La digitalización es ahora esencial para todas las empresas.
En nuestra guía encontrará información detallada sobre cómo implementar la digitalización en su empresa y los beneficios que puede obtener.
Pero casi cada 3 preguntas que nos llegan de nuestros clientes se relacionan con la implementación digital del procesamiento de facturas. Así que decidimos echar un vistazo más de cerca a este tema.
En este artículo, profundizamos un poco más en la información sobre el procesamiento de facturas digitales. Las ventajas de digitalizar facturas. Le mostraremos cómo puede implementar todo y describiremos el impacto de una implementación exitosa.
Antes de pasar a la implementación real, respondamos la pregunta:
¿Por qué debería digitalizar las facturas y documentos de su empresa?
Esta es una pregunta que cada vez más empresas se hacen: "¿De verdad tengo que digitalizar mi contabilidad?" La respuesta es sí, debe hacerlo. Entre otras cosas, porque así lo exige la administración. Cada vez más empresas se enfrentan a tener que cumplir con la documentación del proceso.
¿Qué exigen las normas legales?
Las normas legales exigen el cumplimiento de los requisitos relacionados con la recepción, el procesamiento y el archivo de todos los documentos entrantes relevantes para la comprobación.
En nuestro artículo mostramos un par de ejemplos prácticos o cómo puede solucionar fácilmente la digitalización gracias a PaperOffice DMS. Pero primero veamos las ventajas generales del procesamiento digital de facturas.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
En el mundo actual de la oficina en casa y los medios digitales, todavía es común ver facturas en papel apiladas en estantes y mesas.
Muchas empresas aún usan papel porque los empleados se sienten incómodos con la digitalización o no saben cómo empezar. Se encuentran con los desafíos de lidiar con el cambio y la digitalización.
Copia de documentos físicos a pesar de la digitalización
A muchas personas les gusta conservar una copia física de los documentos con los que trabajan. Pero aquí también juega un papel el proceso de manipulación del papel probado durante años.
Sobre el tema de Empresa sin papeles ya hemos escrito un artículo detallado. Aquí abordamos explícitamente el asunto de la contabilidad digital.
Ingresar manualmente la factura no solo significa mucho tiempo, sino también altos costos. Hacerlo bien puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Los beneficios clave incluyen:
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Puede encontrar cualquier factura en segundos / ahorrar tiempo
Porque gracias a la digitalización de sus documentos, podrá encontrar todas las facturas almacenadas en PaperOffice en cuestión de segundos. Ya no tiene que hojear laboriosamente carpetas gruesas. Al digitalizar todas las facturas de su empresa, solo necesita unos pocos clics para encontrarlas en el sistema.
Esto también nos lleva al segundo punto: - Se beneficia de un trabajo optimizado / ahorro de papel
Ya no necesita espacio para carpetas físicas. A partir de ahora puede archivar sus facturas en PaperOffice. Reducir el consumo de papel conduce a oficinas limpias y ordenadas.Consejo
Sobre el tema "Archivado totalmente automatizado de documentos en papel desde el escáner" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:
- Simplifique los procesos contables / Por ejemplo, con flujos de trabajo
Al administrar sus facturas digitalmente, ahorra tiempo y esfuerzo. Así como los costes de creación, envío y tramitación. No haga copias para tareas avanzadas, flujos de trabajo y reenvío. Todo se ejecuta digitalmente, es transparente y comprensible.
Gracias a la digitalización de sus facturas ya no se perderá valiosas fechas de vencimiento. -
Establecer permiso para acceso mediante un botón
Los derechos de acceso individuales a documentos y carpetas individuales garantizan una seguridad clara. Puede otorgar acceso a personas o departamentos completos, como el de contabilidad. -
Detectar contactos automáticamente
PaperOffice reconoce de forma inteligente los datos de dirección en el contenido del documento. Luego vincula lógicamente el documento a sus contactos existentes. Esto permite, entre otras cosas, mostrar todos los documentos de un contacto específico con unos pocos clics. - Palabras clave automatizadas
PaperOffice le ayuda con el reconocimiento inteligente de IA y palabras clave. De esta forma, se buscan en la factura los datos más importantes del documento.
IA PIA lee de forma inteligente los datos del documento. Luego, presenta el documento con palabras clave completas. Si es necesario a través de una prueba o automáticamente en segundo plano. -
Función de incrustación/exportación para asesores fiscales
Puede entregar fácilmente sus facturas. Con asignación de cuentas y palabras clave. Gracias a la búsqueda avanzada, tiene todo lo necesario para la exportación. Como todas las facturas del mes pasado, por ejemplo.
Incluyendo la estructura de carpetas, archivo PDF, archivo Excel con toda la información. Como resultado, su contable puede importar fácilmente la documentación. -
Opciones de edición rápida
La digitalización de la contabilidad puede acelerar los procesos y hacerlos más eficientes. No solo puede encontrar todos los documentos inmediatamente, sino que también puede editarlos/clasificarlos directamente, por ejemplo. Todos los requisitos legales se cumplen gracias al archivo a prueba de revisión. Verificar y aprobar es, por lo tanto, un juego de niños.
La digitalización de facturas se está convirtiendo en una necesidad para las empresas debido a las ventajas que ofrece. Muchas empresas también están ya convencidas de que la digitalización de las facturas es el futuro. Esto también debe ser aceptado hoy y ahora.
Sin embargo, muchos temen aún que este paso se asocie con un proyecto extenso. O simplemente difícil, costoso, arriesgado y desestabilizador. La buena noticia es que gracias a PaperOffice, ¡éste ya no es el caso!
¿Qué se debe tener en cuenta antes de digitalizar facturas?
En primer lugar, es importante no confundir ni reducir la digitalización al escaneo de las facturas entrantes. La digitalización no se limita a escanear y archivar facturas, sino que también puede optimizar el flujo de trabajo de la contabilidad y mejorar la eficiencia general de la empresa.
Ventajas del reconocimiento de texto OCR: gracias al reconocimiento de texto OCR, se pueden automatizar muchas cosas. Por ejemplo con inteligencia artificial (IA). De esta forma, las funciones de aprendizaje son cada vez más potentes y los algoritmos de detección más fiables.
Los campos que aparecen en la factura se pueden identificar y extraer del documento de inmediato. El documento se archiva y puede ponerse a disposición del sistema de contabilidad o ERP.
Por ejemplo, con la digitalización, el proveedor de servicios financieros se beneficia de información confiable en tiempo real cuando se recibe la factura.
Estamos llegando a la verdadera pregunta de este artículo:
¿Cómo implemento el procesamiento de facturas?
Si administra sus facturas con PaperOffice, el procesamiento es completamente electrónico. Recibirá la factura entrante digitalmente, es decir, por correo electrónico o escaneándola. No notará ninguna diferencia.
Digitalice las facturas entrantes con DropMail, ¿cómo?
Si ya recibe sus facturas entrantes en formato digital, le recomendamos el módulo DropMail integrado en PaperOffice. Esto le permite crear una dirección de correo electrónico DropMail personal en PaperOffice. Solo le enviará facturas.
Todas las facturas que se envían a su dirección de DropMail como un archivo adjunto de correo electrónico se archivan automáticamente en PaperOffice. Con reglas de archivo definibles y sin trabajo.
Consejo
Sobre el tema "DropMail - Archivar automáticamente documentos por correo electrónico cuando esté en movimiento" también hay un video (en inglés) en YouTube que explica este proceso de una manera simple y fácil:
PaperOffice reconoce la factura y lee los datos relevantes. Luego, el software archiva la factura en la carpeta correspondiente. Gracias a la IA, se inician opcionalmente otros procesos de aprobación, tareas y flujos de trabajo.
Todos los empleados que van a participar en el proceso son informados. El flujo de trabajo de la factura se ejecuta automáticamente.
Procesamiento de facturas digitales paso a paso:
Recibo de facturas
Cree su dirección deseada con el formato "[email protected]" y active PIA o especifique una máscara de almacenamiento y ¡listo!
Procesamiento de facturas digitales
PaperOffice captura la factura automáticamente y la procesa.
Se ejecutan automáticamente las reglas de archivo definidas y se realiza el archivado a prueba de revisión en segundo plano según el plan.
Puede revisar, aprobar y ejecutar flujos de trabajo sobre la factura.
Reenviar
Exporte las facturas con información relevante al asesor fiscal o a sistemas de terceros.
¿Cómo es el futuro de la digitalización de facturas? ¿Hacia dónde va el viaje?
La digitalización de facturas trae aumentos significativos e inmediatos en la productividad, liberando a los empleados de tareas operativas densas y reduciendo la demora y las disputas por errores manuales.
La digitalización reduce drásticamente los costos de almacenamiento, búsqueda y pérdida de documentos importantes en papel, y automatiza los procesos de validación y control en todo el proceso de cuentas por pagar, multiplicando aún más estos beneficios desde la solicitud de compra hasta el pago.
¿Cuáles son las ventajas?
En general, el tiempo de ciclo del procesamiento de documentos se puede reducir en 5. Gastos administrativos en 80%.
Con estas cifras, inmediatamente se comprende la urgencia de digitalizar las facturas. En última instancia, estos números no son los únicos a considerar.
¿Qué consigue una empresa gracias a la digitalización?
La digitalización de facturas permite a la empresa liberar importantes recursos humanos y financieros, ya sea para absorber el crecimiento de la actividad con recursos constantes o movilizar equipos en proyectos de transformación.
Para los empleados, la digitalización de las facturas no es un enemigo, sino un aliado que hace su trabajo más interesante y crea valor agregado para la gestión financiera de la empresa.
¿Se puede destruir el papel después de la digitalización?
En primer lugar, es muy importante tener en cuenta que se deben observar todos los factores para el archivo digital de documentos. Según el GoBD, los documentos en papel pueden destruirse. A menos que deban conservarse de acuerdo con regulaciones fiscales o tributarias.
Esto incluye, por ejemplo, balances de apertura, documentos y certificados. El GoBD también dice que los documentos en papel deben retirarse del procesamiento posterior. Además, es posible que el archivo no se cambie después del proceso de escaneo.
A prueba de revisiones según el control de versiones compatible con el GoBD
Que se da en cualquier momento gracias al versionado en PaperOffice. El documento debe ser accesible y evaluable durante el período de retención.
Por lo tanto, PaperOffice cumple con todos los estándares requeridos a través de la certificación y prueba de todos los requisitos de acuerdo con el GoBD.
Período de retención
La cuestión del período de retención surge una y otra vez con nuestros clientes. Porque no hay instrucciones claras sobre cómo se deben conservar las facturas originales. En primer lugar, debe ponerse en contacto con la autoridad fiscal responsable y su auditor.
¿Qué documentos se aceptan?
Los documentos con relevancia legal, como los contratos, aún deben conservarse en el original.
La guía definitiva en 5 pasos
Consejo
Hemos creado la guía definitiva en 5 pasos para dejar de usar el papel y digitalizar su negocio como si fuera un archivo digital, detallando cada uno de los 5 pasos y cuánto tiempo se tarda:
Para ir al grano:
La Agencia Tributaria acepta archivos digitales. El tribunal en caso de litigio sólo los originales.
Esto tiene que ver con el hecho de que solo se puede comprobar la autenticidad de una firma en los documentos originales. Recomendamos nunca desechar el original.
Tenga en cuenta varios aspectos para procesar con éxito las facturas entrantes.
Resumamos:
Para eliminar por completo el papel de los procesos, debe implementar una digitalización continua de todas las facturas entrantes. Las mejoras provienen de la automatización del proceso tanto como sea posible.
Un documento digital de este tipo tiene un conjunto de ventajas para la empresa. El software hecho a medida garantiza una productividad significativamente mayor en la empresa.
Por lo tanto, la digitalización de facturas es un paso importante para transformar su negocio en una oficina sin papel. Ahorra tiempo y mano de obra. Aumenta la calidad de los resultados de su trabajo.
Utilice todas las ventajas de una oficina sin papeles.
Asegúrese de evitar este error
Mientras que las grandes empresas designan a responsables que se ocupan de la digitalización de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de esos recursos humanos, especialmente porque se requieren unas cualificaciones profesionales muy específicas.
Sin embargo, este es un error común que conduce a malas inversiones porque muchos fabricantes se aprovechan de la ignorancia.
Conclusión provisional
¡No necesita un especialista en TI o un bibliotecario capacitado!
Todo lo que realmente necesita es:
A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencia que antes y se puede usar de inmediato.
- el software adecuado
- una empresa IT confiable
- el hardware correspondiente
Consejo
Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Procesamiento digital de facturas", que informaba sobre las ventajas de la digitalización o procesamiento digital de facturas:
¿Se puede destruir el papel después de la digitalización?
En primer lugar, es muy importante tener en cuenta que se deben observar los factores para el archivo digital de documentos. Según el GoBD, los documentos en papel pueden destruirse. A menos que deban conservarse en el original de acuerdo con impuestos extranjeros o regulaciones fiscales.
Esto incluye, por ejemplo, balances de apertura y documentos de ley de construcción.
¿Cuándo vale la pena usar un software de gestión de documentos, por ejemplo, solo para digitalizar el procesamiento de facturas?
Vale la pena usar un DMS para empresas de cualquier tamaño para digitalizar sus facturas. No solo puede archivar documentos de acuerdo con las normas legales, sino que también puede simplificar procesos extensos de contabilidad, por ejemplo, a través de flujos de trabajo.
¿Cómo es el futuro de la digitalización de facturas? ¿Hacia dónde va el viaje?
En primer lugar, la digitalización de facturas trae aumentos significativos e inmediatos en la productividad. La digitalización no solo libera a los empleados de una tarea operativa densa y que consume mucho tiempo. Además, se resolverán los problemas de demora y disputa por error manual.
Los costes inherentes al almacenamiento, la búsqueda y la pérdida de documentos en papel importantes se reducen drásticamente. Además, automatiza los procesos de validación y control en todo el proceso de cuentas por pagar.
Desde la solicitud de compra hasta el pago, multiplica aún más estos beneficios.
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Los beneficios justifican el esfuerzo y los costes
Trabajar digitalmente y llevar los documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una cantidad increíble de tiempo, dinero y nervios en el futuro. -
Necesita a alguien que sepa
No necesita su propio especialista en IT para aprovechar todas las ventajas de la digitalización.
Lo que necesita es al socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesite. Evite el alarmismo y elija posiciones de prueba en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente. -
El hardware normalmente ya está disponible
La experiencia ha demostrado que casi todas empresas tienen una gran fotocopiadora a la que no se le saca su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos, toleran los clips y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner. -
Más barato de lo esperado con el DMS adecuado
Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente. -
La automatización digital es el futuro
Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
¿Buscar en 1000 carpetas? ¡No hay problema porque tiene su propio Google!
