Dela upp dokument med hjälp av Split Agent i n8n

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Detta avsnitt handlar om Split Agent i n8n: en batchskanning går in, individuella dokument kommer ut.

Resultatet först: Batchskanning in, dokument ut

Låt oss titta på resultatet först. Vår batchskanning från postmottagningen har sju sidor, med ett separatorblad emellan. Split Agent känner av var det ena dokumentet slutar och det andra börjar. Fem dokument returneras, var och en med sin typ, ett beskrivande namn och sina sidor. Så här ser det ut i n8n. För ett test startar jag arbetsflödet i redigeraren och skickar batchskanningen till webbkroken. Nu körs arbetsflödet nod för nod. Split-jobbet går till PaperOffice, och loopen fortsätter att kontrollera tills det är klart. Efter knappt fyrtio sekunder är allt avslutat. Pieces-noden innehåller resultatet: fem poster, en per dokument. Det här är de fem dokumenten: inköpsorder, leveransunderlag, faktura, ett servicebulletin och en inspektionsrapport. Servicebulletinen har två sidor, och de hålls ihop. Split Agent upptäckte separatorbladet på sida tre och tog bort det. Och varje dokument får ett beskrivande namn baserat på vår regel. Varje del är en egen PDF. Här är servicebulletinen: båda sidor i en fil, namngiven enligt vår regel. Resultatet inkluderar nedladdningslänken, men den gäller bara under kort tid. Här är en andra batch, en svårare sådan: sex sidor på tre språk. En engelsk inköpsorder, ett spanskt leveransunderlag och en spansk faktura, ett kreditfaktura, ett fraktfaktura med en kaffefläck, och ett snett telefonfoto av en faktura. Split Agent separerar alla sex och namnger dem konsekvent på engelska. Och så här bygger vi det, i fyra steg: inmatning, split-jobb, väntan och pieces.

Steg 1 av 4: Inmatning

Steg ett är inmatningen: en webbkrok med header-autentisering som accepterar filen via POST. Om filen saknas svarar arbetsflödet omedelbart med ett tydligt fel. Och vad händer utan en fil? Jag skickar en begäran utan bilaga. Arbetsflödet tar den korta vägen genom noden ‘Fil saknas’ och svarar direkt med status 400 och ett tydligt meddelande. Inget split-jobb skapas, så det blir heller inga kostnader.

Steg 2 av 4: Split-jobb

Steg två skickar batchen till Split Agent, med ett enda HTTP-anrop till PaperOffice API:et. Det inkluderar mallen för uppdelning, modellen Ultra samt en regel för namngivning av delarna: dokumenttyp, datum och avsändare. I fältet Modell väljer du omfattningen. Basic identifierar gränserna och namnger delarna. Premium läser även in dokumenttyp, datum och avsändare. Ultra tillhandahåller dessutom motiveringen för varje uppdelning och ger en revisionslogg. Faktureringen sker per sida. Två saker avgör priset: omfattningen och bearbetningskanalen. Vi valde ‘instant’, vilket innebär omedelbar start. Utan startgaranti och utan SLA är kostnaden lägre. Du hittar aktuella priser på vår webbplats under Prissättning.

Steg 3 av 4: Väntar

Jobbet körs i bakgrunden. Varje sjätte sekund kontrollerar loopen dess status. När den är klar fortsätter körningen. Om den misslyckas avslutas körningen med ett meddelande.

Steg 4 av 4: Delar

I steg fyra blir svaret en lista med ett inlägg per dokument. Om ett separatorark returneras som ett eget objekt filtrerar denna nod bort det. Slutligen skickar webhook-en exakt denna lista tillbaka. Vad händer sedan med listan? I huvudvideon om inkorgen är det här exakt där loopen tar över: varje dokument skickas till IDP Agent för sig, läses och arkiveras i en Workspace. På detta sätt blir uppdelningen startpunkten för ett helt arbetsflöde.

Bygg det själv: Uppgifter och anrop från utsidan

För att bygga detta själv behöver du två autentiseringsuppgifter, båda som header-autentisering i n8n. Du väljer nyckeln för webhooken själv, med ett anpassat headernamn. För PaperOffice använder du en API-nyckel från ditt konto, under API och utvecklare. Den placeras i Authorization-headern. Utifrån anropar du arbetsflödet med en POST till webhookens URL: filen i fältet ‘file’, nyckeln i headern. Det kan vara ett skript, ett annat program eller ett andra arbetsflöde. Det som returneras är listan över dokument, redo för nästa steg. Tre tips från praktiken. För det första: du behöver inte avskiljande sidor; Split Agent upptäcker gränserna utifrån innehållet. För det andra: du anger namngivningsregeln i fältet för namngivningsinstruktion, till exempel datum, avsändare, dokumenttyp. Och för det tredje: ladda ner delarna omgående eller arkivera dem direkt, eftersom länkarna löper ut efter kort tid. Det var Split Agent i n8n: en webhook, ett anrop, en slinga och en lista. I PaperOffice kan du också använda det direkt vid uppladdning. Huvudvideon om inkorgen visar hur de enskilda dokumenten fortsätter därifrån. Vi ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.