Digitalisoinnin tarve on nyt tärkeä näkökohta kaikille.
Oppaastamme löydätte nyt useita raportteja siitä, miten digitalisoinnin tulisi tapahtua yritysten ympärillä ja kuinka monta etua tämä tuo teille.
Mutta lähes jokainen 3 kysymystä, jotka tulevat asiakkailtamme, liittyvät laskujen käsittelyn digitaaliseen toteutukseen. Joten päätimme tarkastella tätä aihetta tarkemmin.
Tässä artikkelissa tarkastelemme hieman syvemmälle tietoa digitaalisesta laskujen käsittelystä. Laskujen digitalisoinnin edut. Näytämme teille, miten voitte toteuttaa kaiken, ja kuvailemme onnistuneen toteutuksen vaikutuksia.
Ennen kuin siirrymme varsinaiseen toteutukseen, vastataan kysymykseen:
Miksi laskut ja asiakirjat on digitalisoitava yrityksissä?
Tämä on kysymys, jonka yhä useammat yritykset kysyvät: "Pitääkö minun todella digitalisoida kirjanpitoni"? Vastaus on kyllä, teidän täytyy. Muun muassa siksi, että lainsäätäjä vaatii sitä olemaan niin. Yhä useammat yritykset joutuvat noudattamaan prosessidokumentaatiota.
Mitä lakisääteiset määräykset edellyttävät?
Lakisääteiset määräykset edellyttävät kaikkien testiin liittyvien saapuvien asiakirjojen vastaanottamista, käsittelyä ja arkistointia koskevien vaatimusten noudattamista.
Nykyisessä artikkelissamme näytämme pari käytännön esimerkkiä. Kuinka voitte helposti ratkaista digitalisoinnin PaperOffice DMS: n ansiosta. Mutta ensin tulemme laskujen digitaalisen käsittelyn yleisiin etuihin.
Mitkä ovat digitalisaation edut?
Nykypäivän kotitoimiston ja digitaalisen median maailmassa on edelleen yleistä nähdä paperilaskuja kasattuna hyllyille ja pöydille.
Tärkeimmät syyt paperin käyttöön ovat, että työntekijöiden on vaikea hyväksyä digitalisointia tai aloittaa siitä. Se on muutoksen ja digitalisaation käsittelyn haasteissa.
Fyysinen asiakirjakopio digitoinnista huolimatta
Monet ihmiset haluavat säilyttää fyysisen kopion asiakirjoista, joiden kanssa he työskentelevät. Mutta paperin käsittelyprosessilla, jota on harjoiteltu vuosia, on myös merkitystä tässä.
Paperittomasta muunnoksesta olemme jo kirjoittaneet yksityiskohtaisen artikkelin. Tässä käsittelemme nimenomaisesti digitaalisen kirjanpidon aihetta.
Laskun manuaalinen syöttäminen ei tarkoita vain paljon aikaa, vaan myös piilotettuja korkeita kustannuksia. Oikein saaminen voi säästää paljon aikaa ja rahaa.
Tärkeimpiä etuja ovat:
-
Löydätte minkä tahansa laskun sekunneissa / säästätte aikaa
Koska asiakirjojen digitalisoinnin ansiosta löydätte kaikki PaperOfficeen tallennetut laskut muutamassa sekunnissa. Teidän ei enää tarvitse vaivalloisesti selata paksuja kansioita. Digitalisoimalla kaikki yrityksenne laskut tarvitsette vain muutaman napsautuksen löytääksenne ne järjestelmästä.
Tämä johtaa meidät myös toiseen kohtaan: -
Hyödytte optimoidusta työ- / paperisäästöstä
Ette enää tarvitse tilaa fyysisille kansioille. Tästä lähtien voitte arkistoida laskunne PaperOfficeen. Paperinkulutuksen vähentäminen johtaa puhtaisiin ja siisteihin toimistoihin. - Yksinkertaistakaa kirjanpitoprosesseja / Esimerkiksi työnkuluilla
Hallitsemalla laskujanne digitaalisesti säästätte aikaa ja vaivaa. Sekä luomisen, toimituksen ja käsittelyn kustannukset. Älkää tehkö kopioita edistyneitä tehtäviä, työnkulkuja ja edelleenlähetystä varten. Kaikki toimii digitaalisesti ja on läpinäkyvää ja ymmärrettävää.
Laskujen digitalisoinnin ansiosta ette enää menetä arvokkaita alennusaikoja. -
Painikkeiden käytön käyttöoikeuksien määrittäminen
Yksittäisten asiakirjojen ja kansioiden yksilölliset käyttöoikeudet takaavat selkeän turvallisuuden. Voitte myöntää käyttöoikeuden yksityishenkilöille tai kokonaisille osastoille. Kuten kirjanpito. -
Tunnistakaa yhteystiedot automaattisesti
PaperOffice tunnistaa älykkäästi osoitetiedot asiakirjan sisällöstä. Linkittäkää sitten asiakirja loogisesti olemassa oleviin yhteystietoihinne. Tämä mahdollistaa muun muassa kaikkien tietyn yhteyshenkilön asiakirjojen näyttämisen vain muutamalla napsautuksella. - Automaattinen avainsanat
PaperOffice tukee teitä älykkäällä tekoälyn tunnistuksella ja avainsanoilla. Tällä tavoin laskusta etsitään tärkeimmät asiakirjatiedot.
KI PIA lukee tiedot älykkäästi asiakirjasta. Arkistoikaa sitten asiakirja täydellisillä avainsanoilla. Tarvittaessa testin yhteydessä tai automaattisesti taustalla. -
Upotus- / vientitoiminto verokonsulteille
Voitte helposti luovuttaa laskunne. Tilin määrityksellä ja avainsanoilla. Tarkennetun haun ansiosta teillä on kaikki mitä tarvitsette vientiin. Kuten esimerkiksi kaikki viime kuun laskut.
Sisältää kansiorakenteen, PDF-tiedoston, Excel-tiedoston, jossa on kaikki tiedot. Tämän seurauksena kirjanpitäjänne tai kirjanpitäjänne voi helposti tuoda asiakirjat. -
Nopeat muokkausvaihtoehdot
Kirjanpito voidaan toteuttaa nopeasti tulevaisuudessa. Sen lisäksi, että löydätte kaikki asiakirjat heti, voitte myös muokata/luokitella niitä esimerkiksi suoraan. Kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät tarkastuksenkestävän arkistoinnin ansiosta. Tarkistaminen ja hyväksyminen on siis lastenleikkiä.
Laskujen digitalisointi on väistämätöntä monestakin syystä. Monet yritykset ovat myös jo vakuuttuneita siitä, että laskujen digitalisointi on tulevaisuutta. Tämä on hyväksyttävä myös nyt ja nyt.
Monet pelkäävät kuitenkin edelleen, että tämä vaihe liittyy pitkään hankkeeseen. Mikä on vaikeaa, kallista, riskialtista ja epävakautta. Hyvä uutinen on, että viime kädessä PaperOfficen ansiosta näin ei enää ole!
Mitä on otettava huomioon ennen laskujen digitointia?
Ensinnäkin on tärkeää olla sekoittamatta tai vähentämättä digitalisointia saapuvien laskujen skannaukseen. Jotta he voivat sitten päästä työnkulkuprosessiin validointia, maksua ja arkistointia varten helpommin ja nopeammin. Digitalisointi on paljon enemmän.
OCR-tekstintunnistuksen edut: OCR-tekstintunnistuksen ansiosta monet asiat voidaan automatisoida. Esimerkiksi tekoälyn (AI) kanssa. Tällä tavoin oppimistoiminnoista on tulossa yhä tehokkaampia ja luotettavampia tunnistusalgoritmeja.
Laskussa näkyvät kohteet voidaan tunnistaa välittömästi ja poimia tositteesta. Asiakirja arkistoidaan ja se voidaan antaa kirjanpito- tai ERP-järjestelmän käyttöön.
Esimerkiksi digitalisoinnin myötä rahoituspalvelujen tarjoaja hyötyy luotettavasta tiedosta reaaliajassa, kun lasku vastaanotetaan.
Pääsemme tämän artikkelin todelliseen kysymykseen:
Miten toteutan laskujen käsittelyn?
Jos hallitsette laskujanne PaperOfficen avulla, saapuvien laskujen käsittely on täysin sähköistä. Saatte saapuvan laskun jo digitaalisesti, eli sähköpostitse tai skannaamalla sen. Tällä ei ole mitään merkitystä.
Digitoikaa saapuvat laskut DropMaililla, miten?
Jos saatte jo saapuvat laskunne digitaalisessa muodossa, suosittelemme PaperOfficeen integroitua DropMail-moduulia. Näin voitte luoda henkilökohtaisen DropMail-sähköpostiosoitteen PaperOfficessa. Lähetätte heille vain laskuja.
Kaikki laskut, jotka lähetetään DropMail-osoitteeseenne sähköpostin liitteenä, arkistoidaan automaattisesti PaperOfficeen. Määriteltävillä arkistointisäännöillä ja ilman työtä.
Juomaraha
Aiheesta "DropMail - Arkistoikaa asiakirjat automaattisesti sähköpostitse, kun olette liikkeellä", YouTubessa on myös video, joka selittää tämän prosessin yksinkertaisella ja ymmärrettävällä tavalla:
PaperOffice tunnistaa laskun ja lukee asiaankuuluvat tiedot. Ohjelmisto arkistoi sitten laskun sopivaan kansioon. Älykkään tekoälyn ansiosta uudet hyväksyntäprosessit, tehtävät ja työnkulut aloitetaan valinnaisesti.
Kaikille työntekijöille, joiden on määrä osallistua prosessiin, tiedotetaan asiasta. Laskun työnkulku suoritetaan automaattisesti.
Vaiheittainen digitaalisten laskujen käsittely:
Laskun kuitti
Luokaa vain haluamanne osoite muodossa "[email protected]", määrittäkää tallennusmaski tai aktivoikaa PIA ja siinä kaikki!
Digitaalinen laskujen käsittely
PaperOffice tallentaa laskun automaattisesti ja aloittaa käsittelyn
Määritellyt arkistointisäännöt suoritetaan. Tarkastuksen kestävä arkistointi tapahtuu automaattisesti taustalla suunnitelmien mukaan.
Voitte tarkistaa laskun, hyväksyä sen ja suorittaa työnkulkuja.
Eteenpäin
Viekää laskut veroneuvojalle tai kolmannen osapuolen järjestelmille asiaankuuluvilla tiedoilla.
Miltä laskujen digitalisoinnin tulevaisuus näyttää. Mihin matka on menossa?
Ensinnäkin laskujen digitalisointi tuo merkittävää ja välitöntä tuottavuuden kasvua. Digitalisointi ei ainoastaan vapauta työntekijöitä aikaa vievästä, tiheästä operatiivisesta tehtävästä. Lisäksi manuaalisesta virheestä johtuvat viiveen ja kiistan ongelmat ratkaistaan.
Tärkeiden paperiasiakirjojen tallentamisesta, etsimisestä ja menettämisestä aiheutuvat luontaiset kustannukset vähenevät huomattavasti. Lisäksi validointi- ja valvontaprosessien järkeistäminen ja automatisointi koko ostoreskontraprosessissa.
Kertokaa nämä edut vielä lisää ostopyynnöstä maksuun.
Mitkä ovat edut?
Kaiken kaikkiaan asiakirjojen käsittelyn sykliaikaa voidaan lyhentää 5: llä. Hallinnolliset kustannukset 80%.
Näiden lukujen avulla ymmärrätte heti laskujen digitalisoinnin kiireellisyyden. Viime kädessä nämä luvut eivät ole ainoita, jotka on otettava huomioon.
Mitä yritys saavuttaa digitalisaation ansiosta?
Digitalisoinnin avulla yritys onnistuu vapauttamaan tärkeitä henkilöstö- ja taloudellisia resursseja. Olkoon se absorboida toiminnan kasvua jatkuvilla resursseilla. Tai mobilisoida tiiminne muutosprojekteissa. Työntekijöille laskujen digitalisointi ei ole vihollinen. Päinvastoin – liittolainen. Nämä tekevät heidän työstään mielenkiintoisempaa ja luovat lisäarvoa yhtiön taloushallinnolle.
Voiko paperi tuhota digitalisoinnin jälkeen?
Ensinnäkin on erittäin tärkeää huomata, että asiakirjojen digitaalisen arkistoinnin tekijöitä on noudatettava. GoBD: n mukaan paperiasiakirjat voidaan tuhota. Ellei niitä tarvitse säilyttää alkuperäisessä muodossa ulkomaisten vero- tai verosäännösten mukaisesti.
Tähän sisältyvät esimerkiksi taseiden avaaminen ja rakennuslakiasiakirjat. GoBD sanoo myös, että paperiasiakirjat olisi poistettava jatkokäsittelystä. Tiedostoa ei myöskään voi muuttaa skannausprosessin jälkeen.
Tarkistussuojattu GoBD-yhteensopivan versioinnin mukaisesti
Joka annetaan milloin tahansa PaperOfficen version ansiosta. Asiakirjan on oltava saatavilla ja arvioitavissa säilytysajan keston ajan.
PaperOffice täyttää siten kaikki vaaditut standardit sertifioimalla ja testaamalla kaikki ohjelmistovaatimukset GOBD: n mukaisesti.
Säilytysaika
Kysymys säilytysajasta nousee yhä uudelleen esiin asiakkaidemme kanssa. Koska ei ole olemassa selkeitä ohjeita siitä, miten ja pitäisikö alkuperäinen lasku säilyttää. Ensinnäkin teidän tulee ottaa yhteyttä vastuulliseen veroviranomaiseen eli vastuulliseen tilintarkastajaan.
Mitä asiakirjoja hyväksytään?
Asiakirjat, joilla on oikeudellista merkitystä, kuten sopimukset, on edelleen säilytettävä alkuperäisessä muodossa.
Lopullinen 5-vaiheinen opas
Juomaraha
Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksenne digitalisointiin ladattavana asiakirjana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:
Päästäksenne asiaan:
Verovirasto hyväksyy sähköiset kuitit. Riita-asiassa tuomioistuin vain alkuperäiset.
Tämä liittyy siihen, että allekirjoituksen aitous voidaan tarkistaa vain alkuperäisistä asiakirjoista. Suosittelemme, että ette koskaan heitä alkuperäistä pois.
On käynyt ilmi, että teidän on otettava huomioon useita näkökohtia saapuvien laskujen onnistuneeseen käsittelyyn.
Tehdään yhteenveto:
Jotta paperi voidaan karkottaa kokonaan prosessista, teidän on toteutettava kaikkien saapuvien laskujen jatkuva digitalisointi. Parannuksia saadaan prosessin automatisoinnista mahdollisimman paljon.
Tällaisella digitaalisella asiakirjalla on joukko etuja yritykselle. Räätälöidyt ohjelmistot takaavat huomattavasti suuremman tuottavuuden yrityksessä.
Laskujen digitalisointi on siis tärkeä askel yrityksenne muuttamisessa paperittomaksi toimistoksi. Se säästää aikaa ja työvoimaa. Parantaa työtuloksenne laatua.
Käyttäkää kaikkia paperittoman toimiston etuja.
Muistakaa välttää tämä virhe
Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.
Välipäätelmä
Ette tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!
Tarvitsette vain
Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.
- oikea ohjelmisto
- luotettava IT-kumppani
- vastaava laitteisto
Juomaraha
Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:
Voiko paperi tuhota digitalisoinnin jälkeen?
Ensinnäkin on erittäin tärkeää huomata, että asiakirjojen digitaalisen arkistoinnin tekijöitä on noudatettava. GoBD: n mukaan paperiasiakirjat voidaan tuhota. Ellei niitä tarvitse säilyttää alkuperäisessä muodossa ulkomaisten vero- tai verosäännösten mukaisesti.
Tähän sisältyvät esimerkiksi taseiden avaaminen ja rakennuslakiasiakirjat.
Milloin kannattaa käyttää dokumenttienhallintaohjelmistoa, esimerkiksi vain laskujen käsittelyn digitalisointiin?
Laskujen digitalisointiin kannattaa käyttää DMS:ää kaikenkokoisille yrityksille. Sen lisäksi, että voitte arkistoida asiakirjoja lakisääteisten määräysten mukaisesti, voitte myös yksinkertaistaa kirjanpidon laajoja prosesseja esimerkiksi työnkulkujen avulla.
Miltä laskujen digitalisoinnin tulevaisuus näyttää. Mihin matka on menossa?
Ensinnäkin laskujen digitalisointi tuo merkittävää ja välitöntä tuottavuuden kasvua. Digitalisointi ei ainoastaan vapauta työntekijöitä aikaa vievästä, tiheästä operatiivisesta tehtävästä. Lisäksi manuaalisesta virheestä johtuvat viiveen ja kiistan ongelmat ratkaistaan.
Tärkeiden paperiasiakirjojen tallentamisesta, etsimisestä ja menettämisestä aiheutuvat luontaiset kustannukset vähenevät huomattavasti. Lisäksi validointi- ja valvontaprosessien järkeistäminen ja automatisointi koko ostoreskontraprosessissa.
Kertokaa nämä edut vielä lisää ostopyynnöstä maksuun.
-
Hyödyt oikeuttavat vaivannäön ja kustannukset
Digitaalinen työskentely ja vanhojen asiakirjojen tuominen uudelle aikakaudelle on paras avaininvestointi säästää uskomattoman paljon aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa. -
Tarvitsette jonkun, joka tietää
Ette tarvitse omaa IT-asiantuntijaanne hyödyntämään kaikkia digitalisaation etuja.
Tarvitsette oikean kumppanin rinnallanne, joka kokemuksensa ansiosta voi toteuttaa juuri sen, mitä tarvitsette. Välttäkää pelottelua ja valitkaa testipaikat hienojen PowerPoint-esitysten sijaan ilman, että olette todella testannut sitä. -
Laitteisto on yleensä jo saatavilla
Kokemus on osoittanut, että lähes jokaisessa toiminnassa, yrityksessä ja yrityksessä on suuri kopiokone, joka ei käytä potentiaaliaan. Nämä laitteet rakastavat massaskannauksia, sietävät paperiliittimiä ja voivat olla perusta digitaaliselle käynnistykselle ilman skanneriinvestointeja. -
Odotettua halvempi oikealla DMS:llä
Välttäkää kustannusloukkuja DMS / ECM-järjestelmillä, joissa olette armottomasti valmistajien armoilla. Älkää tehkö kompromisseja, kun on kyse omista hallintavaihtoehdoistanne, kuten asiakirjojen opettamisesta ja asetusten tekemisestä itse. Jos tarvitsette apua, valmistaja auttaa teitä mielellään, mutta pysyy itsenäisenä. -
Digitaalinen automaatio on tulevaisuutta
Menettelyt ovat tulevaisuudessa täysin identtisiä, mutta täysin automatisoituja.
Lasku tulossa? Työnkulku käynnistyy ja kaikki menee määritetyllä tavalla.
Etsittekö kaikkia 1000 kansiota? Ei hätää, koska teillä on oma Google!
