Skannaa, Allekirjoita & AI Chat
Mobile App
Mobiilisovellus yhdistää tilinne QR-koodin kautta ja tuo skannerin, allekirjoituksen, chatin ja asiakirjat puhelimeen.
LatausOppaatPDF · EN20 sivua
Käytännön opas arkistointiin
Vanhoja tositteita kellarin laatikoissa? Jatkossa säilytysaika on asiakirjassa itsessään. Tämä opas näyttää vaihe vaiheelta, miten PaperOffice pitää säilytysajan asiakirjatyypillä, lukitsee asiakirjat WORM-menetelmällä ja pitää todisteet valmiina verotarkastusta varten.
Tiedosto on saatavilla englanniksi ja saksaksi; tällä sivulla ladataan englanninkielinen versio. Ilmainen, rekisteröitymättä.
Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti
OEM-KUMPPANUUS
Laitteistojätit panostavat yksinomaan PaperOfficeen.
Ainoa virallinen DMS-kumppani QNAPille: Classic-sovellus, AI BYOS.
LisääISO/IEC 27001
SERTIFIOITU
SOC 2 Type 2
VALMISTELUSSA
Ainoa virallinen DMS-kumppani ASUSTORille: Classic-sovellus, AI BYOS.
LisääSisältö
- Laatikko, jossa lukee 2021
- Mikä arkistoa hidastaa
- Kulku lyhyesti
- Workspace arkistolle
- Säilytysaika ja oikeusperuste asiakirjatyypeittäin
- Omat asiakirjatyypit säilytysajalla
- Uusien tositteiden ja vanhojen asiakirjojen tuonti
- Tyypin tarkistaminen ennen lukitusta
- Lukitus säilytysajan alkaen
- Mitä lukitussa asiakirjassa näkyy
- Muutosten todistaminen, poiston esto
- Löytäminen ja luovutus tarkastukseen
- Mitä tiimit kysyvät aloituksessa
- Itse testaaminen 45 minuutissa
- Lisätietoja
- Ensimmäinen vuosikerta viidessä päivässä
- Tarkistuslista ja aloitus
Kohderyhmä
Kirjanpito: tositteet arkistoidaan ja niiden on löydyttävä muuttumattomina vuosien päästä. Johto: vastuu säilytyksestä ja tieto siitä, mitä saa hävittää ja milloin. Veroneuvonta: säilytysajat sovitaan yrityksen kanssa ja tarkastusta tuetaan.
Keskeiset tiedot
- 20 sivua, testipaketti itse kokeiltavaksi 45 minuutissa
- Järjestelmätyypit, kuten lasku, tiliote tai sopimus, sisältävät säilytysvuodet, oikeusalueen ja oikeusperusteen. Omat tyypit luodaan omilla arvoilla.
- Workspace-tyypistä Business alkaen asiakirja lukitaan WORM-menetelmällä, ja ajanjakso alkaa heti tai vuodenvaihteessa.
- Tiedosto pysyy sen jälkeen muuttumattomana. Poistaminen, siirtäminen ja nimeäminen on estetty säilytysajan loppuun asti; asiakirjassa näkyvät päättymispäivä ja jäljellä olevat päivät.
- Revisiot-välilehti näyttää muutokset vanhan ja uuden arvon, käyttäjän ja ajankohdan kanssa. Lakisääteinen pidätys (legal hold) estää poistamisen perusteluineen.
- Vanhat asiakirjat voi tuoda ZIP-tiedostona tai Storage Mountista. Tarkastusta varten suodatetaan asiakirjatyypin mukaan ja viedään tiedot alkuperäisten ja OCR-tekstin kanssa.
Kysymykset ja vastaukset
Usein kysytyt kysymykset tästä latauksesta
Täyttääkö tämä GoBD-vaatimukset?
PaperOffice tarjoaa rakennuspalikat: säilytysajan ja oikeusperusteen tyypeittäin, WORM-lukituksen, muutoshistorian, legal holdin, sertifikaatin ja viennin. Riittääkö koko prosessi, arvioi veroneuvoja prosessikuvauksen perusteella.
Milloin säilytysaika alkaa?
Lukituksesta alkaen, heti ja päivälleen tai vuodenvaihteessa. Vuodet tulevat asiakirjatyypistä. Tositteet kannattaa siis lukita ajoissa, esimerkiksi kirjausvuonna.
Mitä verotarkastus saa?
Viennin merkityistä asiakirjoista, esimerkiksi tyypin mukaan suodatettuna taulukkona tai täydellisenä pakettina alkuperäisten ja OCR-tekstin kanssa. Tai lukuoikeuden käyttäjäryhmän kautta oikeudella ”Katselu + lataus”.
Tarvitsetteko henkilökohtaista neuvontaa?
Asiantuntijamme auttavat mielellään valitsemaan oikean ratkaisun.
Konsultaatiopyyntö
