Rakennusteollisuudessa työskentelee lukuisia henkilöitä eri tehtäväalueilta, osastoilta ja joskus jopa yrityksistä yhdessä monenlaisten tietojen, asiakirjojen ja tietojen kanssa. On äärimmäisen tärkeää, että kaikki prosessit sujuvat tehokkaasti ja nopeasti, etenkin kun kyse on organisaation ja hallituksen kriittisten tietojen, kuten piirustusten, sopimusten, projektiplaanien ja vastaavien, hallinnasta ja organisoinnista. Jos asiakirjojen ja tietojen hallinta on kuitenkin tehottomaa, jouduimme kärsimään joiltakin haitoilta. Esimerkiksi työntekijöiden välillä syntyy sekaannusta, kun he työskentelevät vanhentuneiden versioiden perusteella. Tämä johtaa väärinkäsityksiin puutteellisen kokonaiskuvan vuoksi, ja olemmekin noidankehässä, jossa toimintakustannukset kasvavat tuplana ja tehottomana työskentelynä - puhumattakaan ajasta, joka täytyy käyttää näiden sekaannusten selvittämiseen. Yhteenvetona voidaan todeta, että jos asiakirjoja ja tietoja ei hallinnoida systemaattisesti ja selkeästi, kukaan yrityksessä ei kykene tekemään päivittäisiä ja älykkäitä päätöksiä, jotka puolestaan varmistavat yrityksen menestyksen.Huomatkaa tähän liittyen: Tässä artikkelissa emme tarkastele vain asiakirjahallinnan haasteita rakennusteollisuudessa, vaan myös sitä, miten tehokas ja järjestelmällinen tietojen, asiakirjojen ja tietojen hallinta PaperOfficella on mahdollista. Laajan asiantuntemuksemme ansiosta digitaalisuudesta ja paperittomasta työskentelystä meillä on myös ratkaisu jokaiseen haasteeseen.
Esittelemme teille 7 käytännön haastetta ja esittelemme ratkaisut
PaperOffice kysyi vuonna 2022 joiltain rakennusyrityksiltä suurimmista haasteistaan tietojen, asiakirjojen ja tietojen hallinnassa ja otti huomioon tietyt yritystiedot toteutettuihin tapaustutkimuksiin. Seuraavat havainnot saatiin:
Haaste 1
Asiakirjat ovat vaikeasti löydettävissä nykyisessä tallennusjärjestelmässä
Kokonaiset 82 prosenttia kyselyyn vastanneista yrityksistä ilmoittivat, että heillä on vaikeuksia löytää asiakirjaa kansiorakenteestaan sekavan tiedostonimen tai huonon luokittelun takia.
Luokittelu ei ole mahdollista aikapulan vuoksi ja se voisi tulla kyseeseen vain automaattisesti.
Olipa kyse sitten fyysisistä kansioista tai digitaalisista kansionrakenteista palvelimilla - asiakirjan tiedostonimen tulisi yleensä antaa tietoja sen sisällöstä.
Usein ihmiset etsivät tärkeimpiä hakusanoja tietokoneensa hakutoiminnossa toivoen, että ne sisältyvät etsityn asiakirjan tiedostonimeen.
Tällaisissa haut aiheuttavat nopeasti sekaannusta, koska puuttuva yhtenäinen rakenne voi johtaa siihen, että tiedostoissa ei aina ole etsittyjä avainsanoja.
Samoin kuin fyysisessä kansiossa, joka seisoo väärässä hyllyssä, toisessa huoneessa tai on väärin sijoitettu tai jonka tarra on lukukelvoton tai väärin kirjoitettu.
Jokainen varmasti tietää "tarttuvan Explorerin", joka luovuttaa kokonaan, kun etsii 5000 tiedostosta ja säännöllinen, yksinkertainen haku on yhdistettävä PC:n uudelleenkäynnistykseen.
DMS PaperOffice -ratkaisun kaltaisella ratkaisulla , kattava yrityssisällönhallintajärjestelmä (ECM), selkeää tallentamista ja aikaa vievää etsintää ei enää ole.
ECM: ssä asiakirjoja ei yksinkertaisesti nimetä mielivaltaisesti ja tallenneta satunnaisiin paikkoihin, vaan ne poimitaan, avainsanoitetaan ja tallennetaan "projektin" tai "yrityksen" mukaan loogisesti ja niitä yhdistetään olennaisten tietojen kanssa. Näin niitä voidaan etsiä helposti älykkään hakutoiminnon avulla. Esimerkiksi haku voidaan tehdä projektin tyypin, itse projektin, asiakkaan tai alayrityksen, asiakirjojen luojan tai asiakirjojen tilan mukaan.
VINKKI: Lukekaa tapaustutkimuksemme "PaperOffice-integraation menestystarina IDC Construccion S.L. Las Palmas -rakennusyrityksessä".
Lukekaa lisää täältä ja antakaa sen inspiroida teitä.
Haaste 2
Epävarmuus asiakirjojen nykyisestä ja oikeasta versiosta
Epäselvyys asiakirjojen nykyisestä ja oikeasta versiosta on merkittävä haaste yrityksille.
Rakennusyritykset ilmoittivat, että heillä ei ole käsitystä siitä, mikä versio asiakirjasta tai tiedosta on nykyinen tai oikea.
Nykyaikana, jolloin useat henkilöt voivat työskennellä asiakirjan parissa sijainnista ja ajasta riippumatta, selkeä viestintä on ratkaisevaa.
Virheiden välttämiseksi on tärkeää kirjata jokainen pääsy, muutos ja arkistointi kirjallisesti. Näin myöhemmin on nähtävissä, miten asiakirja on syntynyt. Pelkkä tiedostonimen täydennys, kuten "_2" tai "_new 1.2" FINAL "," FINAL 2 "," DRAFT 2.0 ", ei kuitenkaan ole sopiva ratkaisu, koska asiakirjan versio ei tällöin ole selvästi tunnistettavissa. Tämä johtaa usein sekaannukseen etsinnässä ja lisää eri tallennuspaikoissa olevien kaksoiskappaleiden määrää.
Ratkaisu: PaperOfficella voitte ratkaista molemmat ongelmat - versiointi ja muutosten jäljitettävyys - tyylikkäästi. PaperOffice tallentaa jokaisen pääsyn ja muutoksen läpinäkyvästi ja jäljitettävästi. Asiakirjasta on aina vain yksi nykyinen ja oikea versio, joten se välttää epäselvyyksiä ja asiakirjat
Haaste 5
Yhteistyö ja viestintä
Rakennusalan yritykset työskentelevät usein tiimeissä ja niiden on tehtävä tehokkaasti yhteistyötä voidakseen saattaa projektit menestyksekkäästi päätökseen. Yksi haaste on se, että useat henkilöt työskentelevät ja tekevät muutoksia samaan asiakirjaan samanaikaisesti. Perinteiset menetelmät, kuten sähköpostien lähettäminen tai muutosten manuaalinen yhdistäminen, voivat johtaa viiveisiin, tietojen menetykseen ja tehottomuuteen.
Ratkaisu: Asiakirjahallintaratkaisu, jossa on sisäänrakennettu yhteistyötoiminto, mahdollistaa useiden käyttäjien samanaikaisen työskentelyn samassa asiakirjassa. Muutokset seurataan automaattisesti ja niitä voidaan jäljittää, mikä välttää konflikteja ja helpottaa yhteistyötä.
Reaaliaikaiset kommentit ja chat-toiminnot mahdollistavat saumattoman viestinnän tiimin jäsenten välillä, jotta kysymyksiä voidaan selvittää ja päätöksiä voidaan tehdä.
Haaste 6
Sääntöjen noudattaminen ja tietoturva
Rakennusalan yritysten on usein noudatettava tiettyjä määräyksiä ja standardeja, erityisesti tietosuojaa ja arkaluonteisten tietojen turvallisuutta koskien. Asiakirjojen hallinta ja turvaaminen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti voi olla haasteellista, etenkin kun arkaluonteiset tiedot ovat vaarassa tai ne voivat kadota.
Ratkaisu: Luotettava asiakirjahallintaratkaisu tarjoaa ominaisuuksia arkaluonteisten tietojen suojaamiseen ja määräysten noudattamiseen. Tähän kuuluu salattu tallennus, pääsynhallinta, käyttöoikeudet ja audit trail -toiminnot.
Rakennusalan yritykset voivat varmistaa asiakirjojensa suojan ja niiden vastaavuuden voimassa oleviin määräyksiin toteuttamalla vahvoja turvallisuustoimenpiteitä.
Haaste 7
Asiakirjojen integrointi ja tietojen siirto
Rakennusalan yritykset työskentelevät usein erilaisten järjestelmien ja työkalujen kanssa, jotka on kehitetty tiettyjä tehtäviä tai rakennusprojektin vaiheita varten.
Haasteena on näiden erilaisten järjestelmien saumaton integrointi toisiinsa ja varmistaminen, että kaikki oleelliset asiakirjat ja tiedot ovat käytettävissä yhdessä keskitetyssä paikassa.
Lisäksi voi olla vaikeaa siirtää olemassa olevia fyysisiä asiakirjoja tai tietoa muista järjestelmistä uuteen asiakirjahallinta -ratkaisuun.
Ratkaisu: PaperOffice tarjoaa integrointimahdollisuuksia saumattomaan yhteistyöhön olemassa olevien järjestelmien ja työkalujen kanssa. Tämä voi sisältää API:t, tiedonmuuntamistyökalut tai tuonti-/vientitoiminnot. Eri järjestelmien integroinnin avulla rakennusalan yritykset voivat hyödyntää olemassa olevia tietoja ja asiakirjoja tehokkaasti samalla keskittäen niiden käyttöä ja hallintaa.
Datatiedostojen siirrossa voivat auttaa erityispalvelut tai työkalut, jotka mahdollistavat fyysisten asiakirjojen digitalisoinnin ja tiedon siirtämisen muista järjestelmistä uuteen asiakirjahallintajärjestelmään.
Päätelmä
Asiakirjahallinta rakennusalan yrityksille tuo mukanaan joukon haasteita, jotka on ratkaistava tehokkaiden ja sujuvien liiketoimintaprosessien takaamiseksi.
Tehokkaiden ja kattavien asiakirjahallintaratkaisujen käytön avulla nämä haasteet voidaan ratkaista. PaperOfficen tehokas ratkaisu tarjoaa strukturoitua asiakirjojen organisointia, nopeaa pääsyä, sujuvaa yhteistyötä, sääntöjen noudattamista ja tietoturvaa, versiohallintaa ja muutosten seurantaa sekä integrointia eri järjestelmiin.
Ratkaisemalla nämä haasteet rakennusalan yritykset voivat lisätä tuottavuuttaan, parantaa tehokkuuttaan ja luoda pohjan menestyksekkäälle projektinhallinnalle.
Kenelle paperiton toimisto sopii?
Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: jokaiselle yritykselle. Kaikki yritystoimialat ja -koot hyötyvät paperittomasta toimistosta, pienyrityksistä startupeihin ja suuriin yrityksiin. Erityisen arvokasta tämä on kuitenkin pienille ja keskisuurille yrityksille: Käsittelykustannusten ja -vaivannäön vähentämisellä tarvittava budjetti vapautuu kohentamaan kasvua.
Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa yritykseni paperittomaan toimistoon?
Ei. Toinen tekijä, josta on puhuttu eniten lopullisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon (GDPR) jälkeen vuonna 2018, on tietosuoja. DMS-ratkaisut ja DMS-ohjelmistot käsittelevät, hallinnoivat ja tallentavat usein arkaluonteisia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. GDPR-sääntöjen rikkomisesta lainsäätäjät ovat asettaneet korkeita sakkoja.
Kaikkiaan NAS-ratkaisut yhdessä tehokkaan PaperOffice-dokumenttienhallintaohjelmiston kanssa tarjoavat turvallisen, tehokkaan ja skaalautuvan ratkaisun yrityksille ja organisaatioille. NAS-laitteiden ja PaperOffice:n käytön avulla yritykset voivat parantaa tehokkuuttaan, parantaa tietoturvaa ja optimoida dokumenttienhallintaa.
