Dela via e-post

Kapitel 2: Dela via e-post

Du ställer in delningen direkt i Workspace. Klicka på Redigera, sedan på fliken Delning och sedan på Ny extern delning. Vi väljer e-post som kanal. Sedan anger vi redovisningskonsultens e-postadress. Med den här kryssrutan kan bara ett PaperOffice-konto med exakt den adressen acceptera inbjudan; att bara vidarebefordra länken räcker inte. Under Dokumentåtkomst bestämmer du vad mottagaren får göra: bara visa och ladda ner, eller dessutom ladda upp dokument. Eftersom vår redovisningskonsult behöver kunna skicka tillbaka dokument till oss tillåter vi uppladdning. Och du bestämmer hur länge delningen ska gälla: utan utgångstid, i 7, 30 eller 90 dagar, eller i ett år. För årsbokslutet räcker 30 dagar för oss. Spara, så är det klart. Delningen visas nu som väntande tills redovisningskonsulten accepterar inbjudan.

Kapitel 3: Mottagaren accepterar

Redovisningskonsulten får ett e-postmeddelande om en inbjudan till Workspace Accountant 2026, med knappen Acceptera inbjudan. Om man är inloggad på sitt eget PaperOffice-konto räcker ett enda klick för att ge åtkomst. Man behöver alltså ett eget konto, men ingen PIN-kod för delningen. Från och med nu visas den delade Workspace i kontot, tydligt markerad. Mottagaren kan visa dokumenten tillsammans med all extraherad data och ladda ner dem, inom ramen för de behörigheter du har gett. Eftersom vi har tillåtit uppladdning kan redovisningskonsulten även skicka något tillbaka till oss, till exempel en faktura som har skickats direkt till honom. Han drar in den i den delade Workspace, och klart är det. Och vi då? Fakturan finns nu i vår Workspace Accountant 2026 och bearbetas precis som alla andra dokument. Ingen behöver skicka något fram och tillbaka via e-post.