Paperiton toimisto: Näin digitalisaatio onnistuu yrityksessä

Paperittoman toimiston lähestymistapa on yhä enemmän tiedotusvälineiden raporttien painopiste, mutta sitä ei juurikaan käytetä käytännössä - varsinkaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Kyse ei ole vain siihen liittyvästä ajasta ja rahasta.

Kuitenkin vain muutamalla toimenpiteellä paperinkulutusta voidaan vähentää huomattavasti. Pk-yritykset hyötyvät tasaisista hierarkioista ja joustavista rakenteista.

Tässä artikkelissa tarkastelemme lähemmin paperittoman toimiston tai "digitaalisen toimiston" aihetta, kuten se myös tunnetaan. Näytämme teille, että siirtyminen on paljon helpompaa kuin kuvittelette. Saatte myös vinkkejä yritysorganisaatioon, kerromme teille paperittoman työskentelyn edut ja kuvailemme onnistuneen toteutuksen vaikutuksia.

Teknologia kiihtyy ja nopeutuu

Aikana, jolloin tekniikka on pakottanut meidät ottamaan yhteyttä maailmaan älypuhelimillamme, on vähemmän järkevää, että käytämme edelleen paperia monissa päivittäisissä toiminnoissamme.

Nykyään olemme tottuneet käsittelemään digitaalista sisältöä (musiikki, valokuvaus, TV-sarjat), mutta asiakirjojen digitointi ei ole vielä yleistä työ- ja liiketoimintaympäristössä. Nykyään lähes kaikilla yrityksillä on pääsy tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin, joten miksi jatkamme toimistojemme täyttämistä paperilla?

Tärkeimmät syyt paperin käytön jatkumiseen ovat muutoksen ja digitalisaation käsittelyn haasteet. Monet ihmiset haluavat säilyttää fyysisen kopion asiakirjoista, joiden kanssa he työskentelevät.

Kuitenkin, kun työntekijänne alkavat poistaa tai ainakin vähentää toimistossa tai koko organisaatiossa käytetyn paperin määrää, parannatte myös prosesseja lisäätte tuottavuutta digitalisoimalla tiedot, käyttämällä paperittomia menetelmiä ja vähentämällä siten kustannuksia.

Erityisesti tällä hetkellä vaikeina aikoina, kuten kotitoimistojen Coronan tarpeessa, on erittäin tärkeää, että kaikki yritykset vahvistavat yrityksen kilpailukykyä tekemällä siitä paperittoman tai digitaalisen ja varmistamalla, että työntekijät voivat työskennellä joustavasti myös kotoa käsin kotitoimistossa. Viime kädessä yrityksen on pysyttävä mukana digitaalisessa aikakaudessa ja ymmärrettävä polku paperittomaan toimistoon.

Miksi teidän pitäisi vähentää paperinkulutusta yrityksessänne?

Paperiton toimisto on tavoite, jonka yhä useammat yritykset varmasti pyrkivät saavuttamaan, ja se tarjoaa monia etuja kustannussäästöjen ja yrityksen hiilijalanjäljen pienentämisen lisäksi.

On arvioitu, että työntekijä, joka viettää yhteensä kaksi tuntia asiakirjojen kanssa, käyttää keskimäärin 10,000 XNUMX paperiarkkia vuodessa (liittovaltion ympäristöviraston tiedot). Tästä syystä on tärkeää käyttää ratkaisuja ja työkaluja, jotka parantavat sekä tiedon saatavuutta, hallintaa että lokalisointia. Liiketoimintaprosessin muutokset vievät kuitenkin aikaa ja vaativat asteittaista muutosta yrityskulttuurissa.
Sen lisäksi, että yrityspaperin kulutusta vähentämällä on myönteisiä ympäristövaikutuksia, asiakirjojen ja yritystietojen digitalisointi tarjoaa monia muita etuja.

Paperittoman toimiston edut

Seuraavat ovat paperittoman toimiston tärkeimmät edut:

• Kaikkien työprosessien optimointi
  Paperittomaan toimistoon siirtymisen ansiosta voitte olla ensimmäinen Ottakaa askel kohti yrityksenne digitaalista muutosta.
  Koska työnkulkuratkaisujen ansiosta voitte yksinkertaistaa ja nopeuttaa liiketoimintaprosessejanne entisestään. Ne vapauttavat virkailijoita ottamalla haltuunsa paljon monimutkaisia rutiinitöitä. Lakisääteiset vaatimukset, joita on noudatettava, integroidaan suoraan työnkulkuun.
• Joustavaa työskentelyä riippumatta siitä, missä olette
  Jos digitoitte asiakirjanne, voitte tehdä sen milloin tahansa, missä tahansa ja millä tahansa laitteella käyttää asiakirjoja. Tämä on erityisen tärkeää, jos teillä on useita sivuliikkeitä, työntekijänne haluavat / joutuvat tekemään työnsä kotitoimistostaan tai joutuvat antamaan hyväksyntöjä.
• Massiivinen kustannussäästö kaikilla alueilla
  Asiakirjojen digitoinnilla on suora vaikutus yrityksenne kustannusten alenemiseen, ei vain siksi, että ette enää osta niin paljon paperia, vaan myös siksi, että säästätte tulostimen huollossa sekä musteen ja varaosien hankinnassa.
  Tämä tietysti vähentää myös tallennuskustannuksia eli tiedostoja, kansioita, hyllyjä, arkistokaappeja. Arvokasta tilaa paperiasiakirjojen säilyttämiseen ei enää tuhlata.
  Tärkeintä on, että heti kun käytätte digitaalista dataa, työntekijänne työskentelevät paljon tehokkaammin toimistossa ja investoivat arvokkaan ajan kohtuullisella ja kohdennetulla tavalla yritykseen.
  Varastotilan merkittävä väheneminen digitalisoinnin ja/tai paperinkulutuksen vähenemisen kautta johtaa puhtaampiin ja siistimpiin toimistoihin.
• Maksimaalinen suoja varkauksia ja menetyksiä vastaan
  Parempi tietoturva käyttämällä ohjelmistoja, joissa on tietokannan tallennusjärjestelmä. Digitaalisesti tallennettujen tietojen turvallisuus on paljon parempi kuin paperille arkistoitujen asiakirjojen turvallisuus.

  Varokaa käyttämästä pilviratkaisua yrityksessänne, koska pilvipohjaiset DMS-ratkaisut ja DMS-ohjelmistot ovat tietoturva-aukko.

• Vähemmän stressiä automaation avulla
  Kun siirrytään manuaalisista työnkuluista automatisoituihin työnkulkuihin, liiketoimintaprosessit standardoidaan ja kustannukset pienenevät. Esimerkiksi työnkulun optimointi voi johtaa nopeampaan keräämiseen ja hankintakustannusten alenemiseen.
  Laskujen maksuja ei enää unohdeta, alennukset voidaan vähentää hyvissä ajoin.
• Vähentäkää liiketoimintaprosessien riskejä
• Parantakaa asiakassuhteita
  Yrityksenne digitalisointi antaa asiakassuhteille enemmän syvyyttä ja volyymia. Tämä tarkoittaa, että kattava tiedonkeruu liiketoimissa big datan avulla, sisäisten prosessien johdonmukainen linkitys, reaktioajat muutamassa sekunnissa sekä henkilökohtainen kontakti suureen määrään asiakkaita samanaikaisesti ja tarkka, erittäin kysyntälähtöinen vaatimusten suunnittelu vievät yritystänne eteenpäin.
  Digitalisaatio on kasvussa kaikilla yrityksen alueilla - ei vähiten asiakaspalvelussa. Olisi virhe, jos mikä tahansa yritys aliarvioisi tämän potentiaalin. Jos ette halua jäädä jälkeen kilpailusta ja jopa kiirehtiä heidän edellään, on välttämätöntä käsitellä digitalisointia tällä alalla. Koskaan aiemmin ei ole ollut mahdollista viestiä asiakkaan kanssa ketterämmin ja yksilöllisesti hänen erityistarpeistaan ja toiveistaan.
• Sisäinen avoimuus lisääntyy
• Työntekijöiden työympäristössä on tapahtunut huomattavaa parannusta
  Yritykset, jotka päättävät digitalisoida asiakirjansa käyttämällä sopivaa asiakirjojen hallintaohjelmistoa, saavat vastineeksi suuria etuja, kuten:
  • Enemmän vapaata fyysistä tilaa
  • Nopeampi dokumenttihaku
  • Dokumentaation parempi organisointi
  • Tämä johtaa vähemmän asiakirjojen etsimiseen käytettyyn aikaan ja vähemmän stressijohtoja.
  • Kestävyys ja kilpailukyky
  • Yksinkertaistettu viestintä ja tehtävien ratkaisu
  • Yrityksenne tuottavuus kasvaa
  • Ja tärkeintä on - olette oikealla tiellä paperittomaan toimistoon.

Välttäkää tätä virhettä hinnalla millä hyvänsä!

Erityisesti digitalisointihankkeissa suhtaudutaan usein suurella vastahakoisuudella, koska monet yritykset pelkäävät, että tällainen projekti kehittyy pohjattomaksi kuoppaksi. Yleisin syy tähän on yritysten tiedon puute ja ylimääräinen luottamus epäpäteviin ohjelmistovalmistajiin, jotka tarjoavat ohjelmistoja, jotka eivät toimi. Monet ohjelmistovalmistajat hyödyntävät tietämättömyyttä.

Tässä vaiheessa PaperOffice auttaa teitä mielellään digitalisoinnin toteuttamisessa. 20 vuoden kokemuksen ansiosta asiakirjojen hallinnan ja automaation alalla PaperOffice voi tuoda teille työehdotuksia käytännöstä ja seurata teitä koko toteutuksen läpi.

Välisopimus 1 / 3

It-asiantuntijaa ei tarvita eikä koulutettua kirjastonhoitajaa!

Tarvitsette vain

• oikea ohjelmisto
• luotettava IT-kumppani
• vastaava laitteisto

Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.

Juomaraha

Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "Paperiasiakirjojen digitointi: 10 tärkeintä etua", jossa kerrottiin yleisen digitalisoinnin eduista:

Mitä 5 vaihetta teidän on noudatettava vähentääksenne paperinkulutusta toimistossanne?

Olemme listanneet viisi vaihetta, jotka teidän on noudatettava vähentääksenne paperinkulutusta toimistossa ja siirtyäksenne digitaaliseksi:

• Prosessien strategia ja analysointi
  Suunnitelkaa käyttöönotto paperittomassa toimistossa hyvin. Ottakaa tarpeeksi aikaa yrityksenne prosessien analysointiin. Mitä on oltava saatavilla tai säilytettävä paperimuodossa? Mitkä asiakirjat riittävät digitaalisessa muodossa? Asiakirjat ja tiedot tulevat eri lähteistä Löydätte todennäköisesti tietoja, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.

  Voitte halutessanne skannata ja digitoida kaikki aiemmat asiakirjat tai siirtyä paperittomaan toimistoon/järjestelmään tiettyyn päivämäärään mennessä sekä käyttää digitaalisia tietoja jatkaaksenne ja työskennelläksenne tehokkaasti tulevaisuudessa. Käyttäkää monitoimitulostinta/skanneria suurten asiakirjamäärien skannaukseen ja hakemistovalvontaan tai massan arkistointiin.

  Ensimmäinen vaihtoehto vaatii enemmän aikaa ja resursseja. Ihannetapauksessa te ja tiiminne päätätte, miten sähköiset tiedostot järjestetään, ja määritätte jatkuvan skannausprosessin askel askeleelta, jotta kaikki tulevat asiakirjat digitalisoidaan.

  
  Paperittoman toimistoprojektin aika- ja henkilöstösuunnittelu
  Neljännes tai 90 päivää on kohtuullinen aika toteuttaa toimet, joita tarvitaan siirryttäessä paperittomaan toimistoon.
  Se on myös ajanjakso, joka mahdollistaa sujuvan siirtymisen. Nopeat korjausratkaisut, jotka pakottavat työntekijät tekemään muutoksia päivästä toiseen, ovat yleensä lyhytaikaisia. Tällä tavoin on myös mahdollista olla häiritsemättä toimintaa.
  Pohjimmiltaan, kun vaihdatte paperittomaan toimistoon PaperOffice DMS: n kanssa, ei tarvita projektiryhmää, joka koostuu useista ihmisistä.
  Monissa pk-yrityksissä niiden vähentäminen niiden todellisista tehtävistä ei ole mahdollista eikä toivottavaa. Järkevää on kuitenkin tehdä ainakin yhdestä henkilöstä, jolla on valtuudet antaa direktiivejä, CDO: lle, digitaaliselle johtajalle. Jos ette ole liian kiinnostunut amerikkalaisista lyhenteistä, voitte nimittää hänet paperittomaksi toimistoprojektipäälliköksi.

  On tärkeää, että asianomainen henkilö perehtyy perusteellisesti PaperOffice DMS:ään.

  Ohjelmiston selkeästi jäsennellyn rakenteen ja laajojen ja helposti ymmärrettävien opetusohjelmien ja videoiden ansiosta kaikilla osa-alueilla tämä ei vaadi IT-tutkintoa eikä ulkoista koulutusta. Lisäksi se voidaan tehdä "tekemällä oppimisena", joka liittyy ensimmäisiin muuntotoimenpiteisiin.

• Paperittomaan toimistoon siirtymisen määräaikojen määrittäminen
  Suunniteltujen 90 päivän jakaminen pienempiin ajanjaksoihin on tarkoitus pystyä keskittymään siirtymän jokaiseen vaiheeseen ja pystyä pohtimaan mukana olevia prosesseja. Lisäksi onnistumiset vaihdossa voidaan dokumentoida helpommin. Työntekijät ymmärtävät paremmin toimenpiteitä eivätkä tunne olevansa hukkua. Samalla tavoitteet on välitettävä sisäisesti, mikä on linjassa henkisen muutoksen kanssa. Kuinka tärkeää tämä on, on jo selitetty esipuheessa.
  On järkevää jakaa 90 päivää kolmeen 30 päivän osaan.
  Ensimmäiset 30 päivää käytetään analysoimaan kaikkia prosesseja, jotka on tarkoitus muuntaa analogisesta digitaaliseksi.
  Toisen 30 päivän aikana PaperOffice DMS ja tarvittavat laitteistot otetaan käyttöön, mutta aluksi vain koulutustarkoituksiin ja käynnissä oleviin prosesseihin, jos näin ilmenee.
  Viimeiset 30 päivää on käytetty prosessin siirtymiseen analogisesta digitaaliseen, ja työntekijöiden kysymykset ovat epäilemättä nousseet esiin. Yksi tai toinen virheellinen toiminta on myös mahdollista, mutta tämä voidaan korjata milloin tahansa PaperOffice DMS: n hierarkkisen rakenteen ansiosta.

  Viimeisten 30 päivän ja siten myös 90 päivän lopussa on täysin integroitu asiakirjojen hallintajärjestelmä, joka mahdollistaa jo tässä vaiheessa analyysin siitä, kuinka suuria säästöt ja edut ovat ja tulevat olemaan tulevaisuudessa.

• Tunnistakaa hankintapolut ja määrittäkää tietojen tallennus
  Ensimmäisten 30 päivän aikana keskitytään nyt tutkimaan prosesseja, joissa paperilla on ollut tähän mennessä päärooli. Tätä varten on tarpeen tunnistaa ulkoisen ja sisäisen viestinnän rajapinnat yrityksessä ja seurata niiden elinkaarta, joka voi olla siellä:
  
  • Puhelut (esim. tilauslomake, joka sitten täytetään)
  • Sähköpostiliikenne (esim. posti tulostetaan seuraavaa kokousta varten)
  • Kirjaimia
  • Yritysasiakaskäynti (esim. katso puhelut)
  • Saateasiakirjat
  • Sisäinen kirjeenvaihto
  
  Seuraava asia, joka on määritettävä, on se, milloin ja missä sähköisten lomakkeiden tapauksessa siirtyminen painettuun paperiin tapahtuu, samoin kuin polku paperista arkistointiin tai vain jäteastiaan.
  Suunnitelkaa asiakirjat digitaalisesti tästä lähtien
  Tehkää tästä lähtien ilman paperia niin pitkälle kuin mahdollista: kokoukset, pöytäkirjat, saapuva posti, lähtevät laskut ja muistiinpanot voidaan luoda suoraan PaperOfficessa. Tehtävät ja työnkulut toteutetaan myös digitaalisesti.
  Digitoikaa laskut ja toteuttakaa vähitellen paperiton kirjanpito
  Laskujen laatiminen sinänsä on myös osa paperitonta toimistoa, vaikka sitä ei tarkastellakaan vain tässä yhteydessä. Digitalisointi ja asianmukainen käsittely ovat ongelma, ja ne on myös suunniteltava ja toteutettava hyvin.
  Jokainen, joka ylläpitää laskujaan digitaalisesti ja luo myös digitaalisen kirjanpitonsa, tunnistaa suuremman säästöpotentiaalin ja voi tehostaa yleistä kirjanpitoprosessia.
  Tietojen tallennus
  Jos olette jo päättänyt, että fyysiset tiedostonne ovat nyt digitaalisia tiedostoja, välitön kysymys on, mihin aiotte tallentaa nämä digitaaliset tiedostot. Tallennatteko ne tietokantaan paikallisesti vai ulkoiseen NAS-laitteeseen?
  Kun vaihdatte paperittomaan toimistoon, teidän ei pitäisi säästää yhdellä tärkeimmistä puolista. Nas-laitteiden paikallinen tietojen tallennus ja käyttö.
  Vai ettekö halua, että yrityksessänne on lainkaan tallennustilaa tai tietokantaa? Tulipalojen, ryöstöjen jne. Sitten tietysti ratkaisu käyttää tietokantaa erillisellä palvelimella, joka on osoitettu yksin teille, on erittäin hyvä ratkaisu.
  Valikoima on iso.

  Itse asiassa ratkaisujen etsiminen kuuluu myös ensimmäisten 30 päivän osaan. Yrityksen verkkoon integroidun PaperOffice DMS -dokumenttienhallinnan ja NAS-laitteiston avulla kaikki ratkaisut ovat käytettävissä siirtymisen toteuttamiseksi paperista digitaaliseen.

• 
• PaperOffice DMS plus -laitteiston esittely
  Kun ohjelmisto on asennettu yrityksen tietokoneisiin, hierarkiatasot on määritetty ja NAS-palvelimet on määritetty ja verkotettu, ohjelmisto koulutetaan.
  Ulkopuolisia (yleensä synonyymi "kalliita") konsultteja ei tarvita. PaperOfficen työntekijät ovat tietysti käytettävissä tarvittaessa. Yli miljoona yritystä, jotka työskentelevät PaperOffice DMS: n kanssa maailmanlaajuisesti, ovat tähän mennessä tulleet erittäin hyvin toimeen yksityiskohtaisten opetusohjelmien ja videoiden tai puhelinneuvojen kanssa PaperOffice DMS: ää koskevissa kysymyksissä.
  Suurin osa prosesseista on itsestään selviä, ja niihin liittyy erittäin hyvin suunniteltu ohjevalikko. Muuten, teidän ei tarvitse olla itsepäinen pitäytyessään 30 päivässä. Jos kaikki, jotka osallistuvat siirtymiseen analogisesta digitaaliseen, ovat sitä mieltä, että se toimii, prosessia voidaan lyhentää halutulla tavalla.
  Kansiorakenne
  Mielekäs kansiorakenne on tärkeä, jotta löydätte itsenne helposti vaihdon jälkeen. Järjestäkää digitaalinen kansiorakenne helposti olemassa olevan "todellisen" kansiorakenteenne mukaan.
  Luottakaa automaatioon
  Älykkään tekoälyn tunnistuksen ansiosta voitte tunnistaa tärkeät asiakirjatiedot asiakirjasta, poimia ne ja käyttää niitä asiakirjojen avainsanoihin. Tämä säästää aikaa ja siten rahaa.
• Viimeistelkää siirtyminen paperittomaan toimistoon
  Viimeiset 30 päivää (tai vähemmän) alkavat ja työntekijät suorittavat koulutusvaiheen. Sähköposteja ei enää tulosteta, vaan ne tallennetaan.
  Työnkulkujen ja leimojen käyttäminen
  Asiakirjoja ja sähköposteja voi käyttää, muokata ja asettaa muiden työntekijöiden saataville milloin tahansa PaperOffice DMS:n työnkulkutoiminnon kautta. Toimitusten tai saapuvien kirjeiden rahtiasiakirjat digitoidaan skannerilla tai matkapuhelinkameralla ja muunnetaan tekstiasiakirjoiksi PaperOfficen OCR-ohjelmistolla.
  Leimatoiminto mahdollistaa erilaisten työnkulkujen käynnistämisen ja lisätoimien suorittamisen. Leimoihin voidaan lisätä dynaamisia muuttujia ja jopa sähköposti-ilmoitukset lähetetään automaattisesti käytön yhteydessä.
  Älkää unohtako varmuuskopioida
  On vain yksi keskustallennustila, jossa on varmuuskopiointitoiminto. Kysymys ei enää koskaan herää siitä, kenellä työntekijällä on tietty asiakirja tallennettuna tietokoneelleen ja miten päästä siihen, koska hän on lomalla eikä ole tavoitettavissa.
  Tietojen salausmenetelmä, jota myös Yhdysvaltain armeija käyttää. Tällä hetkellä suosittu ja tuottoisa hakkereiden peli kiristysohjelmilla pomppii PaperOfficesta.
  Pysykää johdonmukaisena: Alku on aina vaikea, koska vuosia harjoitellut prosessit ovat toistaiseksi uusia. Älkää palatko vanhaan kuvioon.
• Pysykää johdonmukaisena ja kokekaa paperiton toimisto.

• Lopullinen 5-vaiheinen opas

  Juomaraha

  Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksenne digitalisointiin ladattavana asiakirjana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:

  

  

• Välipäätelmä 2 / 3

  Oikealla ohjelmistolla paperiton toimisto ei tarkoita ylimääräistä työtä!

  Tarvitaan vain joitain ohjelmistoja

  • Automatisoi laskujen vastaanottaminen kokonaan henkilökohtaisten sähköpostien avulla, jos laskut ovat digitaalisesti saatavilla
  • Paperilaskujen tapauksessa skannerin eheyden ansiosta ne voidaan kaapata automaattisesti eräskannauksella
  • Indeksoi ja lue skannatut asiakirjat
  • ja mikä tärkeintä: voi tallentaa digitaalisia ja skannattuja asiakirjoja automaattisesti niiden sisällöstä riippuen!

  Ja välttäkää tätä yleistä virhettä

  Varmistakaa joka tapauksessa, että ohjelmistovalintanne kuuluu DMS: ään, jolla voitte suorittaa automaattisen tallennuksen (esim. hakemiston valvonta) ja asiakirjojen opettamisen ITSE, jotta ette astu hallitsemattomaan kustannusloukkuun ettekä ole riippuvainen valmistajasta!

• 

Digitaalisen muutoksen tekeminen

Monille yrityksille moderni ja tehokas paperiton toimisto ei ole yön yli saavutus, mutta se ei myöskään ole utopia. Jotta voitte vihdoin saavuttaa asiakirjojen digitalisoinnin, teidän on luotava paperin vähentämiskäytännöt ja löydettävä ratkaisuja päästäksenne eroon kaikesta, mitä ette enää tarvitse.

PaperOfficen asiakirjojen hallintaohjelmisto voi auttaa teitä digitoimaan asiakirjoja ja toteuttamaan paperittoman toimiston. DMS-ratkaisut ovat kokonaisratkaisuja, jotka tarjoavat yhtenäisen infrastruktuurin.
Tämän seurauksena liiketoimintaprosessit kartoitetaan läpinäkyvästi, työnkulut voidaan suorittaa digitaalisesti ja kaikki tärkeät tiedot ovat helposti nähtävissä.

DMS-ratkaisujen ansiosta pystytte myös käsittelemään ja tallentamaan digitaalisia asiakirjoja ja sisältöä tarkastuksen mukaisella tavalla, esimerkiksi säästääksenne itsenne ongelmilta yritys- ja verotarkastusten aikana.

Vinkkejä ja temppuja digitaaliseen toimistoon

Olemme tiivistäneet teille 9 vinkkiä , jotta paperiton toimisto todella toimii!

Lyhyesti sanottuna kyse on monenlaisten asiakirjojen digitoinnista yrityksessä, kuten sopimuksista, kuiteista, toimitusilmoituksista, saapuvista laskuista, eli kaikesta paperilla olevasta. Lisäksi ei vain menneisyyttä koskeva paperi, vaan myös tuleva paperi tulee kyseenalaiseksi.

Viestintä on myös tärkeä kumppani paperittomassa toimistossa. Teidän ei tarvitse huolehtia laillisesti, kiinnittäkää vain huomiota pariin "hienovaraisuuteen". Tietyt asiakirjat, mukaan lukien kansiorakenne ja PDF-muodossa, voidaan helposti luovuttaa verokonsultille tai kollegoille itseään tukevana arkistona - se tehdään vain muutamalla hiiren napsautuksella.

Oikea dokumenttienhallintaohjelmisto ratkaisee analogis-digitaalisen ongelman

DMS on lyhenne sanoista Document Management System ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, jotka sisältävät muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen järjestelmä. Sen toimintojen valikoima on yhtä merkittävä kuin intuitiivisesti suunniteltu valikkonavigointi, joka vaatii vain vähäistä koulutusta. Ette tarvitse kalliita konsultteja paikan päällä. Hyvin selitetyt video-oppaat PaperOffice DMS: ssä voivat tehdä tämän yhtä hyvin ja paljon halvemmalla ilmaiseksi.

Skannaus, OCR, arkistointi automaattisella avainsanalla, tekoälyn ohjaama asiakirjojen yhdistäminen, integroitu hakukone, työnkulkutoiminto, salaus 1024Mbit: llä, suora integrointi MS Officeen, suojaus kiristysohjelmia vastaan, automaattinen mallien luominen, leimatoiminto, tehtävien ja muistiinpanojen hallinta.

Nämä ovat pari PaperOffice DMS: n tärkeintä toimintoa, ja kuten sanoin, teidän tai työntekijöidenne ei tarvitse suorittaa IT-tutkintoa.

Välipäätelmä 3 / 3

1. Ottakaa yhteyttä valmistajaan, jolla on osaamista ja ohjelmistoja, jotka ovat GOBD: n (ja myös GDPR: n) mukaisia!

2. Ei ole olemassa yhtä sopivaa DMS-ohjelmistoa. Jokaisella DMS: llä on perustelunsa ja viime kädessä tuotteen on sovittava tarkoitukseen.

3. Olipa kyseessä oma palvelimenne, PaperOffice-oma palvelin Strato AG: n datakeskuksessa Berliinissä (Saksa) tai NAS - tallentakaa omanne ÄLKÄÄ KOSKAAN asiakirjaa kolmannen osapuolen pilvitallennustilaan, jota a) ei käytetä erikseen ja b) ei sijaitse turvallisessa maassa c) sitä ei voida viedä yhdellä napsautuksella

Juomaraha

Jos noudatatte neuvoja ja käytätte NAS: ta sisäiseen turvalliseen asiakirjojen tallennukseen - PaperOffice ei ole vain täydellinen tähän, vaan se on jopa ainoa virallinen DMS maailman suurimmalle NAS-valmistajalle - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

Kenelle paperiton toimisto sopii?

Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: jokaiselle yritykselle. Kaikki toimialat ja koot hyötyvät paperittomasta toimistosta pk-yrityksistä ja startup-yrityksistä suuriin yrityksiin. Muutos on kuitenkin erityisen arvokas pienille ja keskisuurille yrityksille: Jalostusponnistelujen ja -kustannusten väheneminen vapauttaa lisäkasvun vauhdittajiin tarvittavan budjetin.

Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa paperittomassa toimistossani?

Ei. Toinen tekijä, joka on ollut kaikkien huulilla siitä lähtien, kun GDPR tuli voimaan viimeistään vuonna 2018, on tietosuoja. DMS-ratkaisuja ja DMS-ohjelmistoja käytetään usein arkaluonteisia henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, hallintaan ja tallentamiseen. Jos GDPR: ää rikotaan, lainsäätäjä säätää korkeista sakoista.

• Hyödyt oikeuttavat vaivannäön ja kustannukset
  Digitaalinen työskentely ja vanhojen asiakirjojen tuominen uudelle aikakaudelle on paras avaininvestointi säästää uskomattoman paljon aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa.
• Tarvitsette jonkun, joka tietää
  Ette tarvitse omaa IT-asiantuntijaanne hyödyntämään kaikkia digitalisaation etuja.
  Tarvitsette oikean kumppanin rinnallanne, joka kokemuksensa ansiosta voi toteuttaa juuri sen, mitä tarvitsette. Välttäkää pelottelua ja valitkaa testipaikat hienojen PowerPoint-esitysten sijaan ilman, että olette todella testannut sitä.
• Laitteisto on yleensä jo saatavilla
  Kokemus on osoittanut, että lähes jokaisessa toiminnassa, yrityksessä ja yrityksessä on suuri kopiokone, joka ei käytä potentiaaliaan. Nämä laitteet rakastavat massaskannauksia, sietävät paperiliittimiä ja voivat olla perusta digitaaliselle käynnistykselle ilman skanneriinvestointeja.
• Odotettua halvempi oikealla DMS:llä
  Välttäkää kustannusloukkuja DMS / ECM-järjestelmillä, joissa olette armottomasti valmistajien armoilla. Älkää tehkö kompromisseja, kun on kyse omista hallintavaihtoehdoistanne, kuten asiakirjojen opettamisesta ja asetusten tekemisestä itse. Jos tarvitsette apua, valmistaja auttaa teitä mielellään, mutta pysyy itsenäisenä.
• Digitaalinen automaatio on tulevaisuutta
  Menettelyt ovat tulevaisuudessa täysin identtisiä, mutta täysin automatisoituja.
  Lasku tulossa? Työnkulku käynnistyy ja kaikki menee määritetyllä tavalla.
  Etsittekö kaikkia 1000 kansiota? Ei hätää, koska teillä on oma Google!