Mikä rooli versionhallinnalla on dokumentinhallintajärjestelmässä (DMS)?
Versionhallinnan toiminnot ovat tärkeässä roolissa monille DMS-ohjelmiston käyttäjille. Lisätietoja eduista on saatavilla täältä.
Versionhallinta ei ole vieras käsite dokumentinhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää dokumentinhallintajärjestelmää, jossa on täydellinen versionhallinta ja tarkastuskelpoinen versiointi, käy yhä selvemmäksi.
Kuka ei tuntisi tätä tilannetta? Sopimusta käsitellään useaan kertaan – muutos tässä, kommentti siellä, kohtien vertailu, kokonaismuutos ja lopuksi sopimuksesta sovitaan. Jokainen yksittäinen muutos tallennetaan paikallisesti tietokoneelle varmuuskopioksi ja lähetetään jatkotarkistukseen.
Jos kollega on poissa tai asiakas soittaa ja pyytää muokkaamaan viime kuun versiota "XYZ", kaikki pysähtyy.
Seurauksena ovat versiosotku ja päällekkäisyydet.
Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa miettiä dokumenttien versiointia tai versionhallintaa.
PaperOffice AI versioi dokumenttinne: jokainen muutettu kopio tallennetaan uutena versiona, ja aiempi versio säilytetään ja sen voi avata uudelleen milloin tahansa. Tarkistussummat ja tapahtumaloki tekevät jokaisesta muutoksesta jäljitettävän – GoBD-kirjanpidon perusta.
DMS-ohjelmiston edut
DMS-ohjelmiston keskitetty rooli tuo yritykselle useita etuja. Esimerkiksi se varmistaa, että kaikki työntekijät työskentelevät samoilla, oikeilla tiedoilla.
Lisäksi mediasiirtymät vältetään, jolloin tiedonkulku on saumatonta työnkulkujen puitteissa.
Tämä tekee myös kaksinkertaisesta tietojen ylläpidosta tarpeettoman, jolloin siirtovirheet vältetään ja se parantaa hallittavan tiedon laatua.
Monet yritykset, erityisesti pk-yritykset, pitävät tätä tietoturvan esteenä ja suosittelevat siksi dokumentinhallintajärjestelmän, lyhyesti DMS:n, käyttöä, kuten PaperOffice AI:ta.
Ratkaisu
Versionhallinta on rakennettu PaperOffice AI:hin, joten teillä on aina täysi hallinta dokumenteistanne ja niiden muutoksista.
Mitä versiointi on?
Lyhyesti sanottuna: versiointi tekee kaikki dokumenttien muutokset jäljitettäviksi.
Versioinnin käsite on helppo selittää: pääpiirteittäin se on toiminto, jolla kirjataan muutokset dokumentteihin tai tiedostoihin.
Näin jokainen dokumentin muutos tunnistetaan ja tallennetaan varjokopiona uutena dokumenttiversiona.
Jokaisen dokumentin muutoksen yhteydessä "uudempi" versio tallennetaan vastaavaan arkistoon. Lokitus tekee muutoksista läpinäkyviä ja jäljitettäviä koko ajan.
Tällöin seuraava katsoja tietää, milloin dokumentti on muutettu ja kuka sen muokkasi. Tämä antaa kokonaiskuvan koko dokumentin elinkaaresta.
Versiointi voidaan tehdä automaattisesti tai manuaalisesti.
Mikä on ero? Selitämme sen seuraavissa osioissa. Miten PaperOffice AI hallitsee versioita, näkyy myös AI-DMS-sivullamme.
Millaisia versiointityyppejä on?
Automaattinen versiointi
Automaattisessa versioinnissa DMS itse tunnistaa, että dokumentti on muuttunut, ja tallentaa muutetun kopion uutena versiona.
PaperOffice AI:ssa jokainen muutettu dokumentin kopio tallennetaan uutena versiona alkuperäisen ylikirjoittamisen sijaan. Muutokset kenttiin ja metatietoihin kirjataan kenttä kerrallaan tapahtumalokiin.
Tämä estää dokumenttien vahingossa tapahtuvan ylikirjoittamisen, vaikka useat henkilöt työskentelisivät samassa dokumentissa.
PaperOffice AI:ssa uusi versio käy myös tekstintunnistuksen läpi, jotta sen sisältö on haettavissa. Aiempi versio pysyy käytettävissä ja siihen voi päästä käsiksi.
Manuaalinen versiointi
Manuaalinen versiointi sopii erityisesti silloin, kun asiakirjat tulostetaan ja allekirjoitetaan esimerkiksi käsin ja ne on sen jälkeen skannattava uutena versiona.
Manuaalisessa versioinnissa käyttäjä käynnistää versiointiprosessin itse.
Vinkki
Miten PaperOffice AI yhdistää versiot, tarkistussummat, säilytysajat ja tapahtumalokin tarkastuskelpoista arkistointia varten, on esitetty tarkastuskelpoisen arkistoinnin sivullamme.
PaperOffice AI:ssa tallennatte uudelleen skannatun asiakirjan olemassa olevan asiakirjan uutena versiona – sovelluksessa, API:n kautta tai MCP:n kautta. Aiempi kopio säilytetään, ja tapahtumaloki kirjaa, kuka loi uuden version ja milloin.
Versionhallinnan DMS-järjestelmän käytön edut
Yhtenäinen arkistointi
Heti kun asiakirjat arkistoidaan PaperOffice AI:hin, integroitu versiointi varmistaa, ettei hajallaan olevia kopioita tallenneta erillisinä tiedostoina. Sen sijaan kaikki asiakirjan versiot pysyvät yhdessä ja ovat käytettävissä yhdessä paikassa.
Tarkastuskelpoinen versiointi ja GoBD
Asiakirjojen versiointi on perusta tarkastuskelpoisille tallenteille ja GoBD-mukaiselle kirjanpidolle. Täyttävätkö prosessinne kokonaisuutena vaatimukset, on veroneuvojanne arvioitavissa prosessidokumentaationne perusteella.
Revisioturvallisuuden varmistamiseksi kaikkien asiakirjojen ja tiedostojen muutosten yksityiskohtien on oltava selkeästi jäljitettävissä. On varmistettava, että vain valtuutetut työntekijät voivat tehdä muutoksia. Yhtä tärkeää on tietää vuosien päästä, mitkä työntekijät muuttivat mitä ja milloin.
Samanaikaisen työskentelyn järjestäminen
PaperOffice AI ei ole ainoastaan dokumentinhallintajärjestelmä vaan myös yhteistyöalusta: työnkulut, hyväksynnät, tehtävät ja käyttöoikeudet työtilakohtaisesti helpottavat asiakirjojen yhteistä käsittelyä.
Versionhallinnan ansiosta jokainen käyttäjä tietää, milloin ja miten asiakirjaa on muutettu ja kuka sen teki. Kun käyttäjä muokkaa asiakirjaa, se on lukittu muilta käyttäjiltä, eikä samanaikainen muokkaus ole mahdollista.
Monissa DMS-järjestelmissä niin sanottu check-out ja check-in säätelee sujuvaa yhteistyötä asiakirjan parissa ja koordinoi käyttöoikeuksia. Check-out-toiminnolla muokkaaja lukitsee asiakirjan tilapäisesti.
Check-in-toiminnolla ensimmäinen muokkaaja tallentaa muutetun asiakirjan uutena versiona. Aiemmin asetettu muokkauslukitus poistetaan.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus monien lakinormien kanssa
Versioinnin tärkein tehtävä on tietenkin se, että sen avulla voidaan osoittaa lakisääteiset vaatimukset ja yhä tärkeämmiksi käyvät vaatimustenmukaisuusnäkökohdat. Koska jokainen asiakirjan muutos on jäljitettävissä aina siihen käyttäjään asti, joka sen teki.
Oikean DMS-ohjelmiston valinta versiointiin
Yhteenvetona on selvää, että DMS-tuettu versionhallinta tarjoaa monia etuja.
Versioinnin parasta on kuitenkin se, että yritykset voivat automatisoida tärkeiden liiketoiminta-asiakirjojen luomisen, tarkistamisen ja jakelun.
PaperOffice AI auttaa yrityksiä pitämään arkistonsa tarkastuskelpoisina: versiot, tarkistussummat ja tapahtumaloki tekevät kaikki muutokset liiketoiminta-asiakirjoihin nopeasti ja milloin tahansa jäljitettäviksi, ja WORM-kirjoitussuojauksen ansiosta tallennetut versiot pysyvät muuttumattomina.
Aloittaminen on helpompaa kuin luulettekaan.
Epäilettekö vielä, ettette pysty siihen? Voitte lukea asiakkaidemme tapaustutkimukset ja todeta itse, kuinka yksinkertaista se on – tai kokeilla PaperOffice AI:ta ilmaisella tilillä suoraan selaimessa: Kokeile live.
Kenelle paperiton toimisto sopii?
Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: jokaiselle yritykselle. Kaikki liiketoiminta-alat ja -koot hyötyvät paperittomasta toimistosta, pk-yrityksistä ja startupeista suuriin yrityksiin. Muutos on kuitenkin erityisen arvokas pienille ja keskisuurille yrityksille: työstöaikojen ja kustannusten väheneminen vapauttaa budjetin, jota tarvitaan muihin kasvun vauhdittajiin.
Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa paperittomassa toimistossani?
Kyllä – jos palveluntarjoaja käsittelee asiakirjanne EU:ssa ja allekirjoittaa kanssanne tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) GDPR:n 28 artiklan mukaisesti. Tietosuoja on ollut kaikkien huulilla vähintään vuodesta 2018 lähtien, jolloin GDPR tuli voimaan. DMS-ratkaisut käsittelevät, hallinnoivat ja tallentavat asiakirjoja, jotka sisältävät usein arkaluonteisia henkilötietoja, ja GDPR:n rikkomisista voi seurata raskaita sakkoja. PaperOffice AI käsittelee asiakirjanne omalla datakeskuksellaan Espanjassa (EU); tiedostonne voivat pysyä omalla tallennustilallanne (Bring Your Own Storage). Jos haluatte työskennellä kokonaan paikallisesti, voitte käyttää PaperOffice Classicia.
-
Hyödyt oikeuttavat vaivan ja kustannukset
Digitaalinen työskentely ja vanhojen asiakirjojen tuominen uuteen aikaan on paras investointi, jolla säästetään tulevaisuudessa valtavasti aikaa, rahaa ja hermoja. -
Tarvitsette jonkun, joka tietää
Ette tarvitse omaa IT-asiantuntijaa hyödyntääksenne digitalisoinnin kaikki edut.
Tarvitsette kuitenkin oikean kumppanin rinnallenne, joka kokemuksensa ansiosta voi toteuttaa juuri sen, mitä tarvitsette. Pelottelua kannattaa välttää, ja mieluummin kannattaa valita testattavat kokeilut kuin kauniit PowerPoint-esitykset, joita ei ole oikeasti testattu. -
Laitteisto on yleensä jo olemassa
Kokemuksen mukaan lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa on iso kopiokone, jonka mahdollisuuksia ei käytetä täysimääräisesti. Nämä laitteet pitävät massaskannauksesta, sietävät paperiliittimiä, ja ne voivat olla digitaalisen alun perusta ilman skanneri-investointia. -
Edullisempaa kuin odotatte oikealla DMS:llä
Kustannusloukkuja kannattaa välttää DMS/ECM-järjestelmissä, joissa olette armottomasti valmistajan armoilla. Omien hallintamahdollisuuksienne suhteen ei kannata tehdä kompromisseja, esimerkiksi asiakirjatyyppien määrittelyssä ja asetusten tekemisessä itse. Jos tarvitsette apua, valmistaja auttaa mielellään, mutta itsenäisyys kannattaa säilyttää. -
Digitaalinen automaatio on tulevaisuutta
Prosessit ovat tulevaisuudessa täysin samanlaisia, mutta täysin automatisoituja.
Saapuu lasku? Työnkulku käynnistyy ja kaikki etenee määritettyä reittiä.
Pitääkö etsiä läpi kaikki 1000 kansiota? Ei ongelmaa, sillä teillä on oma Google!
