Vaikka asiakirjojen hallinnan perustekniikoita on käytetty yritysasiakirjojen hallinnassa vuosikymmenien ajan ja ne ovat kehittyneet vuosien varrella, asiakirjojen hallintajärjestelmän tarve ja sen soveltamisen edut ovat edelleen aliarvioituja.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että työntekijät viettävät jopa kolmekymmentä prosenttia ajastaan etsimällä tarvittavia asiakirjoja yrityksestä. Tämän seurauksena työntekijät menettävät keskimäärin useamman kuin yhden työpäivän viikossa. Se pahenee entisestään, koska: 70 prosentissa kaikista tapauksista haku ei onnistu. Asiakirja luodaan uudelleen, eivätkä työtoverit voi enää ymmärtää asiakirjojen nykyistä tilaa.
Mutta mikä on standardi, mitä asiakas voi odottaa DMS: ltä?
Tässä artikkelissa näytämme teille sähköisen tiedonhallinnan (asiakirjojen hallintajärjestelmä) käytön edut.
Tämä voidaan selittää kohta kohdalta PaperOffice-asiakirjanhallintaohjelmistolla.
Ennen kuin pääsemme etuihin, selitetään määritelmä:
Mikä on dokumenttienhallintajärjestelmä?
Dokumenttienhallintajärjestelmää (DMS) käytetään asiakirjojen työnkulun tallentamiseen, hallintaan ja hallintaan organisaatiossa.
Tämä tarkoittaa, että monenlaisten toimialojen yritykset keräävät päivittäin tärkeitä asiakirjoja: kirjelmiä, sopimusasiakirjoja, luonnoksia, ulkoisia kirjeitä, tutkimusta, asiantuntijalausuntoja ja paljon muuta. Nämä eivät saavu vain postitse, vaan monet asiakirjat saapuvat myös sähköpostitse.
Voitte järjestää kaikki tiedot, kuten paperiasiakirjat, Windows-tiedostot tai sähköpostit, keskeiseen sijaintiin, asiakirjojen hallintajärjestelmäänne, jota työntekijät voivat käyttää helposti ja ilman ongelmia.
Sisältää ainutlaatuisia toimintoja ryhmätyöhön ja asiakirjojen jakamiseen sekä innovatiivisen ohjelmaliittymän, joka on ainutlaatuinen maailmanlaajuisesti.
Asiakirjojen hallintajärjestelmistä on tulossa yhä tärkeämpiä yrityksille, kun nykypäivän yritysten tuottaman tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän, lyhyesti sanottuna DMS: n, käyttöönotto auttaa myös tuomaan selkeän rakenteen asiakirjoihinne ja selviytymään tietotulvasta.
DMS on myös lyhenne sanoista document management software, ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, mikä sisältää muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto.
Julkisen tai liiketalouden liiketoimintaprosesseihin kuuluvien ulkoisten ja sisäisten asiakirjojen valtavan määrän hallinnasta ja valvonnasta on tullut haaste. Tämä edistää asiakirjojen hallintaohjelmiston käyttöönottoa, joka helpottaa hallintaa.
DMS:n käyttöönotto varmistaa, että hakuaika, käsittely ja kustannussäästöt lyhenevät merkittävästi, mikä on erittäin tärkeää hallinnollisissa prosesseissamme.
DMS:n sydän
Edistyneellä dokumenttienhallintajärjestelmällä on "sydämensä" tietokannassa, jossa tiedot tallennetaan tavalla, jonka avulla ne voidaan löytää ja hakea helposti ja hallitusti.
Tietokanta voidaan perustaa paikallisesti tai NAS-järjestelmään, kuten QNAP NAS tai Synology NAS. Mutta tallentamalla tiedot jäsennellyllä tavalla, meillä on vain osa yhtälöstä.
Järjestelmää ohjaava "aivot" on työnkulun logiikka, jonka avulla voidaan luoda riippuvuuksia asiakirjojen ja prosessien välille ja yhdistää nämä tiedot joustaviin ja aiemmin määriteltyihin työnkulkuihin.
Olennainen askel tällaisen hienostuneen "työnkulun" toteuttamisessa on, että digitaalisessa muodossa on saatavilla mahdollisimman paljon dokumentaatiota.
Digitalisointi ja dokumenttien hallinta
Kun puhumme asiakirjojen hallintajärjestelmistä, emme saa unohtaa: mitä korkeampi prosesseihin kuuluvien tietojen digitalisointitaso on, sitä korkeampi on ohjaus- ja automaatiotaso, jonka voimme saavuttaa. Olemme jo kirjoittaneet artikkelin digitalisaation eduista, klikatkaa tästä.
Ensimmäisessä vaiheessa määritätte, mitkä asiakirjat kuuluvat prosesseihimme, miten integroimme ne dokumenttienhallintajärjestelmäämme ja mitkä tiedot poimitaan ja tallennetaan yhdessä tietokantaanne olevien asiakirjojen kanssa. Kun tiedot on sisällytetty, määrittelemme sen elinkaaren, miten ne ovat vuorovaikutuksessa muiden prosessien kanssa ja miten voimme integroida ne.
Tieto tulee eri lähteistä
Todennäköisesti törmäämme tietoihin, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.
Mitä teemme digitaalisille dokumenteille pdf-, doc- jne. Täällä prosessi on hyvin yksinkertainen.
Vetäkää digitaalinen asiakirja PaperOffice-käyttöliittymään. Voitte myös valvoa Windows-kansioitanne helposti, kun asiakirjat on vastaanotettu.
Juomaraha
Muuten, YouTubessa on video aiheesta "Hakemiston seuranta ja asiakirjojen joukkoarkisto" , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
Paperimuodossa olevat asiakirjat voidaan helposti skannata ja muuntaa digitaaliseen muotoon integroidun skannerin ansiosta.
Juomaraha
Aiheesta "Paperiasiakirjojen täysin automatisoitu arkistointi skannerista" on myös YouTubessa video, joka selittää tämän prosessin yksinkertaisella ja ymmärrettävällä tavalla:
Optisen merkintunnistusohjelman (OCR = Optinen merkintunnistus) ansiosta olemme jo ottaneet tärkeän askeleen. Skannerin tai muun digitointilaitteen avulla emme vain muunna asiakirjaa kuvaksi, vaan voimme myös "lukea" sen sisällön sähköisesti.
Sen lisäksi, että puhdas OCR-teksti sisältyy tietokantaan, PIA-nimisen tekoälyn (AI) ansiosta automaatio voidaan määrittää joko manuaalisesti tai automaattisesti.
Näin käytämme järjestelmää tunnistamaan ja määrittelemään, mitkä asiakirja-alueet on luettava automaattisesti. Kuten laskun numero, päivämäärä, tuotteet, summat jne. Näin ollen meillä on kaikki tarvittavat tiedot asiakirjojen hallintajärjestelmässämme.
Tietojen digitalisointi OCR: n avulla helpottaa monenlaisen dokumentaation integrointia prosessien ja työnkulkujen hallintaan.
Työnkulku ja asiakirjojen hallinta
Kuten jo mainittiin, edistyneen dokumenttienhallinnan kannalta on välttämätöntä, että kaikki tiedot ovat digitaalisessa ja jäsennellyssä muodossa tietokannassa. Joten voitte etsiä kaikkia PaperOfficeen tallennettuja asiakirjoja, kuten google. Voitte myös määrittää säännöt siitä, kuka voi käyttää, muokata ja poistaa ja arkistoida tietojanne.
Haluamme kuitenkin mennä vielä pidemmälle ja virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejamme. Yksi dokumenttienhallintaratkaisumme pilareista on työnkulkumoottori. Tämän avulla voimme määrittää liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen ja siihen liittyvät toiminnot ja riippuvuudet sekä siihen liittyvät osastot ja roolit.
Voimme myös määrittää automaattiset ilmoitukset, jotka aktivoidaan prosessin aikana tapahtuvien toimintojen ja tapahtumien mukaan.
Kaikki tämä ei ainoastaan minimoi tehtävien hallintaan kuluvaa aikaa, vaan myös minimoi unohtamisen ja virheiden todennäköisyyden prosessissa.
Sähköisen aineiston arkistoinnin lisäarvo ja hyödyt
Tässä on joitain asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöönoton merkittävimmistä eduista:
- Saatavuus: Tallentamalla ja hallitsemalla kaikkia asiakirjoja ja niiden versioita, päivityksiä, muistiinpanoja, tallennettuja yhteystietoja, asiakirjatietoja keskustietokantaan, kaikki tiedot muodostavat vähitellen keskitetyn tietokannan.
Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin näihin asiaankuuluviin yritysasiakirjoihin ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa tekevät siitä etuluettelon kärkeen. - Käyttöoikeus: Hallitkaa, kuka voi käyttää asiakirjoja, milloin ja mitä toimintoja niille voidaan suorittaa.
Kansioiden ja asiakirjojen asetukset, julkaisutasot ja oikeudet sekä ryhmät ja osastot tekevät arkaluontoisten asiakirjojen käytöstä läpinäkyvää ja turvallista. - Turvallisuus, ei vain kulunvalvonnassa, vaan myös uusien teknologioiden ja tietokantojen käyttöönoton yhteydessä tapahtuvassa säilössä ja turvallisuudessa.
Ensinnäkin PaperOffice DMS salaa kaikki asiakirjat, kun ne tallennetaan turvallisuutta varten, yhden korkeimmista tällä hetkellä saatavilla olevista tietoturvastandardeista, AES-1024bit, mukaisesti.
Muuntaminen takaisin luettaviksi asiakirjoiksi on mahdollista missä tahansa nykyisessä muodossa, ja PaperOffice päivittää säännöllisesti tiedostomuotojaan, mikä tarkoittaa, että asiakirjat ovat luettavissa myös tulevaisuudessa. - Noudettavuus ja ajansäästö: Kaikki asiakirjanne, jotka olivat aiemmin paperilla, ovat nyt saatavilla digitaalisesti, samoin kuin sähköpostit, tallennetaan keskitetysti tietokantaanne. Samalla tallennetaan päivämäärä ja kellonaika, versionumero ja avainsanat, joita PaperOffice-hakukone voi käyttää asiakirjojen löytämiseen, vaikka etsivä henkilö tietää asiakirjan sisällön vain alkeellisesti.
Kaikki, mikä on tallennettu PaperOffice DMS:ään, tunnistetaan myös OCR-tekstillä, optimoidaan yrityssanakirjoilla ja indeksoidaan täydelliseen avainsanahakuun SQL-tietokannassanne avainsanahakua varten.
Säästäkää aikaa etsimällä dokumentaatiota ja kustannusten hallintaa ja tallentamista. - Redundanssien vähentäminen, kuten asiakirjojen päällekkäisyys, valokopiot, tietojen tallennus.
- Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi luomalla työnkulkuja, jotka mahdollistavat asiakirjojen ja liiketoimintaprosessien integroinnin kontrolloidussa ympäristössä ja selkeästi määritellyt ja valvotut toiminnot.
- Unohtamatta korkeamman sisäisen ja ulkoisen asiakastyytyväisyyden positiivista "sivuvaikutusta". Dokumenttienhallintajärjestelmän avulla voitte reagoida nopeammin ja luotettavammin ja siten paremmin asiakkaidenne toiveisiin.
Asiakastyytyväisyyden kasvu on havaittavissa hyvin nopeasti ja ennen kaikkea kestävästi - sekä myynnin että yrityksen maineen kannalta. - Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakirjojen tallentamisessa asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta on lakisääteisten määräysten tai GoBD: n eritelmien noudattaminen.
- Lyhenne GoBD tarkoittaa "Periaatteita kirjojen, tietueiden ja asiakirjojen asianmukaisesta hallinnasta ja säilyttämisestä sähköisessä muodossa sekä tietojen saatavuudesta".
- Erityisesti tarkastusvarmistetun, erittäin salatun asiakirjan tallennuksen vuoksi suoraan sql-keskustietokantaan PaperOffice täyttää kaikki asiakirjastandardien ja oikeudellisten ohjeiden tai maailman korkeimman saksalaisen standardin GOBD: n vaatimukset.
- Termi versiointi ei ole vieras sana asiakirjanhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on GoBD-yhteensopiva versionhallinta ja tarkastusvarmisteinen versiointi, on selkeämpi kuin koskaan ennen.
PaperOffice ylittää kaikki lakisääteiset vaatimukset
PaperOffice DMS: n kehitys on GoBD-yhteensopivaa, joten voitte käyttää ohjelmistoa ilman huolta siitä, että teidän on rikottava sääntöä. Esimerkiksi aina, kun joku muuttaa asiakirjaa, kyseisestä dokumentista luodaan uusi versio. Tällä tavalla voitte seurata, mitä sisältöä asiakirjalla oli milloinkin.
- Muuten, YouTubessa on video Synology NAS -asennukselle MariaDB 10 ja asiakirjojen hallintajärjestelmä PaperOffice , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
- Molemmissa tapauksissa, jopa pahimmassa tapauksessa, varmistetaan, että arkistoidut tietokannat palautetaan lyhyellä aikavälillä ja säilytysaikoja noudatetaan siksi aina.
Muistakaa välttää tämä virhe
Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.
Välipäätelmä
Ette tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!
Tarvitsette vain
Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.
- oikea ohjelmisto
- luotettava IT-kumppani
- vastaava laitteisto
Juomaraha
Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "Digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:
Mitä skanneria käytetään DMS: ään?
Sidottujen asiakirjojen skannaamiseen suositellaan arkinsyöttöskanneria, jossa on vähintään 300 dpi. Skanneri halusi scan-to-fodler-toiminnon ja valinnaiset WIA/TWAIN-ohjaimet. Meillä on hyviä kokemuksia Fujitsu Scansnapista, jotka toimivat erittäin luotettavasti.
Mikä on paras tapa arkistoida asiakirjoja?
Paperidokumentit tulee yleensä skannata PDF/A-muodossa ja tallentaa sitten DMS-dokumenttienhallintaohjelmistoon - tai suoraan, jos ohjelmisto tukee tätä tai automatisoi sen esimerkiksi valvonnan avulla.
Voinko heittää pois alkuperäiset asiakirjat?
Jos käytätte kunnollista ohjelmistoa, joka saa säännöllisiä päivityksiä ja jolla on tietojen varmuuskopiointistrategia, vastaus on KYLLÄ ei-kriittisille asiakirjoille. Kaikki, mikä voisi laillisesti vaatia alkuperäistä, on myös säilytettävä alkuperäisessä. Esimerkiksi PaperOffice DMS: llä on mahdollisuus tallentaa alkuperäinen tallennuspaikka asiakirjan ominaisuuksiin.
Investoinnit, jotka kannattavat
Termi asiakirjojen hallinta sisältää paljon enemmän kuin voisi aluksi kuvitella. Asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöönotto yrityksessänne on nyt edellytys yrityksenne tehokkuudelle ja menestykselle. Digitalisoinnin tarve on nyt tärkeä näkökohta kaikille.
Yllä oleva luettelo sähköisen tiedonhallinnan eduista ei ole missään tapauksessa täydellinen, vaan rajoittaa vain omaa luovuuttanne ja ammattitaitoanne sovellusalueesta riippuen! Jos analogisen arkiston digitointia tarkastellaan näistä näkökulmista ja tehdään vastalaskenta, käy selväksi, että ponnistelut ovat kannattavia ja miten esimerkiksi investointi uuteen, nykyaikaisempaan ja nopeampaan koneeseen harkitaan.
