STUDIJA SLUČAJA

Ambalaža i proizvodnja

Ritter Verpackungen GmbH

Nemačka

Ritter Verpackungen, vodeći provajder rešenja za pakovanje, revolucionisao je svoj proces od narudžbine do naplate kroz potpuno automatizovanu obradu dokumenata.

70%

Ušteđeno vreme

500+

Narudžbine/dan

99.5%

Tačnost

2 FTE

Ušteđeno

Поверење водећих компанија широм света

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Ситуација

Ritter Verpackungen obrađuje preko 500 narudžbina dnevno, od kojih svaka generiše više dokumenata: potvrde narudžbina, proizvodne narudžbine, otpremnice i fakture. Ručno upravljanje ovim obimom dokumenata trošilo je značajne administrativne resurse.

Sa striktnim rokovima isporuke i zahtevnim kupcima u automobilskoj i prehrambenoj industriji, svako kašnjenje u obradi dokumenata direktno je uticalo na zadovoljstvo kupaca i novčani tok.

Računovodstveni tim je provodio više od 3 sata dnevno na ručnom unosu podataka iz otpremnica u fakture, često radeći prekovremeno kako bi ispunili rokove krajem meseca.

Zapošljavali smo dodatno osoblje samo da bismo se bavili papirologijom. Naši kvalifikovani zaposleni su obavljali ponavljajući unos podataka umesto poslova koji dodaju vrednost.

Изазов & Решење

Изазови

Preko 500 dnevnih narudžbina koje generišu hiljade dokumenata nedeljno
Više od 3 sata dnevno ručnog unosa podataka iz otpremnica u fakture
Česte greške u ručnom kreiranju faktura (stopa greške 2-3%)
Kašnjenje fakturisanja koje utiče na novčani tok
Poteškoće u usklađivanju isporuka sa narudžbinama tokom sporova

Решења са PaperOffice

Ekstrakcija podataka iz otpremnica i narudžbina pomoću AI
Automatsko generisanje faktura na osnovu potvrda isporuke
Inteligentno usklađivanje narudžbina, isporuka i faktura
Praćenje dokumenata u realnom vremenu tokom životnog ciklusa narudžbine
Automatsko arhiviranje sa potpunim tragom revizije radi usklađenosti

Процес имплементације

Nedelja 1-2

Mapiranje procesa

Analiza radnog toka od narudžbine do naplate, tipova dokumenata i zahteva za integraciju sa ERP sistemom.

Nedelja 3-4

Obuka AI

Obuka AI modela na specifičnim otpremnicama, fakturama i formatima narudžbina kompanije.

Nedelja 5-6

Integracija ERP sistema

Dvosmerna integracija sa postojećim ERP sistemom za nesmetan protok podataka.

Nedelja 7-8

Uvođenje i optimizacija

Fazirano uvođenje sa kontinuiranim praćenjem tačnosti i poboljšanjem modela.

Мерљиви резултати

70%

uštedeno vreme

500+

narudžbine dnevno

99.5%

tačnost

2 FTE

preraspoređeno

Пре vs. После

Метрика

Пре

После

Vreme obrade faktura

3+ sata/dan

< 30 min/dan

Greške u unosu podataka

2-3%

< 0.5%

Vreme ciklusa fakturisanja

3-5 dana

Istog dana

Pretraga dokumenata

10-15 minuta

Trenutno

Osoblje za obradu

3 zaposlena

1 zaposleni (nadzor)

PaperOffice je eliminisao naš zaostatak u dokumentima za nekoliko nedelja. Naš računovodstveni tim se sada fokusira na analizu i korisničku podršku umesto na unos podataka. ROI je bio vidljiv u prvom kvartalu.

Зашто PaperOffice?

AI ekstrakcija podataka

99.5% tačna ekstrakcija iz otpremnica i faktura - bez obzira na format ili raspored.

Integracija ERP sistema

Besprekorna integracija sa SAP, Microsoft Dynamics i drugim glavnim ERP sistemima.

Analitika procesa

Vidljivost u realnom vremenu statusa obrade dokumenata i identifikacija uskih grla.

Automatizujte obradu vaših dokumenata

Otkrijte kako PaperOffice pomaže proizvodnim kompanijama da eliminišu ručno upravljanje dokumentima.

Контактирајте нас Све студије случаја

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key