Skannaa, Allekirjoita & AI Chat
Mobile App
Mobiilisovellus yhdistää tilinne QR-koodin kautta ja tuo skannerin, allekirjoituksen, chatin ja asiakirjat puhelimeen.
LatausOppaatPDF · EN20 sivua
Käytännön opas: Julkinen hallinto
Hakemukset, liitteet, muutoksenhaut: kaikki yhdessä pinossa? Tästä eteenpäin jokainen hakemus saapuu pöydälle jo luettuna. Tämä opas näyttää rakennusvalvonnan esimerkillä, miten PaperOffice erottelee päivän postin, lukee hakemustiedot ja asettaa puuttuvat pakolliset tiedot tarkistettaviksi.
Tiedosto on saatavilla englanniksi ja saksaksi; tällä sivulla ladataan englanninkielinen versio. Ilmainen, rekisteröitymättä.
Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti
OEM-KUMPPANUUS
Laitteistojätit panostavat yksinomaan PaperOfficeen.
Ainoa virallinen DMS-kumppani QNAPille: Classic-sovellus, AI BYOS.
LisääISO/IEC 27001
SERTIFIOITU
SOC 2 Type 2
VALMISTELUSSA
Ainoa virallinen DMS-kumppani ASUSTORille: Classic-sovellus, AI BYOS.
LisääSisältö
- Maanantai kirjaamossa
- Mikä pysäyttää hakemusten vastaanoton
- Prosessi lyhyesti
- Yksi Workspace yksikköä kohden
- Kaikki sisääntulokanavat yhdessä paikassa
- Päivän postin erottelu
- Saapuvan aineiston tunnistaminen
- Hakemustietojen lukeminen
- Puuttuvien pakollisten tietojen tarkistus
- Yhdistäminen diaarinumeron perusteella
- Peittäminen asiakirjan tarkastusta ja tietopyyntöjä varten
- Luovutus asianhallintajärjestelmään
- Mitä viranomaiset kysyvät aluksi
- Itse kokeileminen 45 minuutissa
- Lisää luettavaa: tuotetiedot ja lyhyt opas
- Ensimmäinen yksikkö viidessä päivässä
- Tarkistuslista ja aloitus
Kohderyhmä
Käsittelijät: Käsitellään rakennuslupia, asumistukea tai lupia ja tarvitaan täydellisiä, jo luettuja asiakirjoja. Kirjaamo ja asiakaspalvelu: Vastaanotetaan posti, skannataan se ja toimitetaan vastuulliselle yksikölle. Tietohallinto ja tietosuoja: Määritellään sisääntulokanavat ja oikeudet sekä päätetään, mitä viranomainen luovuttaa.
Keskeiset tiedot
- 20 sivua, ja testipaketilla voi kokeilla itse 45 minuutissa
- Jokainen yksikkö saa oman Workspacen, jossa on ryhmäkohtaiset oikeudet ja pääsynsuojaus.
- Posti saapuu skannerilla, yhteisen postilaatikon kautta, Mobile Appilla tai latauksena. Split Agent erottaa yhdistetyt skannaukset yksittäisiksi asiakirjoiksi.
- AI-DMS tunnistaa asiakirjatyypin, ja lomakepohjaan «Viranomaislomakkeet» perustuva IDP Agent lukee hakemustiedot, jokaisen arvon lähteineen.
- Jos pakollinen tieto puuttuu, syntyy tarkistustehtävä. Samalla tavalla kirjoitetut diaarinumerot yhdistävät hakemuksen ja liitteen.
- Asiakirjan tarkastusta varten tiedot peitetään esikatselussa olevasta kopiosta. Päätös tehdään edelleen asianhallintajärjestelmässä.
Kysymykset ja vastaukset
Usein kysytyt kysymykset tästä latauksesta
Tekeekö tekoäly päätöksen hakemuksesta?
Päätöksen tekee vastuullinen henkilö. PaperOffice erottelee, tunnistaa ja lukee saapuneen aineiston sekä asettaa puuttuvat pakolliset tiedot tarkistettaviksi. Jokaisen luetun arvon kohdalla tietokenttä näyttää lähteen lomakkeessa.
Luetaanko käsin täytettyjä lomakkeita?
Kyllä. AI-DMS Ultra -versiolla AI-OCR tunnistaa myös käsinkirjoituksen rivi riviltä sijaintinsa mukaan. Lomakepohja «Viranomaislomakkeet» lukee rastitetut ruudut omana kenttänään. Vaikeasti luettavat kohdat tarkistetaan alkuperäisestä.
Mitä, jos diaarinumero on kirjoitettu toisin?
Graafi vertaa numeroa merkki merkiltä kirjainkokoa huomioimatta. Jos kirjoitustapa poikkeaa, kirjeet yhdistetään listassa vetämällä ja pudottamalla. Haku löytää diaarinumeron myös skannauksista.
Tarvitsetteko henkilökohtaista neuvontaa?
Asiantuntijamme auttavat mielellään valitsemaan oikean ratkaisun.
Konsultaatiopyyntö
