Specialagenter: Separera batchskanningar, läs handskrift, upptäck manipulationer och svärta ut data

Först resultatet: fyra specialfall, fyra lösningar

Hej och välkommen till PaperOffice AI Academy. Idag ska vi diskutera fyra specialister i PaperOffice som hanterar krävande specialfall åt dig. Först resultatet: fem rena dokument med beskrivande namn extraheras från en batchskanning på sju sidor. Ett leveransbevis med handskrivna anteckningar läses av. En faktura där någon har svärtat in bankuppgifterna flaggas omedelbart. Och en lönespecifikation skickas till skatterådgivaren i pseudonymiserad form. Vi tittar på var dessa agenter finns i PaperOffice, och undersöker sedan var och en för sig: Split, handskriftsigenkänning, Trust och Redact.

Kapitel 1: Var specialagenterna finns

Du hittar specialagenterna till vänster under Document AI: Split Agent, Trust Agent och Redact Agent. Här skapar du agenter med fasta inställningar om du behöver utföra samma uppgift upprepade gånger. Processen initieras från dokumentlistan: markera dokument, Åtgärder, Agenter och arbetsflöden. Här hittar du Split, Trust och Redact. På så sätt väljs alltid ett dokument först, följt av agenten.

Kapitel 2: Split Agent: Separera batchskanningar

Första problemet: I postmottagningen skannas en hel hög på en gång. Detta resulterar i en PDF-fil med sju sidor som innehåller en inköpsorder, leveransunderlag, faktura och mer, inklusive ett avskiljningsblad. För detta ändamål skapar vi en Split Agent. Vi döper den till Split mailroom och väljer nivån Premium. Som resultat kommer de enskilda delarna att tilldelas inte bara nummer utan också dokumenttyp, datum och avsändare i sina namn. I fliken Split-metod definierar du hur agenten känner igen var ett nytt dokument börjar: automatiskt, av en framsida, av en separeringskod, av en förändring i dokumenttyp, efter ett fast antal sidor, per person eller fil, eller med din egen regel. Vi lämnar det inställt på Automatisk. Då PaperOffice upptäcker gränserna baserat på innehåll, avsändare, datum och dokumenttyp; avskiljningsblad är möjliga men inte nödvändiga. Som mål väljer vi den befintliga Workspace Mailroom 2026. Nu för batchskanningen: markera objekten i listan, klicka sedan på Åtgärder, Split och Kör via Split Agent. Klicka på Start, och agenten sköter resten i bakgrunden. Efter ungefär en minut visar monitorn de skapade dokumenten: fem dokument har genererats från sju sidor, var och en med sin dokumenttyp, datum och avsändare i filnamnet. Avskiljningsbladet har tagits bort, och den ursprungliga skanningen bevaras. En snabb blick på listan är fortfarande värd att göra: Om separationen är korrekt kan du fortsätta som vanligt med datafält, arbetsflöden och allt annat. En titt på ett av de nya dokumenten, ordern till Veldtmann: PaperOffice har extraherat den som vilket annat dokument som helst, inklusive titel och en sammanfattning med belopp.

Kapitel 3: Handskriftsigenkänning

Andra problemet: handskrift. Kunden bekräftar vår leverans på kvittot genom att skriva för hand: nittioåtta paket mottagna, låda sju skadad, två paket avvisade. En skanning returneras. För detta behöver du inte din egen agent: Från nivå AI-DMS Ultra känner PaperOffice igen handskrift automatiskt under processen. Vi laddar därför upp skanningen till en Workspace med Ultra. Även sammanfattningen nämner det: nittioåtta av hundra paket anlände, låda sju skadad. Och i ett separat avsnitt, Handskrivna anteckningar, hittar du allt som angavs manuellt, upp till anteckningen om klagomålet. Stämpeln känner också PaperOffice igen. På detta sätt kan du omedelbart se att ett klagomål pågår. Vänligen verifiera kort de handskrivna uppgifterna direkt på dokumentet, särskilt siffror.

Kapitel 4: Trust Agent: Upptäcka manipulationer

Tredje problemet: Två fakturor från Kaltwerk med samma nummer. I första ögonblicket ser de identiska ut, men i ett fall har någon täckt bankuppgifterna längst ner med en vit ruta och skrivit ny information ovanpå. Trust Agent kontrollerar om några ändringar har gjorts i en PDF. Vi markerar kopian, väljer Trust och startar integritetskontrollen. För dokumenttypen väljer vi Faktura, så att PaperOffice dessutom lägger märke till typiska mönster i fakturor. Med Premium markerar PaperOffice fynden direkt i dokumentet och skapar en Markerad Evidence-PDF. Resultatet: Granskning rekommenderas, med tre fynd. Det mest betydande: I texten i PDF:en finns ett bankkontonummer som är dolt i det synliga dokumentet av en form som ritats senare, och ett annat visas där. Dessutom listar fakturan bankkontonummer från olika länder. Riskpoängen visas också som en ikon i listan. Granskningen av PaperOffice täckte fyra områden: dolt innehåll som förbises vid vanlig visning, PDF:ens tekniska struktur, en jämförelse mellan vad som är synligt och vad som lagras i dokumentet, samt ytterligare mönster för fakturor med hjälp av fakturaprofilen. Som jämförelse: originalet. Inga anomaler upptäckta. Trust Agent berättar inte vem som begick bedrägeriet, men den visar var du bör titta närmare innan du gör en betalning. Ett annat exempel, denna gång med profilen Ansökan och CV: Detta CV innehåller en instruktion till AI-system i mycket ljust och litet typsnitt, praktiskt taget osynligt för människor. Trust Agent upptäcker det och flaggar CV:et som misstänkt.

Kapitel 5: Redact Agent: Svärta och pseudonymisera

Fjärde problemet: Revisionskonsulten kräver en lönespecifikation men inte den anställdes namn, adress eller bankuppgifter. Vi markerar lönespecifikationen och väljer Redact, Redigera med förhandsgranskning. Först scenariot, dvs. vad som ska svärtas: till exempel för GDPR-utlämning till registrerade, för delning med affärspartners och leverantörer, eller endast för ekonomiska eller kontaktuppgifter. PaperOffice ställer in de motsvarande reglerna därefter. För lönespecifikationen väljer vi Personalsak. Under finjustering specificerar vi vad som ska förbli oförändrat: företagsnamnet Northstar. För utdata väljer vi Pseudonymisera, vilket är tillgängligt med modellen Ultra. Innan något händer markerar AI-granskningen av svärtning varje fält som ersätts. Om något inte ser rätt ut kan du växla det med ett enda klick, och helt enkelt dra in eventuella saknade fält. Därefter visar kopian ett fiktivt namn istället för det verkliga, och en alternativ adress istället för den faktiska. Detta gör dokumentet läsbart samtidigt som de verkliga namnen döljs. Hälsodata och signaturer förblir svärtade. Tabellen nedan anger vilket namn som motsvarar vilken post. Denna information finns endast tillgänglig i detta dialogfönster och aldrig i PDF-filen. Dessutom tilldelas nya pseudonymer vid varje körning. Vänligen kopiera dem om du behöver behålla mappningen. Originalet förblir oförändrat, och den pseudonymiserade kopian placeras direkt bredvid den. Vänligen ta dig tid att granska den innan du skickar den. Sammanfattningsvis: Split Agent delar batchskanningar i individuella dokument. Handskrift känns igen automatiskt av PaperOffice i Workspaces med AI-DMS Ultra. Trust Agent indikerar var en PDF har ändrats. Och Redact Agent svärtar eller pseudonymiserar, med granskning innan tillämpning. Den startas alltid från dokumentlistan, via Åtgärder och Agenter och arbetsflöden. Vi ses igen i PaperOffice AI Academy.