W poniższym artykule pokażemy Państwu, jak zwiększyć wydajność działalności, zmniejszyć ludzkie błędy poprzez większą dokładność, obniżyć obecne koszty, maksymalizować powierzchnię biurową, utrzymać integralność danych i poprawić bezpieczeństwo danych.
Wymieniamy korzyści z stosowania systemu zarządzania dokumentami PaperOffice oraz jak dzięki zastosowaniu systemu DMS mogą Państwo osiągnąć obniżenie kosztów nawet o 92%.
Ponadto wyjaśniamy, czym są wyrażenia regularne (Regex) i podajemy konkretne przykłady zastosowania REGEX w drugiej części tego artykułu.
Proszę się dowiedzieć, jak szybko i wydajnie wyodrębniać potrzebne dane z dokumentów bez konieczności ich ręcznego wpisywania.
Technologia z trzema magicznymi literami - OCR
Czym tak naprawdę jest OCR i do czego służy?
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) jest obecnie często stosowane do wyodrębniania informacji z różnych dokumentów, takich jak np. paragony, w celu zdygitalizowania fizycznych dokumentów papierowych i optymalizacji workflow zarządzania dokumentami.
Wykorzystanie rozpoznawania znaków OCR daje firmom ogromną przewagę, ponieważ może przyczynić się do automatyzacji przetwarzania dokumentów, co odgrywa ważną rolę we wszystkich branżach.
OCR, skrót od angielskiego terminu "Optical Character Recognition", umożliwia produktom oprogramowania rozpoznanie tekstu na cyfrowym obrazie i jego wydobycie. Jest niezbędne na przykład do odczytywania i analizowania zeskanowanych dokumentów.
Jednak nawet jeśli OCR przesyła przesyłać praktyczne w przypadku firm, które codziennie mają do czynienia ze stosami paragonów, sam skaner paragonów OCR nie wystarcza, aby uzyskać wyniki wystarczająco dokładne.
Zamiast tego powinien być stosowany system zarządzania dokumentami, który ma już standardowo zaawansowaną funkcję OCR, tak jak PaperOffice DMS.
PaperOffice przetwarza każdy dokument za pomocą rozpoznawania znaków OCR, indeksuje całą zawartość tekstową i udostępnia Państwu najbardziej zaawansowane narzędzie do wyszukiwania DMS na świecie dzięki wbudowanemu wyszukiwaniu rozszerzonemu. Bez ponoszenia jakiejkolwiek pracy!
Korzyści z cyfryzacji
Prawie każdy, kto interesował się tematem obniżania kosztów w firmie, napewno zetknął się z terminem "cyfryzacja".
Zazwyczaj wszystkie faktury firmy są przechowywane w jednym miejscu. Dopiero po kilku dniach rozpoczyna się przetwarzanie dokumentów. Aby zdigitalizować je ręcznie, należy znaleźć odpowiednie informacje, wpisać je do tabeli, sprawdzić poprawność wprowadzonych danych i dopiero potem przejść do kolejnego kroku, zanim w końcu zeskanuje się stosy faktur i innych dokumentów.
Może być konieczne nawet dodatkowe kroki, aby przesłać tabelę do różnych systemów do celów zarządczych lub księgowych.
Brzmi strasznie, nieprawdaż?
System zarządzania dokumentami, który ma już wbudowane rozpoznawanie tekstu, pozwala skrócić czas przetwarzania z godzin lub nawet dni do zaledwie kilku minut.
Po konfiguracji szablonu i żądanych specyficznych pól danych informacje są wyodrębniane z pojedynczych dokumentów lub stosów dokumentów.
Odpowiadająco do informacji na paragonach reprawionych zostaje zarejestrowanych wiele informacji, wyszukiwane słowa zostają przypisane dokumentowi i mogą być automatycznie przypisywane do odpowiedniego kontaktu w razie potrzeby, dzięki wydobytym zeskanowanym informacjom.
Wszystko, co muszą Państwo zrobić, to zdygitalizować pliki, skanując je lub otrzymując je pocztą elektroniczną już na początku i przechowując je w PaperOffice.
System zarządzania dokumentami zrobi resztę za Państwa.
Wskazówka
Jeśli chcą się Państwo dowiedzieć więcej na temat "10 najważniejszych korzyści z cyfryzacji dokumentów papierowych", jest specjalny wpis na ten temat:
Proszę zmniejszyć ludzkie błędy poprzez wyższą dokładność
Wykonywanie powtarzających się zadań, takich jak ręczne wprowadzanie danych, może być dość nudne i może wpływać na jakość danych, gdy pracownicy się męczą lub zostają rozproszeni, a wszystkie liczby i słowa są zapominane lub pomyłkowo zamieniane.
Ponadto, kwestia "dostępu i uprawnień użytkowników" ogranicza również dostęp do określonego kręgu osób, ponieważ nie wszyscy pracownicy firmy mają uprawnienia do przeglądania danych firmowych i informacji.
Dla oprogramowania, które obejmuje automatyczne rozpoznawanie tekstu, trudno jest stracić skupienie i może rozpoznać teksty, przeglądać poufne dane, wyciągać je i organizować wyjścia z wysoką dokładnością bez ujawniania tajemnic firmowych.
Szczególnie w obecnych trudnych czasach ważne jest, aby wszystkie firmy zwiększały konkurencyjność firmy przez wprowadzenie bezpapierowego albo cyfrowego podejścia i zadbanie o to, aby pracownicy mieli możliwość elastycznego pracy zdalnej z domu. W końcu firma musi dotrzymywać kroku i zrealizować drogę do bezpapierowego biura.
Oszczędność kosztów i maksymalizacja przestrzeni biurowej
Ręczne wprowadzanie danych może być bardzo pracochłonne, a im więcej dokumentów muszą Państwo przetwarzać, tym wyższe będą Państwa koszty związane z pracownikami. Ponadto, niektóre dodatkowe koszty mogą wystąpić związane z niedokładnościami danych z powodu ludzkich błędów.
Dzięki automatycznemu przetwarzaniu i zbieraniu danych za pomocą sztucznej inteligencji (AI), system zarządzania dokumentami, taki jak PaperOffice DMS, może pomóc Państwu obniżyć te koszty, jednocześnie zwalniając powierzchnię biurową, ponieważ nie potrzebują Państwo dodatkowych pracowników do ręcznej digitalizacji dokumentów ani do przechowywania stosów dokumentów w biurze.
Zachowaj integralność danych i popraw bezpieczeństwo danych.
Choć zarówno cyfrowe pliki, jak i fizyczne dokumenty papierowe mogą być zagrożone fizycznymi, środowiskowymi lub technologicznymi niebezpieczeństwami, większość firm nadal traci czas na przechowywanie wszystkiego w fizycznym archiwum i korzystanie z lokalnych lokalizacji lub chmury do przechowywania cyfrowych dokumentów.
Wskazówka
Tak przy okazji, istnieje specjalny post na temat przechowywania w chmurze i dlaczego nie polecamy tej metody przechowywania:
Dzięki PaperOffice wszystkie Państwa dokumenty są przechowywane bezpośrednio na serwerze bazy danych Państwa własnego serwera, zapewniając Państwu pełną i nieograniczoną kontrolę nad wszystkimi danymi. Nie muszą Państwo zakładać serwera, ponieważ PaperOffice zajmuje się wszystkimi dalszymi krokami po zainstalowaniu.
Lub użyj swojego urządzenia Synology lub QNAP NAS i zarządzaj wszystkimi swoimi dokumentami na własnym urządzeniu NAS! Wyliczamy dla Państwa 7 kroków, jak w pełni wykorzystać swoje urządzenie Synology NAS, tutaj dowiedzą się Państwo więcej.
Bezpieczeństwo rewizji musi być zapewnione
Ponadto, bezpieczeństwo danych i zarządzanie dostępem staje się prostsze po cyfryzacji dokumentów za pomocą PaperOffice, ponieważ dane są archiwizowane w bazie danych z wysokim poziomem bezpieczeństwa, a dostęp do nich mają tylko wyznaczone osoby, w tym Państwo.
PaperOffice automatycznie wersjonuje każdy zmieniony dokument, tworzy kopię zapasową i przechowuje ją osobno, abyś mógł w dowolnym momencie otworzyć żądaną wersję.
Opisujemy, jak zapewnić wersjonowanie i archiwizację dokumentów zgodną z rewizją.
Wskazówka
W temacie „Rewizyjne i zgodne z GoBD wersjonowanie dokumentacji przy użyciu zarządzania dokumentami PaperOffice" jest również dostępne wideo na YouTube, które w prosty sposób wyjaśnia ten proces:
Jakie są wyzwania związane z cyfryzacją dokumentów przy użyciu OCR?
Podczas wyodrębniania danych za pomocą rozpoznawania optycznego znaków (OCR) istnieje kilka wyzwań, które należy uwzględnić. Układy faktur są bardzo zróżnicowane, ponieważ każda firma ma swój własny format.
Aby zapewnić dokładne rozpoznawanie dokumentów, PaperOffice posiada zintegrowany automatyczny system rozpoznawania dokumentów oparty na sztucznej inteligencji (AI) o nazwie PIA.
PIA korzysta z dedykowanych algorytmów i technologii rozpoznawania.
PIA ma obszerny słownik wbudowany, który automatycznie rozpoznaje błędnie rozpoznane terminy, porównuje je i zastępuje poprawnymi. Mogą Państwo być pewien, że poprawne rozpoznanie tekstu dla Państwa dokumentu zostało zaprogramowane.
Wyciąganie istotnych danych dokumentów
Inteligentne rozpoznawanie, wyodrębnianie i wykorzystywanie istotnych treści dokumentów, takich jak data, kwoty, typy dokumentów, słowa kluczowe i dane dowodowe. Ponadto, wyszukuje się i wydziela się informacje dotyczące dokumentów związane z dowodami, takie jak suma netto, suma brutto, stawka podatku VAT oraz waluta dokumentu. To inteligentne rozpoznawanie danych odbywa się w PaperOffice automatycznie.
Niestety, podczas skanowania dokumentów papierowych występuje wiele czynników, które mogą wpływać na jakość obrazu, takich jak wyprostowanie, zagięcia, rozmiary czcionki, jasność, ręczne pisanie i wiele innych. To wpływa na jakość rozpoznawania tekstu oraz wyciąganych danych. Zdarza się, że już zapamiętane szablony dokumentów nie są rozpoznawane lub treść dokumentów jest niepoprawnie przechowywana.
O tu właśnie chodzi w wyrażeniach regularnych.
Wyrażenia regularne (Regex) są wspaniałym sposobem na wyszukiwanie dokładnych wartości w tekście.
Dokładne korzystanie z wyrażeń regularnych na podstawie konkretnych przykładów omawiamy szczegółowo w drugiej części artykułu.
Rozpoczęcie pracy jest prostsze, niż się Państwu wydaje.
Czy nadal mają Państwo obawy, że sobie nie poradzą? Proszę przeczytać studia przypadków naszych klientów dotyczące integracji PaperOffice w Państwa życie biznesowe i przekonać się o prostocie, lub po prostu zapytaj o darmowy test instalacji.
Dla kogo nadaje się biuro bez papieru?
Szybka i prosta odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Bez papieru mogą skorzystać przedsiębiorstwa z różnych branż i różnych rozmiarów, od małych i średnich firm po start-upy i duże korporacje. Zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw warto przeprowadzić tę zmianę, ponieważ redukcja pracochłonności i kosztów oznacza dostępność budżetu na dalszy rozwój.
Czy mogę używać dostawcy DMS w chmurze do mojego biura bez papieru w firmie?
Nie. Kolejnym czynnikiem, który od 2018 roku jest na ustach wszystkich, jest ochrona danych. Rozwiązania DMS i oprogramowanie DMS służą do przetwarzania, zarządzania i przechowywania dokumentów, które często zawierają wrażliwe dane osobowe. Za naruszenie przepisów RODO przewidziane są wysokie kary.
- Korzyści usprawiedliwiają wysiłek i koszty
Praca cyfrowa i wprowadzenie starych dokumentów do nowej ery będzie najlepszą inwestycją, pozwalającą zaoszczędzić niewyobrażalnie dużo czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości. - Potrzebują Państwo kogoś, kto się na tym zna
Nie potrzebują Państwo własnego specjalisty ds. IT, aby skorzystać z korzyści związanych z digitalizacją. Potrzebują Państwo odpowiedniego partnera, który na podstawie swojego doświadczenia będzie w stanie dokładnie zrealizować to, czego Państwo potrzebują. Proszę unikać panikarzy i wybierać testowe wdrożenia zamiast pięknych prezentacji PowerPoint, które nigdy nie były prawdziwie przetestowane. - Sprzęt już często jest dostępny
Z doświadczenia wynika, że prawie każde przedsiębiorstwo ma duży kserokopiarkę, która nie jest w pełni wykorzystywana. Te urządzenia są doskonałe do masowej digitalizacji, tolerują spinacze biurowe i mogą stanowić podstawę dla rozpoczęcia pracy cyfrowej bez konieczności inwestowania w skaner. - Tańsze, niż się Państwo spodziewają, z odpowiednim systemem DMS
Proszę unikać pułapek kosztowych związanych z systemami DMS / ECM, w których są Państwo bezlitośnie uzależnieni od producentów. Proszę nie akceptować kompromisów, jeśli chodzi o własne możliwości administracyjne, takie jak samodzielne nauka dokumentu i dokonywanie ustawień. Jeśli potrzebują Państwo pomocy, producent chętnie Państwu pomoże, ale proszę zachować niezależność i autonomię. - Automatyzacja cyfrowa to przyszłość
Procesy będą działały w przyszłości tak samo, ale w pełni zautomatyzowane.
Faktura wpłynęła? Workflow zostaje uruchomiony i wszystko idzie zgodnie z ustalonym wcześniej przebiegiem.
Potrzeba przeszukania wszystkich 1000 segregatorów? Żaden problem, ponieważ mają Państwo własne Google!
