Dela dokument: via länk i webbläsaren och per telefon

Resultatet först: Delat via webbläsare och telefon

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Den här filmen handlar om delning: hur du på ett säkert sätt kan dela dokument via en länk i webbläsaren eller per telefon. Först resultatet. Vår redovisningskonsult ser Workspace Accountant 2026 på sitt eget PaperOffice-konto, med exakt de dokument vi har delat. Och när man är på språng kan man ringa in, logga in med sin PIN-kod och få uppgifterna direkt från dokumenten. Vi guidar dig steg för steg: att förbereda Workspace, delning via e-post och hur mottagaren accepterar den, telefonagenten, telefondelningen, själva samtalet, hantering och återkallelse av delningar och till sist några praktiska tips.

Kapitel 1: Förbered Workspace

En Workspace delas alltid i sin helhet. Därför skapar vi en egen för vår redovisningskonsult och lägger bara dit de dokument som han ska se. Delning finns bara för Workspaces av typen Business. Sex dokument räcker för vårt exempel: fakturor, en kreditnota och en följesedel. Allt som senare läggs i den här Workspace blir automatiskt synligt för mottagaren.

Kapitel 2: Dela via e-post

Du ställer in delningen direkt i Workspace. Klicka på Redigera, sedan på fliken Delning och sedan på Ny extern delning. Vi väljer e-post som kanal. Sedan anger vi redovisningskonsultens e-postadress. Med den här kryssrutan kan bara ett PaperOffice-konto med exakt den adressen acceptera inbjudan; att bara vidarebefordra länken räcker inte. Under Dokumentåtkomst bestämmer du vad mottagaren får göra: bara visa och ladda ner, eller dessutom ladda upp dokument. Eftersom vår redovisningskonsult behöver kunna skicka tillbaka dokument till oss tillåter vi uppladdning. Och du bestämmer hur länge delningen ska gälla: utan utgångstid, i 7, 30 eller 90 dagar, eller i ett år. För årsbokslutet räcker 30 dagar för oss. Spara, så är det klart. Delningen visas nu som väntande tills redovisningskonsulten accepterar inbjudan.

Kapitel 3: Mottagaren accepterar

Redovisningskonsulten får ett e-postmeddelande om en inbjudan till Workspace Accountant 2026, med knappen Acceptera inbjudan. Om man är inloggad på sitt eget PaperOffice-konto räcker ett enda klick för att ge åtkomst. Man behöver alltså ett eget konto, men ingen PIN-kod för delningen. Från och med nu visas den delade Workspace i kontot, tydligt markerad. Mottagaren kan visa dokumenten tillsammans med all extraherad data och ladda ner dem, inom ramen för de behörigheter du har gett. Eftersom vi har tillåtit uppladdning kan redovisningskonsulten även skicka något tillbaka till oss, till exempel en faktura som har skickats direkt till honom. Han drar in den i den delade Workspace, och klart är det. Och vi då? Fakturan finns nu i vår Workspace Accountant 2026 och bearbetas precis som alla andra dokument. Ingen behöver skicka något fram och tillbaka via e-post.

Kapitel 4: Skapa telefonagenten

För delning per telefon behöver du en telefonagent. Under Conversation AI skapar vi en ny och ger den namnet Northstar Phone Share. Det är viktigt att notera rollen: Skyddad agent. Då måste de som ringer logga in innan agenten kan dela något ur dina dokument med dem. Under Telefoni aktiverar du agenten och väljer land. PaperOffice tillhandahåller ett telefonnummer för detta ändamål. Därefter väljer du agentens språk och röst. I fältet Hur ska agenten bete sig? beskriver du med egna ord agentens uppgift, ton och tydliga gränser. Vår agent ska svara på frågor om dokumenten på ett vänligt och kortfattat sätt och alltid ange belopp med valuta. Under fliken Kunskap anger du från vilka Workspaces agenten får hämta sina svar; här bara från Accountant 2026.

Kapitel 5: Ställ in telefondelningen

Nu till själva delningen, återigen i Workspace: Ny extern delning, den här gången med telefonkanalen. Agenten är redan angiven. Du anger redovisningskonsultens mobilnummer och en PIN-kod på 4–6 siffror. Endast den som ringer från det här numret och känner till PIN-koden kan komma åt dokumenten. Båda uppgifterna är suddade i filmen av integritetsskäl. Om den som ringer behöver ett dokument skickar PaperOffice det till den här fasta e-postadressen: som en länk till en lösenordsskyddad PDF, där lösenordet ingår i samma e-postmeddelande. Den som ringer kan inte ange någon annan adress per telefon. Om någon ringer från ett okänt eller anonymt nummer hamnar personen i receptionen utan åtkomst till dokumenten. Och efter 3 felaktiga PIN-koder spärras delningen i 15 minuter.

Kapitel 6: Ett samtal

Så här låter det i telefonen. Redovisningskonsulten ringer numret, anger sin PIN-kod och frågar helt enkelt.

Simulerat samtal:

Telefonagent: Välkommen till PaperOffice AI. Logga in genom att ange din PIN-kod och tryck på fyrkanten. För receptionen, tryck på stjärnan.

Redovisningskonsult: (inmatning av PIN-kod)

Telefonagent: PIN-koden är bekräftad. Ett ögonblick, tack.

Telefonagent: Du har åtkomst till Workspace ”Accountant 2026”. Vad ska jag leta efter i arkivet?

Redovisningskonsult: Vilka fakturor från Veldtmann förföll i september?

Telefonagent: Två: en på 2 850 € som förfaller den 6 september och en annan på 47 500 € som förfaller den 18 september.

Redovisningskonsult: Hur mycket återstår att betala på fakturan på 47 500 euro?

Telefonagent: Det finns en kreditnota från den 21 augusti på 950 € mot den här fakturan. Det utestående beloppet är 46 550 €.

Telefonagent: Ska jag skicka dokumentet till din e-postadress?

Redovisningskonsult: Ja, gärna.

Telefonagent: Jag har skickat dokumentet till din sparade e-postadress.

Redovisningskonsult: Tack, det var allt.

Agenten söker i den delade Workspace och svarar utifrån dokumenten: den anger förfallodatumen för de två fakturorna och det utestående beloppet från kreditnotan. Under samtalet har agenten ingen åtkomst till andra Workspaces. På begäran från den som ringer skickar agenten dokumentet som en skyddad PDF till den sparade e-postadressen.

Kapitel 7: Hantera och återkalla delningar

Du kan hålla koll på allt i Workspace-översikten: under Alternativ ser du hur många Workspaces du själv har delat och hur många andra som delar med dig. Delningarna för en Workspace visas på fliken Delning: vem som har åtkomst, via vilken kanal och till vilket datum. Med Åtgärder kan du ändra åtkomstbehörigheterna, till exempel för att avgöra om mottagaren får ladda upp filer. Och när samarbetet tar slut återkallar du delningen. Det gäller omedelbart: Workspace försvinner från mottagarens vy, och nästa samtal går till receptionen. Så här ser det ut för redovisningskonsulten efteråt: Workspace har försvunnit från kontot, och dokumenten är inte längre tillgängliga.

Kapitel 8: Tips från praktiken

Till sist fyra praktiska tips. Först: en Workspace per mottagare och syfte. På så sätt ser var och en bara det de ska se, och du kan återkalla en delning utan att störa andra. För det andra: ange en utgångstid för varje delning. Utan den fortsätter delningen på obestämd tid, även när den inte längre behövs. För det tredje: dela PIN-koden för telefondelningen via en annan kanal än telefonnumret, helst personligen. Och för det fjärde: kontrollera regelbundet listan över aktiva delningar och återkalla de som inte längre behövs. Sammanfattningsvis: skapa en separat Workspace för varje mottagare. Dela den via e-post med ett PaperOffice-konto, inklusive behörigheter och giltighetstid. Mottagaren loggar in per telefon med sitt telefonnummer och sin PIN-kod och ställer sedan helt enkelt sin fråga. Och du kan ändra eller återkalla alla delningar när som helst. Vi ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.