¿Qué es PaperOffice AI? La visión general

Por qué un DMS clásico ya no es suficiente

Un sistema de gestión documental almacena sus documentos. Puede buscarlos. Y luego espera. Espera a que una persona los lea, tome decisiones y los introduzca en el siguiente sistema. Si desea IA, añade un chatbot al margen o actualice a la versión empresarial. Paga por asiento, para cada colega que aún tenga que realizar el trabajo. Y su archivo reside en la nube de otra empresa. Por asiento. Enterprise únicamente. Su nube. Ahora imagine un sistema que comprende el documento, decide qué sucede a continuación y lo ejecuta, ya sea que una persona o un agente lo soliciten. Sin licencias por asiento. Sin versión empresarial para IA. En su propio almacenamiento, si lo desea. Ese es PaperOffice AI: un motor, todas las puertas, su almacenamiento. PaperOffice AI es un Documento

¿Qué es PaperOffice AI?

Plataforma de operaciones. Comprender un documento no es suficiente. Lo que importa es lo que sucede a continuación. Por lo tanto, el motor realiza tres acciones con cada documento: lo lee, decide qué necesita el documento y actúa. Archiva, extrae, enruta, solicita aprobación y transfiere los datos a su ERP. Las personas y los agentes de IA trabajan con los mismos documentos, las mismas reglas y los mismos permisos. Cuatro puertas, una plataforma.

Una única fuente de verdad para los documentos

Existe un nuevo tipo de caos, y tiene un aspecto moderno. Sus asistentes de IA le permiten añadir documentos a proyectos. Por lo tanto, el contrato se introduce en un proyecto, la enmienda en otro y un colega carga la versión del mes pasado en un tercero. Tres copias, sin propietario y nadie sabe cuál es la actual. PaperOffice AI es la única fuente de verdad para los documentos. Cada nueva versión recibe su propio número y la anterior permanece intacta. Cada asistente, cada agente y cada aplicación lee la misma versión actual, a través de la API o MCP. Nada se copia ni se mueve. Un lugar, una verdad, cualquier cliente.

¿Cómo llega un documento al sistema?

Comience donde llegan los documentos. La copiadora en el pasillo escanea hacia una carpeta o directamente a la bandeja de entrada del escáner PaperOffice. Un conector vigila la carpeta cada pocos minutos, por patrón de archivo, y entrega cada nuevo archivo a un Workspace. Lo mismo ocurre con un buzón de correo, una unidad compartida NAS o un cubo en la nube. Nadie abre una aplicación. Nadie cambia el nombre de un archivo. El primer paso está hecho: el albarán está en el Workspace, con una vista previa, y cualquiera puede etiquetarlo manualmente. Aún no hay IA. Eso viene a continuación.

¿Qué tan profundo lee el motor?

Paso dos: active AI-DMS. Según el Workspace, usted elige qué tan profundo lee el motor. Basic lee el texto con AI-OCR y reconoce el tipo de documento. El tipo trae sus reglas: cuánto tiempo conservarlo, sobre qué base legal y a qué IDP Agent pertenece. Premium comprende los campos y conecta el documento con su socio comercial. Ultra lo audita, lo verifica en busca de fraude y lo vincula con todo lo anterior. Cada nuevo documento pasa automáticamente. Y cualquier documento puede profundizar más tarde.

AI-OCR no es OCR normal

Los documentos reales no son PDFs limpios. Una factura de transporte con una mancha de café. Una nota de entrega impresa en una impresora de matriz de puntos. Un informe de servicio fotografiado en una mesa de taller. AI-OCR lee los tres casos: el texto, las tablas y un cuadro delimitador para cada línea, cada uno con su propia puntuación de confianza. Incluye escritura a mano. Esa es la diferencia con el OCR clásico: no adivina caracteres, comprende la disposición de la página. AI-OCR se ejecuta dentro de cada pase de AI-DMS. Y usted puede llamarlo por sí mismo, a través de la API, o como una herramienta MCP. AI-DMS comprende el

IDP Agents: campos como datos

documento en general. El IDP Agent se introduce como un francotirador. El tipo de documento lo activa y obtiene exactamente lo que usted definió: número de factura, proveedor, importe, referencia de pedido, cuenta bancaria. Un campo, un prompt, más las comprobaciones que usted defina, por ejemplo: ¿se suman los conceptos a la totalidad? Cada campo devuelve datos, junto con su posición en el original. Luego llega otro documento con un aspecto diferente, una factura española, otro diseño, y el agente sigue encontrando los campos porque lee el significado, no las coordenadas. Si falta un campo obligatorio, el documento se coloca en una cola de revisión para que una persona lo examine. Ejecute al agente manualmente, por lotes, en un flujo de trabajo o automáticamente para cada documento de ese tipo.

¿Se suma? La conciliación triple

Ahora el motor conecta lo que pertenece junto. Pedido: cien módulos de potencia. Confirmado: cien. Entregado: noventa y ocho. Facturado: cien. Un sistema clásico archivaría cuatro documentos y pasaría a otro asunto. PaperOffice sigue el número de pedido a través de los cuatro, ve la diferencia de dos unidades, encuentra la nota de crédito que corrige novecientos cincuenta euros y vincula el pago en el extracto bancario: cuarenta y seis mil quinientos cincuenta. Resuelto. Sin hojas de cálculo auxiliares.

Cuando una persona decide

Algunas decisiones permanecen con las personas. Aquí hay una. Llega una factura con una nueva cuenta bancaria. Ese mismo día, un correo electrónico solicita actualizar el registro del proveedor de inmediato y pide no llamar a la centralita principal. El motor ya ha colocado la nueva cuenta junto a la del contrato del proveedor, ha puntuado el correo electrónico como un patrón clásico de fraude y ha detenido el flujo de trabajo antes del pago. Ahora necesita una persona. Por ello, el responsable financiero recibe una notificación push, incluso si se encuentra en la playa. Ella ve el original, las dos cuentas y la advertencia, y decide con un solo toque. No pagado. Verificado primero. Cada decisión queda registrada.

Flujos de trabajo en lenguaje natural

¿Y quién construye el flujo de trabajo? Lo hace usted, en lenguaje natural. No se necesita un diagrama. El tipo de documento es el desencadenante: cada factura inicia este flujo de trabajo. Describe la regla: si una factura coincide con su pedido, apruébala y entrégala a nuestro ERP para su contabilización. Si no coincide, envíala al departamento financiero con el motivo. El motor convierte esa oración en un agente de flujo de trabajo. Coincide, se aprueba, se entrega. Cada paso deja una línea en la pista de auditoría: qué sucedió, por qué regla o por quién. Su ERP recibe la contabilización a través de un webhook en el momento exacto en que ocurre. Hasta aquí, nadie ha abierto la aplicación PaperOffice. Ese es el punto.

Haga preguntas sobre sus documentos en su asistente de IA

O simplemente pregunte. En ChatGPT, en Cursor, en el asistente de IA que ya utilice. ¿Qué facturas de Norvexa siguen pendientes? ¿Se ha entregado completamente la orden del controlador? Su asistente no recibe un solo PDF. Recibe su Workspace como herramientas, con sus permisos: buscar, leer, seguir referencias, comparar. Y responde con los documentos que utilizó, línea por línea. Dos facturas, una pagada y otra pendiente. Dos entregas completas. Esto no es chatear con sus PDFs. Es la memoria de su empresa, disponible para cualquier modelo en el que confíe.

El idioma no importa

El idioma no importa. Una factura alemana, un albarán de entrega español, un contrato en inglés: el motor los integra todos en un único cuerpo de conocimiento consultable. Usted pregunta en su idioma y obtiene la respuesta en su idioma, con las fuentes en sus respectivos idiomas. Sin proyectos de traducción. Sin archivos separados por país.

Una rutina de agente cada mañana

Y dado que las herramientas son las mismas, un agente puede realizar esta tarea sin su intervención. Asigne a su asistente una rutina o programe un flujo de trabajo en PaperOffice: cada mañana a las ocho, ordene la bandeja de entrada de facturas, relacione cada factura con su pedido, detenga cualquier actividad sospechosa y deje un resumen. El proceso se ejecuta automáticamente. A través de MCP, el agente trabaja con los mismos permisos, las mismas reglas y la misma trazabilidad de auditoría que una persona. El modelo avanzado reside en su cliente. Los documentos y las herramientas permanecen aquí.

Tres formas, un núcleo

¿Cómo se utiliza? Tres formas, un núcleo. Úselo tal cual está: la aplicación web y la aplicación móvil, listas para el primer día. Amplíelo: complementos mediante la API y MCP, sus propios paneles de control, sus propias automatizaciones. O construya su propio producto sobre el mismo núcleo, sin cabeza (headless), con su propia interfaz. Las tres opciones funcionan con los mismos documentos, los mismos permisos y las mismas herramientas. Y nosotros construimos primero para nosotros mismos: lo que utilizamos a diario, usted también lo obtiene, como API y como herramientas MCP. Crece tanto como usted desee.

Su propio complemento en tres pasos

¿Qué tan fácil es eso? Tres pasos. Uno: proporcione a su asistente de codificación, por ejemplo Cursor, la dirección paperoffice dot ai slash llms dot txt. Lee la documentación de la plataforma, los puntos finales y las herramientas. Dos: diga lo que desea. Un panel para facturas retenidas, sobre PaperOffice AI. Tres: lo construye. Su complemento se ejecuta contra su Workspace, con sus permisos, esa misma noche. No hay SDK que aprender. La plataforma se explica a sí misma a su editor.

La aplicación móvil

En el teléfono, PaperOffice AI es una aplicación web instalable. Sin tienda de aplicaciones. Empareje un código QR desde su escritorio y, a partir de entonces, inicie sesión con su huella dactilar. Apunte la cámara a un documento: detección de bordes, corrección de perspectiva, varias páginas a la vez. ¿Sin red? El escaneo espera y se sube más tarde. Firme sobre la marcha con un código SMS. Pregunte al agente por voz. Apruebe con su pulgar. Todo lo que escanea aterriza en el Workspace como cualquier otro documento, con la misma profundidad AI-DMS.

Acceso desde fuera

¿Y las personas fuera de su empresa? Ellas también entran, sin copias. Comparta un Workspace en el navegador: su cliente obtiene un enlace, se registra gratis y el Workspace compartido aparece justo al lado del suyo. Ven lo que usted permite: leer o también cargar. Y para todos aquellos que prefieren hablar a hacer clic, hay Conversation Agent: en el chat de su sitio web y en el teléfono.

¿Quién responde cuando sus clientes llaman?

¿Quién responde cuando sus clientes llaman? Tome un fabricante de controladores industriales. Las mismas preguntas llegan todos los días, por teléfono y en el chat del sitio web. Ahora un Conversation Agent las responde, desde la base de conocimientos de la empresa: sus artículos y todo su sitio web. ¿Cuál es la garantía del controlador? Treinta y seis meses desde la entrega, y en el chat, con un enlace a la fuente. Los datos sobre la empresa provienen de las instrucciones propias del agente y su base de conocimientos. En el teléfono, nunca se menciona una cantidad sin una fuente. Si el agente no puede ayudar, envía al llamante un enlace por mensaje de texto. El llamante describe la solicitud y un ticket llega al equipo. Y si el llamante prefiere el español, solo tiene que decirlo. Su conocimiento responde al teléfono.

¿Puede llamar a su archivo?

¿Puede llamar a su archivo? Sí, con un PIN. Comparta un Workspace con un número de teléfono: el de un cliente, el de un usuario o el suyo propio, para los días en carretera. La llamada se realiza desde un número registrado y se introduce el PIN y luego la tecla hash. Tras tres intentos fallidos, el acceso por teléfono se bloquea durante un tiempo. El agente nombra al Workspace y pregunta qué buscar. ¿Cuáles de nuestras facturas siguen pendientes? Busca en los documentos y responde: una está pagada, otra está abierta. A petición, envía la factura pendiente por correo electrónico como un enlace a un PDF protegido con contraseña, y solo a la dirección almacenada para este Workspace. Por cada Workspace, puede configurar la voz, el idioma y las instrucciones adicionales. La tecla estrella conduce a la recepción. Ideal para despachos de abogados, administradores de propiedades y bufetes jurídicos.

¿Qué herramientas hay dentro?

Todo esto es un solo motor, y el motor tiene muchas herramientas. Document AI: OCR, IDP Agents, un Split Agent que descompone un paquete escaneado, un Redact Agent que oculta los datos personales antes de que una nómina salga de la empresa, y un Trust Agent que verifica cada archivo en busca de texto oculto y manipulaciones. Workflow AI en lenguaje claro, con plantillas y humano en el bucle. Conversation AI: un agente de chat que cita su fuente, y un agente telefónico. Media AI: texto a voz en más de treinta idiomas, incluso con su propia voz, y transcripción. Knowledge Base AI para sus artículos y su sitio web. Relations AI: cada parte de cada documento, y un gráfico de quién se relaciona con qué. Analytics AI: sus finanzas, calculadas a partir de los campos que IDP leyó. PaperOffice Sign, y una estantería de servicios de datos. Más de cuarenta capacidades, una cuenta. Suyo a través de la API, y muchas de ellas como herramientas MCP.

¿Puede el motor escribir documentos también?

El motor lee documentos. ¿Puede también crearlos? Conozca el Creator Agent. Su membrete se convierte en la plantilla, directamente desde un documento existente. Luego, usted solicita en lenguaje natural: una cotización para Norvexa, cien controladores, con puesta en marcha in situ. El agente extrae los datos de su base de conocimientos, sus registros de clientes y el perfil de su empresa. Cada número debe tener una fuente. Si falta un precio o hay varios clientes que coinciden, pregunta en lugar de adivinar. Usted revisa la vista previa y confirma. Solo entonces se crea el PDF, se numera y se almacena en el Workspace, al igual que cualquier otro documento. Y el mismo agente opera a través de la API y como una herramienta MCP.

Firmar y verificar

La firma se realiza donde ya se encuentra el documento. Envíe la enmienda desde el archivo. El firmante recibe un enlace, confirma con un código SMS y firma en el navegador o en el teléfono. El PDF firmado, junto con su certificado de firma, queda junto al original. Y cualquiera puede verificar la firma más tarde de forma independiente en una página de verificación pública.

¿Sus archivos tienen que moverse?

¿Sus archivos tienen que moverse? No a menos que usted lo desee. Un montaje de almacenamiento conecta su NAS, su servidor o su cubo de la nube, y usted elige por cada conexión. Índice: los archivos permanecen en su almacenamiento y nunca se modifican. PaperOffice los hace buscables, ejecuta la misma IA sobre ellos y sigue cada cambio. Como almacenamiento, a través de SFTP: cada nuevo documento se escribe directamente en su propio dispositivo, cifrado con su propia contraseña. Un segundo montaje puede reflejar el primero, y si el primero falla, PaperOffice lee del espejo. O importar: los archivos se mueven a nuestro propio centro de datos en la Unión Europea. De cualquier manera, PaperOffice mantiene el índice, los metadatos y los resultados de la IA. Traiga su propio almacenamiento y conserve todas las capacidades de IA. Sin bloqueo de proveedor.

¿Dónde viven mis documentos — y quién tiene acceso?

¿Dónde viven sus documentos, y quién tiene acceso? Lectura, extracción, búsqueda e incrustaciones: en la memoria, en nuestras propias GPUs, en nuestro propio centro de datos en la Unión Europea, en España. Datos de entrada, datos de salida: el modelo no retiene nada. Usted elige el almacenamiento: el nuestro, o cualquier NAS o servidor que hable SFTP. Su asistente de IA obtiene herramientas, nunca el archivo, dentro de sus permisos.

¿Para quién es?

Para un equipo que desea gestionar facturas, contratos y correspondencia sin un proyecto de desarrollo. Para un integrador que incorpora PaperOffice en su propio software. Para un desarrollador que desea Document AI como API y como herramientas MCP. Para un socio que lo revende en su propia factura. Misma cuenta, mismo acceso, mismo motor. Sin licencias por asiento: los usuarios están incluidos en todos los planes y el uso se factura en créditos. Y detrás de ello, una empresa fundada en dos mil dos.

En resumen

Un sistema de gestión documental almacena y espera. PaperOffice AI lee, decide y actúa. Para la persona que pregunta y para el agente que pregunta en su nombre. Un motor. Todas las puertas. Su almacenamiento. Diseñado para humanos. Listo para agentes.