Dela dokument, inte personuppgifter: Anonymisera med pseudonymer (förhandsgranskning)

Hej och välkommen tillbaka till PaperOffice AI Academy. Idag ska vi titta på något varje företag stöter på förr eller senare: du behöver dela ett dokument, men inte den personliga informationen i det. Här är vår situation. Northstars lönelister granskas av ett externt revisionsbolag. Revisorerna behöver Mayas anställningsavtal för att kontrollera att hennes lön hanteras korrekt. Det de inte behöver är Maya själv: hennes namn, hennes hemadress, hennes personliga identifierare. Detta är Northstar HR Workspace, med anställningsavtalet, lönespecifikationen och en incidentrapport.

Låt oss öppna avtalet först så att du kan se vad vi har att göra med. Här är Mayas fullständiga namn. Hennes privata adress i London. Och hennes årsinkomst. Allt detta är personuppgifter, och det förekommer på alla tre sidor. Att ta bort dem för hand är långsamt, och det är lätt att missa en del. Så låt oss låta PaperOffice göra det.

Tillbaka i listan markerar jag avtalet, öppnar Agenter och arbetsflöden, och väljer Redact. Jag använder Redigera med förhandsgranskning så att jag kan kontrollera allt innan något sparas. Först, scenariot. Vad är dokumentet till för? Det finns ett för GDPR-förfrågningar, ett för delning med affärspartners, och detta passar bäst: Personalakt, HR.

Vid finjustering kan jag namnge vad som ska vara synligt. Revisorerna bör fortfarande se vilket företag det gäller, men inte vilken person. Alltså: Northstar Industrial Systems, samt förkortningen Northstar. Vid körning: resultatet sparas direkt här i denna Workspace. Modellen är Ultra, och istället för svarta lågor väljer jag ‘Pseudonymisera’. Pseudonymisering innebär att namn, adresser, datum och identifierare ersätts med konsekventa, fiktiva värden. Dokumentet förblir läsbart, och revisorerna kan arbeta med det som om det vore originalet. Och… starta. Detta tar några sekunder, så vi hoppar framåt. Här är granskningen. PaperOffice hittade den personliga informationen på alla tre sidor och markerade varje område som kommer att ersättas. Jag kan klicka på ett område för att frigöra det, eller rita en ruta för att lägga till ett nytt. Allt ser korrekt ut, så jag applicerar det.

Klart. Och detta bord är den intressanta delen: till vänster originalet, till höger vad som finns i dokumentet nu. Maya Ellison är nu en fiktiv person, med en fiktiv adress och ett nytt avtalsnummer. Detta bord är endast synligt här. Det är aldrig en del av PDF:en. Det är för dig, så att du vet vad du tittar på när du pratar om dokumentet senare. En detalj till: varje körning skapar nya pseudonymer. Så om du delar två dokument vid olika tidpunkter kan ingen länka dem ihop. Härifrån kan jag ladda ner kopian, eller skicka den per e-post direkt till revisorerna.

Den pseudonymiserade kopin finns nu bredvid originalet. Originalet i sig förblir orört. Låt oss öppna kopian. Maya är nu Sophie Foster, bosatt i Glasgow. Där ingen säker ersättning finns, som landet, PaperOffice svartmarkerar det helt enkelt. Och lönen finns fortfarande kvar för revisionen.

Det är så enkelt: personuppgifter ut, ett läsbart dokument in, på ungefär en minut. Tack för att du tittade, och vi ses i nästa lektion.