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Guía práctica: Procesamiento de facturas
¿Abrir, teclear y reenviar cada factura? A partir de ahora, cada factura llega leída y lista para aprobación. Esta guía muestra paso a paso cómo PaperOffice reúne las facturas en un Workspace, lee cabeceras y partidas, las cruza con el pedido y el albarán y las entrega a su equipo como tarea de revisión.
El archivo está disponible en inglés y alemán; en esta página usted descarga la versión en inglés. Gratis, sin registro.
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ASOCIACIÓN OEM
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MásISO/IEC 27001
CERTIFICADO
SOC 2 Type 2
EN PREPARACIÓN
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MásLo que hay dentro
- Un lunes en contabilidad de proveedores
- Qué retiene las facturas
- El proceso de un vistazo
- Un Workspace para las facturas entrantes
- Todas las entradas en un Workspace
- Lo que PaperOffice lee de cada factura
- Facturas electrónicas: datos del XML
- Leer las partidas: el proceso de compras
- Cruce con pedido y albarán
- Duplicados y datos bancarios sospechosos
- Tarea de revisión y aprobación
- Entrega a contabilidad
- Lo que preguntan los equipos al empezar
- Pruébelo usted mismo en 45 minutos
- Más información: fichas técnicas y guía breve
- Primer resultado en cinco días
- Lista de comprobación e inicio
Para quién
Contabilidad de proveedores: Usted registra y revisa las facturas recibidas y quiere teclear y buscar menos. Compras: Usted realiza pedidos, recibe entregas y aclara desviaciones con proveedores. Dirección financiera: Usted aprueba y quiere saber qué facturas destacan y por qué.
Hechos clave
- 20 páginas, con un paquete de prueba para probarlo usted mismo en 45 minutos
- Un Workspace «Facturas entrantes» reúne el buzón de facturas, el escáner, la carga y el smartphone.
- Desde AI-DMS Premium, emisor, importes y referencia de pedido aparecen en la pestaña Campos de datos, cada valor con su ubicación de origen. PaperOffice lee las facturas electrónicas del XML.
- El proceso «Compras / 3-Way Matching» lee las partidas. La conciliación muestra dónde difieren la factura, el pedido y el albarán.
- Los posibles duplicados aparecen en el documento. AI-DMS Ultra comprueba los datos bancarios y el NIF/IVA y retiene en cuarentena lo que destaca.
- Un HITL Agent crea la tarea de revisión para varias personas a partir de su importe. Los datos llegan a su contabilidad mediante exportación, REST API o webhook.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes sobre esta descarga
¿También se procesan las facturas electrónicas?
Sí. Desde ZUGFeRD y Factur-X, PaperOffice lee el XML incrustado, y XRechnung y otros archivos UBL o CII directamente. El protocolo de factura electrónica de la pestaña Auditoría muestra si se cumplen las reglas básicas de la norma EN 16931.
¿Qué necesita la conciliación?
Pedido, albarán y factura en el mismo Workspace con la misma referencia de pedido, además de las partidas de los agentes del proceso «Compras / 3-Way Matching» y los números de artículo en todos los documentos.
¿Cómo detecta PaperOffice las facturas duplicadas?
Desde AI-DMS Premium busca documentos anteriores con el mismo contenido o el mismo número de documento del mismo emisor. Una coincidencia aparece como aviso en el documento, y las falsas alarmas se ocultan con «No es un duplicado».
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Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle a elegir la solución adecuada.
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