Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.
W naszym poradniku znajdą Państwo teraz kilka raportów na temat tego, jak cyfryzacja powinna odbywać się wokół firm i jak wiele korzyści przynosi to dla Państwa.
Ale prawie każde 3 pytanie, które przychodzi od naszych klientów, dotyczy cyfrowej implementacji przetwarzania faktur. Postanowiliśmy więc przyjrzeć się bliżej temu tematowi.
W bieżącym artykule przyjrzymy się nieco głębiej informacjom na temat przetwarzania faktur cyfrowych. Zalety digitalizacji faktur. Pokażemy Państwu, jak mogą Państwo wdrożyć wszystko i opiszemy wpływ udanego wdrożenia.
Zanim przejdziemy do faktycznej implementacji, odpowiedzmy sobie na pytanie:
Dlaczego konieczna jest digitalizacja faktur i dokumentów w firmach?
To pytanie, które zadaje sobie coraz więcej firm: "Czy naprawdę muszę digitalizować swoją księgowość"? Odpowiedź brzmi: tak, muszą Państwo. Między innymi dlatego, że wymaga tego ustawodawca. Coraz więcej firm staje w obliczu konieczności przestrzegania dokumentacji procesu.
Czego wymagają przepisy prawa?
Przepisy prawne wymagają zgodności z wymaganiami dotyczącymi odbioru, przetwarzania i archiwizacji wszystkich dokumentów przychodzących istotnych dla testów.
W naszym bieżącym artykule pokazujemy kilka praktycznych przykładów. Jak łatwo rozwiązać problem digitalizacji dzięki PaperOffice DMS. Ale najpierw dochodzimy do ogólnych zalet cyfrowego przetwarzania faktur.
Jakie są zalety cyfryzacji?
W dzisiejszym świecie domowego biura i mediów cyfrowych nadal często widzi się papierowe rachunki ułożone na półkach i stołach.
Głównym powodem korzystania z papieru jest to, że pracownikom trudno jest zaakceptować cyfryzację lub zacząć od niej. Leży w wyzwaniach związanych z radzeniem sobie ze zmianami i cyfryzacją.
Fizyczna kopia dokumentu pomimo digitalizacji
Wiele osób lubi przechowywać fizyczną kopię dokumentów, z którymi pracują. Ale proces obsługi papieru, który był ćwiczony przez lata, również odgrywa tutaj rolę.
Na temat konwersji bez papieru napisaliśmy już szczegółowy artykuł. Tutaj wyraźnie poruszamy temat księgowości cyfrowej.
Ręczne wprowadzanie faktury to nie tylko dużo czasu, ale także ukryte wysokie koszty. Zrobienie tego dobrze może zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy.
Kluczowe korzyści obejmują:
-
Mogą Państwo znaleźć dowolną fakturę w kilka sekund / zaoszczędzić czas
Ponieważ dzięki digitalizacji dokumentów mogą Państwo znaleźć wszystkie faktury przechowywane w PaperOffice w ciągu kilku sekund. Nie muszą już Państwo mozolnie przeglądać grubych folderów. Digitalizując wszystkie faktury w Państwa firmie, wystarczy kilka kliknięć, aby znaleźć je w systemie.
To również prowadzi nas do drugiego punktu: -
Korzystają Państwo ze zoptymalizowanej pracy / oszczędności papieru
Nie potrzebują już Państwo miejsca na foldery fizyczne. Od teraz mogą Państwo archiwizować swoje faktury w PaperOffice. Zmniejszenie zużycia papieru prowadzi do czystych i uporządkowanych biur. - Proszę uprościć procesy księgowe / Na przykład dzięki przepływom pracy
Zarządzając fakturami cyfrowo, oszczędzają Państwo czas i wysiłek. A także koszty stworzenia, dostawy i przetwarzania. Nie należy tworzyć kopii zaawansowanych zadań, przepływów pracy i przekazywania dalej. Wszystko działa cyfrowo, jest przejrzyste i zrozumiałe.
Dzięki digitalizacji faktur nie przegapią już Państwo cennych terminów rabatowych. -
Ustawianie uprawnień dostępu za pomocą przycisku
Indywidualne prawa dostępu do poszczególnych dokumentów i folderów zapewniają wyraźne bezpieczeństwo. Mogą Państwo przyznać dostęp osobom lub całym działom. Takich jak księgowość. -
Automatyczne wykrywanie kontaktów
PaperOffice inteligentnie rozpoznaje dane adresowe w treści dokumentu. Następnie logicznie łączy dokument z istniejącymi kontaktami. Umożliwia to między innymi wyświetlenie wszystkich dokumentów dla konkretnego kontaktu za pomocą zaledwie kilku kliknięć. - Automatyczne słowa kluczowe
PaperOffice wspiera Państwa inteligentnym rozpoznawaniem AI i słowami kluczowymi. W ten sposób faktura jest wyszukiwana w poszukiwaniu najważniejszych danych dokumentu.
KI PIA inteligentnie odczytuje dane z dokumentu. Następnie proszę złożyć dokument z pełnymi słowami kluczowymi. W razie potrzeby z testem lub automatycznie w tle. -
Funkcja osadzania / eksportu dla doradców podatkowych
Mogą Państwo łatwo przekazać swoje faktury. Z przypisaniem konta i słowami kluczowymi. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu mają Państwo wszystko, czego Państwo potrzebują do eksportu. Podobnie jak na przykład wszystkie rachunki z zeszłego miesiąca.
W tym struktura folderów, plik PDF, plik Excel ze wszystkimi informacjami. W rezultacie Państwa księgowy lub księgowy może łatwo zaimportować dokumentację. -
Opcje szybkiej edycji
Księgowość może być szybko wdrożona w przyszłości. Nie tylko mogą Państwo natychmiast znaleźć wszystkie dokumenty, ale mogą Państwo także edytować / klasyfikować je bezpośrednio, na przykład. Wszystkie wymogi prawne są spełnione dzięki archiwizacji odpornej na audyt. Sprawdzanie i zatwierdzanie jest więc dziecinnie proste.
Digitalizacja faktur jest nieunikniona z kilku powodów. Wiele firm jest już przekonanych, że digitalizacja faktur to przyszłość. To musi być również zaakceptowane dziś i teraz.
Niemniej jednak wielu nadal obawia się, że ten krok będzie związany z długim projektem. Co będzie trudne, kosztowne, ryzykowne i destabilizujące. Dobrą wiadomością jest to, że ostatecznie, dzięki PaperOffice, tak już nie jest!
Co należy wziąć pod uwagę przed digitalizacją faktur?
Przede wszystkim ważne jest, aby nie mylić ani nie ograniczać digitalizacji do skanowania przychodzących faktur. Aby mogli następnie łatwiej i szybciej przejść do procesu przepływu pracy w celu walidacji, płatności i archiwizacji. Cyfryzacja to znacznie więcej.
Zalety rozpoznawania tekstu OCR: Dzięki rozpoznawaniu tekstu OCR wiele rzeczy można zautomatyzować. Na przykład ze sztuczną inteligencją (AI). W ten sposób funkcje uczenia się stają się coraz potężniejszymi i bardziej niezawodnymi algorytmami wykrywania.
Pozycje pojawiające się na fakturze można natychmiast zidentyfikować i wyodrębnić z dokumentu. Dokument jest składany i może być udostępniony systemowi księgowemu lub ERP.
Na przykład dzięki cyfryzacji dostawca usług finansowych korzysta z wiarygodnych informacji w czasie rzeczywistym po otrzymaniu faktury.
Dochodzimy do prawdziwego pytania tego artykułu:
Jak wdrożyć przetwarzanie faktur?
Jeśli zarządzają Państwo fakturami za pomocą PaperOffice, przetwarzanie faktur przychodzących jest całkowicie elektroniczne. Fakturę przychodzącą otrzymają Państwo już cyfrowo, tj. e-mailem lub skanując. To nie ma znaczenia.
Digitalizacja przychodzących faktur za pomocą DropMail, w jaki sposób?
Jeśli otrzymują Państwo już faktury przychodzące w formacie cyfrowym, polecamy moduł DropMail zintegrowany z PaperOffice. Pozwala to na utworzenie osobistego adresu e-mail DropMail w PaperOffice. Wysyłają Państwo tylko do nich faktury.
Wszystkie faktury wysyłane na Państwa adres DropMail jako załącznik wiadomości e-mail są automatycznie archiwizowane w PaperOffice. Z definiowalnymi zasadami składania wniosków i bez pracy.
Wskazówka
Na temat "DropMail - Automatycznie archiwizuj dokumenty przez e-mail, gdy są Państwo w podróży" jest również film na YouTube, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:
PaperOffice rozpoznaje fakturę i odczytuje odpowiednie dane. Następnie oprogramowanie zapisuje fakturę w odpowiednim folderze. Dzięki inteligentnej sztucznej inteligencji opcjonalnie uruchamiane są kolejne procesy zatwierdzania, zadania i przepływy pracy.
Wszyscy pracownicy, którzy mają być zaangażowani w proces, są informowani. Obieg pracy faktur jest uruchamiany automatycznie.
Przetwarzanie faktur cyfrowych krok po kroku:
Potwierdzenie faktury
Proszę po prostu utworzyć żądany adres w formacie "[email protected]", określić maskę przechowywania lub aktywować PIA i to wszystko!
Przetwarzanie faktur cyfrowych
PaperOffice automatycznie przechwytuje fakturę i rozpoczyna przetwarzanie
Wykonywane są zdefiniowane reguły archiwizacji. Archiwizacja odporna na audyt odbywa się automatycznie w tle zgodnie z planem.
Mogą Państwo sprawdzić fakturę, zatwierdzić ją i uruchomić przepływy pracy.
Naprzód
Proszę eksportować faktury do doradcy podatkowego lub systemów stron trzecich z odpowiednimi informacjami.
Jak wygląda przyszłość digitalizacji faktur. Dokąd zmierza podróż?
Przede wszystkim digitalizacja faktur przynosi znaczny i natychmiastowy wzrost produktywności. Cyfryzacja nie tylko uwalnia pracowników od czasochłonnego, gęstego zadania operacyjnego. Poza tym problemy opóźnienia i sporu z powodu błędu ręcznego zostaną rozwiązane.
Nieodłączne koszty przechowywania, wyszukiwania i utraty ważnych dokumentów papierowych są drastycznie zmniejszone. Ponadto racjonalizacja i automatyzacja procesów walidacji i kontroli w całym procesie rozrachunków z dostawcami.
Od prośby o zakup do płatności, pomnóż te korzyści jeszcze bardziej.
Jakie są zalety?
Ogólnie rzecz biorąc, czas cyklu przetwarzania dokumentów można skrócić o 5. Koszty administracyjne o 80%.
Dzięki tym liczbom natychmiast rozumieją Państwo pilną potrzebę digitalizacji faktur. Ostatecznie liczby te nie są jedynymi, które należy wziąć pod uwagę.
Co firma osiąga dzięki cyfryzacji?
Dzięki cyfryzacji firmie udaje się uwolnić ważne zasoby ludzkie i finansowe. Czy to absorbować wzrost aktywności przy stałych zasobach. Lub zmobilizować swoje zespoły w projektach transformacji. Dla pracowników digitalizacja faktur nie jest wrogiem. Wręcz przeciwnie – sprzymierzeniec. Sprawiają one, że ich praca jest bardziej interesująca i tworzą wartość dodaną dla zarządzania finansami firmy.
Czy papier może zostać zniszczony po digitalizacji?
Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy przestrzegać czynników cyfrowej archiwizacji dokumentów. Według GoBD dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone. Chyba że muszą być przechowywane w oryginale zgodnie z zagranicznymi przepisami podatkowymi lub podatkowymi.
Obejmuje to na przykład bilanse otwarcia i dokumenty prawa budowlanego. GoBD mówi również, że dokumenty papierowe powinny zostać wycofane z dalszego przetwarzania. Ponadto plik nie może zostać zmieniony po zakończeniu procesu skanowania.
Odporność na zmiany zgodnie z wersjonowaniem zgodnym z GoBD
Co jest podawane w dowolnym momencie dzięki wersjonowaniu w PaperOffice. Dokument musi być dostępny i poddawany ocenie przez cały okres przechowywania.
PaperOffice spełnia w ten sposób wszystkie wymagane standardy poprzez certyfikację i testowanie wszystkich wymagań oprogramowania zgodnie z GOBD.
Okres przechowywania
Kwestia okresu przechowywania pojawia się wielokrotnie u naszych klientów. Ponieważ nie ma jasnych instrukcji, w jaki sposób i czy należy zachować oryginalną fakturę. Przede wszystkim należy skontaktować się z właściwym organem podatkowym, czyli właściwym audytorem.
Jakie dokumenty są akceptowane?
Dokumenty mające znaczenie prawne, takie jak umowy, nadal muszą być przechowywane w oryginale.
Najlepszy 5-stopniowy przewodnik
Wskazówka
Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:
Aby przejść do sedna:
Urząd skarbowy przyjmuje paragony elektroniczne. Sąd w przypadku sporu tylko oryginały.
Ma to związek z faktem, że podpis można sprawdzić tylko pod kątem autentyczności oryginalnych dokumentów. Zalecamy, aby nigdy nie wyrzucać oryginału.
Okazuje się, że trzeba wziąć pod uwagę kilka aspektów, aby pomyślnie przetwarzać przychodzące faktury.
Podsumujmy:
Aby całkowicie wyeliminować papier z procesu, muszą Państwo wdrożyć ciągłą digitalizację wszystkich przychodzących faktur. Ulepszenia wynikają z automatyzacji procesu w jak największym stopniu.
Taki dokument cyfrowy ma szereg zalet dla firmy. Oprogramowanie szyte na miarę zapewnia znacznie większą produktywność w firmie.
Tak więc digitalizacja faktur jest ważnym krokiem w przekształcaniu Firmy w biuro bez papieru. Oszczędza czas i pracę. Zwiększa jakość wyników pracy.
Proszę wykorzystać wszystkie zalety biura bez papieru.
Proszę pamiętać, aby uniknąć tego błędu
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Wniosek częściowy
Nie potrzebują Państwo specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!
Wszystko, czego Państwo naprawdę potrzebują, to
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.
- odpowiednie oprogramowanie
- niezawodny partner IT
- odpowiedni sprzęt
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:
Czy papier może zostać zniszczony po digitalizacji?
Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby pamiętać, że należy przestrzegać czynników cyfrowej archiwizacji dokumentów. Według GoBD dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone. Chyba że muszą być przechowywane w oryginale zgodnie z zagranicznymi przepisami podatkowymi lub podatkowymi.
Obejmuje to na przykład bilanse otwarcia i dokumenty prawa budowlanego.
Kiedy warto korzystać z oprogramowania do zarządzania dokumentami, np. tylko do digitalizacji przetwarzania faktur?
Warto użyć DMS dla każdej wielkości firmy, aby zdigitalizować swoje faktury. Nie tylko mogą Państwo archiwizować dokumenty zgodnie z przepisami prawa, ale mogą Państwo także uprościć rozbudowane procesy księgowe, na przykład poprzez przepływy pracy.
Jak wygląda przyszłość digitalizacji faktur. Dokąd zmierza podróż?
Przede wszystkim digitalizacja faktur przynosi znaczny i natychmiastowy wzrost produktywności. Cyfryzacja nie tylko uwalnia pracowników od czasochłonnego, gęstego zadania operacyjnego. Poza tym problemy opóźnienia i sporu z powodu błędu ręcznego zostaną rozwiązane.
Nieodłączne koszty przechowywania, wyszukiwania i utraty ważnych dokumentów papierowych są drastycznie zmniejszone. Ponadto racjonalizacja i automatyzacja procesów walidacji i kontroli w całym procesie rozrachunków z dostawcami.
Od prośby o zakup do płatności, pomnóż te korzyści jeszcze bardziej.
-
Korzyści uzasadniają wysiłek i koszty
Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości. -
Potrzebują Państwo kogoś, kto wie
Nie potrzebują Państwo własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
To, czego Państwo potrzebują, to odpowiedni partner u Państwa boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego Państwo potrzebują. Proszę unikać paniki i wybierać pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania. -
Sprzęt jest zwykle już dostępny
Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner. -
Tańsze niż oczekiwano dzięki odpowiedniemu DMS
Proszę unikać pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których są Państwo bezlitośnie na łasce producentów. Proszę nie iść na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebują Państwo pomocy, producent chętnie Państwu pomoże, ale pozostanie niezależny. -
Automatyzacja cyfrowa to przyszłość
Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
Przeszukać wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ mają Państwo własne Google!
