Tietosuojakäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Tietojen käsittelystä tällä verkkosivustolla vastaava rekisterinpitäjä on:

2. Henkilötietojen kerääminen ja tallentaminen

2.1 Verkkosivuston käynnissä

Kun käytätte verkkosivustoamme, selaimenne lähettää automaattisesti tietoja palvelimelle. Nämä tiedot tallennetaan väliaikaisesti lokitiedostoon:

• Pyytävän tietokoneen IP-osoite
• Käyttöpäivämäärä ja -aika
• Haetun tiedoston nimi ja URL
• Sivusto josta käyttö tapahtui (referrer URL)
• Käytetty selain ja mahdollinen käyttöjärjestelmä

2.2 Palveluidemme käytössä

Rekisteröityessämme palveluihimme keräämme:

• Sähköpostiosoite
• Nimi / Yrityksen nimi
• Maksutiedot (maksullisille palveluille)
• PaperOffice-palveluiden käyttödata

3. Tietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

• Verkkosivuston ja palveluidemme tarjoaminen
• Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakaspalvelu
• Tuotteidemme ja palveluidemme parantaminen
• Markkinointi ja mainonta (vain suostumuksellanne)
• Lakien noudattaminen

4. Oikeudelliset perusteet

Käsittely perustuu:

• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta a – Suostumus
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta b – Sopimuksen täytäntöönpano
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta c – Lakivelvollisuus
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta f – Oikeutettu etu

5. Tietojen tallennus

5.1 Tallennuspaikka

Tietonne tallennetaan yksinomaan Eurooppalaisiin datakeskuksiin. Emme käytä EU:n ulkopuolisia pilvipalveluja henkilötietojen tallentamiseen.

5.2 Tallennusaika

Tallennamme tietojanne vain niin kauan kuin on tarpeen keräämisen tarkoituksiin tai lain mukaisten säilytysaikojen ajan.

6. Oikeutenne

Teillä on seuraavat oikeudet henkilötietoihinne:

• Tietoon saaminen (GDPR art. 15) – Voitte pyytää tietoja tallennetuista tiedoistanne
• Oikaisu (GDPR art. 16) – Voitte pyytää virheellisten tietojen korjausta
• Poisto-oikeus (GDPR art. 17) – Voitte pyytää tietojenne poistamista
• Käsittelyn rajoittaminen (GDPR art. 18) – Voitte pyytää käsittelyn rajoittamista
• Tietojen siirrettävyys (GDPR art. 20) – Voitte saada tietonne yleisessä muodossa
• Vastustamisoikeus (GDPR art. 21) – Voitte vastustaa käsittelyä
• Suostumuksen peruutus (GDPR art. 7 (3)) – Voitte peruuttaa suostumuksenne milloin tahansa

7. Evästeet

Markkinointisivusto mittaa ulottuvuutta ja istunnon käyttäytymistä ensimmäisen vuorovaikutuksen jälkeen. Evästebanneria eikä mainos-ID:itä ei ole. Teknisesti välttämättömät asetukset (kieli, valuutta) ovat toiminnan kannalta välttämättömiä.

7.1 Teknisesti välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnalle (esim. kieli ja valuutta) eikä niitä voi kohtuudella poistaa.

7.2 Ulottuvuuden mittaus ja istunnon toisto

Vierityksen tai klikkauksen jälkeen: Google Analytics 4 (mittaustunnus G-HQHHXQ44LG, vain paperoffice.ai ja www.paperoffice.ai), ensimmäisen osapuiston tilastot /po-stats/:n kautta (Plausible) ja OpenReplay vuorovaikutuksen jälkeen. Ei suostumusbanneria, ei Google Tag Manageria, ei mainos-ID:itä.

8. Tietoturva

Toteutamme tekniset ja organisatoriset turvatoimet tietojenne suojaamiseksi vahingossa tai tahalliselta muokkaukselta, menettämiseltä, tuhoamiselta tai luvattomalta käytöltä:

• SSL/TLS-salaus kaikille tietonsiirroille
• Salattu tietojen tallennus
• Säännölliset tietoturvatarkastukset
• Pääsynhallinta ja tunnistautuminen

9. Tietojen luovutus

Henkilötietojanne ei luovuteta kolmansille osapuolille paitsi seuraaviin tarkoituksiin:

• Maksupalveluntarjoajat (maksujen käsittelyyn)
• IT-palveluntarjoajat (tekniselle tuelle)
• Viranomaiset (lain edellyttäessä)

10. Tekoälyavustajien (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor) yhdistäminen MCP:n kautta

PaperOffice tarjoaa Model Context Protocol -protokollan (MCP) mukaisen palvelimen osoitteessa mcp.paperoffice.ai, jonka kautta voitte yhdistää kolmansien osapuolten tekoälyavustajia PaperOffice-tiliinne. Yhteyden valtuutatte yksinomaan te itse (OAuth 2.1 ja PKCE); salasananne ei paljastu avustajalle.

Jokaisen käytön yhteydessä avustaja lähettää PaperOfficelle kutsutun työkalun nimen sekä sen tarvitsemat parametrit (esim. hakusanan tai asiakirjan tunnuksen). PaperOffice suorittaa kutsun käyttäjätilinne oikeuksilla omassa infrastruktuurissaan EU:n konesaleissa ja palauttaa tuloksen avustajalle. PaperOffice ei saa keskusteluhistoriaanne eikä avustajalle antamianne syötteitä eikä tallenna keskustelutietoja.

Palautetut tulokset (esim. asiakirjojen tekstit) tulevat osaksi keskusteluanne avustajan kanssa, ja niihin sovelletaan kyseisen palveluntarjoajan (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor) tietosuojaehtoja. Tarkistakaa, onko kyseisten asiakirjojen luovuttaminen tälle palveluntarjoajalle organisaationne osalta sallittua.

PaperOffice kirjaa jokaisen työkalukutsun (ajankohta, käyttäjä, työkalu, käytetyt Credits, yhteys) tilinne tarkastuslokiin (audit trail). Oikeusperusteena on sopimuksen täyttäminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä oikeutettu etumme turvallisuuteen ja jäljitettävyyteen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Voitte peruuttaa yhteyden milloin tahansa PaperOffice-sovelluksessa kohdassa Tili → API → MCP-yhteydet tai avustajassa; myönnetyt käyttöoikeustunnukset mitätöityvät välittömästi.

11. Valitusoikeus

Teillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojenne käsittelystä.

12. Yhteyshenkilö tietosuojakyselyille