Alla olevassa artikkelissa näytämme teille, miten voitte lisätä yrityksenne tehokkuutta, vähentää inhimillisiä virheitä korkeamman tarkkuuden avulla, alentaa nykyisiä kustannuksianne, maksimoida toimistotilanne, säilyttää tietojen eheyden ja parantaa tietoturvaa.
Luettelemme PaperOffice Dokumentenmanagementsystemin edut, joiden avulla voitte taata jopa 92%:n kustannussäästöt DMS:n käytön ansiosta.
Selitämme myös, mitä säännölliset lausekkeet (Regex) ovat ja luetellaan tämän artikkelin toisessa osassa käytännön REGEX-sovellusesimerkit.
Saatte tietää, miten nämä voivat auttaa teitä saamaan tarvittavat tiedot nopeasti, tehokkaasti ja ilman manuaalista syöttöä näistä tiedoista dokumenteistanne.
Tekniikka kolmen taikasanana - OCR
Mitä OCR tarkoittaa ja mitä siihen käytetään?
Optista tekstintunnistusta (OCR) käytetään nykyään usein tietojen eristämiseen erilaisista asiakirjoista, kuten kuiteista, fyysisten paperidokumenttien digitaalisointiin ja dokumenttienhallinnan työnkulun optimointiin.
OCR-tekstintunnistuksen käyttö antaa yrityksille merkittävän edun, koska se voi edistää asiakirjankäsittelyn automatisointia, prosessia, joka on merkittävä rooli kaikilla aloilla.
OCR lyhenne ilmaisusta "Optical Character Recognition" mahdollistaa ohjelmistotuotteen tunnistaa tekstin digitaalisesta kuvasta ja erottaa sen. Se on olennainen esimerkiksi skannattujen asiakirjojen lukemiseen ja analysointiin.
Vaikka kuittien OCR on kätevä, kun yritykset käsittelevät päivittäin viimeaikaisia kuitteja, yksi OCR-kuittiskanneri ei ole riittävä luotettaviin tuloksiin.
Tähän tarkoitukseen tulee käyttää dokumettienhallintajärjestelmää, jossa on laaja OCR-toiminnallisuus sisäänrakennettuna, kuten PaperOffice DMS.
PaperOffice suorittaa OCR-tekstintunnistuksen jokaiselle dokumentille, indeksoi koko tekstin ja tarjoaa integroidun edistyneen haun, joka on maailman tehokkain DMS-hakutyökalu. Ilman vaivaa!
Digitalisoinnin edut
Melkein jokainen, joka on tutkinut kustannusten leikkaamista yrityksessä, on varmasti tutustunut käsitteeseen "digitalisointi".
Yleensä kaikki kuittit säilytetään yhdessä paikassa yrityksessä. Vasta päivien kuluttua aloitetaan asiakirjojen käsittely. Niitä on etsittävä manuaalisesti, merkittävä taulukkoon, tarkistettava, ovatko syötetyt tiedot oikein, jotta voidaan siirtyä seuraaviin, kunnes lopulta olette digitoitua kuitinipun ja muita asiakirjoja.
Saatatte joutua tekemään vielä ylimääräisen vaiheen lähettääksenne taulukon eri järjestelmiin liiketoiminta- tai kirjanpidollisilla tarkoituksilla.
Kuulostaa kamalalta, eikö vain?
Dokumenttienhallintajärjestelmän avulla, jossa on ennalta rakennettu automaattinen tekstintunnistus, voitte lyhentää prosessin tunteja tai jopa päiviä muutamaan minuuttiin.
Kun malli ja halutut määritellyt tietokentät on määritetty, tiedot eristetään yksittäisistä asiakirjoista tai asiakirjanippuista.
Laajat kuittitiedot tallennetaan sen mukaisesti, asiakirja indeksoidaan ja se voi automaattisesti, tarvittaessa, yhdistyä määriteltyyn yhteystietoon luettujen tietojen perusteella.
Kaikki mitä teidän tarvitsee tehdä, on digitalisoida tiedostot skannaamalla tai vastaanottaa ne alun perin digitaalisessa muodossa, kuten sähköpostin kautta, ja tallentaa ne PaperOfficeen.
Dokumenttienhallintajärjestelmä tekee loput puolestanne.
Vihje
AIheesta "Paperisten asiakirjojen digitalisoinnin 10 tärkeintä etua" löytyy erityinen artikkeli:
Vähentäkää inhimillisiä virheitä lisäämällä tarkkuutta
Toistuvien tehtävien, kuten manuaalisen tietojen syöttämisen, suorittaminen voi olla melko tylsää ja vaikuttaa tietojen laatuun, kun työntekijät väsyvät tai häiriintyvät ja unohtavat tai sekoittavat kaikki numerot ja sanat.
Lisäksi "pääsy- ja käyttöoikeudet" -tekijä on myös rajoitettu piiri, koska kaikilla yrityksenne työntekijöillä ei ole oikeutta nähdä yrityksenne tietoja ja tietoja.
Ohjelmistolle, joka sisältää automaattisen tekstintunnistuksen, ei koskaan ole vaikea pysyä keskittyneenä ja se voi tunnistaa tekstit, tarkastella herkkiä tietoja, erottaa ne ja järjestää tuotokset suurella tarkkuudella paljastamatta yrityksen salaisuuksia.
Erityisen vaikeina aikoina on hyvin tärkeää, että kaikki yritykset vahvistavat yrityksen kilpailukyvyn digitalisoimalla tai digitoimalla sen ja mahdollistavat työntekijöiden joustavan etätyönmahdollisuuden kotona. Loppujen lopuksi yrityksen on pysyttävä digitaalisessa ajassa ja toteutettava siirtymä paperittomaan toimistoon .
Kustannusten alentaminen ja toimistotilan maksimointi
Manuaalinen tietojen syöttäminen voi olla erittäin työlästä, ja mitä enemmän asiakirjoja teidän on käsiteltävä, sitä korkeammiksi henkilöstökustannukset nousevat. Lisäksi joitain lisäkustannuksia voi aiheutua tietojen epätarkkuudesta johtuvista inhimillisistä virheistä.
Automaattisella tietojen käsittelyllä ja luvulla tekoälyn (IA) avulla PaperOffice DMS -dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa teitä alentamaan näitä kustannuksia samalla kun vapautatte toimistotilaa, koska teidän ei tarvitse palkata ylimääräistä henkilökuntaa manuaalisesti skannaamaan asiakirjoja tai säilyttämään pinoa asiakirjoja toimistossanne.
Säilyttäkää tiedon eheys ja parantakaa tietoturvaa.
Vaikka sekä digitaaliset tiedostot että fyysiset paperidokumentit voivat kadota tai vahingoittua fyysisistä, ympäristöllisistä tai teknisistä vaaroista johtuen, useimmat yritykset edelleen käyttävät aikaa tallentaakseen kaiken fyysiseen arkistoon ja käyttävät paikallisia tallennuspaikkoja tai pilvitallennusta digitaalisiin asiakirjoihin.
Vihje
On muuten erityinen viesti tallentamisesta pilveen ja miksi emme suosittele tätä tallennusmenetelmää:
Kiitos PaperOffice, kaikki asiakirjanne tallennetaan suoraan oman palvelimenne tietokantaan, antaen teille täyden ja rajoittamattoman hallinnan kaikkiin tietoihin. Teidän ei myöskään tarvitse luoda palvelinta, koska PaperOffice hoitaa kaikki askeleet asennuksen jälkeen.
Tai voitte käyttää Synology- tai QNAP-NAS-laitettanne ja hallita kaikkia asiakirjojanne omalla NAS-laitteellanne! Listoimme 7 toimenpidettä, joilla voitte saada eniten irti Synology NAS -laitteestanne, täältä saatte lisätietoja.
Tarkastelun luotettavuus on varmistettava
Lisäksi tietoturva ja käyttöoikeudenhallinta ovat helpompia, kun asiakirjat on digitaalisesti skannattu PaperOfficeen, koska tiedot tallennetaan korkean turvaluokituksen ja tarkistuksen jälkeen suojattuun tietokantaan, johon kukaan muu kuin te ei pääse käsiksi.
PaperOffice versionoi automaattisesti jokaisen muokatun asiakirjan, luo siitä varjokopion ja tallentaa sen erikseen, jotta voitte avata haluamanne version milloin tahansa.
Kuvaamme, miten voitte varmistaa versioinnin ja tarkistetuuden dokumenttien tallentamiselle.
Vihje
By Dokumentenmanagement PaperOffice - ohjelman tarkistetut ja GoBD-yhteensopivat versiot asiakirjojen versionhallinnasta täällä on myös YouTube-video, joka selittää tämän prosessin ymmärrettävästi:
Mitä haasteita liittyy kuittien digitaaliseen tallentamiseen OCR:llä?
Kun tiedot poimitaan OCR-tekstin tunnistuksella, tulee ottaa huomioon useita haasteita. Laskujen asettelut vaihtelevat suuresti, koska jokaisella yrityksellä on oma formaattinsa.
Jotta kuittinne voidaan lukea tarkasti, PaperOffice sisältää automaattisen asiakirjantunnistuksen, jolla on tekoäly (IA) nimeltään PIA.
Siksi PIA käyttää erityisiä algoritmeja ja tunnistustekniikoita.
PIA: lla on kattava integroitu sanakirja, joka tunnistaa automaattisesti väärin tunnistetut termit, vertailee niitä ja korvaa ne oikeilla. Voitte aina olla varma, että oikea tekstin tunnistaminen on tallennettu asiakirjaanne.
Tärkeiden asiakirjatietojen lukeminen
Tärkeitä asiakirjasisältöjä, kuten päivämääriä, määriä, asiakirjatyyppejä, avainsanoja ja tositetietoja havaitaan älykkäästi ja niitä käytetään indeksointiin. Lisäksi etsitään tositenäytön asiakirjatietoja, kuten netto- ja bruttosummaa, arvonlisäverokantaa sekä asiakirjavaluuttaa, ja ne sitten poimitaan irti. Tämä älykäs tietojen tunnistaminen tapahtuu PaperOffice-tuotteessa täysin automaattisesti.
Valitettavasti paperisten asiakirjojen skannaamisen aikana esiintyy monia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa kuvan laatuun, kuten suuntaus, taitokset, kirjasinkoot, kirkkaus, käsinkirjoitettu teksti jne. Tämä vaikuttaa tekstintunnistuksen ja poimittujen tietojen laatuun. Näin ollen voidaan tapahtua, että jo opetettuja asiakirjamalleja ei tunnisteta tai asiakirjan sisältö ei tallennu oikein.
Tässä tulevat mukaan säännölliset lausekkeet.
Säännölliset lausekkeet (Regex) ovat fantastinen tapa etsiä tarkkoja arvoja tekstistä.
Selitämme tarkasti, kuinka säännöllisiä lausekkeita käytetään nimenomaisten esimerkkien avulla artikkelin toisessa osassa.
Aloittaminen on helpompaa kuin luulette.
Mietittekö edelleen, pystyttekö siihen? Tutustukaa asiakkaidemme tapaustutkimuksiin PaperOffice-integraatiosta liiketoimintaanne ja vakuuttukaa itse helppoudesta tai pyytäkää yksinkertaisesti testiasennusta.
Kenelle paperiton toimisto on sopiva?
Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: kaikille yrityksille. Jokaisella yritystoimialalla ja -koolla, pienistä ja keskisuurista yrityksistä start-upeihin ja suuriin yrityksiin, on hyötyä paperittomasta toimistosta. Erityisen arvokas muutos on kuitenkin pienille ja keskisuurille yrityksille: Käsiteltävien tehtävien ja kustannusten vähentämisen ansiosta tarvittava budjetti vapautuu lisälisäyksen mahdollistamiseksi.
Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa paperittomalle toimistolle yrityksessäni?
Ei. Toisen tekijän, joka on ollut keskustelunaiheena viimeistään vuonna 2018 voimaansaastumisen jälkeen, on tietosuoja. DMS-ratkaisuja ja DMS-ohjelmistoja käytetään usein arkaluonteisten henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen. Rikkomustapauksissa tietosuojavaltuutettu voi määrätä suuria sakkoja.
- Hyödyt oikeuttavat vaivaa ja kustannuksia
Työskennelkää digitaalisesti ja tuokaa vanhat asiakirjat uudelle aikakaudelle - tämä on paras avaininvestointi, joka säästää valtavasti aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa. - Tarvitsette asiantuntevan avustajan
Teidän ei tarvitse palkata omaa IT-asiantuntijaa hyödyntääksenne digitalisoinnin etuja.
Tarvitsette oikean kumppanin rinnallenne, joka voi toteuttaa tarvitsemanne kokemuksensa avulla. Välttäkää paniikin lietsojia ja valitkaa testiasennukset sen sijaan, että luottaisitte pelkkään hienoon PowerPoint-esitykseen, jota ei todella ole testattu. - Laitteet ovat usein jo olemassa
Kokemuksemme perusteella lähes jokaisella yrityksellä ja organisaatiolla on suurkopiokone, jota se ei hyödynnä täysimääräisesti. Tämä laite rakastaa massa-skannauksia, se sietää paperiliittimiä ja se voi olla digitaalisen aloituksen perusta ilman skanneri-investointeja. - Edullisempaa kuin odotatte oikean DMS: n kanssa
Välttäkää kustannusten ansat DMS / ECM -järjestelmien kanssa, joissa olette armottomasti valmistajien armoilla. Älkää tehkö kompromisseja, mitä omiin hallintomahdollisuuksiin tulee, kuten dokumentin omaksumista ja asetusten tekemistä. Jos tarvitsette apua, valmistaja auttaa mielellään, mutta pysykää itsenäisenä ja riippumattomana. - Digitaalinen automatisointi on tulevaisuutta
Tapahtumat etenevät tulevaisuudessa täysin samalla tavalla, mutta täysin automatisoituna.
Lasku tulee sisään? Työnkulku käynnistyy ja kaikki etenee kerran määriteltyä polkua pitkin.
Tarvitsetteko kaivoa läpi 1000 arkistokansiota? Ei ongelmaa, koska teillä on oma Google-hakunne!
