Compartir documentos: mediante enlace en el navegador y por teléfono

Primero el resultado: compartido por navegador y por teléfono

Hola y bienvenido a la Academia PaperOffice AI. Este video trata de la compartición: cómo puede compartir documentos de forma segura mediante un enlace en el navegador o por teléfono. Primero, el resultado. Nuestro contable ve el Workspace Accountant 2026 en su propia cuenta de PaperOffice, con exactamente los documentos que hemos compartido. Y cuando está fuera, puede llamar, iniciar sesión con su PIN y obtener la información directamente de los registros. Le guiaremos paso a paso: preparar el Workspace, compartir por correo electrónico y cómo lo acepta el destinatario, el agente telefónico, la compartición telefónica, hacer una llamada, gestionar y revocar comparticiones y, por último, algunos consejos prácticos.

Capítulo 1: Preparar el Workspace

Un Workspace siempre se comparte completo. Por eso creamos uno aparte para nuestro contable y solo colocamos en él los documentos que debe ver. Las comparticiones solo están disponibles para los Workspaces de tipo Business. Para nuestro ejemplo bastan seis documentos: facturas, una nota de crédito y un albarán de entrega. Todo lo que se incorpore más adelante a este Workspace será visible automáticamente para el destinatario.

Capítulo 2: Compartir por correo electrónico

Usted configura la compartición directamente en el Workspace: Editar, luego la pestaña Compartir y después Nueva compartición externa. Seleccionamos el correo electrónico como canal. A continuación, la dirección de correo electrónico del contable. Con esta casilla de verificación, solo una cuenta de PaperOffice con exactamente esta dirección puede aceptar la invitación; reenviar solo el enlace no es suficiente. En el acceso al documento, usted define lo que el destinatario puede hacer: solo ver y descargar, o además subir documentos. Como nuestro contable necesita poder devolvernos documentos, permitimos subirlos. Y usted decide cuánto tiempo sigue siendo válida la compartición: sin fecha de expiración, durante 7, 30 o 90 días, o durante un año. Para el cierre anual, nos bastan 30 días. Guarde y listo. La compartición aparece ahora como pendiente hasta que el contable acepte la invitación.

Capítulo 3: El destinatario acepta

El contable recibe un correo electrónico: invitación al Workspace Accountant 2026, con el botón Aceptar invitación. Si ha iniciado sesión en su propia cuenta de PaperOffice, basta con este solo clic para conceder el acceso. Por tanto, necesita su propia cuenta, pero no un PIN para la compartición. A partir de ahora, el Workspace compartido aparecerá en su cuenta, claramente marcado. Puede ver los documentos junto con todos los datos extraídos y descargarlos, dentro del alcance de los permisos que usted ha concedido. Como hemos permitido la subida, nuestro contable también puede enviarnos algo de vuelta, por ejemplo una factura que le han enviado directamente. La arrastra al Workspace compartido, y ya está. ¿Y nosotros? La factura ya está en nuestro Workspace Accountant 2026, procesada igual que cualquier otro documento. Nadie necesita enviar nada de ida y vuelta por correo electrónico.

Capítulo 4: Crear el agente telefónico

Para compartir por teléfono, necesitará un agente telefónico. En Conversation AI creamos uno nuevo y lo llamamos Northstar Phone Share. Es importante tener en cuenta el rol: Agente protegido. De este modo, quien llama debe iniciar sesión antes de que el agente pueda compartir con él cualquier contenido de sus documentos. En Telefonía, active el agente y seleccione el país. PaperOffice le proporciona un número de teléfono para este fin. Para ello, seleccione el idioma y la voz del agente. En el campo «¿Cómo debe comportarse el agente?», describa con sus propias palabras su tarea, su tono y sus límites claros. Nuestro agente debe responder a las preguntas sobre los documentos de forma amable y concisa, indicando siempre los importes con su moneda. En Conocimiento, usted especifica de qué Workspaces puede tomar el agente sus respuestas; aquí, solo de Accountant 2026.

Capítulo 5: Configurar la compartición telefónica

Ahora, la compartición en sí, de nuevo en el Workspace: Nueva compartición externa, esta vez con el canal telefónico. El agente ya está introducido. Usted introduce el número de móvil del contable y un PIN de 4 a 6 dígitos. Solo puede acceder a los documentos quien llame desde este número y conozca el PIN. Ambos datos aparecen difuminados en el video por motivos de privacidad. Si quien llama necesita un documento, PaperOffice lo envía a esta dirección de correo electrónico fija: como enlace a un PDF protegido con contraseña, con la contraseña incluida en el mismo correo electrónico. Quien llama no puede indicar ninguna otra dirección por teléfono. Si alguien llama desde un número desconocido o anónimo, llegará a la recepción sin acceso a los documentos. Y tras 3 PIN incorrectos, la compartición queda bloqueada durante 15 minutos.

Capítulo 6: Una llamada

Así suena por teléfono. El contable llama al número, introduce su PIN y simplemente pregunta.

Llamada simulada:

Agente telefónico: Bienvenido a PaperOffice AI. Para iniciar sesión, introduzca su PIN y pulse la tecla de almohadilla. Para la recepción, pulse la tecla de asterisco.

Contable: (introducción del PIN)

Agente telefónico: PIN confirmado. Un momento, por favor.

Agente telefónico: Tiene acceso al Workspace «Accountant 2026». ¿Qué debo buscar en el archivo?

Contable: ¿Qué facturas de Veldtmann vencían en septiembre?

Agente telefónico: Dos: una por 2.850 € con vencimiento el 6 de septiembre y otra por 47.500 € con vencimiento el 18 de septiembre.

Contable: ¿Cuánto queda pendiente de la factura de 47.500 euros?

Agente telefónico: Hay una nota de crédito del 21 de agosto por 950 € que se aplica a esta factura. El saldo pendiente es de 46.550 €.

Agente telefónico: ¿Le envío el documento a su dirección de correo electrónico?

Contable: Sí, por favor.

Agente telefónico: He enviado el documento a la dirección de correo electrónico configurada.

Contable: Gracias, eso es todo.

El agente busca dentro del Workspace compartido y responde con los documentos: facilita las fechas de vencimiento de las dos facturas y el saldo pendiente según la nota de crédito. Durante esta llamada no tiene acceso a otros Workspaces. A petición de quien llama, el agente envía el documento como PDF protegido a la dirección de correo electrónico guardada.

Capítulo 7: Gestionar y revocar comparticiones

Puede llevar un control de todo en el resumen de Workspaces: en Opciones puede ver cuántos Workspaces ha compartido usted mismo y cuántos comparten otros con usted. Las comparticiones de un Workspace se muestran en la pestaña Compartir: quién tiene acceso, a través de qué canal y hasta cuándo. Con Acciones, puede modificar los permisos de acceso, por ejemplo, para decidir si el destinatario puede subir archivos. Y cuando termina la colaboración, revoque la compartición. Esto surte efecto de inmediato: el Workspace desaparece de la vista del destinatario, y la siguiente llamada va a la recepción. Así es como lo ve el contable después: el Workspace ha desaparecido de su cuenta y los documentos ya no son accesibles.

Capítulo 8: Consejos prácticos

Por último, cuatro consejos prácticos. Primero: un Workspace por destinatario y finalidad. Así, cada persona solo ve lo que debe ver, y puede revocar una compartición sin afectar a los demás. En segundo lugar, establezca una fecha de expiración para cada compartición. Sin ella, una compartición seguirá vigente indefinidamente, aunque ya no sea necesaria. En tercer lugar: comparta el PIN de la compartición telefónica por un canal distinto del número de teléfono, preferiblemente en persona. Y en cuarto lugar: revise periódicamente la lista de comparticiones activas y revoque las que ya no sean necesarias. Para resumir: cree un Workspace aparte para cada destinatario. Compártalo por correo electrónico con una cuenta de PaperOffice, incluidos los permisos y el periodo de validez. El destinatario inicia sesión por teléfono con su número de teléfono y su PIN, y luego simplemente hace su pregunta. Y usted puede modificar o revocar cualquier compartición en cualquier momento. Hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.