Grupisanje ulaza
Pošta, skener, upload, integrisano skladište i mobilni uređaj se spajaju u jedan ulaz. Klasifikacija razdvaja račun, otpremnicu, opomenu i ponudu i stavlja svaki dokument u pravi workspace.
Proces obrade računa
Računi dolaze iz pošte, skenera i kao e-račun. Procesiza je svaki put isti.
Unos, provera, odobrenje, knjigovodstvo, arhiviranje. Na stolu ostaje ono što odstupa od pravila.
Poverenje vodećih kompanija širom sveta
Kako to funkcioniše
Rad na računu retko je čitanje. On se krije u proveravanju, postavljanju pitanja, odobravanju i prosleđivanju.
Pošta, skener, upload, integrisano skladište i mobilni uređaj se spajaju u jedan ulaz. Klasifikacija razdvaja račun, otpremnicu, opomenu i ponudu i stavlja svaki dokument u pravi workspace.
IDP Agent čita podatke o zaglavlju, pozicijama, sumama i referencama, kod ZUGFeRD i Factur-X takođe ugrađeni XML, kod XRechnung i PEPPOL sam XML zapis. Zatim teku pravila: računska proba, pretraga duplikata, PDV ID broj, IBAN polje i referenca na narudžbinu.
Radni tok usmerava prema iznosu, centru troškova ili dobavljaču, sa rokom i podsetnikom. Nakon odobrenja nastaju prelazak, eksport i arhiviranje sa rokom čuvanja, dospećem i popustom dostupnim u finansijskoj analizi.
Šta rešenje pokriva
Jedno izvučeno polje štedi malo, dokle god provera, odobrenje i knjiženje teku ručno. Ovaj deo PaperOffice pokriva.
Sandučiće, skeniranje, fotografije, upload, foldere i e-fakture spaja u isti proces.
Podaci o zaglavlju, stavke, ukupni iznosi i reference se čitaju bez šablona po dobavljaču.
Računska provera, pretraga duplikata, provera PDV ID broja, IBAN polje i usklađivanje sa narudžbinom i dobavnicom.
Preusmeravanje prema iznosu, centru troškova ili dobavljaču, sa rokom, podsetnikom i nadležnošću po ulozi.
Izvoz kao skup podataka i prenos u vaš sistem za knjigovodstvo putem konektora ili REST API-ja.
Svaki korak sa vremenom, pravilom, osobom i rezultatom u dnevniku i u centru za reviziju (Audit-Center).
Pretraga duplikata upoređuje dobavljača, broj fakture, iznos i datum sa postojećim stanjem.
Plaćeni rokovi i rokovi za skonto pretvaraju se u termine, otvorene stavke su vidljive u finansijskoj analizi.
Kako PaperOffice ovo rešava
Proces obrade fakture nije zaseban softver, već lanac modula koje možete koristiti i za druge dokumente.
Bezbednost i usklađenost (Compliance)
Fakture sadrže bankovne račune, uslove i odobrenja. Put od ulaza do knjiženja ostaje dokumentovan.
Pitanja o procesu obrade fakture
Ekstrakcija je jedan korak od pet. Pored toga dolaze provera pravila, odobrenje prema vašim kriterijumima, prenos u knjigovodstvo i arhiviranje sa rokom, sve u jednom dokumentovanom procesu.
Preko pravila u workflow-u: prema iznosu, centru troškova, dobavljaču ili odstupanju od narudžbine. Svako odobrenje ima primaoca, rok i podsetnik, timovi i uloge se mogu definisati.
Fakture ne ide u knjiženje, već u odobrenje. Proveravalac vidi fakturu, narudžbinu i odstupajuću stavku jednu pored druge i donosi odluku, odluka je zabeležena u dnevniku.
Pretraga duplikata upoređuje svaku novu fakturu sa postojećim stanjem preko dobavljača, broja fakture, iznosa i datuma. Pogodak zaustavlja proces i predlaže slučaj za proveru.
Kao izvoz skupa podataka, preko REST API-ja ili kao korak workflow-a koji prenosi odobrenu fakturu na vaš sistem. Webhook prijavljuje svako odobrenje i svako knjiženje vašem ERP-u.
Da. ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X i PEPPOL prolaze istim putem kao PDF i sken. Kod hibridnih formata čita se ugrađeni XML i upoređuje sa vidljivim dokazom, kod čistih XML formata sam skup podataka.
Arhiva vodi verzije, rokove čuvanja po vrsti dokumenta i nepromenljiv Audit Trail. Tako se može pratiti ko je kada šta video, promenio i odobrio.
Merljivi uspesi naših klijenata
"Korporativno upravljanje dokumentima za sve naše rudarske operacije. Svetska klasa."
"Farmaceutske nalepnice regulisane od strane FDA zahtevaju besprekornu dokumentaciju. PaperOffice je skratio naš proces odobravanja sa dana na sate."
"Tehnička dokumentacija i obrada narudžbina sada rade potpuno automatski."
"Digitalizacija je revolucionizovala našu upravu. Upiti građana sada se obrađuju za minute umesto dana."
"Kartoni pacijenata, nalazi i uputnice automatski se beleže i klasifikuju. Naš tim u ordinaciji konačno ima vremena za pacijente."
"8.000 zaposlenih, hiljade dokumenata gostiju svakodnevno. PaperOffice je potpuno digitalizovao naše pozadinske procese."
"Zahtevi za kredit i dokumenti o usklađenosti sada se obrađuju u minutama umesto satima. Regulatorna provera se odvija potpuno automatski."
"Dokumentacija građevinskih projekata i usklađenost su sada digitalni i prosledivi."
"Obrasci za prijavu, računi i komunikacija sa gostima su potpuno digitalni. Naš tim konsijerža se sada fokusira na vrhunsku uslugu."
"Obračuni benzinskih stanica, dokumenti dobavljača i dokumentacija o usklađenosti sa više od 250 stanica se automatski obrađuju i arhiviraju."
"Dokumentacija usklađena sa GMP standardima za farmaceutske funkcionalne nalepnice sada se odvija potpuno automatski. Revizijski tragovi su potpuni i odmah dostupni."
"Građevinski planovi, dozvole i dosijei kupaca za naše drvene kuće se sada vode centralizovano. U 6. generaciji konačno bez papira."
"Ugovori sa dobavljačima, sertifikati i carinski dokumenti za stotine pržionica širom sveta se automatski beleže i dodeljuju ispravnom proizvodu."
"Zapisnici o temperaturi, CMR tovarni listovi i sertifikati o hrani se automatski skeniraju i dodeljuju porudžbini. Pogrešna dodela je prošlost."
"Dozvole za teški transport, planovi ruta i projektna dokumentacija su sada trenutno dostupni digitalno. Nema više traženja po fasciklama."
"Carinski dokumenti, skladišnice i špediterski nalozi za našu mrežu u istočnoj Evropi se automatski klasifikuju. Četiri generacije logistike, konačno digitalno."
"Specifikacije štampe, odobrenja kupaca i sertifikati materijala su sada centralno dostupni. Stopa grešaka u proizvodnji je pala gotovo na nulu."
"Sertifikati o održivosti, ugovori sa dobavljačima i specifikacije kupaca se automatski obrađuju. Švajcarska preciznost, sada i digitalno."
"Građevinske dozvole, ugovori sa podizvođačima i zapisnici o primopredaji za naše komercijalne nekretnine su sada u potpunosti digitalno dokumentovani."
"Kupoprodajni ugovori, prospekti i dosijei kupaca za više od 30 godina liderske pozicije na tržištu su sada digitalno pretraživi. Svaki agent pronalazi sve u sekundi."
"Dokumenti o pomorskom prevozu, carinske deklaracije i tovarne liste se automatski beleže. Logistika na Baltičkom moru nikada nije bila tako efikasna."
"Hiljade porudžbina za prilagođeno pakovanje nedeljno sa odobrenjima dizajna, podacima za štampu i dokumentima o isporuci. PaperOffice drži sve na okupu."
"Dokumentacija patološke laboratorije i sertifikacija uređaja se sada odvijaju potpuno automatski. Potpuna sledljivost za svaki preparat."
"Kreditna dokumentacija, dokumenti o obezbeđenju i korespondencija sa klijentima se obrađuju u minutama umesto satima. Regulatorna provera je besprekorna."
"Tehničke specifikacije, sertifikati o kvalitetu i protokoli o recikliranju za našu proizvodnju čelika su dostupni centralno i odmah."
"Specifikacije farmaceutskih i kozmetičkih nalepnica sa regulatornim zahtevima se automatski proveravaju i odobravaju. Nema više ručnih kontrolnih lista."
"KYC dokumenti, izveštaji o ulaganjima i regulatorne prijave se klasifikuju u sekundi. Kao robo-savetnik regulisan od strane MAS-a, potpuna usklađenost je ključna."
"Bezbednosni listovi, dozvole za transport i ADR dokumenti za hemijsku logistiku se automatski dodeljuju. Nulta tolerancija na greške."
"Sertifikati o autentičnosti, dokazi dobavljača i garancije kupaca za naše kolekcije bisera se automatski arhiviraju i odmah su dostupni."
"Kreditni zahtevi za MSP, dokumenti o obezbeđenju i regulatorni izveštaji se automatski klasifikuju. Naši savetnici imaju više vremena za savetovanje klijenata."
"Dosijei klijenata iz više od 135 godina istorije banke se sukcesivno digitalizuju. 5.000 zaposlenih sada ima trenutni pristup svim dokumentima."
"Zahtevi za mikrokredite i dokumenti o usklađenosti za milione klijenata se sada obrađuju u minutama umesto danima. Preokret za finansijsku inkluziju."
"Stotine hiljada otpremnica i povratnica dnevno se automatski obrađuje. Vodeći vijetnamski logističar za e-trgovinu, sada bez papira."
"Zapisnici o CNC proizvodnji, sertifikati materijala i specifikacije kupaca za projekte nafte, gasa i vazduhoplovstva su sada u potpunosti digitalno dokumentovani."
"Vizija 2030 zahteva potpunu digitalizaciju. PaperOffice obrađuje vladine dokumente za digitalnu okosnicu Saudijske Arabije."
"Sertifikati o materijalima, protokoli kaljenja i specifikacije kupaca se automatski dodeljuju ispravnoj porudžbini. Jedini proizvođač Q&T u Australiji, sada bez papira."
"Zapisnici o zavarivanju, statički proračuni i projektni planovi se vode digitalno. Naši radionički timovi imaju pristup u stvarnom vremenu."
"Aerospace sertifikati, CNC programi i tolerancije kupaca se automatski klasifikuju. AS9100 usklađenost nikada nije bila tako jednostavna."
"Ugovori sa trgovcima, KYC dokumenti i potvrde o transakcijama za stotine hiljada MSP-ova se obrađuju u sekundi. Meksička platna revolucija, bez papira."
"Dokumentacija o berbi, izvozni sertifikati i protokoli o kvalitetu za naše visokogorske malbece se automatski arhiviraju. 120 godina vinogradarske tradicije, sada digitalno."
"Milioni verifikacija korisnika i regulatornih dokumenata se obrađuju potpuno automatski. Skaliranje bez papira."
"Dokumenti za uključivanje trgovaca i dokazi o usklađenosti za vodećeg afričkog pružaoca platnih usluga se obrađuju u minutama umesto danima."
"Bio-sertifikati, revizije dobavljača i oznake proizvoda za hiljade prirodnih proizvoda se automatski proveravaju i arhiviraju."
"Regulatorni dokumenti iz 33 afričke zemlje, ugovori sa partnerima i revizijski tragovi se vode potpuno automatski. Enterprise DMS za fintek vredan 3 milijarde dolara."
"Recepti i upravljanje lekovima sada rade potpuno automatski. Više vremena za naše pacijente."
"Vekovni dokumenti sada su digitalno pretraživi. Prekretnica za naše istorijske arhive."
"Naši negovatelji konačno imaju više vremena za stanare umesto za papirologiju."
"500.000+ spisa digitalizovano. Naši službenici sada pronalaze sve informacije odmah."
"Upravljanje pacijentskim kartonima je sada jednostavno. Sve automatski prikupljeno i arhivirano."
"Dokumentacija o nasledstvu je sada efikasna i bez grešaka."
"Digitalno upravljanje nekretninama za sve naše stambene komplekse. Stanari i vlasnici su oduševljeni."
"Sa PaperOffice-om smo ubrzali obradu računa za 99%. AI automatski prepoznaje sve relevantne podatke i ispravno ih dodeljuje."
"PaperOffice je postao neizostavan deo naše svakodnevice. Porudžbine, ponude i računi se sada odvijaju automatski."
"Dokumentacija naših usluga nege je sada digitalna i automatizovana. Više vremena za naše pacijente."
"Tehnički crteži, sastavnice i zapisnici o kvalitetu su odmah dostupni. Potraga koja je nekada trajala 30 minuta sada traje 30 sekundi."
"Dokumentacija klijenata, poreska rešenja i godišnji finansijski izveštaji se automatski razvrstavaju i dodeljuju ispravnom klijentu. Haos sa dokumentima je prošlost."
"Projektna dokumentacija, SLA ugovori i komunikacija sa klijentima za naše projekte IT savetovanja se automatski klasifikuju i arhiviraju."
Gde želite da isprobate PaperOffice?
Vaš probni period je spreman
Gde želite da počnete?
Puna verzija radnog prostora optimizovana je za računare. Mobilna verzija je pogodna za prikupljanje, proveru i odobravanje dokumenata.
app.paperoffice.aiZapočnite na računaru
Poslaćemo vaš lični link za pristup na vašu e-mail adresu.
Otvorite PaperOffice Mobile
Prikupljajte i obrađujte dokumente direktno putem pametnog telefona.
Otvori mobilnu verziju