Förvaret av dokument i revisionssäker lagring och rättsligt sparskydd

För de dokument som måste behållas finns revisionssäker lagring. Ovanför dokumentet står det fortfarande: inte revisionssäker. Vi aktiverar detta i fliken Revisioner: välj land och dokumenttyp, vilket fastställer sparperioden, här sex år för en UK VAT-anteckning. Det startar omedelbart, och PaperOffice visar det beräknade slutdatumet. Därefter lagras dokumentet oföränderligt och kan varken raderas eller flyttas förrän sparperioden har löpt ut. PaperOffice loggar allt som händer med dokumentet, manipuleringssäkert, i fliken Revisioner. Detta är oåterkalleligt av design. När som helst kan du sedan skapa ett Compliance-certifikat: en PDF med bevis på integritet, en QR-kod och en offentlig verifieringslänk. Om ett rättsligt tvistmål eller en skattekontroll pågår kan en administratör dessutom aktivera ett rättsligt sparskydd via API:t, exempelvis från ditt eget arbetsflöde. Dokumentet kommer att visa detta omedelbart och förbli sparat bortom sparperioden tills skyddet hävs. Sammanfattningsvis: välj AI-DMS Ultra för viktiga dokument, så kontrollerar revisionsprocessen varje dokument med tolv kontrollpunkter. Kritiska fynd placerar dokumentet i karantän omedelbart, och endast en administratör får frigöra det efter en granskning. PaperOffice läser även dåliga skanningar, du kontrollerar varje värde vid dess källa, PaperOffice rapporterar dubbletter automatiskt, och du lagrar viktiga dokument i revisionssäker lagring. Vi ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.