Primeros pasos con PaperOffice AI: Workspace, documentos, agente y búsqueda

Hola y bienvenido a la academia de PaperOffice AI. Hoy cubriremos los primeros pasos: crearemos un Workspace, subiremos documentos y examinaremos qué hace la IA con ellos. Después, volveremos a localizar documentos, haremos preguntas al agente, compartiremos el Workspace incluso por teléfono y conectaremos PaperOffice con Claude. Todo lo que necesita para esto es un navegador. Solo para aclarar de antemano: PaperOffice AI es un sistema de gestión documental que entiende sus documentos. Se ejecuta en el navegador, como una aplicación en su teléfono móvil y a través de una interfaz. Sus documentos se almacenan en Workspaces, por ejemplo, uno por empresa, proyecto o cliente. Y la IA lee cada documento: identifica el tipo, asigna un nombre descriptivo, palabras clave y un resumen. Además, hay un agente al que puede hacer preguntas sobre sus documentos, una búsqueda que encuentra contenido, capacidades de intercambio externo y la conexión con Claude.

Primeros pasos: El recorrido

Después de iniciar sesión, llegará a su página de resumen: tareas, notificaciones, algunas herramientas rápidas y el camino hacia Claude y ChatGPT. A la izquierda, puede ver todas las áreas de la aplicación. Para comenzar, necesitará principalmente Document AI: Aquí es donde se encuentran sus Workspaces y documentos. En la parte superior, encontrará la funcionalidad del agente y de búsqueda. Ambos son accesibles desde cualquier página. Y a través de su perfil, puede acceder a Ayuda y Aprendizaje: para el recorrido introductorio, el Solucionador de Problemas y soporte. Sus unidades de aprendizaje también se muestran en la parte superior.

Paso 1: Cree un Workspace

Empecemos. En la vista general de Workspaces, hago clic en Crear nuevo Workspace. Un Workspace es como un archivador dedicado, por ejemplo, para una empresa, un proyecto o un cliente. Lo nombro Northstar Industrial y elijo el tipo: Empresa. El idioma de procesamiento se establece en inglés. La IA utilizará este idioma más adelante para resúmenes, nombres y campos. Para la ubicación de almacenamiento, usted puede elegir entre el centro de datos PaperOffice en la UE y su propio almacenamiento, BYOS (Bring Your Own Storage), que significa Traiga Su Propio Almacenamiento. Sus archivos residirán entonces en su propio servidor o NAS, que configura previamente bajo Connectors. Importante: la ubicación de almacenamiento no se puede cambiar después de la creación. En la pestaña de tipo de Workspace se trata de protección y evidencia. Hay tres niveles. Standard es el nivel de entrada: almacenar y encontrar. Business es para el trabajo diario: compartir, proteger, restaurar. Esta es nuestra recomendación, y solo los Workspaces de Business se pueden compartir externamente. Compliance es el nivel más alto, para evidencia y preparación para auditorías, por ejemplo con requisitos estrictos de retención. Compliance tiene un coste adicional, no admite su propio almacenamiento y no se puede compartir externamente. La actualización es posible en cualquier momento; la degradación no lo es. En la pestaña AI-DMS, usted define qué tan profundamente la IA entiende sus documentos. Solo almacenamiento, sin IA, es adecuado para el archivo puro. Aún puede procesar los archivos más tarde. Basic hace que su archivo sea buscable: reconocimiento de texto, clasificación y palabras clave. Premium es la configuración predeterminada más adecuada para documentos comerciales, con búsqueda semántica, campos comerciales y relaciones. Ultra extrae el máximo: tablas, formularios e imágenes se leen, los documentos se vinculan entre sí y cada documento recibe una verificación de seguridad. Para nuestra demostración, utilizo Ultra. Bajo Tipo de documento, selecciono Reconocimiento automático. La IA asigna entonces cada documento al tipo correcto, como factura, albarán o contrato. Bajo Protección de acceso, usted puede asegurar aún más un Workspace con una contraseña, un código SMS o el principio de doble autorización. Para nuestra demostración, omitiremos esto. Y bajo Compartir, usted podrá compartir el Workspace externamente más tarde: por correo electrónico para acceso en el navegador, o por teléfono. Le mostraré eso en detalle en un momento. Guardo, verifico el resumen y creo el Workspace.

Paso 2: Subir documentos

El nuevo Workspace está vacío. Lo abro y hago clic en Agregar documento. Selecciono los archivos aquí: los documentos de nuestra empresa demo Northstar, que incluyen facturas, albaranes, contratos y extractos bancarios, así como escaneos y fotos del teléfono móvil. Los archivos se cargan y la IA comienza a leerlos inmediatamente. Con muchos documentos, esto lleva un tiempo, por lo que avanzo rápidamente. La carga es solo una opción. Los documentos también pueden importarse desde dispositivos móviles, directamente desde escáneres, mediante capturas de pantalla o sitios web, y carpetas completas pueden procesarse a la vez utilizando el importador masivo.

Paso 3: Resultado, agente y búsqueda

Así es como se ve el resultado. Los archivos han recibido nombres descriptivos, junto con títulos y resúmenes breves. Además, se muestran los tipos de documento y las palabras clave. Todo esto fue generado por la IA. Ahora interrogo al agente. Por ejemplo: ¿Qué ocurrió en el proyecto X200 para Norvexa? El agente busca en el Workspace, lee los documentos relevantes y responde con oraciones completas: entrega, interrupción y aceptación en septiembre. Y cita sus fuentes, que puedo abrir directamente. La búsqueda encuentra no solo los nombres de archivo, sino también el contenido. Busco: plazo de preaviso. Ahí está: la enmienda al contrato marco de servicios con Norvexa. El plazo no está en el nombre del archivo, sino en el contenido, y la búsqueda lo encuentra igualmente.

Paso 4: Un documento en detalle

Abramos un documento: la nota de crédito de Veldtmann por novecientos cincuenta euros. A la izquierda, ve el original; a la derecha, todo lo que PaperOffice AI ha extraído de él. La Portada muestra el título y el resumen, una nota que indica que puede hacer el documento seguro frente a revisiones, y el Workspace en el que se encuentra. En Propiedades encontrará el estado, nombre, tipo de documento y palabras clave. Los campos de datos contienen todo lo que la IA ha extraído, aquí la línea con cantidad y precio. Con un clic, lo copia a Excel. En Actividades puede crear notas y tareas para el documento. La auditoría muestra la verificación de seguridad de Ultra, con doce controles, incluidos los sobre valores de cálculo e impuestos. Todo está en orden aquí. El registro de revisiones registra cada cambio tan pronto como hace el documento seguro frente a revisiones. Y Conexiones muestra a qué está vinculado el documento, por ejemplo al socio comercial Veldtmann.

Compartir por teléfono: Crear un agente telefónico

Ahora viene mi parte favorita: compartir por teléfono. Imagine que su asesor fiscal necesita rápidamente alguna información de sus registros. Simplemente llama y pregunta. Sin aplicación ni inicio de sesión. Para ello, cree un agente telefónico bajo Conversation AI. Lo llamo Northstar Phone Sharing y selecciono el rol: Agente protegido. Esto significa que los llamantes deben verificarse con su número de móvil y PIN. En Telefonía, activo la opción de marcar para entrar. PaperOffice proporciona un número de acceso por país; selecciono Alemania. En Agente, puede configurar el idioma, la voz y el saludo, y describir cómo debe comportarse el agente. Y en Conocimiento, decide a qué Workspaces puede acceder. Solo permito nuestro Northstar Workspace y guardo.

Compartir por teléfono: Configurar el acceso compartido

Ahora la propia compartición. En el Workspace, bajo Editar, la pestaña Compartir, Nuevo compartir externo. Como canal, elijo Teléfono. El agente ya está seleccionado. Introduzco el número de móvil de mi contacto y un PIN; ambos aparecen borrosos en el vídeo. En Entrega, añado una dirección de correo electrónico por si el llamante desea que le envíen documentos. En Voz, configura idioma y voz. En Agente, puede dar instrucciones adicionales al agente telefónico para esta compartición. La compartición es válida durante treinta días. Guardar y activar la compartición. Y esto es lo que suena. El llamante marca el número de acceso, introduce su PIN y hace sus preguntas. Escuchémoslo.

(La llamada en sí está en los subtítulos.)

Las respuestas provienen directamente de los documentos en el Workspace, con importes, fechas y fechas de vencimiento, y el agente corrigió solo el nombre mal escuchado. Solo sabe lo que hay en este Workspace.

Claude: Configurar PaperOffice

Finalmente, una mirada al futuro: PaperOffice AI se puede conectar a Claude. En su perfil, encontrará Configurar PaperOffice. Aquí es donde conecta la aplicación móvil y Claude. En Claude, añada PaperOffice bajo Configuración > Connectors y conecte su cuenta una vez. A partir de entonces, Claude trabajará con sus documentos, utilizando siempre solo sus permisos. Por ejemplo, pregunte a Claude qué facturas de Veldtmann están en el Workspace. Claude busca a través de PaperOffice y responde con números de factura, fechas e importes. Para resumir: cree un Workspace, cargue documentos y la IA hace el resto. Entiende cada documento, el agente responde sus preguntas, la búsqueda encuentra contenido en lugar de solo nombres de archivos, y compartir funciona en el navegador o por teléfono. Los próximos vídeos cubrirán comprobaciones de seguridad con cuarentena, compartir a través del navegador y teléfono, así como encontrar y organizar archivos. Gracias por ver, y hasta la próxima en la Academia PaperOffice AI.