Anslut allt: dokument från inkorg, skanner och lagring, samt API och AI-assistenter

Resultatet först: Dokument anländer av sig själva

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. I den här videon kopplar vi PaperOffice till omvärlden: din e-postinkorg, din skanner, dina lagringsplatser och AI-assistenter som Claude och ChatGPT. Fakturor anländer via e-post, skanningar finns vid kopieraren och avtal ligger i molnet. Att ladda ner och ladda upp allt manuellt kostar dig tid varje dag. Först resultatet: Ingen har laddat upp dessa fakturor. PaperOffice hämtade dem från e-postinkorgen själv, och det senaste dokumentet kom direkt från skannern. Så här gör du: Koppla först källan, sedan avgör en koppling var dokumenten ska hamna. Därefter går vi igenom din egen lagring, API-nycklar och AI-assistenter.

Kapitel 1: Principen: Storage Mount och Connector

Varje anslutning skapas under Document AI, Storage Mounts. En Storage Mount är åtkomsten till en källa, till exempel en inkorg, en mapp på en server eller molnlagring. Vid skapandet väljer du först syftet. Som importkälla hämtar PaperOffice filer. Som din egen lagring sparar PaperOffice dina dokument där. Detta val kan inte ändras i efterhand.

Kapitel 2: E-postinkorgen

Vi börjar med den e-postinkorg som dina leverantörer skickar sina fakturor till. Vi väljer E-post som anslutningstyp. Därefter anger du inloggningsuppgifterna för inkorgen: server, användarnamn och lösenord. Den krypterade anslutningen är redan aktiverad, och inkorgen läses av. Med Testa anslutning kontrollerar PaperOffice omedelbart om allt stämmer, endast i skrivskyddat läge. Inget ändras i inkorgen under denna process. Kopplingen omvandlar detta till ett arbetsflöde. Den övervakar källan och sparar varje nytt dokument till den Workspace du anger. Nu för Connector. Den får ett namn, källan är vår e-postinkorg, och som destination väljer vi Workspace:s inkorg. Under Åtgärd anger du hur ofta inkorgen kontrolleras, högst var femte minut. PaperOffice hämtar endast olästa e-postmeddelanden och markerar dem som lästa därefter. E-postmeddelandena själva finns kvar i inkorgen. Med Starta skanning hämtar vi fakturorna omedelbart istället för att vänta på nästa kontroll. Och här är de: tre fakturor, direkt från din inkorg. AI-DMS-bearbetningen läser dem omedelbart.

Kapitel 3: Skannern

För din skanner finns ett dedikerat alternativ som kallas Scanner Endpoint. PaperOffice tillhandahåller säker åtkomst för detta ändamål. Klicka på Aktivera endpoint, så visas inloggningsuppgifterna i PaperOffice. Ange dessa i din skanner. Det är bäst att använda SFTP. Äldre skannrar som endast stöder FTP får en dedikerad FTP-åtkomst för detta ändamål. Även här överförs skanningarna till Workspace inkorg via en Connector. Det är viktigt att ha schemalagd pollning aktiverad. När den är påslagen kontrollerar PaperOffice skannermappen med angivet intervall och hämtar automatiskt nya skanningar. För att demonstrera detta kommer vi att hämta skanningen omedelbart genom att klicka på Starta skanning. Och där är den, utan att behöva gå via en dator.

Kapitel 4: Mappar och molnlagring

Anslut mappar på servrar och i molnet på samma sätt: till exempel via SFTP för en NAS eller en Linux-server, samt Amazon S3 och kompatibel lagring samt WebDAV, till exempel Nextcloud. Vi ansluter en mapp på vår egen server via SFTP: adress, användarnamn, lösenord och den mapp från vilken PaperOffice läser. Testa anslutning fungerar också här genom att endast läsa. Ingenting ändras på servern. En koppling hämtar filerna till Workspace inkorg. Filerna själva stannar kvar på servern. Faktura, leveransnota och fraktfaktura finns här, och AI-DMS läser ut dem direkt.

Kapitel 5: Din egen lagring (BYOS)

Om du vill att dina dokument ska lagras på din egen hårdvara, använd din egen lagring, även kallad BYOS. För detta ansluter vi en andra mapp på vår server som din egen lagring. Därefter krypterar PaperOffice varje fil med ditt eget lösenord. Ladda ner den omedelbart som en fil och lagra den säkert. Du väljer lagringsplatsen när du skapar en Workspace, och detta val är slutgiltigt.

Kapitel 6: API-nycklar

För dina egna program och automatiseringar finns det API-nycklar. Dessa hittar du till höger under API och Utvecklare. Vid skapandet väljer du typen: en API-nyckel för servrar och tjänster eller en personlig token som gör det möjligt för AI-assistenter att arbeta åt dig via MCP. Du kan kopiera nyckeln när som helst från listan över API-nycklar. Hantera den som ett lösenord. Hur du ansluter n8n visas i en separat video.

Kapitel 7: Claude och ChatGPT

Det snabbaste sättet att ansluta AI-assistenter är via Sätt upp PaperOffice, som finns till höger under Hjälp och utbildning. För Claude kopierar du serveradressen och skapar en personlig token. Lägg sedan till PaperOffice i Claude som en koppling. I ChatGPT aktiverar du utvecklarläget, vilket vanligtvis kräver ett betalt ChatGPT-abonnemang. Ange därefter serveradressen och bekräfta inloggningen. För Cursor och andra MCP-program visar dialogrutan de lämpliga stegen direkt. Sammanfattningsvis: en Storage Mount ansluter källan, och en koppling för in dokumenten i rätt Workspace. Fakturor från din inkorg och skanningar från din skanner anländer automatiskt. Med egen lagring förblir dina filer på din hårdvara, och genom API-nycklar och MCP arbetar dina program och AI-assistenter direkt med PaperOffice. Vi ses nästa gång i PaperOffice AI Academy.