Chociaż podstawowe techniki zarządzania dokumentami są stosowane w kontroli dokumentów korporacyjnych od dziesięcioleci i ewoluowały przez lata, potrzeba systemu zarządzania dokumentami i jego zalety aplikacyjne są nadal niedoceniane.
Badania wykazały, że pracownicy spędzają do trzydziestu procent swojego czasu na poszukiwaniu niezbędnych dokumentów w firmie. Średnio pracownicy tracą w rezultacie więcej niż jeden dzień roboczy w tygodniu. Jest jeszcze gorzej, ponieważ: W 70% wszystkich przypadków wyszukiwanie kończy się niepowodzeniem. Dokument jest tworzony ponownie, a współpracownicy nie mogą już zrozumieć bieżącego stanu dokumentów.
Ale jaki jest standard, czego klient może oczekiwać od DMS?
W bieżącym artykule pokażemy Państwu zalety korzystania z elektronicznego zarządzania danymi (system zarządzania dokumentami).
Można to wyjaśnić punkt po punkcie za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami PaperOffice.
Zanim przejdziemy do korzyści, wyjaśnijmy definicję:
Co to jest system zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami (DMS) służy do przechowywania, zarządzania i kontrolowania przepływu dokumentów w organizacji.
Oznacza to, że firmy z różnych branż codziennie gromadzą ważne dokumenty: pisma procesowe, dokumenty umowne, projekty, listy zewnętrzne, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Docierają one nie tylko pocztą, wiele dokumentów dociera również pocztą elektroniczną.
Mogą Państwo organizować wszystkie informacje, takie jak dokumenty papierowe, pliki systemu Windows lub wiadomości e-mail, w centralnej lokalizacji, w systemie zarządzania dokumentami, do którego pracownicy mogą uzyskać łatwy i bezproblemowy dostęp.
W tym unikalne funkcje do pracy zespołowej i udostępniania dokumentów oraz innowacyjny interfejs programu, który jest unikalny na całym świecie.
Systemy zarządzania dokumentami stają się coraz ważniejsze dla firm, ponieważ ilość informacji generowanych przez dzisiejsze firmy rośnie wykładniczo.
Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami, w skrócie DMS, pomaga również wprowadzić przejrzystą strukturę do dokumentów i poradzić sobie z zalewem informacji.
DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.
Zarządzanie i kontrola ogromnej ilości dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych, które są częścią procesów biznesowych w administracji publicznej lub biznesowej, stała się wyzwaniem. Sprzyja to wprowadzeniu oprogramowania do zarządzania dokumentami, które ułatwia zarządzanie.
Wprowadzenie DMS zapewnia znaczne skrócenie czasu wyszukiwania, obsługi i oszczędności kosztów, które są bardzo ważne w naszych procesach administracyjnych.
Serce DMS
Zaawansowany system zarządzania dokumentami ma swoje "serce" w bazie danych, gdzie informacje są przechowywane w sposób umożliwiający ich odnalezienie i odzyskanie w łatwy i kontrolowany sposób.
Bazę danych można skonfigurować lokalnie lub w systemie NAS, takim jak QNAP NAS lub Synology NAS. Ale przechowując informacje w uporządkowany sposób, mamy tylko część równania.
"Mózgiem" kontrolującym system jest logika przepływu pracy, która umożliwia tworzenie zależności między dokumentami i procesami oraz łączenie tych informacji w elastyczne i wcześniej zdefiniowane przepływy.
Istotnym krokiem we wdrożeniu tak wyrafinowanego "przepływu pracy" jest to, że jak najwięcej dokumentacji jest dostępnych w formie cyfrowej.
Digitalizacja i zarządzanie dokumentami
Kiedy mówimy o systemach zarządzania dokumentami, nie wolno nam zapominać: im wyższy poziom digitalizacji informacji, które są częścią procesów, tym wyższy poziom kontroli i automatyzacji, który możemy osiągnąć. Napisaliśmy już artykuł na temat zalet cyfryzacji, kliknij tutaj.
W pierwszym kroku określają Państwo, które dokumenty należą do naszych procesów, jak zintegrować je z naszym systemem zarządzania dokumentami oraz jakie informacje należy wyodrębnić i zapisać w bazie danych razem z dokumentami. Po powiązaniu informacji definiujemy ich cykl życia, rodzaj interakcji z innymi procesami oraz możliwość ich integracji.
Informacje pochodzą z różnych źródeł
Najprawdopodobniej natkniemy się na informacje pochodzące z różnych źródeł i w różnych formatach. Część z nich w formie cyfrowej, przechowywana w plikach lub bazach danych, a część w postaci drukowanych dokumentów.
Co robimy z dokumentami cyfrowymi w formacie pdf, doc itp.? Tutaj proces jest bardzo prosty.
Przeciągnij dokument cyfrowy do interfejsu PaperOffice. Lub łatwo monitoruj foldery systemu Windows po otrzymaniu dokumentów.
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, na YouTube jest film na temat "Monitorowanie katalogów i masowa archiwizacja dokumentów" , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Dokumenty w formie papierowej można łatwo zeskanować i przekonwertować na format cyfrowy dzięki zintegrowanemu skanerowi.
Wskazówka
Na temat "W pełni zautomatyzowana archiwizacja dokumentów papierowych ze skanera" na YouTube znajduje się również film, który wyjaśnia ten proces w prosty i zrozumiały sposób:
Dzięki programowi Optical Character Recognition (OCR = Optical Character Recognition) zrobiliśmy już ważny krok. Za pomocą skanera lub innego urządzenia digitalizującego nie tylko przekształcamy dokument w obraz, ale także możemy "odczytać" jego zawartość elektronicznie.
Nie tylko czysty tekst OCR jest zawarty w bazie danych, dzięki sztucznej inteligencji (AI) zwanej PIA, automatyzacja może być określona ręcznie lub automatycznie.
W ten sposób używamy systemu do rozpoznawania i definiowania, które obszary dokumentów muszą być odczytywane automatycznie. Takie jak numer faktury, data, produkty, kwoty itp. W związku z tym posiadamy wszystkie niezbędne informacje w naszym systemie zarządzania dokumentami.
Digitalizacja informacji za pośrednictwem OCR ułatwia integrację szerokiej gamy dokumentacji z zarządzaniem procesami i przepływami pracy.
Obieg pracy i zarządzanie dokumentami
Jak już wspomniano, dla zaawansowanego zarządzania dokumentami niezbędne jest posiadanie wszystkich informacji w formie cyfrowej i ustrukturyzowanej w bazie danych. Mogą Państwo więc wyszukiwać wszystkie dokumenty zapisane w PaperOffice, takie jak google. Mogą Państwo także ustawić zasady, kto może uzyskiwać dostęp, modyfikować i usuwać / archiwizować Państwa informacje.
Ale chcemy pójść jeszcze dalej i usprawnić nasze procesy biznesowe. Jednym z filarów naszego rozwiązania do zarządzania dokumentami jest silnik przepływu pracy. Pozwala nam to określić każdy etap procesu biznesowego wraz z powiązanymi z nim działaniami i zależnościami, a także zaangażowanymi działami i rolami.
Możemy również zdefiniować automatyczne powiadomienia, które będą aktywowane w zależności od działań i zdarzeń, które występują w trakcie procesu.
Wszystko to nie tylko minimalizuje czas spędzony na zarządzaniu zadaniami, ale także minimalizuje prawdopodobieństwo zapomnienia i błędów w procesie.
Wartość dodana i korzyści płynące z elektronicznej archiwizacji danych
Oto niektóre z najważniejszych korzyści z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami:
- Dostępność: Przechowując i zarządzając wszystkimi dokumentami i ich wersjami, aktualizacjami, notatkami, przechowywanymi kontaktami, danymi dokumentów w centralnej bazie danych, wszystkie informacje stopniowo tworzą centralną bazę wiedzy.
Centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji firmy oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem sprawiają, że znajduje się on na szczycie listy korzyści. - Uprawnienie dostępu: Kontroluj, kto może uzyskać dostęp do dokumentów, kiedy i jakie czynności można na nich wykonać.
Ustawienia folderów i dokumentów, poziomy wydań i prawa, a także grupy i działy sprawiają, że dostęp do poufnych dokumentów jest przejrzysty i bezpieczny. - Bezpieczeństwo, nie tylko w kontroli dostępu, ale także w opiece i bezpieczeństwie, które wiąże się z wprowadzeniem nowych technologii i baz danych.
Przede wszystkim PaperOffice DMS szyfruje wszystkie dokumenty, gdy są one zapisywane dla bezpieczeństwa, zgodnie z jednym z najwyższych obecnie dostępnych standardów bezpieczeństwa, AES-1024bit.
Konwersja z powrotem do czytelnych dokumentów jest możliwa w dowolnym bieżącym formacie, a PaperOffice regularnie aktualizuje swoje formaty plików, co oznacza, że dokumenty będą również czytelne w przyszłości. - Możliwość wyszukiwania i oszczędność czasu: Wszystkie dokumenty, wcześniej w formie papierowej, są teraz dostępne cyfrowo, a wiadomości e-mail są przechowywane centralnie w bazie danych. Jednocześnie zapisywana jest data i godzina, numer wersji i słowa kluczowe, których wyszukiwarka PaperOffice może użyć do znalezienia dokumentów, nawet jeśli osoba wyszukująca zna tylko zawartość dokumentu szczątkowo.
Wszystko, co jest przechowywane w PaperOffice DMS, jest również rozpoznawane przez tekst OCR, zoptymalizowane za pomocą słowników biznesowych i indeksowane w celu idealnego wyszukiwania słów kluczowych w bazie danych SQL w celu wyszukiwania słów kluczowych.
Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu dokumentacji i kosztach zarządzania nią i jej przechowywania. - Redukcja nadmiarowości, takich jak powielanie dokumentów, kserokopie, rejestracja danych.
- Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych wraz z tworzeniem przepływów pracy, które umożliwiają integrację dokumentów i procesów biznesowych w kontrolowanym środowisku oraz jasno zdefiniowane i monitorowane działania.
- Nie zapominaj o pozytywnym "efekcie ubocznym" wyższej wewnętrznej i zewnętrznej satysfakcji klienta. Zastosowanie systemu zarządzania dokumentami pozwala szybciej i bardziej niezawodnie reagować na życzenia klientów.
Wzrost zadowolenia klientów zauważalny jest bardzo szybko, a przede wszystkim w sposób zrównoważony – zarówno pod względem sprzedaży, jak i reputacji firmy. - Jednym z najważniejszych aspektów przechowywania dokumentów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami jest zgodność z przepisami prawnymi lub specyfikacjami GoBD.
- Skrót GoBD oznacza "Zasady właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych".
- W szczególności, dzięki odpornemu na audyt, wysoce zaszyfrowanemu przechowywaniu dokumentów bezpośrednio w centralnej bazie danych SQL PaperOffice spełnia wszystkie wymagania dotyczące standardów dokumentów i wytycznych prawnych lub najwyższego na świecie niemieckiego standardu GOBD.
- Termin wersjonowanie nie jest obcym słowem w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma kontrolę wersji zgodną z GoBD i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.
PaperOffice przekracza wszystkie wymagania prawne
Rozwój PaperOffice DMS jest zgodny z GoBD, dzięki czemu mogą Państwo korzystać z oprogramowania bez obaw, że złamią Państwo regułę. Na przykład za każdym razem, gdy ktoś zmienia dokument, tworzona jest nowa wersja tego dokumentu. W ten sposób można śledzić, jaką zawartość miał dokument o której godzinie.
- Nawiasem mówiąc, na YouTube znajduje się film o konfiguracji Synology NAS MariaDB 10 i systemie zarządzania dokumentami PaperOffice , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
- W obu przypadkach, nawet w najgorszym przypadku, zapewnia się, że zarchiwizowane bazy danych są przywracane w krótkim okresie, a zatem okresy przechowywania są zawsze przestrzegane.
Pamiętaj, aby uniknąć tego błędu
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Wniosek częściowy
Nie potrzebują Państwo specjalisty IT ani wyszkolonego bibliotekarza!
Wszystko, czego naprawdę Państwo potrzebują, to
Czasami sprzęt często już tam jest, ma większy potencjał niż wcześniej i może być używany natychmiast.
- odpowiednie oprogramowanie
- niezawodny partner IT
- odpowiedni sprzęt
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, istnieje specjalny artykuł na temat "Cyfrowego przetwarzania faktur", który informował o zaletach digitalizacji lub cyfrowego przetwarzania faktur:
Którego skanera użyć do DMS?
Do skanowania dokumentów oprawionych zalecany jest skaner arkuszowy o rozdzielczości co najmniej 300 dpi. Skaner chciał mieć funkcję skanowania do fodlera i opcjonalne sterowniki WIA/TWAIN. Mamy dobre doświadczenia z Fujitsu Scansnap, które działają bardzo niezawodnie.
Jaki jest najlepszy sposób archiwizacji dokumentów?
Dokumenty papierowe powinny być zazwyczaj skanowane w formacie PDF/A, a następnie zapisywane w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami DMS - lub bezpośrednio, jeśli oprogramowanie to obsługuje lub automatyzuje, np. poprzez monitoring.
Czy mogę wyrzucić oryginalne dokumenty?
Jeśli używają Państwo przyzwoitego oprogramowania, które otrzymuje regularne aktualizacje i ma strategię tworzenia kopii zapasowych danych, odpowiedź brzmi TAK dla dokumentów niekrytycznych. Wszystko, co może prawnie wymagać oryginału, powinno być również przechowywane w oryginale. Na przykład PaperOffice DMS ma opcję przechowywania oryginalnej lokalizacji przechowywania we właściwościach dokumentu.
Inwestycja, która się opłaca
Termin zarządzanie dokumentami obejmuje znacznie więcej, niż można sobie początkowo wyobrazić. Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami w Państwa firmie jest teraz warunkiem wstępnym efektywności i sukcesu Państwa firmy. Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.
Powyższa lista zalet elektronicznego zarządzania danymi nie jest bynajmniej kompletna, a jedynie ogranicza własną kreatywność i profesjonalizm, w zależności od obszaru zastosowania! Jeśli z tych punktów widzenia rozważa się digitalizację archiwum analogowego i dokonuje się kontrobliczenia, staje się jasne, że wysiłek jest opłacalny i jak na przykład należy rozważyć inwestycję w nową, nowocześniejszą i szybszą maszynę.
