Skanneri ja asiakirjojen hallinta - TOP 15 syytä DMS: n käyttöön

Useimmissa toimistoissa ympäri maailmaa on kahtiajako. Toisaalta digitaalinen alue, jossa on yksittäisiä ja verkkotietokoneita, toisaalta paperimuodossa olevat asiakirjat. Tämä aiheuttaa joskus kaaosta ja ennen kaikkea aikaa menetetään. Sisällön etsimiseen käytetty aika.

McKinseyn kansainvälisen raportin mukaan toimistotyöntekijät viettävät 1.8 tuntia päivässä tietojen etsimiseen ja keräämiseen, mikä on keskimäärin 9.3 tuntia viikossa.

Kirjanpitäjät, sihteerit, ostajat, virkailijat, lähettäjät ja monet muut ammattiryhmät ovat kiireisiä käsittelemään hallinnollisia prosesseja joka päivä. Yhden työntekijän työ riippuu usein toisen työstä.

Jokaisella yrityksellä on nyt monitoimilaite, joka tukee myös skannaustoimintoa. Mutta monille termi ja asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttö ovat vielä tuntemattomia.

Tässä artikkelissa selitämme, että skannerin kanssa kannattaa käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää. Annamme teille vähintään 15 syytä sen käyttämiseen, joiden avulla voitte tehdä toimistostanne paperittoman ja digitaalisen ja kuinka voitte käyttää sitä yrityksenne ydinliiketoiminnan tehokkuuden lisäämiseen.

Ennen kuin pääsemme syihin, miksi, vastataan kysymykseen:

Mihin DMS: ään käytetään yrityksessä?

Laskut, konossementit, saatekirjeet, lähetykset tai käyttöohjeet uusille laitteille ja niihin liittyvät takuutodistukset, vain muutamia esimerkkejä mainitakseni? Niiden digitalisointi on usein kauan tulossa, yksinkertaisesti siksi, että henkilöstöstä ja ajasta on pulaa. Tämän seurauksena analoginen vuori kasvaa.

DMS: n ja tarpeisiinne sopivan skannerin avulla voitte saada kahtiajaon ja tarpeettoman ajanhukan hallintaan.

DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.

Koska PaperOffice DMS mahdollistaa analogisen paperin muuttumisen digitaaliseksi sisällöksi siellä, missä sitä esiintyy.

Älykkäästi jäsennelty indeksointi määrittää jokaiselle asiakirjalle oikean prosessin syöttämällä avainsanan. PaperOfficen omalla hakukoneella kaikki asiakirjat voidaan sitten löytää ja kutsua. Vaatimuksista riippuen tallennetut kirjaimet muunnetaan OCR-tekstintunnistuksella, jotta niitä voidaan käsitellä yhteensopivalla Office-ohjelmistolla.

Tunnistimme tarpeen, mutta:

Mitkä ovat paperittoman toimiston edut?

Nykymaailmassa työntekijät käsittelevät monia erilaisia asiakirjoja: alkuperäisiä paperiasiakirjoja, kuten kirjeitä tai sopimuksia, PDF-tiedostoja ja sähköisiä asiakirjoja, kuten tiedostoja ja sähköposteja.

Monissa yrityksissä nämä asiakirjat kopioidaan, tulostetaan, välitetään, jaetaan ja arkistoidaan eri paikoissa. Tärkeän tiedon etsiminen on yhä vaikeampaa ja johtaa epätaloudellisiin työnkulkuihin ja ylikuormitettuihin työntekijöihin. Meillä on yksityiskohtainen artikkeli, jossa kuvataan asiakirjojen hallintajärjestelmien tarve ja luetellaan niiden käytön edut.

Jos työntekijänne kuitenkin alkavat poistaa tai ainakin vähentää paperinkulutusta toimistoissa tai koko yrityksessä, parannatte myös prosesseja, lisäätte tuottavuutta digitalisoimalla tietoja, käytätte paperittomia menetelmiä ja vähennätte siten kustannuksia.

Monia muita etuja ja näkökohtia on jo käsitelty yksityiskohtaisessa artikkelissa "Toteutus paperittomassa toimistossa".

Mitkä skannerit sopivat täydelliseen yhteistyöhön?

Esimerkiksi monitoimilaitteet (monitoimilaite), kuten Brotherin tai Konica Minoltan ja muiden valmistajien laitteet.

Tulostin, skanneri ja kopiokone all-in-one: Skannatut asiakirjat menevät keskushakemistoon näiden keskuslaitteiden kautta tai "suoran skannauksen kautta postiin" sähköpostina Outlookin postilaatikkoon, jota esimerkiksi PaperOffice valvoo ja syöttää siten automaattisesti asiakirjojen hallintaohjelmistoon.

Tai yksinkertaisesti integroikaa mukautettu PaperOffice-osoitteenne skanneriin, niin kutsuttu DropMail-sähköpostiosoite, skannattujen tiedostojenne tallennuspaikaksi. PaperOffice arkistoi kaikki tiedostot helposti sähköpostitse.

Juomaraha

Aiheesta "Paperiasiakirjojen täysin automatisoitu arkistointi skannerista" on myös YouTubessa video, joka selittää tämän prosessin yksinkertaisella ja ymmärrettävällä tavalla:

Niille, jotka haluavat skannata paperiasiakirjoja normaalilla tavalla, PaperOfficeen oletusarvoisesti integroitu ScanConnect-moduuli on ihanteellinen. Koska tämä tukee jokaista skanneria, monitoimilaitetta tai suurikapasiteettista kopiokonetta integroidulla skannausyksiköllä ja on erittäin helppokäyttöinen.

Siitä huolimatta on merkityksetöntä, miten paperiasiakirjanne pääsevät PaperOfficeen, koska automaattisen OCR-tekstintunnistuksen ansiosta kaikkien skannattujen dokumentaatioiden sisältö tunnistetaan.

Riippumatta siitä, mikä on valmistettu paperista, se skannataan ja tallennetaan erittäin tarkasti tekoälypohjaisen optimoinnin ansiosta.

Heti kun asiakirjat on tallennettu, niiden sisältö indeksoidaan käyttämällä raakatekstin hajoamista. Yksinkertaisesti sanottuna sisältö kirjoitetaan sanasta sanaan erityiseen rekisteriin, jossa algoritmi tunnistaa yksittäiset sanat sanayhdistelmässä ja tallentaa ne samalla tavalla.

Digitalisointi ja dokumenttien hallinta

Kun puhumme asiakirjojen hallintajärjestelmistä, emme saa unohtaa: mitä korkeampi prosesseihin kuuluvien tietojen digitalisointitaso on, sitä korkeampi on ohjaus- ja automaatiotaso, jonka voimme saavuttaa. Olemme jo kirjoittaneet artikkelin digitalisaation eduista, klikkaa tästä.

Ensimmäisessä vaiheessa määritätte, mitkä asiakirjat kuuluvat prosesseihimme, miten integroimme ne dokumenttienhallintajärjestelmäämme ja mitkä tiedot poimitaan ja tallennetaan yhdessä tietokantaanne olevien asiakirjojen kanssa. Kun tiedot on sisällytetty, määrittelemme sen elinkaaren, miten ne ovat vuorovaikutuksessa muiden prosessien kanssa ja miten voimme integroida ne.

Tieto tulee eri lähteistä

Todennäköisesti törmäämme tietoihin, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.

Mitä teemme digitaalisille dokumenteille pdf-, doc- jne. Täällä prosessi on hyvin yksinkertainen.

Vetäkää digitaalinen asiakirja PaperOffice-käyttöliittymään. Voitte myös valvoa Windows-kansioitanne helposti, kun asiakirjat on vastaanotettu.

Juomaraha

Muuten, YouTubessa on video aiheesta "Hakemiston seuranta ja massan arkistointi" , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:

Paperimuodossa olevat asiakirjat voidaan helposti skannata ja muuntaa digitaaliseen muotoon integroidun skannerin ansiosta.

Optisen merkintunnistusohjelman (OCR = Optinen merkintunnistus) ansiosta olemme jo ottaneet tärkeän askeleen. Skannerin tai muun digitointilaitteen avulla emme vain muunna asiakirjaa kuvaksi, vaan voimme myös "lukea" sen sisällön sähköisesti.

Sen lisäksi, että puhdas OCR-teksti sisältyy tietokantaan, PIA-nimisen tekoälyn (AI) ansiosta automaatio voidaan määrittää joko manuaalisesti tai automaattisesti.

Näin käytämme järjestelmää tunnistamaan ja määrittelemään, mitkä asiakirja-alueet on luettava automaattisesti. Kuten laskun numero, päivämäärä, tuotteet, summat jne. Näin ollen meillä on kaikki tarvittavat tiedot asiakirjojen hallintajärjestelmässämme.

Tietojen digitalisointi OCR: n avulla helpottaa monenlaisen dokumentaation integrointia prosessien ja työnkulkujen hallintaan.

Kaikki kuulostaa hyvältä, mutta miten massan arkistointi tehdään skannerista?

PaperOffice DMS on myös ottanut massan arkistoinnin skanneristanne huomioon tärkeimmissä ominaisuuksissa, jotka liittyvät tekstintunnistukseen, tekoälyn integrointiin ja avainsanoihin.

ScanConnect-moduuli ei tarjoa vain suoraa yhteyttä skannerin ja PaperOffice DMS:n välillä. ScanConnect on tehokas skannerityökalu manuaalisiin skannauksiin ja piilottaa muita mielenkiintoisia ominaisuuksia, jotka auttavat teitä joukkoskannauksessa.

Valmistelkaa ensin kaikki asiakirjasivut skannausta varten ja asettakaa sitten erotinsivut niiden yksittäisten asiakirjojen väliin, jotka haluatte erottaa toisistaan.

PaperOffice tunnistaa erotinsivut ja tallentaa asiakirjat yksitellen.

15 syytä käyttää skanneria yhdessä PaperOffice DMS:n kanssa

• Syy 1 - Löytäkää asiakirjat nopeasti PaperOffice DMS:stä
  Teksti-indeksointi ja Googlen kaltainen haku: Asiakirjojen hallintajärjestelmästä, kuten PaperOffice DMS:stä, löydätte skannatut asiakirjat, kuitit ja tiedot sekunneissa. Tämä on mahdollista, koska asiakirjanne analysoidaan ja indeksoidaan koko tekstintunnistuksella heti, kun ne on tallennettu.
  Kirjoitatte vain hakutermin, kuten Googlen kanssa, ja PaperOffice luettelee kaikki tulokset. Kyllä, aivan kuten Googlessa: Koska voitte löytää minkä tahansa asiakirjan tekstisisällön muutamassa sekunnissa integroidun hakukoneen, kokotekstihaun ja lisäsuodatintoimintojen avulla.
  Ette koskaan halua luopua paperitoimiston avainsanahausta uudelleen, ja hakusuodattimen avulla löydätte jokaisen asiakirjan riippumatta siitä, kuinka yksityiskohtainen - mukaan lukien sähköpostien lähettäminen, vienti Exceliin tai tiedostojärjestelmään!
• Syy 2 – Versioikaa paperidokumentit automaattisesti
  PaperOffice kopioi automaattisesti jokaisen muutetun asiakirjan, luo tilannevedoksen ja tallentaa sen erikseen, jotta voitte avata haluamanne version uudelleen milloin tahansa.
  Integroidun VersionControlin ansiosta jokainen asiakirjamuutos tunnistetaan ja tallennetaan varjokopiona uutena dokumenttiversiona. Voitte avata, viedä ja muokata kutakin versiota itsenäisesti.
• Syy 3 - Erottimet useiden asiakirjojen eräskannauksiin
  Asettakaa vain PaperOffice-erotinsivu jokaisen erotettavissa olevan asiakirjan eteen. PaperOffice tunnistaa erotinsivut skannausprosessin aikana ja tallentaa asiakirjat erikseen.
• Syy 4 - Älykkäät erotinsivut suoraa arkistointia varten skannerista
  PaperOffice tarjoaa teille mahdollisuuden manuaaliseen arkistointiin täysin automaattiseen arkistointiin ilman mitään toimenpiteitä. Kaikki kentät täytetään automaattisesti ja jopa tallennuspolku voidaan luoda ja käyttää dynaamisesti päivämäärästä riippuen.
• Syy 5 - XML / JSON otti QR-koodit käyttöön erotinsivuilla
  Tallentakaa XML/JSON-yhteensopivat QR-koodit avainsanoilla erotinsivuille ja skannatkaa asiakirjapinonne - PaperOffice tunnistaa erotinsivut ja QR-koodit XML/JSON-komennoillanne ja avainsanoillanne asiakirjat, kun ne tallennetaan.
  Tällä tavalla voitte tallentaa yksittäisiä erotinsivuja asiakirjatyypillä, esimerkiksi "laskulla", ja erityisellä tallennussijainnilla massaskannausta varten, ja tallentaa siten skannaustiedostonne kohdennetusti.
• Syy 6 - Skannatkaa kansiohakemiston valvonta
  Kopiokoneenne voi tallentaa skannaukset tiettyyn kansioon? Hienoa, vain seuratkaa tätä kansiota ja teillä on täysin automaattinen arkistointi sekunneissa!
  Pyytäkää PaperOfficea seuraamaan mitä tahansa kansiota automaattisesti. Heti kun tähän kansioon ilmestyy uusia tiedostoja, ne arkistoidaan määritystenne mukaan ja käsitellään täysin itsenäisesti.
• Syy 7 - Hakemistomonitorien arkistointisääntöjen määrittäminen
  Haluatteko kaapata paperidokumentit automaattisesti skannauksen jälkeen, mutta myös merkitä ne automaattisesti pienimpiin yksityiskohtiin? Skannatkaa ensin kaikki asiakirjat kansioon ja määrittäkää sitten hakemiston valvonta. Määrittäkää sitten, että tiettyä arkistointiskia käytetään heti, kun jotain on kansiossa.
  Valvonnan lisäksi voitte myös määrittää kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten nimen, tallennuspaikan, asiakirjan tyypin jne. PaperOffice huolehtii koko arkistoinnista puolestanne.
• Syy 8 - Tehokas skannerityökalu manuaalisiin skannauksiin
  Yksittäiset sivut, joukkoskannaukset tai valokuvaskannaukset: Riippumatta siitä, mikä on valmistettu paperista, se skannataan ja tallennetaan erittäin tarkasti tekoälypohjaisen optimoinnin ansiosta.
  Integroitu ScanConnect tukee jokaista skanneria, monitoimilaitetta tai suurikapasiteettista kopiokonetta integroidulla skannausyksiköllä ja on erittäin helppokäyttöinen.
• Syy 9 - Scan2Folder-tuki
  Jos skanneri ei ole WIA- tai TWAIN-skanneri, PaperOffice tarjoaa Scan2Folder-vaihtoehdon. Tallennatte skannatut asiakirjat kansioon, jota PaperOffice valvoo.
• Syy 10 - Analogisten asiakirjojen OCR-tekstintunnistus yli 100 kielellä
  PaperOffice muuntaa analogisen tekstin luotettavasti yli 100 kielestä, mukaan lukien kyrilliset ja aasialaiset merkistöt.
  Näin kansainväliset asiakirjat voidaan skannata yrityksessänne - PaperOffice DMS tunnistaa kielen ja suorittaa tekstintunnistuksen. Näin voitte etsiä asiakirjaa tietokannastanne ja löytää sen muutamassa sekunnissa.
• Syy 11 - Automaattinen muuntaminen PDF/A:ksi pitkäaikaista arkistointia vartenPaperidokumentit tallennetaan automaattisesti laillisesti voimassa olevaan ISO-standardiin 19005 PDF/A. PDF/A-1-muoto on rajoittavin muoto, joka koostuu kahdesta tasosta: PDF/A-1b visuaaliseen toistettavuuteen ja PDF/A-1a Unicode-kartoitukseen ja sisällön jäsentämiseen.
• Syy 12 – Pilviä ei ole otettu käyttöön ja/tai tarvita
  PaperOffice luottaa paikallisesti käyttämiinne tietokantoihin tai NAS:iin, kuten Synology tai QNAP. Tällä tavalla kaikki asiakirjat, kuten pikkukuvat ja suoritettu tekstintunnistus, sekä muut avainsanat tallennetaan tietokantaan.
  Tällä tavalla tiedot eivät päädy kolmannen osapuolen pilvipalveluntarjoajiin, eikä teidän tarvitse maksaa kuukausittaisia kustannuksia tietojen tallennuksesta.
• Syy 13 - GDPR- ja GOBD-tallennustila
  Riippumatta siitä, poistatteko sivuja, kierrättekö niitä vai mustutatteko alueita PaperOfficella - kaikki on versioitu tarkastuksenkestävällä tavalla GOBD: n mukaan täydellisen arkistoinnin aikaansaamiseksi.
  PaperOffice kopioi automaattisesti jokaisen muutetun asiakirjan, luo tilannevedoksen ja tallentaa sen erikseen, jotta voitte avata haluamanne version uudelleen milloin tahansa.
• Syy 14 - Soittakaa digitaalisia asiakirjoja QR-koodin kautta (cam scan)
  PaperOffice QR -koodien käyttö avaa erinomaiset mahdollisuudet, kuten jo arkistoitujen ja muutettujen paperiasiakirjojen automaattisen version, jotka sisältävät saman QR-koodin.
  Voitte myös helposti etsiä paper office-asiakirjoja QR-koodilla - avatkaa QR-koodihaku ja pitäkää PaperOffice-asiakirjan QR-koodia verkkokamerassa näyttääksenne sen PaperOfficessa.
• Syy 15 - Lyömätön vastine rahalle
  PaperOffice-ostolisensseillä on elinikäinen voimassaoloaika ilman seurantakustannuksia ja valinnaisen PaperOffice PLUS :n myötä jopa kaikki seurantapäivitykset, uudet vuosiversiot ja ilmainen henkilökohtainen tuki puhelimitse ja Teamviewerilla laskettavissa olevaan kiinteään hintaan ilman ikäviä yllätyksiä.
  Nämä olivat vain 15 syytä, miksi teidän pitäisi käyttää skannerianne asiakirjojen hallintajärjestelmän kanssa. Edellä lueteltujen lisäksi PaperOffice tarjoaa teille paljon enemmän syitä: elinkaarien hallinta (säilytysajat), pääsyn kirjaaminen, suojaus luvattomalta käytöltä ja salaukselta, intuitiivinen integrointi Outlookiin / Officeen, asiakirjojen indeksointi (metatiedot), työnkulkuratkaisut ja paljon muuta.
  Voitte nähdä ominaisuudet siirtymällä sivustoomme ja siirtymällä kohtaan "Mitä PaperOffice voi tehdä".

Asiakirjojen skannaaminen ja arkistointi DMS: ssä tarjoaa yrityksille valtavia etuja. Kaikki asiakirjoihin liittyvät prosessit on optimoitu. Tietosuoja ja tietoturva ovat edelleen taattuja.

Paperiton toimisto vapauttaa työntekijöitä. Säästätte paljon hakutyötä ja -kustannuksia. Ja te parannatte hallinnollisten prosessienne oikeusvarmuutta.

Monille yrityksille PaperOffice DMS on ensimmäinen askel kohti digitalisointia. Skannaamalla asiakirjoja ja arkistoimalla ne digitaalisesti luotte paljon muutakin kuin vain digitaalisen kopion alkuperäisestä. Skannaus muuttaa strukturoimattoman tiedon strukturoiduksi dataksi.

Muistakaa välttää tämä virhe

Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.

Välipäätelmä

Ette tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!

Tarvitsette vain

• oikea ohjelmisto
• luotettava IT-kumppani
• vastaava laitteisto

Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.

Juomaraha

Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "Digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:

Kenelle paperiton toimisto sopii?

Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: jokaiselle yritykselle. Kaikki toimialat ja koot hyötyvät paperittomasta toimistosta pk-yrityksistä ja startup-yrityksistä suuriin yrityksiin. Muutos on kuitenkin erityisen arvokas pienille ja keskisuurille yrityksille: Jalostusponnistelujen ja -kustannusten väheneminen vapauttaa lisäkasvun vauhdittajiin tarvittavan budjetin.

Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa paperittomassa toimistossani?

Ei. Toinen tekijä, joka on ollut kaikkien huulilla siitä lähtien, kun GDPR tuli voimaan viimeistään vuonna 2018, on tietosuoja. DMS-ratkaisuja ja DMS-ohjelmistoja käytetään usein arkaluonteisia henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, hallintaan ja tallentamiseen. Jos GDPR: ää rikotaan, lainsäätäjä säätää korkeista sakoista.

• Hyödyt oikeuttavat vaivannäön ja kustannukset
  Digitaalinen työskentely ja vanhojen asiakirjojen tuominen uudelle aikakaudelle on paras avaininvestointi säästää uskomattoman paljon aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa.
• Tarvitsette jonkun, joka tietää
  Ette tarvitse omaa IT-asiantuntijaanne hyödyntämään kaikkia digitalisaation etuja.
  Tarvitsette oikean kumppanin rinnallanne, joka kokemuksensa ansiosta voi toteuttaa juuri sen, mitä tarvitsette. Välttäkää pelottelua ja valitkaa testipaikat hienojen PowerPoint-esitysten sijaan ilman, että olette todella testannut sitä.
• Laitteisto on yleensä jo saatavilla
  Kokemus on osoittanut, että lähes jokaisessa toiminnassa, yrityksessä ja yrityksessä on suuri kopiokone, joka ei käytä potentiaaliaan. Nämä laitteet rakastavat massaskannauksia, sietävät paperiliittimiä ja voivat olla perusta digitaaliselle käynnistykselle ilman skanneriinvestointeja.
• Odotettua halvempi oikealla DMS:llä
  Välttäkää kustannusloukkuja DMS / ECM-järjestelmillä, joissa olette armottomasti valmistajien armoilla. Älkää tehkö kompromisseja, kun on kyse omista hallintavaihtoehdoistanne, kuten asiakirjojen opettamisesta ja asetusten tekemisestä itse. Jos tarvitsette apua, valmistaja auttaa teitä mielellään, mutta pysyy itsenäisenä.
• Digitaalinen automaatio on tulevaisuutta
  Menettelyt ovat tulevaisuudessa täysin identtisiä, mutta täysin automatisoituja.
  Lasku tulossa? Työnkulku käynnistyy ja kaikki menee määritetyllä tavalla.
  Etsittekö kaikkia 1000 kansiota? Ei hätää, koska teillä on oma Google!