Istnieje dychotomia w większości biur na całym świecie. Z jednej strony obszar cyfrowy z komputerami indywidualnymi i sieciowymi, z drugiej dokumenty w formie papierowej. To czasami powoduje chaos, a przede wszystkim traci czas. Czas spędzony na wyszukiwaniu treści.
Według międzynarodowego raportu McKinsey pracownicy biurowi spędzają 1,8 godziny dziennie na wyszukiwaniu i zbieraniu informacji, co stanowi średnio 9,3 godziny tygodniowo.
Księgowi, sekretarki, kupujący, urzędnicy, dyspozytorzy i wiele innych grup zawodowych jest zajętych przetwarzaniem procesów administracyjnych każdego dnia. Praca jednego pracownika jest często zależna od pracy innego.
Każda firma ma teraz urządzenie wielofunkcyjne, które obsługuje również funkcję skanowania. Ale dla wielu termin i zastosowanie systemu zarządzania dokumentami jest nadal nieznane.
W bieżącym artykule wyjaśniamy, że warto korzystać z systemu zarządzania dokumentami ze skanerem. Podamy Państwu co najmniej 15 powodów, dla których warto z niego korzystać, co pozwoli Państwu uczynić swoje biuro elektronicznym i cyfrowym oraz jak mogą go Państwo wykorzystać do zwiększenia efektywności podstawowej działalności Państwa firmy.
Zanim przejdziemy do powodów, dla których tak się dzieje, odpowiedzmy na pytanie:
Do czego służy DMS w firmie?
Faktury, listy przewozowe, listy towarzyszące, przesyłki lub instrukcje obsługi nowych urządzeń i związane z nimi certyfikaty gwarancyjne, by wymienić tylko kilka przykładów? Ich cyfryzacja jest często długo oczekiwana, po prostu dlatego, że brakuje personelu i czasu. W rezultacie rośnie góra analogowa.
Dzięki DMS i skanerowi, który jest odpowiedni dla Państwa potrzeb, mogą Państwo uzyskać dychotomię i niepotrzebną stratę czasu pod kontrolą.
DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.
Ponieważ PaperOffice DMS umożliwia, aby papier analogowy stał się treścią cyfrową tam, gdzie występuje.
Inteligentnie ustrukturyzowane indeksowanie przypisuje każdy dokument do właściwego procesu, wprowadzając słowo kluczowe. Dzięki własnej wyszukiwarce w PaperOffice można następnie znaleźć i wywołać wszystkie dokumenty. W zależności od wymagań nagrane litery są konwertowane za pomocą rozpoznawania tekstu OCR, aby móc je przetwarzać za pomocą zgodnego oprogramowania Office.
Uznaliśmy taką potrzebę, ale:
Jakie są zalety biura bez papieru?
W dzisiejszym świecie pracownicy mają do czynienia z dużą liczbą różnych dokumentów: oryginalnych dokumentów papierowych, takich jak listy lub umowy, pliki PDF i dokumenty elektroniczne, takie jak pliki i wiadomości e-mail.
W wielu firmach dokumenty te są kopiowane, drukowane, przekazywane, dystrybuowane i składane w różnych miejscach. Poszukiwanie ważnych informacji staje się coraz trudniejsze i prowadzi do nieekonomicznych przepływów pracy i przeciążenia pracowników. Mamy szczegółowy artykuł, w którym opisano potrzebę systemów zarządzania dokumentami oraz wymieniono zalety ich stosowania.
Jeśli jednak Państwa pracownicy zaczną eliminować lub przynajmniej zmniejszać zużycie papieru w biurach lub całej firmie, usprawnią Państwo również procesy, zwiększą Państwo produktywność poprzez digitalizację danych, zastosują Państwo metody bezpapierowe, a tym samym obniżą Państwo koszty.
Wiele innych zalet i aspektów zostało już omówionych w szczegółowym artykule "Wdrożenie w biurze bez papieru".
Które skanery nadają się do idealnej współpracy?
Na przykład urządzenia wielofunkcyjne (MFP), takie jak urządzenia Brother lub Konica Minolta i innych producentów.
Drukarka, skaner i kopiarka all-in-one: Zeskanowane dokumenty trafiają do centralnego katalogu za pośrednictwem tych urządzeń centralnych lub za pośrednictwem "bezpośredniego skanowania do poczty" jako wiadomość e-mail do skrzynki pocztowej w programie Outlook, który jest monitorowany na przykład przez PaperOffice, a tym samym automatycznie wchodzi do oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Lub proszę po prostu zintegrować swój niestandardowy adres PaperOffice ze skanerem, tak zwany adres e-mail DropMail, jako miejsce przechowywania zeskanowanych plików. PaperOffice łatwo archiwizuje wszystkie pliki przez e-mail.
Wskazówka
Na temat "W pełni zautomatyzowana archiwizacja dokumentów papierowych ze skanera" na YouTube znajduje się również film, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:
Dla tych, którzy chcą skanować dokumenty papierowe w normalny sposób, moduł "ScanConnect" zintegrowany domyślnie z PaperOffice jest idealny. Ponieważ obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu.
Niemniej jednak nie ma znaczenia, w jaki sposób Państwa dokumenty papierowe trafiają do PaperOffice, ponieważ dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu OCR rozpoznawana jest zawartość całej zeskanowanej dokumentacji.
Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.
Gdy tylko dokumenty są rejestrowane, ich zawartość jest indeksowana przy użyciu surowego rozkładu tekstu. Mówiąc prościej, treść jest zapisywana słowo po słowie w specjalnym rejestrze, a algorytm rozpoznaje poszczególne słowa w kombinacji słów i zapisuje je w ten sam sposób.
Digitalizacja i zarządzanie dokumentami
Kiedy mówimy o systemach zarządzania dokumentami, nie wolno nam zapominać: im wyższy poziom digitalizacji informacji, które są częścią procesów, tym wyższy poziom kontroli i automatyzacji, który możemy osiągnąć. Napisaliśmy już artykuł na temat zalet cyfryzacji, proszę kliknąć tutaj.
W pierwszym kroku określają Państwo, które dokumenty należą do naszych procesów, w jaki sposób integrujemy je z naszym systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje mają być wyodrębniane i przechowywane wraz z dokumentami w Państwa bazie danych. Po dołączeniu informacji definiujemy ich cykl życia, sposób interakcji z innymi procesami i sposób, w jaki możemy je zintegrować.
Informacje pochodzą z różnych źródeł
Najprawdopodobniej natkniemy się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.
Co robimy z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Tutaj proces jest bardzo prosty.
Proszę przeciągnąć dokument cyfrowy do interfejsu PaperOffice. Lub proszę łatwo monitorować foldery systemu Windows po otrzymaniu dokumentów.
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, na YouTube jest film na temat "Monitorowanie katalogów i masowa archiwizacja" , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Dokumenty w formie papierowej można łatwo zeskanować i przekonwertować na format cyfrowy dzięki zintegrowanemu skanerowi.
Dzięki programowi Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) zrobiliśmy już ważny krok. Za pomocą skanera lub innego urządzenia digitalizującego nie tylko przekształcamy dokument w obraz, ale także możemy "odczytać" jego zawartość elektronicznie.
Nie tylko czysty tekst OCR jest zawarty w bazie danych, dzięki sztucznej inteligencji (AI) zwanej PIA, automatyzacja może być określona ręcznie lub automatycznie.
W ten sposób używamy systemu do rozpoznawania i definiowania, które obszary dokumentów muszą być odczytywane automatycznie. Takie jak numer faktury, data, produkty, kwoty itp. W związku z tym posiadamy wszystkie niezbędne informacje w naszym systemie zarządzania dokumentami.
Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.
To wszystko brzmi dobrze, ale jak odbywa się masowa archiwizacja ze skanera?
PaperOffice DMS wziął również pod uwagę masową archiwizację ze skanera pod kątem najważniejszych funkcji związanych z rozpoznawaniem tekstu, integracją AI i słowami kluczowymi.
Moduł ScanConnect oferuje nie tylko bezpośrednie połączenie skanera ze skanerem PaperOffice DMS. ScanConnect to potężne narzędzie skanera do skanowania ręcznego i ukrywa inne interesujące funkcje, które pomogą Państwu w skanowaniu zbiorczym.
Najpierw proszę przygotować wszystkie strony dokumentu do skanowania, a następnie umieścić strony separatora między poszczególnymi dokumentami, które chcą Państwo oddzielić.
PaperOffice rozpoznaje strony separatora i zapisuje dokumenty indywidualnie.
15 powodów, dla których warto używać skanera razem z PaperOffice DMS
-
Powód 1 - Szybkie znajdowanie dokumentów w PaperOffice DMS
Indeksowanie pełnotekstowe i wyszukiwanie podobne do Google: w systemie zarządzania dokumentami, takim jak PaperOffice DMS, mogą Państwo znaleźć zeskanowane dokumenty, paragony i informacje w ciągu kilku sekund. Jest to możliwe, ponieważ dokumenty są analizowane i indeksowane z rozpoznawaniem pełnotekstowym zaraz po ich zapisaniu.
Wystarczy wpisać wyszukiwane hasło, tak jak w Google, a PaperOffice wyświetli wszystkie wyniki. Tak, podobnie jak w przypadku Google: ponieważ mogą Państwo znaleźć dowolną zawartość tekstową dowolnego dokumentu w ciągu kilku sekund za pomocą zintegrowanej wyszukiwarki, wyszukiwania pełnotekstowego i dodatkowych funkcji filtrowania.
Nigdy więcej nie będą Państwo chcieli zrezygnować z wyszukiwania słów kluczowych w PaperOffice, a dzięki filtrowi wyszukiwania znajdą Państwo każdy dokument, bez względu na to, jak szczegółowy - w tym wysyłanie wiadomości e-mail, eksportowanie do Excela lub systemu plików! -
Powód 2 – Automatyczna wersja dokumentów papierowych
PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie.
Dzięki zintegrowanemu kontrolce VersionControl każda zmiana dokumentu jest rozpoznawana i zapisywana jako kopia w tle jako nowa wersja dokumentu. Mogą Państwo otwierać, eksportować i edytować każdą wersję niezależnie. -
Powód 3 – Separatory do skanowania wsadowego wielu dokumentów
Proszę po prostu umieścić stronę separatora PaperOffice przed każdym dokumentem, który powinien zostać oddzielony. PaperOffice rozpoznaje strony separatora podczas procesu skanowania i zapisuje dokumenty osobno. -
Powód 4 – Inteligentne strony separatora do bezpośredniego archiwizowania ze skanera
PaperOffice oferuje opcję ręcznego składania do w pełni zautomatyzowanego składania bez żadnej interwencji. Wszystkie pola są wypełniane automatycznie, a nawet ścieżka przechowywania może być generowana i używana dynamicznie w zależności od daty. - Powód 5 – Kody QR z obsługą XML/JSON na stronach separatora
Proszę przechowywać kody QR z obsługą XML/JSON ze słowami kluczowymi na stronach separatora i skanować stos dokumentów - PaperOffice rozpoznaje strony separatora i kody QR za pomocą poleceń XML/JSON i słów kluczowych dokumentów, gdy są przechowywane.
W ten sposób można zapisać poszczególne strony separatora z typem dokumentu, na przykład "faktura" i specjalna lokalizacja przechowywania dla skanowania masowego, a tym samym zapisać pliki skanowania w ukierunkowany sposób. - Powód 6 - Monitorowanie katalogu folderu skanowania
Państwa kopiarka może przechowywać skany w określonym folderze? Świetnie, proszę po prostu monitorować ten folder, a będą Państwo mieli w pełni automatyczne składanie dokumentów w ciągu kilku sekund!
Niech PaperOffice automatycznie monitoruje dowolny folder. Gdy tylko nowe pliki pojawią się w tym folderze, są archiwizowane zgodnie z Państwa specyfikacjami i przetwarzane całkowicie autonomicznie. -
Powód 7 - Konfigurowanie reguł archiwizacji dla monitorów katalogów
Chcą Państwo automatycznie przechwytywać dokumenty papierowe po zeskanowaniu, ale także automatycznie oznaczać je w najdrobniejszych szczegółach? Najpierw proszę zeskanować wszystkie dokumenty do folderu, a następnie skonfigurować monitorowanie katalogów. Następnie proszę określić, że określona maska archiwizacji jest używana, gdy tylko coś znajdzie się w folderze.
Oprócz monitorowania można również określić wszystkie istotne informacje, takie jak nazwa, miejsce przechowywania, typ dokumentu itp. PaperOffice zajmie się całym zgłoszeniem za Państwa. - Powód 8 – Potężne narzędzie skanera do skanowania ręcznego
Pojedyncze strony, skany zbiorcze lub skany zdjęć: Bez względu na to, co jest wykonane z papieru, jest on skanowany i rejestrowany z wysoką precyzją dzięki optymalizacji opartej na sztucznej inteligencji.
Zintegrowany ScanConnect obsługuje każdy skaner, urządzenie wielofunkcyjne lub kopiarkę o dużej pojemności ze zintegrowanym modułem skanującym i jest bardzo łatwy w użyciu. - Powód 9 – Obsługa Scan2Folder
Jeśli skaner nie jest skanerem WIA lub TWAIN, PaperOffice oferuje opcję Scan2Folder. Proszę zapisać zeskanowane dokumenty w folderze, który jest monitorowany przez PaperOffice. - Powód 10 - Rozpoznawanie tekstu OCR dokumentów analogowych w ponad 100 językach
PaperOffice niezawodnie konwertuje tekst analogowy z ponad 100 języków, w tym cyrylicy i zestawów znaków azjatyckich.
W ten sposób można skanować dokumenty międzynarodowe w Państwa firmie - PaperOffice DMS rozpoznaje język i przeprowadza rozpoznawanie tekstu. Umożliwia to wyszukanie dokumentu w bazie danych i znalezienie go w ciągu kilku sekund. - Powód 11 – Automatyczna konwersja do formatu PDF/A w celu długoterminowej archiwizacjiDokumenty papierowe są automatycznie zapisywane w prawnie obowiązującej normie ISO 19005 PDF/A. Format PDF/A-1 jest najbardziej restrykcyjnym formatem, który składa się z 2 poziomów: PDF/A-1b dla odtwarzalności wizualnej i PDF/A-1a dla mapowania Unicode i strukturyzacji treści.
- Powód 12 – Nie jest wdrażana i/lub wymagana żadna chmura
PaperOffice opiera się na bazach danych używanych lokalnie lub na serwerze NAS, takich jak Synology lub QNAP. W ten sposób wszystkie informacje o dokumentach, takie jak miniatury i rozpoznawanie tekstu, które zostały przeprowadzone, a także inne słowa kluczowe, są przechowywane w bazie danych.
W ten sposób dane nie trafiają do zewnętrznych dostawców usług w chmurze i nie muszą Państwo ponosić miesięcznych kosztów przechowywania danych. - Powód 13 – RODO i przechowywanie GOBD
Niezależnie od tego, czy usuwają Państwo strony, obracają je, czy czernią obszary za pomocą PaperOffice - wszystko jest wersjonowane w sposób odporny na audyt zgodnie z GOBD, aby uzyskać idealne archiwizacje.
PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię w tle i zapisuje ją osobno, dzięki czemu można ponownie otworzyć żądaną wersję w dowolnym momencie. - Powód 14 - Wywołaj dokumenty cyfrowe za pomocą kodu QR (skanowanie kamery)
Zastosowanie kodów QR PaperOffice otwiera doskonałe możliwości, takie jak automatyczne wersjonowanie już zarchiwizowanych i zmienionych dokumentów papierowych, które zawierają ten sam kod QR.
Mogą Państwo także łatwo wyszukiwać dokumenty w PaperOffice za pomocą kodu QR - proszę otworzyć wyszukiwanie kodów QR i przytrzymać kod QR dokumentu PaperOffice w kamerze internetowej, aby wyświetlić go w PaperOffice. - Powód 15 - Bezkonkurencyjny stosunek jakości do ceny
Licencje na zakup PaperOffice mają dożywotnią ważność bez kosztów następczych, a dzięki opcjonalnemu PaperOffice PLUS nawet wszystkie aktualizacje uzupełniające, nowe roczne wersje i bezpłatne osobiste wsparcie przez telefon i Teamviewer w obliczalnej stałej cenie bez żadnych nieprzyjemnych niespodzianek.
To tylko 15 powodów, dla których warto używać skanera z systemem zarządzania dokumentami. Oprócz tych wymienionych powyżej, PaperOffice oferuje wiele innych powodów: zarządzanie cyklami życia (okresami przechowywania), rejestrowanie dostępu, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem i szyfrowaniem, intuicyjna integracja z Outlookiem / Office, indeksowanie dokumentów (metadanych), rozwiązania przepływu pracy i wiele więcej.
Mogą Państwo zobaczyć funkcje, przechodząc do naszej strony i przechodząc do "Co może zrobić PaperOffice".
Skanowanie dokumentów i archiwizowanie ich w DMS daje firmom ogromne korzyści. Wszystkie procesy związane z dokumentami są zoptymalizowane. Ochrona danych i bezpieczeństwo danych pozostają gwarantowane.
Biuro bez papieru odciąża pracowników. Oszczędzają Państwo dużo wysiłku i kosztów wyszukiwania. Zwiększają Państwo też pewność prawną swoich procesów administracyjnych.
Dla wielu firm PaperOffice DMS jest pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji. Skanując dokumenty i archiwizując je cyfrowo, tworzą Państwo znacznie więcej niż tylko cyfrową kopię oryginału. Skanowanie zamienia informacje nieustrukturyzowane w dane strukturalne.
Proszę pamiętać, aby uniknąć tego błędu
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Wniosek częściowy
Nie potrzebują Państwo specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!
Wszystko, czego Państwo naprawdę potrzebują, to
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.
- odpowiednie oprogramowanie
- niezawodny partner IT
- odpowiedni sprzęt
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "Cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:
Dla kogo nadaje się biuro bez papieru?
Szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Wszystkie sektory i rozmiary przedsiębiorstw korzystają z biura bez papieru, od MŚP i start-upów po duże firmy. Jednak konwersja jest szczególnie cenna dla małych i średnich firm: Zmniejszenie nakładu pracy i kosztów przetwarzania uwalnia budżet wymagany do dalszego stymulowania wzrostu.
Czy mogę korzystać z dostawcy DMS opartego na chmurze w moim biurze bez papieru?
Nie. Kolejnym czynnikiem, który jest na ustach wszystkich od czasu wejścia w życie RODO najpóźniej w 2018 r., Jest ochrona danych. Rozwiązania DMS i oprogramowanie DMS służą do przetwarzania, zarządzania i przechowywania dokumentów, które często zawierają wrażliwe, osobiste dane. W przypadku naruszeń RODO ustawodawca przewiduje wysokie kary.
-
Korzyści uzasadniają wysiłek i koszty
Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości. -
Potrzebują Państwo kogoś, kto wie
Nie potrzebują Państwo własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
To, czego Państwo potrzebują, to odpowiedni partner u Państwa boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego Państwo potrzebują. Proszę unikać paniki i wybierać pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania. -
Sprzęt jest zwykle już dostępny
Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner. -
Tańsze niż oczekiwano dzięki odpowiedniemu DMS
Proszę unikać pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których są Państwo bezlitośnie na łasce producentów. Proszę nie iść na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebują Państwo pomocy, producent chętnie Państwu pomoże, ale pozostanie niezależny. -
Automatyzacja cyfrowa to przyszłość
Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
Przeszukać wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ mają Państwo własne Google!
