prompt

Mandantenpost zur Buchhaltung

E-Mails, PDFs und Scans werden erkannt, dem Mandanten zugeordnet, geprüft und als Buchhaltungsexport bereitgestellt.

01 Eingang
E-Mail, PDF, Scan
02 Erkennung
OCR und Rechnungsfelder
03 Zuordnung
Mandant und Belegtyp
04 Prüfung
Mensch bei Unsicherheit
05 Export
DATEV SKR03

Umsetzen als

Ausgangslage: Mandantenpost liegt unsortiert in Postfächern und wird zu spät gebucht.
Automatisiertes Ergebnis: Geprüfter Beleg plus DATEV-SKR03-Struktur.
Eingaben: E-Mail-PDF
Scan
Rechnung
Ausgaben: Mandant
Belegfelder
DATEV SKR03
Prüfprotokoll

Ablauf

01Dokument aufnehmen
02Rechnung deutsch/DATEV extrahieren
03Mandant zuordnen
04Aufgabe bei niedriger Sicherheit
05DATEV SKR03 exportieren

Authentifizierung: PaperOffice-Sitzung
PaperOffice-Sitzung der Kanzlei. Export nur nach Freigabe.
MCP-Profil
Endpunkte: POST /job/add/workflow
POST /workflow_tasks/list
POST /workflow_tasks/resolve
GET /job/get/{job_id}
Module: Capture
OCR
Classify
Workflow
Export
Berechtigungen: Workflow-Jobs, Aufgaben claim/complete/resolve, DATEV-Export-Job.
Fehler und Freigabe: Unleserliche Belege in Prüfung. 202 pollen. Kein Export ohne Freigabe. 402/429 nicht schleifen.
Sicherheit: Export erst nach Freigabe
Keine Kundendaten in Prompts
Mandantentrennung im Workspace

Prompt für PaperOffice Workflow

Lesen Sie zuerst vollständig:
https://api.paperoffice.ai/latest/docs/llms-full.txt Aufgabe:
Native PaperOffice-Workflows für Mandantenpost: Erkennung, Mandant, Prüfung, DATEV-Export. Nur diese Endpunkte:
- POST /job/add/workflow — Extract invoice (German/DATEV-optimized); file oder pofid
- POST /job/add/workflow — Export DATEV SKR03 accounting
- GET /job/get/{job_id}
- POST /workflow_tasks/list
- POST /workflow_tasks/claim
- POST /workflow_tasks/complete
- POST /workflow_tasks/resolve Automatisch: OCR, Felder, Vorschlag Mandant. Mensch: Freigabe vor Export. Demo-Datei zum Test: https://api.paperoffice.ai/latest/download/demo/demo_invoice.pdf
Fehler 401/403/402/429/202 wie dokumentiert. Keine Endlos-Retries. Keine erfundenen Endpunkte.

https://api.paperoffice.ai/latest/download/demo/demo_invoice.pdf
mandant: Beispiel GmbH
beleg: Eingangsrechnung

Erwartetes Ergebnis

invoice_number, date, supplier, amounts, skr03_export, hitl=approved

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