Inkorgen som tänker med dig: PaperOffice AI i n8n, steg för steg

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. I detta avsnitt bygger vi en smart inkorg i n8n som tänker med dig. En batchskanning kommer in, och i slutet känns varje dokument igen, arkiveras, kontrolleras och matchas mot dess order. Där något inte stämmer, fattar en människa beslutet.

Resultat först: Ett verkligt körningsexempel där människor fattar beslut

Innan vi bygger något ska vi först titta på resultatet. En verklig körning. Därefter bygger vi det steg för steg. Vårt exempel är en batchskanning med sex sidor: ett inköpsorder, ett leveransunderlag och fyra fakturor. På en av dem dyker ett nytt bankkontonummer plötsligt upp. Jag skickar batchskanningen till webhook-en. Sex sidor i en PDF, precis som de kommer ut från skannern. I körningslistan startar körningen. Split separerar dokumenten, IDP läser av fälten, och varje flaggad faktura genomgår Ultra-kontrollen. Detta tar några minuter, så jag snabbspolar. Körningen har identifierat sex dokument, arkiverat dem och matchat order. För varje dokument med en anledning väntar nu en uppgift. Och arbetsflödet vilar och väntar på oss. I PaperOffice listas uppgifterna under Human in the Loop, var och en med sin anledning. PaperOffice känner redan till denna faktura. Det är den andra kopian av Iberica-fakturan, med ett kvittostämpel. Arbetsflödet rapporterar duplicaten, och granskningsvyn anger originalet. Jag avslår den, med en anledning. För denna faktura rapporterar kontrollen hög bedrägeririsk: leverantören anger ett nytt bankkonto. Från en poäng på sju kvarentänns ett dokument automatiskt. Jag avslår även denna. Fakturan för fyrtiosjufemtusen euro är ofarlig. Innan jag godkänner den bekräftar jag de extraherade fälten. Sedan: Godkänn. Jag beslutar om de återstående tre uppgifterna på samma sätt. Varje beslut väcker körningen via den andra webhook-en. Efter den sista är den klar: cirka trettio minuter, och mestadels av den tiden väntade den på oss. Resultatet i PaperOffice: de godkända dokumenten finns i Northstar Documents, och fakturorna är revisions säkra fram till utgången av 2036. Under Aktiviteter finns arbetsflödets anteckning. Duplicaten finns i Quarantine Workspace, med en juridisk spärr och en anteckning också. Den kan inte längre raderas. Och detta är exakt den inkorg vi bygger nu, steg för steg, med vanliga HTTP-noder i n8n. Tio stadier.

Etapp 1 av 10: Inmatning

Etapp ett är inmatningen. Jag har förberett noderna för varje etapp. Jag klistrar in dem och placerar dem på rätt plats. Webhook-en tar emot filen via POST. Den är skyddad med Header-Auth: Endast de som skickar korrekt nyckel i huvudet beviljas åtkomst. Svar hanteras inte automatiskt utan via dedikerade svars-noder. Om filen saknas fortsätter processen direkt till svaret, och avsändaren får omedelbart ett tydligt felmeddelande.

Etapp 2 av 10: Split Agent

Steg två är Split Agent. Jag ansluter den till ingången, specifikt till den gren där filen finns. Ett enda anrop till PaperOffice API, en POST till jobbgränssnittet. Inloggningsuppgifterna lagras som Header-Auth i n8n, inte inom noden själv. Kroppen innehåller mallen pdf_ai_split, ultramodellen, bearbetningsfältet, en regel för filnamn, språket och naturligtvis filen. Uppgiften körs i bakgrunden. Därför pollar arbetsflödet jobbet var sjätte sekund tills det är klart. När batchen har delats upp svarar arbetsflödet med 202 Accepted och fortsätter med resten, utan att låta avsändaren vänta.

Steg 3 av 10: Dokument för dokument

Steg tre går igenom dokument för dokument. Loopen tar alltid exakt ett dokument från Split Agents resultat. Därefter laddar arbetsflödet ner dokumentfilen via dess nedladdningslänk.

Steg 4 av 10: IDP Agent

Steg fyra är IDP Agent. Även här ett enda anrop, denna gång med mallen document_idp. För fakturor, inköpsorder och leveransunderlag returneras följande fält: leverantör, nummer, datum, belopp och rader, tillsammans med deras motsvarande platser i originalet.

Steg 5 av 10: Arkivering + Knowledge Graph

Steg fem: Arkivering och Knowledge Graph. document-put placerar dokumentet i Workspace n8n Inköp. procurement_bind länkar sedan fakturan och leveransaviset till deras order, med hjälp av inköpsordernumret som IDP Agent hittade.

Steg 6 av 10: AI-DMS Ultra

Steg sex är AI-DMS Ultra. Inte alla dokument kräver full analys; därför finns regler tillgängliga här. Ett belopp över 1 000 euro, en avvikelse i dokumenttypen, ett saknat obligatoriskt belopp eller en avvikelse vid trepartsmatchningen. Om en regel är tillämplig, beställer arbetsflödet Ultra för exakt detta dokument.

Steg 7 av 10: Granskning och översynsuppgift

Steg sju: granskning och översynsuppgift. Arbetsflödet läser av bedrägeririsk och dess motivering från dokumentet. Genom uppgiftsgränssnittet skapar det sedan en uppgift för en människa: med angivande av vem som ska granska den, tidsfristen, brådskanivån och det kopplade dokumentet. Här når en parser sina gränser. LlamaParse och Mistral OCR tillhandahåller text och struktur. De inkluderar inte en verifieringsprocess med uppgift, tilldelning, tidsfrist och bevisning. Du skulle behöva bygga detta själv.

Steg 8 av 10: Trepartsmatchning

Steg åtta är den tredelade matchningen. Loopen har två utgångar. Den första aktiveras när alla dokument är klara. Jag kopplar den till den tredelade matchningen. procurement_review kontrollerar varje transaktion: Stämmer inköpsorder, leveransunderlag och faktura överens med avseende på huvudbeloppet och radposterna? Om det finns några avvikelser genereras även detta en uppgift.

Steg 9 av 10: Väntar på människan

Steg nio: Väntar på människan. Arbetsflödet registrerar sin väckningsadress hos PaperOffice och går sedan i viloläge utan tidsbegränsning. När ett beslut fattas i PaperOffice rapporterar PaperOffice beslutet till en andra webhook. Den söker upp vilket körning som väntar på denna uppgift och väcker den.

Steg 10 av 10: Tillämpa beslutet

Stadium tio tillämpar beslutet. Vid godkännande lyfter arbetsflödet en revisionslås, med den godkända uppgiften som bevis. Därefter flyttas dokumentet till Northstar Documents Workspace, och fakturor görs revisions säkra, med en behållningsperiod som börjar vid årets slut. Vid ett avslag förblir dokumentet låst och tilldelas en juridisk spärr. I båda fallen skriver arbetsflödet en anteckning till filen och väntar sedan på nästa beslut. Tio stadier, ett arbetsflöde, och allt körs på en plattform: ett avtal, data i EU, inga underleverantörer. Data in, data ut. Och när dokumenten väl finns i PaperOffice är ännu mer möjligt utan en ny komponent: telefonagenten, frågor från Claude eller ChatGPT via MCP, sökning och arbetsflöden i appen. I de kommande avsnitten ska vi titta närmare på individuella agenter, såsom Split, IDP och Redact. Innan dess: Lycka till med byggandet.