Tietosuojakäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Tietojen käsittelystä tällä verkkosivustolla vastaava rekisterinpitäjä on:

PaperOffice-ohjelmistosta ja asiakastileistä vastaa PaperOffice Enterprise Operations, Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (Espanja). Se on myös PaperOffice Limited Europen edustaja Euroopan unionissa GDPR:n 27 artiklan mukaisesti.

2. Henkilötietojen kerääminen ja tallentaminen

2.1 Verkkosivuston käynnissä

Kun käytätte verkkosivustoamme, selaimenne lähettää automaattisesti tietoja palvelimelle. Nämä tiedot tallennetaan väliaikaisesti lokitiedostoon:

• Pyytävän tietokoneen IP-osoite
• Käyttöpäivämäärä ja -aika
• Haetun tiedoston nimi ja URL
• Sivusto josta käyttö tapahtui (referrer URL)
• Käytetty selain ja mahdollinen käyttöjärjestelmä

2.2 Palveluidemme käytössä

Rekisteröityessämme palveluihimme keräämme:

• Sähköpostiosoite
• Nimi / Yrityksen nimi
• Maksutiedot (maksullisille palveluille)
• PaperOffice-palveluiden käyttödata

2.3 Problem Solver (ongelmakuvauksen kentässä paperoffice.ai ja sovelluksessa)

Kun ongelmanratkaisussa kuvataan asiaa, syötetty teksti, valittu kieli ja luokittelun tulos (ehdotetut toiminnot, avoinna olevat kohdat) käsitellään. Nämä tiedot sekä päivämäärä ja kellonaika tallennetaan kaksitoista kuukauden ajaksi ongelmanratkaisun ja toimintoluettelon kehittämistä varten; IP-osoite tallennetaan vain päivittäisenä hash-arvona. Kirjautuneet käyttäjät yhdistetään heidän tilinsä kanssa. Jokaisesta pyynnöstä ilmoitetaan sähköpostitse, jotta tarvittaessa voidaan ottaa yhteyttä. Oikeusperusteena on oikeutettu etu tarjonnan kehittämisessä (GDPR:n artikla 6 kappale 1 kohta f). Erityisiä henkilötietoluokkia ei tule syöttää ongelmanratkaisussa.

3. Tietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojanne seuraaviin tarkoituksiin:

• Verkkosivuston ja palveluidemme tarjoaminen
• Sopimuksen täytäntöönpano ja asiakaspalvelu
• Tuotteidemme ja palveluidemme parantaminen
• Markkinointi ja mainonta (vain suostumuksellanne)
• Lakien noudattaminen

4. Oikeudelliset perusteet

Käsittely perustuu:

• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta a – Suostumus
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta b – Sopimuksen täytäntöönpano
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta c – Lakivelvollisuus
• GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta f – Oikeutettu etu

5. Tietojen tallennus

5.1 Tallennuspaikka

Tietonne tallennetaan yksinomaan Eurooppalaisiin datakeskuksiin. Emme käytä EU:n ulkopuolisia pilvipalveluja henkilötietojen tallentamiseen.

5.2 Tallennusaika

Tallennamme tietojanne vain niin kauan kuin on tarpeen keräämisen tarkoituksiin tai lain mukaisten säilytysaikojen ajan.

6. Oikeutenne

Teillä on seuraavat oikeudet henkilötietoihinne:

• Tietoon saaminen (GDPR art. 15) – Voitte pyytää tietoja tallennetuista tiedoistanne
• Oikaisu (GDPR art. 16) – Voitte pyytää virheellisten tietojen korjausta
• Poisto-oikeus (GDPR art. 17) – Voitte pyytää tietojenne poistamista
• Käsittelyn rajoittaminen (GDPR art. 18) – Voitte pyytää käsittelyn rajoittamista
• Tietojen siirrettävyys (GDPR art. 20) – Voitte saada tietonne yleisessä muodossa
• Vastustamisoikeus (GDPR art. 21) – Voitte vastustaa käsittelyä
• Suostumuksen peruutus (GDPR art. 7 (3)) – Voitte peruuttaa suostumuksenne milloin tahansa

7. Evästeet

Kattavuuden mittaus ja istunnon tallennus alkavat vain nimenomaisen suostumuksen jälkeen tietosuojapaneelissa. Ilman suostumusta ne pysyvät poissa päältä. Välttämättömät tekniikat (kieli, valuutta, istunto, turvallisuus ja päätös po_privacy) tarvitaan toimintaan. Mainostunnisteita ei ole.

7.1 Teknisesti välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnalle (esim. kieli ja valuutta) eikä niitä voi kohtuudella poistaa.

7.2 Ulottuvuuden mittaus ja istunnon toisto

Suostumuksen jälkeen, kukin erikseen: Google Analytics 4 (tunnus G-HQHHXQ44LG, vain paperoffice.ai ja www.paperoffice.ai), first-party-tilasto /po-stats/-polun kautta (Plausible) ja istunnon tallennus OpenReplaylla palvelimillamme. Ei Google Tag Manageria eikä mainostunnisteita. Päätös on evästeessä po_privacy noin kuusi kuukautta.

8. Tietoturva

Toteutamme tekniset ja organisatoriset turvatoimet tietojenne suojaamiseksi vahingossa tai tahalliselta muokkaukselta, menettämiseltä, tuhoamiselta tai luvattomalta käytöltä:

• SSL/TLS-salaus kaikille tietonsiirroille
• Salattu tietojen tallennus
• Säännölliset tietoturvatarkastukset
• Pääsynhallinta ja tunnistautuminen

9. Tietojen luovutus

Henkilötietojanne ei luovuteta kolmansille osapuolille paitsi seuraaviin tarkoituksiin:

• Maksupalveluntarjoajat (maksujen käsittelyyn)
• IT-palveluntarjoajat (tekniselle tuelle)
• Viranomaiset (lain edellyttäessä)

10. Tekoälyavustajien (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) yhdistäminen MCP:n kautta

PaperOffice tarjoaa Model Context Protocol -protokollan (MCP) mukaisen palvelimen osoitteessa mcp.paperoffice.ai, jonka kautta voitte yhdistää kolmansien osapuolten tekoälyavustajia PaperOffice-tiliinne. Yhteyden valtuutatte yksinomaan te itse (OAuth 2.1 ja PKCE); salasananne ei paljastu avustajalle.

Jokaisen käytön yhteydessä avustaja lähettää PaperOfficelle kutsutun työkalun nimen sekä sen tarvitsemat parametrit (esim. hakusanan tai asiakirjan tunnuksen). PaperOffice suorittaa kutsun käyttäjätilinne oikeuksilla omassa infrastruktuurissaan EU:n konesaleissa ja palauttaa tuloksen avustajalle. PaperOffice ei saa keskusteluhistoriaanne eikä avustajalle antamianne syötteitä eikä tallenna keskustelutietoja.

Palautetut tulokset (esim. asiakirjojen tekstit) tulevat osaksi keskusteluanne avustajan kanssa, ja niihin sovelletaan kyseisen palveluntarjoajan (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta) tietosuojaehtoja. Tarkistakaa, onko kyseisten asiakirjojen luovuttaminen tälle palveluntarjoajalle organisaationne osalta sallittua.

PaperOffice kirjaa jokaisen työkalukutsun tilin tarkastuslokiin: ajankohta, käyttäjä, työkalu, tulos, kesto, kulutetut Credits, yhteys (istunnon ID ja lyhennetty pääsytunnisteen tarkistusarvo), vaikuttavat asiakirjan ID:t sekä kutsuparametrit; tekstiarvot enintään 100 merkkiä (esim. hakutermit) tallennetaan sanasta sanaan, pidemmät vain niiden pituuden kanssa. Lokitietueet säilytetään niin kauan kuin tili on voimassa. Oikeusperusteena ovat sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä oikeutettu etu turvallisuuden ja jäljitettävyyden varmistamiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). OAuth:n kautta myönnetyt pääsytunnisteet ovat voimassa enintään 365 päivää. Yhteys voidaan peruuttaa milloin tahansa PaperOffice-sovelluksessa kohdasta Tili → API → MCP:n yhteydet tai avustajasta; myönnetyt pääsytunnisteet mitätöityvät tällä tavoin välittömästi. API:n avain, jota käytetään OAuth:n sijaan, poistetaan sovelluksesta kohdasta Tili → API; siihen asti se pysyy voimassa.

Kun te avaatte suoraan yhdistetyn tekoälyavustajan yhteydenikkunan (alussa Claude), asetetaan mcp.paperoffice.ai:n kautta teknisesti välttämätön eväste (__Host-po_oauth_hb, voimassa enintään 60 minuuttia). Eväste sisältää vain satunnaisen tunniste-identifikaattorin, joka liittää avoimen yhteyspyynnön selaimeen, jossa PaperOffice-tili luodaan tai johon ollaan kirjautuneena. Näin yhteys voidaan vahvistuksen jälkeen sovelluksessa lopettaa ilman pääsytunnisteen kopiointia. PaperOffice:n osalta vain tämän tunnisteen hash-arvo tallennetaan yhteyden pyynnön kanssa, ja vahvistettu pääsytunniste pidetään valmiina päätökseen asti, enintään 10 minuuttia. Kaikki tiedot poistetaan viimeistään 40 minuutin kuluttua yhteyden ikkunan viimeisestä avaamisesta. Oikeusperusteena on ehdoton välttämättömyys toivotun yhteyden (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) kannassa sopimuksen täytäntöönpanon (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) kanssa.

11. Google Workspace -lisäosa (Gmail ja Google Drive)

PaperOffice-ohjelmistosta ja asiakastileistä vastaava taho PaperOffice Enterprise Operations tarjoaa lisäosaa Gmailiin ja Google Driveen. Lisäosa toimii Googlen Workspace sisällä, ja se yhdistetään PaperOffice-tiliin käyttäjän itse syöttämällä API-avaimella. Tämä avain sekä kohdetyötilan nimi tallennetaan Googlen tilille (Apps Scriptin käyttäjäominaisuudet) eikä mihinkään muualle.

Lisäosa käsittelee Google-käyttäjän dataa vain, kun toiminto käynnistetään: Gmailissa avoimen sähköpostin liitetiedostot, jotka valitaan tallennettavaksi; Google Drivessa valittujen tiedostojen nimet ja tyypit sekä niiden sisältö, joiden avaaminen lisäosalle on nimenomaisesti sallittu. Tämä sisältö lähetetään ainoastaan PaperOffice-tilille, jossa se tallennetaan ja käsitellään samalla tavalla kuin muutkin ladatut asiakirjat. Lisäosa ei lue muita sähköposteja tai tiedostoja eikä säilytä sähköpostin sisältöä tai tiedostoja PaperOffice-tilin ulkopuolella.

Google-käyttäjän dataa ei käytetä mainontaan, sitä ei myydä eikä sitä käytetä yleistettyjen tekoälymallien kouluttamiseen. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. Toisin sanoen: PaperOffice:n kautta Google API:iden saaman tiedon käyttö ja siirtäminen muihin sovelluksiin noudattaa Google API Services User Data Policya, mukaan lukien Limited Use -vaatimukset.

Oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n artikla 6(1)(b)). Lisäosan pääsy Googlen tilille voidaan peruuttaa milloin tahansa osoitteessa https://myaccount.google.com/permissions, ja tallennettu API-avain voidaan poistaa lisäosan asetuksista tai PaperOffice-sovelluksen kohdasta Tili → API.

12. PaperOffice AI-sovellukset kolmansien osapuolten alustoilla

PaperOffice Enterprise Operations, joka vastaa PaperOffice-ohjelmistosta ja asiakastileistä, tarjoaa sovelluksia kolmansien osapuolten alustoille. Jokainen sovellus yhdistää tilin käyttäjän avaimen tai tunnuksen avulla, joka syötetään itse, ja käsittelee ainoastaan silloin, kun toiminto käynnistetään. Sovellukset lähettävät sisällön vain PaperOffice-tilille, jossa se tallennetaan ja käsitellään samalla tavalla kuin muutkin ladatut asiakirjat.

12.1 Microsoft 365-sovellukset (Outlook-lisäosa ja Microsoft Teams-sovellus)

Outlook-lisäosa ja Teams-sovellus yhdistetään API-avaimella, joka syötetään itse. Outlook-lisäosa tallentaa tämän avaimen ja kohdetyötilan nimen sähköpostiasetuksiin (Office roaming settings), kun taas Teams-sovellus tallentaa ne Teams-asiakasohjelman tai selaimen paikalliseen tallennustilaan. Molempien sovellusten sivut palvellaan connect.paperoffice.ai:stä ilman evästeitä.

Outlook:ssä sovellukset käsittelevät avoimen sähköpostin liitetiedostoja, jotka valitaan; Teams:ssä laitteelta valitut tiedostot. Muuta sähköposteja tai tiedostoja ei lueta, eikä Microsoft Graph-järjestelmään päästä. Tallennettu API-avain voidaan poistaa milloin tahansa lisäosan tai sovelluksen asetuksista, ja lisäosa tai sovellus voidaan poistaa Outlook:stä tai Teams:stä.

12.2 CRM-sovellukset (esimerkiksi Pipedrive)

Jokaisen CRM-sovelluksen asennuksen yhteydessä sovelluspalvelu tallentaa tunnistetiedot tilistä ja käyttäjästä alustalla, alustan myöntämät pääsy- ja päivitystunnukset, PaperOffice-käyttäjätunnuksen sekä valitun kohdetyötilan. Tunnukset tallennetaan salattuna, niitä ei kirjoita lokitiedostoihin eikä niitä näytetä uudelleen sovelluksessa.

Pipedrive:ssä sovellus käsittelee avoimen kaupankäynnin liitetiedoston, joka valitaan, ja kirjoittaa tuloksen takaisin kauppaan huomautuksena sekä, jos tarkistus epäonnistuu, tehtävänä. Sovellus ei lue muita tietueita eikä pidä omaa kopiota asiakirjojen sisällöstä. Sovelluksen pääsy voidaan lopettaa milloin tahansa poistamalla se alustalta. Tallennetut asennustiedot, mukaan lukien kaikki tunnukset, poistetaan tällöin; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluessa. HubSpot:ssä tuloksena oleva huomautus kaupassa nimeää HubSpot-käyttäjän, joka aloitti poiminnan (käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite), koska sovellus kirjoittaa omilla käyttöoikeuksillaan. HubSpot-tilin asennustiedot poistetaan 24 tunnin kuluessa siitä, kun HubSpot peruuttaa sovelluksen käyttöoikeuden; varmuuskopiot enintään 30 päivän kuluttua.

12.3 Slack-sovellus

Jokaiselle Slack-työtilalle, johon sovellus on asennettu, sovelluspalvelu tallentaa työtilan tunnisteen, Slack:n myöntämän botin tunnuksen, sovelluksen asentaneen henkilön tunnisteen sekä tiedon siitä, voivatko tulokset näkyä ketjussa. Jokaiselta käyttäjältä tallennetaan PaperOffice-käyttäjätunnus ja kohdetyötila, joka syötetään /paperoffice:n kautta. Tunnukset säilytetään salattuna, niitä ei kirjoita lokitiedostoihin eikä niitä näytetä uudelleen sovelluksessa.

Sovellus käsittelee tiedoston vain, kun viestioikotie "Extract with PaperOffice AI" valitaan viestistä. Ensimmäinen tiedosto ladataan ja siirretään valittuun PaperOffice-työtilaan, jossa se tallennetaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja. Tulos sisältää erotetut laskutiedot, kuten toimittajan, summat ja IBAN:n. Oletuksena tuloksen näkee vain käyttäjä. Jos sovelluksen asentaja on ottanut käyttöön "Show results in the thread for everyone in the channel", tulos julkaistaan ketjussa ja se on näkyvissä kanavan kaikille jäsenille. Sovellus ei lue muita viestejä, kanavia tai jäsenluetteloita, eikä sovelluspalvelu säilytä omia kopioita asiakirjojen sisällöstä. Kun sovellus poistetaan Slack-työtilasta, Slack ilmoittaa tästä sovelluspalvelulle, joka poistaa botin tunnuksen ja kaikkien kyseisen työtilan käyttäjien asetukset; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluessa.

12.4 Jira-sovellus (Atlassian)

Jira-sovellus toimii Atlassianin Forge-alustalla. Käyttäjätokeni tallennetaan salattuna Atlassianin sovellustallenteeseen Jira-sivustoa varten yhdessä valitun kohdetyötilan kanssa; oma sovelluspalvelu ei tallenna sitä. Molemmat voidaan poistaa milloin tahansa valitsemalla "Remove my token" sovelluspaneelissa.

Liite käsitellään ainoastaan silloin, kun Extract valitaan näkyvissä olevan tiketin PaperOffice AI -paneelissa. Liite ladataan valittuun PaperOffice-työtilaan, jossa se tallennetaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja, ja tulos, mukaan lukien erotetut laskutiedot, lisätään tikettiin kommenttina, jonka kaikki tiketin näkevät voivat lukea. Jira Service Management -projekteissa kommentti on aina sisäinen huomautus, jota asiakkaat eivät näe. Kun sovellus poistetaan käytöstä, Atlassian poistaa sovellustallenteen omien poistoajan määrien mukaisesti.

12.5 Confluence-sovellus (Atlassian)

Confluence-sovellus toimii Atlassianin Forge-alustalla. Käyttäjätokeni tallennetaan salattuna Atlassianin sovellustallennukseen Confluence-sivustoa varten yhdessä valitun kohdetyötilan kanssa; oma sovelluspalvelu ei tallenna sitä. Molemmat voidaan poistaa milloin tahansa "Remove my token" sovelluksessa.

Sovellus käsittelee liitteen vain, kun Extract valitaan sivulla, jonka muokkaamiseen käyttäjällä on oikeus. Liite ladataan valittuun PaperOffice työtilaan, jossa se tallennetaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja, ja tulos, mukaan lukien erotetut laskutiedot, lisätään kommenttina sovelluksen omalla nimellä sivulle, jonka kaikki sivun näkemiseen oikeutetut voivat lukea. Sovellus tukee sivuja, ei blogikirjoituksia. Kun sovellus poistetaan, Atlassian poistaa sovellustallennuksen omien poistoajan määrien mukaisesti.

12.6 Trello Power-Up

Power-Up valtuuttaa itsensä Trello-tokenilla, jonka käyttäjä myöntää ja joka pysyy Trellossa; oma sovelluspalvelu käyttää sitä vain käynnissä olevaan käsittelyyn eikä tallenna sitä. Jokaiselle Trello-jäsenelle sovelluspalvelu tallentaa jäsenidentifikaattorin, PaperOffice-käyttäjätokenin salattuna ja valitun kohdetyötilan. Power-Upin poistaminen taulukolta ei poista näitä asetuksia, koska Trello ei ilmoita sovelluspalvelulle; ne poistetaan viimeistään 6 kuukauden kuluttua viimeisestä käytöstä tai välittömästi "Remove my token" avulla Power-Upin asetuksissa.

Sovellus käsittelee tiedoston vain, kun Extract valitaan kortille ladatulle tiedostolle, johon käyttäjällä on pääsy. Tiedosto ladataan valittuun PaperOffice työtilaan, jossa se tallennetaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja, ja tulos, mukaan lukien erotetut laskutiedot, lisätään kommenttina kortille, jonka kaikki kortin näkemiseen oikeutetut voivat lukea. Sovelluspalvelu ei pidä omaa kopiota asiakirjan sisällöstä; poistettujen asetusten varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua.

12.7 monday.com-sovellus

monday.com sovellus toimii kohteen näkymänä. Se lukee tiedostoja ja kirjoittaa päivityksiä suoraan monday.com:hen käyttäjän omilla käyttöoikeuksilla; sovelluspalvelu ei tallenna monday.com tokenia; se vastaanottaa vain lyhytaikaisen istuntotokenin käyttäjän varmistamiseksi. Jokaiselle käyttäjälle sovelluspalvelu tallentaa PaperOffice käyttäjätokenin salattuna ja valitun kohdetyötilan. Molemmat voidaan poistaa milloin tahansa "Remove my token" näkymässä.

Sovellus käsittelee tiedoston vain, kun Extract valitaan avoimen kohteen tiedostolle. Sovelluspalvelu lataa kyseisen tiedoston monday.com:sta ja lataa sen valittuun PaperOffice työtilaan, jossa se tallennetaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja; tulos, mukaan lukien erotetut laskutiedot, lisätään päivityksenä kohteeseen. Sovelluspalvelu ei pidä omaa kopiota asiakirjan sisällöstä. Kun sovellus poistetaan, monday.com ilmoittaa sovelluspalvelulle, joka sitten poistaa kaikkien sen tilin käyttäjien asetukset; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua.

12.8 Shopify-sovellus

Jokaiselle kaupalle sovelluspalvelu tallentaa kaupan verkkotunnuksen ja Shopify:n myöntämän pääsytokenin; jokaiselle henkilökunnan käyttäjälle se tallentaa PaperOffice käyttäjätokenin salattuna ja kohdetyötilan. Sovellus lukee tuotteet ja varaston kustannukset verratakseen laskurivejä kataloogiin; se ei lue asiakas- tai tilausdataa. Se ei muuta mitään kaupassa.

Sovellukseen ladatut laskut tallennetaan valittuun PaperOffice työtilaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja. Kun sovellus poistetaan tai kun Shopify pyytää kaupan tietojen poistamista, sovelluspalvelu poistaa kaupan pääsytokenin ja kaikkien sen käyttäjien asetukset; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua.

12.9 Stripe-sovellus

Jokaiselle Stripe-tilin käyttäjälle sovelluksemme tallentaa PaperOffice-käyttäjätunnisteen salattuna ja kohdetyötilan. Sovellus lukee vain laskun, joka valitaan arkistoitavaksi Stripe-tililtä, eikä kirjoita mitään Stripeen.

Laskun PDF-tiedosto tallennetaan valittuun PaperOffice-työtilaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja. Kun sovellus poistetaan, Stripe ilmoittaa palvelumme sovelluspalvelulle, joka sitten poistaa kaikkien kyseisen Stripe-tilin käyttäjien asetukset; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua.

12.10 Shopware-sovellus

Jokaiselle Shopware-kaupalle sovelluksemme tallentaa kaupan tunnisteen ja URL-osoitteen, kaupan sovelluksen salaisen avaimen ja API-käyttöoikeuden, jonka Shopware myöntää sovellukselle, PaperOffice-käyttäjätunnisteen ja kohdetyötilan; salaiset avaimet ja tunnisteet tallennetaan salattuna. Sovellus lukee vain tuotteet ja valmistajat vertailtaessa laskurivejä luetteloon; se ei muuta mitään kaupassa eikä lue asiakas- tai tilausdataa.

Sovellukseen ladatut laskut tallennetaan valittuun PaperOffice-työtilaan ja käsitellään kuten mikä tahansa muu ladattu asiakirja. Kun sovellus poistetaan kaupasta, Shopware ilmoittaa palvelumme sovelluspalvelulle, joka sitten poistaa kaiken kyseiselle kaupalle tallennetun datan; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua.

12.11 Zendesk-sovellus

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., joka vastaa PaperOffice-ohjelmistosta ja asiakastileistä, tarjoaa sovelluksen Zendesk:lle. Zendesk-pääkäyttäjä syöttää PaperOffice-käyttäjätunnisteen turvallisena asennusparametrina ja vain jos tili vaatii kirjautumisen liitteisiin, Zendesk API -tunnisteen omistajan sähköpostiosoitteella. Zendesk tallentaa nämä asetukset ja lisää ne vain pyyntöihin connect.paperoffice.ai:lle; liitäntämme käyttää niitä ainoassa pyynnössä eikä tallenna niitä.

Sovellus toimii kirjautuneen agentin käyttöoikeuksilla: se näyttää avoimen lipun liitteet, jotka agentti näkee, ja lisää tuloksen sisäiseksi huomautukseksi agentin oman Zendesk-istunnon avulla. Vain kun agentti valitsee liitteen, liitäntä saa sen latauslinkin, lataa tiedoston, lähettää sen PaperOffice-tilille ja palauttaa tulostekstin. Liitäntä ei lue lippuja eikä kirjoita Zendesk:ään.

Sovelluksen poistaminen Zendesk:sta poistaa asetukset; PaperOffice-käyttäjätunniste voidaan poistaa PaperOffice-sovelluksesta kohdasta Tili → API ja Zendesk API -tunniste Zendesk Admin Center:sta.

12.12 Freshdesk-sovellus (Freshworks)

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tarjoaa sovelluksen Freshdeskille. Ylläpitäjä syöttää PaperOffice-käyttäjätunnin turvallisena asennusparametrina; Freshworks tallentaa sen ja lisää sen vain pyyntöihin osoitteeseen connect.paperoffice.ai. Liitäntä käyttää tunnistetta ainoastaan yhteen pyyntöön eikä tallenna sitä. Freshdesk API -avainta ei tarvita.

Sovellus toimii kirjautuneen agentin oikeuksilla: se näyttää avoimen laskun liitteet ja avaa yksityisen huomautusten muokkaimen tuloksella, jonka agentti lisää. Vain kun agentti valitsee liitteen, liitäntä vastaanottaa sen väliaikaisen latauslinkin, lataa tiedoston, lähettää sen PaperOffice-tilille ja palauttaa tulostekstin. Liitäntä ei lue laskuja eikä kirjoita Freshdeskiin.

Sovelluksen poistaminen Freshdeskistä poistaa asennusparametrit; PaperOffice-käyttäjätunnin voi poistaa PaperOffice-sovelluksesta kohdasta Tili → API.

12.13 Box-integraatio

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tarjoaa integraation Boxiin. Kun integraatio avataan tiedostosta, Box kirjaa käyttäjän sisään OAuthin avulla; liitäntä tallentaa Box-pääsy- ja -päivitystokenit sekä syötetyn PaperOffice-käyttäjätokenin salattuna Box-käyttäjää varten (avaimena Box-käyttäjätunnus) yhdessä valitun työtilan ja viimeisen käyttöajankohdan kanssa.

Integraatio toimii käyttäjän omilla Box-oikeuksilla. Vasta kun vahvistus annetaan PaperOffice AI -ikkunassa, liitäntä lataa kyseisen yhden tiedoston Boxista, lähettää sen PaperOffice-tilille ja lisää tuloksen tiedostoon kommenttina. Muita tiedostoja se ei lue. Kommentti näkyy kaikille, joilla on pääsy tiedostoon Boxissa, mukaan lukien poimitut tiedot, kuten pankkitiedot (IBAN). Jotta tiedostoa ei luettaisi ja laskutettaisi kahdesti, liitäntä säilyttää jokaisesta luetusta tiedostosta käsittelytilan (tilistä, tiedostosta ja versiosta johdettu avain, tila ja PaperOffice-asiakirjaviite) 30 päivän ajan.

Näitä tietoja ei käytetä mainontaan, niitä ei myydä eikä niitä käytetä yleistettyjen tekoälymallien kouluttamiseen.

Oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). PaperOffice-käyttäjätoken voidaan poistaa integraatioikkunasta milloin tahansa; tokenit poistetaan viimeistään 60 päivän jälkeen ilman käyttöä tai seuraavan pääsyn yhteydessä sen jälkeen, kun sovellus on peruutettu Boxissa. Sovellus voidaan myös peruuttaa Box-tilin asetuksista.

12.14 Dropbox-laajennos

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tarjoaa laajennoksen Dropboxiin. Kun tiedosto avataan laajennoksella, Dropbox kirjaa käyttäjän sisään OAuthin avulla; liitäntä tallentaa Dropbox-pääsy- ja -päivitystokenit sekä syötetyn PaperOffice-käyttäjätokenin salattuna Dropbox-tiliä varten (tunnistetaan vain tilitunnuksen tiivisteellä) yhdessä valitun työtilan ja viimeisen käyttöajankohdan kanssa.

Laajennos toimii käyttäjän omilla Dropbox-oikeuksilla. Vasta kun vahvistus annetaan PaperOffice AI -sivulla, liitäntä lataa kyseisen yhden tiedoston Dropboxista, lähettää sen PaperOffice-tilille ja tallentaa tuloksen uutena tiedostona alkuperäisen viereen. Muita tiedostoja se ei lue, eikä se koskaan muuta tai korvaa olemassa olevia tiedostoja. Tulostiedosto näkyy kaikille, joilla on pääsy kansioon Dropboxissa, mukaan lukien poimitut tiedot, kuten pankkitiedot (IBAN). Jotta tiedostoa ei luettaisi ja laskutettaisi kahdesti, liitäntä säilyttää jokaisesta luetusta tiedostosta käsittelytilan (tilistä, tiedostosta ja versiosta johdettu avain, tila ja PaperOffice-asiakirjaviite) 30 päivän ajan.

Näitä tietoja ei käytetä mainontaan, niitä ei myydä eikä niitä käytetä yleistettyjen tekoälymallien kouluttamiseen.

Oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). PaperOffice-käyttäjätoken voidaan poistaa sivulta milloin tahansa; tokenit poistetaan viimeistään 60 päivän jälkeen ilman käyttöä tai seuraavan pääsyn yhteydessä sen jälkeen, kun sovellus on peruutettu Dropboxissa. Sovellus voidaan myös irrottaa Dropbox-asetuksista kohdasta Yhdistetyt sovellukset.

12.15 Docusign-sovellus

Kun Docusign-sovellus yhdistetään, sovelluspalvelu tallentaa PaperOffice-käyttäjätunnisteen (salattu), kohdetason ja Docusign-uudelleenluontitunnisteen (salattu). Docusign lähettää valmiit sopimukset sovelluspalvelulle, joka tallentaa ne kyseiseen tasoon samalla tavalla kuin muutkin ladatut asiakirjat; sama tiedosto tallennetaan vain kerran. Sovelluspalvelu ei säilytä omia kopioita asiakirjojen sisällöstä.

Yhteystiedot poistetaan viimeisen käytön jälkeen 6 kuukauden kuluttua ja kesken jäänyt yhteys yhden päivän kuluttua; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua. Varmistaaksemme, että sama tiedosto käsitellään vain kerran, sovelluspalvelu säilyttää käsittelytietueen (tiedoston ja PaperOffice-asiakirjan tunnisteen hash-arvo, ei asiakirjan sisältöä) 30 päivän ajan. Yhteys voidaan lopettaa milloin tahansa poistamalla käyttäjätunniste PaperOffice-sovelluksesta kohdasta Tili → API: uusia asiakirjoja ei tallenneta ja yhteystiedot poistetaan seuraavassa yrityksessä tai yllä mainittujen aikavälien jälkeen.

12.16 Wix-sovellus

Kun Wix-sovellusta käytetään, sovelluspalvelu tallentaa PaperOffice-käyttäjätunnisteen (salattu), valitun tason Wix-sivustolle ja Wix-käyttäjätunnuksen. Ladatut laskut tallennetaan kyseiseen tasoon samalla tavalla kuin muutkin ladatut asiakirjat. Rivikohtien vertailua varten sovelluspalvelu lukee Wix-kaupan tuotekatalogin vastaavat tuotteet (SKU, tuotenimi, myyntikate) tarkastushetkellä eikä tallenna niitä. Sovellus ei lue tilauksia, asiakkaita tai sivuston jäseniä eikä tee muutoksia Wix:ssä.

Asetukset poistetaan, kun sovellus poistetaan sivustolta, muuten viimeisen käytön jälkeen 6 kuukauden kuluttua; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua. Varmistaaksemme, että sama tiedosto käsitellään vain kerran, sovelluspalvelu säilyttää käsittelytietueen (tiedoston, asiakirjan ja työn tunnisteen hash-arvo, ei asiakirjan sisältöä) 30 päivän ajan. Tunniste voidaan poistaa milloin tahansa kohdasta "Remove my token" sovelluksessa.

12.17 Airtable-laajennus

Kun Airtable-laajennus yhdistetään, sovelluspalvelu tallentaa PaperOffice-käyttäjätunnisteen (salattu), valitun tason, Airtable-tietokannan tunnisteen ja yhteyden tunnisteen (salattu), joka toimii vain tämän tietokannan kanssa. Yhteyden tunniste tallennetaan tietokannan laajennusasetuksiin ja se on näkyvissä henkilöille, joilla on oikeus avata laajennus siellä. Kun erottelu aloitetaan, sovelluspalvelu lataa valitun liitetiedoston Airtable:stä kerran ja tallentaa sen tasolle samalla tavalla kuin muutkin ladatut asiakirjat; yhteenveto kirjoitetaan tietokantaan laajennuksen kautta käyttäen sitä käyttävän henkilön oikeuksia.

Yhteyden tunniste vanhenee 30 päivän kuluttua. Yhteystiedot poistetaan yhden päivän kuluttua tunnisteen vanhenemisesta, 60 päivän käyttämättömyyden jälkeen, laajennuksesta katkaistaan yhteys tai seuraavassa käytössä sen jälkeen, kun käyttäjätunniste on poistettu PaperOffice AI:stä; varmuuskopiot poistetaan enintään 30 päivän kuluttua. Varmistaaksemme, että sama liitetiedosto käsitellään vain kerran, sovelluspalvelu säilyttää käsittelytietueen (PaperOffice-tilin tunnisteen, tietokannan, tietueen ja liitetiedoston tunnisteen hash-arvo sekä asiakirja- ja työtunnisteet, ei asiakirjan sisältöä), erillisesti kutakin PaperOffice AI-tiliä kohti 30 päivän ajan.

Kaksoiskäsittelyn estämiseksi palvelumme sovelluspalvelu pitää käsittelytilan jokaiselle poiminnalle (korjaamaton avain, PaperOffice-asiakirjan ja työn tunnisteet) 30 päivän ajan.

Näiden alustojen tietoja ei käytetä mainontaan, niitä ei myydä eikä niillä kouluteta yleistettyjä tekoälymalleja.

Oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Avain tai käyttäjätunnus voidaan myös poistaa milloin tahansa PaperOffice-sovelluksesta kohdasta Tili → API. PaperOffice-työtilassa tallennetut asiakirjat säilyvät tilillä, kunnes ne poistetaan sieltä.

13. Kumppanuusohjelma — ALV-tunnisteen tarkistus

Mitä tallennetaan: Kun hakemus suosittelukumppaniksi tehdään ja se hyväksytään, ALV-tunniste tarkistetaan Euroopan komission VIES-järjestelmästä. Tarkistuksen yhteydessä tallennetaan ALV-tunniste, tarkistustulos, tarkistusajankohta sekä rekisteristä palautettu yrityksen nimi ja osoite.

Tarkoitus: Suosittelukumppanuusohjelmaan hyväksytään vain sellaiset yritykset, joilla on voimassa oleva EU:n ALV-tunniste. Tarkistuksella varmistetaan, että hakija toimii yrityksenä, ja sen perusteella voidaan laatia oikein ALV-käsittelyn sisältävät palkkiolaskelmat (itselaskutus).

Oikeusperusta: tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (toimenpiteet ennen kumppanuussopimuksen tekemistä ja sopimuksen täytäntöönpano) sekä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (palkkiolaskelmien verotus- ja kirjanpitovelvollisuudet).

Tallennusaika: Sopimuksen päättymiseen asti; sen jälkeen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti kirjanpitoaineiston säilytysvelvoitteiden ajan; tämän jälkeen tiedot poistetaan.

14. Valitusoikeus

Teillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojenne käsittelystä.

15. Yhteyshenkilö tietosuojakyselyille