Ei ole enää salaisuus, että asiakirjojen hallintajärjestelmillä on suuri potentiaali yrityksille.
Asiakirjojen hallintajärjestelmän käytön ansiosta ette vain edistä yrityksenne digitalisointia. Lisäksi muodostatte kulmakiven yrityksenne tavoitteiden saavuttamiselle ja pitkän aikavälin yritysmenestyksen turvaamiselle.
Koska digitaalinen dokumenttienhallinta luo tässä selkeän lääkkeen ja vie teidät valtavasti eteenpäin digitaalisessa muutoksessa. Nykyisessä artikkelissa luetellaan, miten asiakirjojen hallintajärjestelmä (DMS) toimii, mitä on otettava huomioon ja mitä etuja se tuo yrityksille.
Mihin asiakirjanhallintajärjestelmää käytetään?
Yksinkertaisesti sanottuna: asiakirjojen hallintajärjestelmää (DMS) käytetään asiakirjojen ja tietojen virtauksen tallentamiseen, hallintaan ja hallintaan organisaatiossa.
Voitte järjestää kaikki tiedot, kuten paperiasiakirjat, Windows-tiedostot tai sähköpostit, keskeiseen sijaintiin, asiakirjojen hallintajärjestelmäänne, jota työntekijät voivat käyttää helposti ja ilman ongelmia, mukaan lukien ainutlaatuiset toiminnot ryhmätyöhön ja asiakirjojen jakamiseen sekä innovatiivinen ohjelmaliittymä, joka on ainutlaatuinen maailmanlaajuisesti.
Asiakirjojen hallintajärjestelmistä on tulossa yhä tärkeämpiä yrityksille, kun nykypäivän yritysten tuottaman tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti.
Julkisen tai liiketalouden liiketoimintaprosesseihin kuuluvien ulkoisten ja sisäisten asiakirjojen valtavan määrän hallinnasta ja valvonnasta on tullut haaste, joka kannustaa erilaisten sovellusten käyttöönottoon.
Siksi näiden eri sovellusten pitäisi helpottaa tietojen ja asiakirjojen valvontaa ja lyhentää merkittävästi hakuaikaa, käsittelyä ja kustannussäästöjä, jotka ovat erittäin tärkeitä hallinnollisissa prosesseissamme.
Mutta eikö olisi etu, jos teillä olisi vain yksi sovellus, joka pystyy täyttämään kaikki toiminnot?
Näytämme teille, että PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmä voi olla juuri tämä sovellus yrityksellenne, jolla on kaikki tarvittavat toiminnot aluksella.
Mihin asiakirjat tallennetaan?
Automaatiovaihtoehtojen, seurannan ja haun jälkeen tämä on useimmin kysytty kysymys, koska olipa se yksityinen tai yritys - kukaan ei halua jättää tietoja vääriin käsiin. Ensinnäkin siksi, että laki edellyttää sitä myös.
PaperOffice DMS kulkee turvallisesti, koska kaikki tiedot tallennetaan erittäin turvalliseen salattuun tietokantaan, joka voi sijaita NAS:ssa, kuten Synologyssa tai QNAP:ssä. Tämä tarkoittaa, että teillä on aina pääsy ja hallinta tietoihinne.
Näin ollen asiakirjojen hallintajärjestelmän "sydän" on tietokanta, jossa tiedot tallennetaan siten, että ne voidaan löytää ja hakea yksinkertaisella ja hallitusti.
Mutta tallentamalla tiedot jäsennellyllä tavalla, meillä on vain osa yhtälöstä.
Järjestelmää ohjaava "aivot" on työnkulun logiikka, jonka avulla voidaan luoda riippuvuuksia asiakirjojen ja prosessien välille ja yhdistää nämä tiedot joustaviin ja aiemmin määriteltyihin työnkulkuihin.
Olennainen askel tällaisen hienostuneen "työnkulun" toteuttamisessa on, että digitaalisessa muodossa on saatavilla mahdollisimman paljon dokumentaatiota.
Digitalisointi ja dokumenttien hallinta
Kun puhutaan asiakirjojen hallintajärjestelmistä, ei pidä unohtaa: mitä korkeampi prosesseihin kuuluvan tiedon digitalisointiaste on, sitä korkeampi on ohjaus- ja automaatioaste, joka voitaisiin saavuttaa.
Ensimmäisessä vaiheessa määritetään, mitkä asiakirjat kuuluvat prosesseihin, miten nämä asiakirjat voidaan integroida asiakirjojen hallintajärjestelmään ja mitkä tiedot tulisi poimia ja tallentaa yhdessä tietokannassa olevien asiakirjojen kanssa.
Kun tiedot on sisällytetty, sen elinkaari määritellään, miten se on vuorovaikutuksessa muiden prosessien kanssa ja miten se voidaan integroida.
Todennäköisesti tietoa tulee myös eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.
Kun tiedot ovat peräisin muista tietokannoista tai ovat XML-muodossa, niiden kysely ja purkaminen on helppoa, mutta. Mitä tapahtuu digitaalisille dokumenteille pdf-, doc- jne. Se on hieman monimutkaisempi, mutta sen sisältöä voidaan käyttää eri tavoin, esimerkiksi tietyillä ohjelmilla, käyttämällä tiedostoa suoraan tai lähettämällä se tulostettavaksi ja poimimalla tiedot tulostuskelan (jonon) kautta.
Se on hieman monimutkaisempaa, kun asiakirja tulee paperimuodossa, kuten lähetyslaskussa tai laskussa. Mutta kun ratkaisu sisältää hienostuneen optisen merkintunnistuksen (OCR) ohjelman, tärkeä askel on jo otettu.
Skanneri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä
Skannerilla tai muulla digitointilaitteella asiakirjaa ei vain muunneta kuvaksi, vaan sen sisältö voidaan myös "lukea" sähköisesti.
Jos järjestelmää voidaan nyt käyttää tunnistamaan ja määrittelemään, mitkä asiakirjatiedot ovat erikseen Asiakirjanhallintajärjestelmän tiedot ovat valmiit.
Tietojen digitalisointi OCR: n avulla helpottaa monenlaisen dokumentaation integrointia prosessien ja työnkulkujen hallintaan.
Kuinka voitte hyötyä PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmästä
PaperOfficen asiakirjojen hallintajärjestelmä on kuin monipuolinen lahjakkuus, koska yleisen asiakirjojen arkistoinnin lisäksi monet muut asiakirjoihin ja niihin liittyviin tietoihin liittyvät toiminnot on integroitu, kuten jotkut niistä:
- Käyttäkää tietojanne milloin ja missä tahansa
- Kaikki tiedot tallennetaan turvallisesti mukananne, ei pilveen.
Pysykää itsenäisenä hallitsemalla kaikkia tietojanne itse sen sijaan, että se olisi kolmannen osapuolen pilvessä seurantakustannuksilla.
PaperOffice tukee kaikkia laitteita, kuten paikallista PC-, QNAP NAS-, Synology NAS-, Windows- tai Linux-palvelimia ja verkkopalveluita, kuten AWS tai Azure.
Saatte kaikki pilven edut, mutta käyttämällä omaa tietokantapalvelintanne. Voitte käyttää PaperOffice-tietokantaanne salattuna ja turvallisesti mistä tahansa muusta tietokoneesta maailmassa.
Lukekaa lisää. - Asiakirjojen hakeminen ja etsiminen
- PaperOffice yksinkertaisesti indeksoi kaiken, olipa kyse sitten skannatuista asiakirjoista tai tiedostoista. Tekstisisältö tallennetaan turvallisesti tietokantaan ilman teidän väliintuloanne. Joten voitte helposti etsiä mitä tahansa sanakatkelmaa, summaa ja avainsanaa muutamassa sekunnissa ja löytää vastaavia merkintöjä.
Lukekaa lisää integroidusta hausta. - Nopea ja tarkennettu haku
- Täysin automatisoitavissa
- Vapaasti määriteltävissä oleva valvonta tallentaa automaattisesti kaikki asiakirjat toiveidenne mukaan.
Kokonaisten hakemistojen lisäksi voidaan valvoa myös sähköpostitilejä, Outlook-kansioita ja jopa verkkopohjaisia lomakkeita.
Lukekaa lisää valvonnan automatisoinnista. - Automaatio ja valvonta
- Asiakirjojen oikeudellisesti vaatimustenmukainen ja tarkastusvarmisteinen arkistointi
- Jokainen yritys on velvollinen pitämään verotukseen liittyviä asiakirjoja verovirastolle.
Haasteena on arkistoida kasvava määrä digitaalisia ja paperisia asiakirjoja GoBD: n edellyttämällä tavalla: alkuperäisessä muodossa ja muuttumattomana.
- PaperOffice DMS mahdollistaa sen, oppikaa miten:
- Lain mukainen arkistointi
- Automatisoikaa työnkulut
- Kuten jo mainittiin, edistyneen dokumenttienhallinnan kannalta on välttämätöntä, että kaikki tiedot ovat digitaalisessa ja jäsennellyssä muodossa tietokannassa. Näin voitte helposti löytää asiakirjat ja asettaa säännöt siitä, kuka voi käyttää, muokata ja poistaa / arkistoida tietojanne yhdellä keskussivustolla.
- Yksi PaperOffice-asiakirjojen hallintaratkaisun pilareista on laaja työnkulkumoottori. Tämän avulla voitte määrittää liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen ja siihen liittyvät toiminnot ja riippuvuudet sekä osastot ja roolit. Mutta voitte myös määrittää automaattiset ilmoitukset, jotka aktivoidaan prosessin aikana tapahtuvien toimintojen ja tapahtumien mukaan.
- Kaikki tämä ei ainoastaan vähennä tehtävien hallintaan käytettyä aikaa, vaan myös minimoi unohtamisen ja virheiden todennäköisyyden prosessissa.
- PaperOffice auttaa teitä automatisoimaan kaikki työprosessinne, kartoittaa kokonaiset työprosessit digitaalisesti, joten pysytte aina ajan tasalla.
Teillä on aina yleiskatsaus tehtävistä ja prosesseista työnkulkujen kautta, jotka tukevat teitä päivittäisen työnne automatisoinnissa.
Asettakaa haluamanne työnkulku eräpäivällä, linkittäkää se mahdollisiin päätöksiin ja tehtäviin, ja aktivoinnista PaperOffice huolehtii kaikesta muusta valmistumiseen asti. - Näin teidän on helppo noudattaa yrityksen käytäntöjä ja lakisääteisiä vaatimuksia.
- Lukekaa lisää työnkulun automatisoinnista:
- Työnkulut
Ja monia muita ominaisuuksia.
Asiakirjojen käsittely ja hallinta voi olla samalla helppoa, turvallista ja tehokasta.
Dokumenttienhallinnan lisäarvo ja hyödyt
Alla luetellaan joitain PaperOffice-asiakirjojen hallintajärjestelmän toteuttamisen merkittävimmistä eduista:
- Hallitkaa, kuka voi käyttää asiakirjoja, milloin ja mitä toimintoja niille voidaan suorittaa
- Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin asiaankuuluviin yritysasiakirjoihin ja mahdollisuus, että useat osapuolet tekevät yhteistyötä saman asiakirjan parissa
- Turvallisuus, ei vain kulunvalvonnassa, vaan myös säilössä ja turvallisuudessa, joka liittyy uusien teknologioiden ja tietokantojen käyttöönottoon
- Säästäkää aikaa etsimällä dokumentaatiota ja kustannusten hallintaa ja tallentamista
- Päällekkäisyyksien vähentäminen, kuten asiakirjojen päällekkäisyys, valokopiot, tietojen tallennus
- Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi luomalla työnkulkuja, jotka mahdollistavat asiakirjojen ja liiketoimintaprosessien integroinnin kontrolloidussa ympäristössä sekä selkeästi määritellyt ja valvotut toiminnot
- Unohtamatta korkeamman sisäisen ja ulkoisen asiakastyytyväisyyden positiivista "sivuvaikutusta"
Tarvitsenko Internetiä työskennelläkseni PaperOfficen kanssa?
Ei! PaperOffice EI vaadi Internet-yhteyttä toimiakseen.
Internetiä tarvitaan vain asennuspaketin lataamiseen, käyttäjätilin luomiseen, tietokannan luomiseen ja laitteen lisäämiseen.
Voinko käyttää Synology NAS :ia tietokannan tallennukseen?
KYLLÄ, ehdottomasti! PaperOffice toimii täydellisesti Synology NAS: n kanssa.
Mihin asiakirjat ja tiedostot tallennetaan?
Kaikki asiakirjat ja tiedostot tallennetaan joko suoraan mukananne, tietokoneellenne, salattuun tietokantaan tai, jos asiakirjanne on tallennettu Omat Windows-asiakirjat -kohtaan, salaamattomana paikallisessa Windows-hakemistossanne.
Teillä on myös mahdollisuus perustaa tietokanta NAS-laitteeseen ja tallentaa tietonne NAS-laitteeseen.
Kaikissa tapauksissa teillä on pääsy tietoihinne milloin tahansa.
Tallennetaanko tietoni pilveen?
Ei, tietojanne ei yleensä tallenneta pilveen!
Jos tietokanta on määritetty NAS-palvelimelle (kuten QNAP tai Synology), tietonne tallennetaan NAS-palvelimen tietokantaan.
Ovatko PaperOfficen luomat tietokannat aina salattuja?
Jokainen PaperOfficen luoma tietokanta on suojattu korkean tason salasanalla. PaperOffice ChunkCrypt on salannut kaikki mukana olevat asiakirjat sotilaallisella salauksella 1024-bittinen.
Ei ole väliä, haluatteko vain löytää asiakirjanne ja niihin liittyvät tiedot vai onko teidän tunnistettava asiakirjat, integroitava ne työnkulkuihin, mutta samalla varmistettava, että työskentelette eri ohjeiden ja määräysten mukaisesti - PaperOffice DMS: llä on erilaisia toimintoja, jotka auttavat teitä.
Aloittaminen on helpompaa kuin luulettekaan.
Oletteko edelleen huolissanne siitä, ettette pääse siihen?
Tutustukaa asiakkaidemme tapaustutkimuksiin digitalisaatiosta eri toimialoilla ja nähkää itse integraation helppous.
