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Guía práctica de archivado
¿Buscando facturas antiguas en el sótano? A partir de ahora, la fecha de conservación consta en el propio documento. Esta guía muestra paso a paso cómo PaperOffice mantiene el plazo de conservación en el tipo de documento, bloquea los documentos con WORM y tiene preparadas las pruebas para una inspección fiscal.
El archivo está disponible en inglés y alemán; en esta página usted descarga la versión en inglés. Gratis, sin registro.
Confianza de empresas líderes en todo el mundo
ASOCIACIÓN OEM
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MásISO/IEC 27001
CERTIFICADO
SOC 2 Type 2
EN PREPARACIÓN
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MásLo que hay dentro
- Una caja con la etiqueta 2021
- Lo que frena el archivo
- El camino en resumen
- Un Workspace para el archivo
- Plazo y base legal por tipo de documento
- Tipos de documento propios con plazo
- Incorporar documentos nuevos y antiguos
- Revisar el tipo antes de fijar
- Fijar con inicio del plazo
- Lo que muestra un documento fijado
- Acreditar cambios, bloquear el borrado
- Encontrar y entregar a la inspección
- Lo que preguntan los equipos al empezar
- Probarlo usted mismo en 45 minutos
- Seguir leyendo
- En cinco días, el primer ejercicio
- Lista de control e inicio
Para quién
Contabilidad: usted archiva los justificantes y debe encontrarlos sin cambios años después. Dirección: usted responde de la conservación y quiere saber qué puede eliminarse y cuándo. Asesoría fiscal: usted acuerda los plazos con la empresa y acompaña la inspección.
Hechos clave
- 20 páginas, con un paquete de prueba para probarlo usted mismo en 45 minutos
- Los tipos de sistema, como factura, extracto bancario o contrato, incluyen los años de conservación, el ámbito jurídico y la base legal. Usted crea tipos propios con sus valores.
- Desde el tipo de Workspace Business, fija un documento con WORM, con el plazo iniciándose de inmediato o a final de año.
- El archivo queda entonces sin cambios. Borrar, mover y renombrar están bloqueados hasta el final del plazo; en el documento constan la fecha de fin y los días restantes.
- La pestaña Revisiones muestra los cambios con el valor anterior y el nuevo, el usuario y la hora. Una retención legal bloquea el borrado indicando el motivo.
- Los documentos antiguos los incorpora como ZIP o desde un Storage Mount. Para la inspección filtra por tipo de documento y exporta los datos junto con los originales y el texto OCR.
Preguntas y respuestas
Preguntas frecuentes sobre esta descarga
¿Cumple esto los requisitos de la GoBD?
PaperOffice aporta los elementos: plazo y base legal por tipo, fijación WORM, historial de cambios, retención legal, certificado y exportación. Si su proceso en conjunto es suficiente, lo valora su asesoría fiscal sobre la base de su documentación de procesos.
¿Desde cuándo corre el plazo?
Desde la fijación del documento, de inmediato y con precisión de día, o a final de año. Los años dependen del tipo de documento. Por eso fije los justificantes pronto, por ejemplo en el año en que se contabilizan.
¿Qué recibe la inspección fiscal?
Una exportación de los documentos marcados, por ejemplo filtrados por tipo, como tabla o como paquete completo con originales y texto OCR. O acceso de lectura a través de un grupo de usuarios con el derecho «Ver + Descargar».
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