Wymagania dotyczące DMS, systemu zarządzania dokumentami, wzrosły ogromnie lub raczej naturalnie w ostatnich latach. To, co zaczęło się jako baza danych, w której głównie pierwotnie analogowe dokumenty były digitalizowane poprzez skanowanie i przechowywanie, stało się kompleksowym oprogramowaniem biurowym, które dziś przejmuje główną część zadań administracyjnych biura.
Ale jaki jest standard, czego klient może oczekiwać od DMS?
W bieżącym artykule pokażemy Państwu, jakie ważne funkcje musi posiadać system zarządzania dokumentami. Można to wyjaśnić punkt po punkcie za pomocą innowacyjnego oprogramowania do zarządzania dokumentami PaperOffice DMS.
Zanim przejdziemy do korzyści, odpowiedzmy na następujące pytanie:
Co to jest system zarządzania dokumentami?
Przechwytywanie, dystrybucja, archiwizacja i indeksowanie dokumentów są integralnymi elementami procesowymi codziennej pracy w wielu organizacjach. I proszę nie zapominać: usuwanie i wyszukiwanie dokumentów.
Oznacza to, że firmy z różnych branż codziennie gromadzą ważne dokumenty: pisma procesowe, dokumenty umowne, projekty, listy zewnętrzne, badania, opinie ekspertów i wiele innych. Docierają one nie tylko pocztą, wiele dokumentów dociera również pocztą elektroniczną.
Wszystkie te dokumenty muszą zostać zdigitalizowane, jeśli dotrą w formie papierowej, wymagają uporządkowanego składania, przydzielania zadań i przepływu pracy oraz muszą być natychmiast dostępne na żądanie.
Bardzo ważne jest dotrzymanie ważnych terminów i podjęcie środków prawnych w celu przechowywania dokumentów.
Jest to nie tylko czasochłonne, ale także niepotrzebnie obciąża portfel.
W jaki sposób wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami może pomóc mi i mojej firmie?
Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami, w skrócie DMS, pomaga mieć przejrzystą strukturę w dokumentach i pomaga poradzić sobie z zalewem informacji.
DMS oznacza również oprogramowanie do zarządzania dokumentami i jest przeznaczony do zarządzania dokumentami, zwłaszcza dokumentami cyfrowymi, co obejmuje konwersję z analogowej na cyfrową. PaperOffice DMS jest takim oprogramowaniem.
PaperOffice DMS eliminuje wszystkie czasochłonne wąskie gardła i tworzy przejrzysty przegląd ważnych dokumentów, takich jak umowy lub listy, zarządzając nimi cyfrowo w DMS w przyszłości.
PaperOffice nie rozróżnia rodzajów dokumentów, niezależnie od tego, czy potrzebują Państwo pomocy w zarządzaniu umowami z klientami, pismami procesowymi, zestawieniami opłat, wyrokami i korespondencją e-mail: dzięki systemowi zarządzania dokumentami Państwa dotychczasowe procesy w Państwa firmie lub organizacji są zdigitalizowane, dzięki czemu są bardziej wydajne, przejrzyste i znacznie bardziej elastyczne.
Zeskanowane i cyfrowe dokumenty można znaleźć, edytować, zapisać, rozpowszechnić, oznaczyć i przekazać w ciągu kilku sekund za pomocą PaperOffice. Dane z dokumentów mogą być automatycznie rozpoznawane i odczytywane oraz przekazywane do zewnętrznych systemów takich jak CRM czy ERP.
Z pewnością zdają sobie Państwo sprawę, że dokumenty analogowe po prostu nie są już aktualne. Jednak widzą Państwo również komplikacje związane z konwersją istniejącego archiwum analogowego na dane cyfrowe. Ponieważ digitalizacja dokumentów to coś więcej niż tylko trend. W rzeczywistości jest to obecnie warunek wstępny utrzymania konkurencyjności i aktualności ze wszystkimi innymi przedsiębiorstwami w tym samym sektorze.
Dlatego warto wprowadzić do swojej firmy system zarządzania dokumentami.
Wyjaśniliśmy więc pytania, czym jest DMS i co przyniesie mi wprowadzenie i doszliśmy do faktycznego pytania artykułu:
Jakie 7 ważnych funkcji musi spełniać Państwa system zarządzania dokumentami?
Funkcja 1: Lokalizacja. Zapisywanie w archiwum cyfrowym
Najważniejszą i pierwszą funkcją każdego systemu zarządzania dokumentami jest łączenie wszystkich dokumentów i zawartych w nich informacji. W ten sposób archiwizacja i administracja zeskanowanymi i cyfrowymi dokumentami, a także wiadomościami e-mail odbywa się w bazie danych, cyfrowym archiwum, że tak powiem.
PaperOffice przechowuje wszystkie informacje bezpośrednio w bazach danych MySQL / MariaDB, które mogą być obsługiwane bezpośrednio w Państwa siedzibie na dowolnej platformie z lokalnego komputera, za pośrednictwem urządzeń NAS, takich jak QNAP i Synology lub własnych lub dedykowanych serwerów, w tym zdalnego dostępu z domowego biura.
Nie ma znaczenia, jaki to rodzaj dokumentu.
Wszystkie typy dokumentów mogą być przechowywane centralnie w DMS i dlatego są dostępne dla wszystkich działów i obszarów biznesowych.
Wszystkie dokumenty istotne dla firmy są przechowywane centralnie i mogą być szybko znalezione przez wszystkich pracowników.
Gdzie powinno znajdować się archiwum cyfrowe?
Zalecamy naszym klientom archiwizację zdigitalizowanych danych w bazie danych znajdującej się na urządzeniu NAS, takim jak Synology lub QNAP, lub na serwerze dedykowanym. Dzięki własnemu zewnętrznemu (dedykowanemu) serwerowi PaperOffice zyskują Państwo wszystkie zalety chmury z doskonałą ochroną danych i oszczędzają Państwo pieniądze oraz dużo pracy każdego miesiąca.
Z serwerem PaperOffice mają Państwo wszystkie zalety rozwiązania w chmurze z jedną ogromną różnicą: Jest to Państwa własny dedykowany serwer bazy danych i nikt nie ma do niego dostępu oprócz Państwa.
Nie chcą Państwo korzystać z serwera? Nie ma sprawy.
Dlaczego serwer NAS jest idealny do archiwizacji dokumentów
NAS, sieciowa pamięć masowa, w języku niemieckim urządzenie pamięci masowej z połączeniem sieciowym, a także kompatybilne oprogramowanie dla PaperOffice DMS i chmury wewnętrznej jest gotowe. Całkowicie bezpieczny od ciekawości stanu i niepaństwowej, a dzięki funkcji tworzenia kopii zapasowych, również bezpieczny przed awarią dysku twardego.
Funkcja 2: Łatwe pobieranie dokumentów. Szukaj i znajdź
PaperOffice skanuje przychodzące dokumenty, które nie są jeszcze binarne i konwertuje je na cyfrowy format odczytu i zapisu za pomocą własnego oprogramowania OCR.
Jednocześnie zapisywana jest data i godzina, numer wersji i słowo kluczowe, których wyszukiwarka PaperOffice może użyć do znalezienia dokumentów, nawet jeśli osoba wyszukująca zna tylko zawartość dokumentu w sposób podstawowy.
Aby to ułatwić, PaperOffice pokazuje ostatnio zapisane dokumenty na liście podglądu. Wszystko, co zapisują Państwo w PaperOffice, jest automatycznie w pełni rozpoznawane tekstowo za pomocą PaperOffice FileOCRmax, optymalizowane za pomocą słowników biznesowych i indeksowane w celu idealnego wyszukiwania słów kluczowych w bazie danych SQL w celu wyszukiwania słów kluczowych.
Automatyczne rozpoznawanie i optymalizacja języka: PaperOffice automatycznie rozpoznaje język dokumentu, a tym samym optymalizuje rozpoznawanie tekstu OCR do absolutnego maksimum, aby uzyskać najlepsze możliwe rozpoznawanie tekstu wszystkich dokumentów.
Wskazówka
Na temat "Najlepsze rozwiązanie dla biur PAPERLESS bez dodatkowej pracy + archiwizacja dokumentów bezpośrednio ze SKANERA" na YouTube znajduje się film, który jasno wyjaśnia ten proces:
Długoterminowa czytelność przechowywanych dokumentów
Przede wszystkim PaperOffice DMS szyfruje wszystkie dokumenty, gdy są one zapisywane dla bezpieczeństwa, zgodnie z jednym z najwyższych obecnie dostępnych standardów bezpieczeństwa, AES-1024bit.
Konwersja z powrotem do czytelnych dokumentów jest możliwa w dowolnym bieżącym formacie, a PaperOffice regularnie aktualizuje swoje formaty plików, co oznacza, że dokumenty będą również czytelne w przyszłości.
Funkcja 3: Zapewnienie legalnych okresów przechowywania
Jednym z najważniejszych aspektów przechowywania dokumentów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami jest zgodność z przepisami prawnymi lub wymaganiami GoBD.
Skrót GoBD oznacza "Zasady właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych".
W szczególności, dzięki odpornemu na audyt, wysoce zaszyfrowanemu przechowywaniu dokumentów bezpośrednio w centralnej bazie danych SQL PaperOffice spełnia wszystkie wymagania dotyczące standardów dokumentów i wytycznych prawnych lub najwyższego na świecie niemieckiego standardu GOBD.
Termin wersjonowanie nie jest obcym słowem w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Potrzeba korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma kontrolę wersji zgodną z GoBD i wersjonowanie odporne na audyty, jest wyraźniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.
Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie wszystkich zmian
Termin wersjonowanie można bardzo łatwo wyjaśnić: Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o funkcjonalność używaną do rejestrowania zmian w dokumentach lub plikach. Zmiany dokumentu można wykryć i zapisać jako kopię w tle jako nową wersję dokumentu.
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, istnieje film na temat zgodnej z prawem archiwizacji wiadomości e-mail Outlook na YouTube, który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
Proszę zapewnić niezmienność
Każda zmiana dokumentu umieszcza "nowszą" wersję dokumentu w odpowiednim archiwum. Rejestrowanie sprawia, że zmiany są przejrzyste i możliwe do prześledzenia przez cały czas. W tym momencie kolejny widz wie, kiedy i przez którego redaktora dokonano zmiany w dokumencie. Daje to przegląd całego cyklu życia dokumentu. Wersjonowanie można wykonać automatycznie lub ręcznie.
Aby zapewnić bezpieczeństwo rewizji, wszystkie szczegóły zmian w dokumentach i plikach muszą być wyraźnie identyfikowalne. Należy zapewnić, że tylko upoważnieni pracownicy mogą dokonać takiej zmiany. Ale równie ważne jest, aby wiedzieć po latach, którzy pracownicy zmienili co i kiedy.
PaperOffice przekracza wszystkie wymagania prawne
Rozwój PaperOffice DMS jest zgodny z GoBD, dzięki czemu mogą Państwo korzystać z oprogramowania bez obaw, że złamią Państwo regułę. Na przykład za każdym razem, gdy ktoś zmienia dokument, tworzona jest nowa wersja tego dokumentu. W ten sposób można śledzić, jaką zawartość miał dokument o której godzinie.
Wskazówka
Nawiasem mówiąc, na YouTube znajduje się film o konfiguracji Synology NAS MariaDB 10 i systemie zarządzania dokumentami PaperOffice , który wyjaśnia ten proces w zrozumiały sposób:
W obu przypadkach, nawet w najgorszym przypadku, zapewnia się, że zarchiwizowane bazy danych są przywracane w krótkim okresie, a zatem okresy przechowywania są zawsze przestrzegane.
Funkcja 4: Automatyczne wykrywanie i słowa kluczowe
PaperOffice jest wyposażony w sztuczną inteligencję, która niezależnie rozpoznaje informacje w dokumencie i automatycznie przypisuje je poprawnie.
PIA to sztuczna inteligencja (PaperOffice Intelligent Filing) zintegrowana z PaperOffice , a każdy dodany dokument to:
- Analizuj i dziel na tak zwane łańcuchy bloków za pomocą zintegrowanej "wizji komputerowej"
- Rozpoznawanie tekstu za pomocą rozpoznawania tekstu OCR i porównywanie go ze słownikami za pomocą PaperOffice SmartSpell
- Indeks i katalog wizualnie i według słów kluczowych dla zintegrowanej wyszukiwarki PaperOffice
- Bez względu na wszystko i bez względu na to, z jakiego źródła skanera!
Oznacza to, że PIA zapewnia własną potężną wyszukiwarkę wszystkich informacji, która może wyszukiwać i znajdować tekstowe, takie jak klasyczne wyszukiwarki, takie jak Google, ale może również zrobić wszystko wizualnie, tj. Porównać i rozpoznać dokument wizualnie.
PaperOffice automatycznie rozpozna wszystkie dokumenty, które zostały nauczone przez PIA od tego momentu, co z kolei może uruchomić automatyczne reguły i maski do archiwizacji.
PIA rozpozna najważniejsze wartości w dokumencie i już wypełni formularz słów kluczowych. Następnie mogą Państwo sprawdzić wartości i poprawić je lub dodać do nich, jeśli to konieczne. Ten proces można wykonać ręcznie lub automatycznie w tle.
Funkcja 5: Automatyzacja przechwytywania dokumentów
Inteligentne monitorowanie folderów przejmuje to, co Państwa powstrzymuje: automatycznie w tle zgodnie z Państwa specyfikacjami, wysoce precyzyjne i niezawodne.
- Proszę zintegrować wszystkie urządzenia
Proszę zintegrować wszystkie urządzenia, takie jak kopiarki lub skanery, za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Gdy tylko plik pojawi się w określonym folderze, jest przetwarzany. - Dowolna liczba monitorów
Proszę utworzyć dowolną liczbę różnych folderów do monitorowania i określić, co powinno się stać po zaimportowaniu. PaperOffice może nawet przenieść zarchiwizowane pliki do nowego podfolderu. - Szablony dokumentów oparte na sztucznej inteligencji
Automatyczne indeksowanie przez PIA AutoFill i rozpoznawanie kontaktów dzięki PIA AutoContact doskonale współgrają z monitoringiem. Cała odpowiednia zawartość dokumentu jest rozpoznawana, a dokument jest automatycznie indeksowany. Działa to również z kontaktami! - Naprawiono słowa kluczowe i przepływy pracy
Proszę włączyć tryb optymalizacji importu zbiorczego, pomijając przetwarzanie AI w celu uzyskania maksymalnej prędkości archiwizacji.
Mogą Państwo dokładnie określić, gdzie nowe pliki są zapisywane w PaperOffice, przypisać stały typ dokumentu i status dokumentu do każdego nowego dokumentu, a nawet uruchomić przepływy pracy.
Funkcja 6: Zarządzanie użytkownikami i uprawnienia dostępu
Użytkownicy PaperOffice mają gwarancję, że zobaczą tylko to, co jest dozwolone ze względu na określony poziom wydania, a dzięki FolderLock mogą Państwo ukryć całe foldery i podfoldery, a także zawartość.
Można również określić, którzy użytkownicy mogą robić co, i podzielić ich na stałe grupy użytkowników i działy, aby można było kontrolować, kto może zobaczyć, gdzie i co.
- Poziomy i prawa do odprawy celnej
Oznacza to, że każdy użytkownik widzi tylko to, co odpowiada jego poziomowi wydania lub niższemu i może robić tylko to, co wcześniej Państwo zdefiniowali. - Ukrywanie folderów i dokumentów
Dzięki PaperOffice FolderLock mogą Państwo trwale ukryć całe foldery i ich podfoldery, a także dokumenty przed niektórymi użytkownikami, a tym samym uniknąć wścibskich pytań. Proszę użyć FolderLock, aby trwale ukryć całe foldery, w tym podfoldery i dokumenty przed niektórymi użytkownikami. - Grupy i działy
Proszę przypisać użytkowników do dowolnie definiowalnych grup i działów, których mogą Państwo również używać do przepływów pracy i zadań. - Wielopoziomowe definiowalne prawa użytkownika
Mogą Państwo sami zdecydować, kto dokładnie ma dostęp do jakich funkcji w PaperOffice, będąc w stanie zdefiniować dokładnie prawa użytkownika, które następnie mają zastosowanie w całej sieci.
Funkcja 7: Potężny system przepływu pracy
Dużym problemem w przeszłości, ale nadal dzisiaj, jest powielanie plików ze względu na wielokrotne przechowywanie i niejednoznaczność dotyczącą statusu przetwarzania dokumentów lub projektów. PaperOffice ma bardzo kompleksowe zarządzanie przepływem pracy z przydzielaniem zadań, które również przechowuje wszystkie procesy centralnie. Niezależnie od tego, czy praca nad projektem, czy przetwarzanie dokumentów.
Cyfrowe przepływy pracy automatyzują procesy robocze: Po zdefiniowaniu wszystko przebiega w pełni automatycznie: wystarczy przypisać wstępnie zdefiniowany przepływ pracy do dokumentu lub pozwolić PIA decydować automatycznie. Powiadomienie e-mail w zestawie!
Każdy pracownik jest zawsze na bieżąco dzięki funkcji przepływu pracy PaperOffice. W razie potrzeby dokument można zablokować dla innych do czasu wprowadzenia zmiany. Oczywiście zastosowanie ma tu również wersjonowanie.
- Dowolne definicje przepływu pracy
Przepływy pracy mogą być zagnieżdżane na dowolnej głębokości i zawierać dowolną liczbę czerwonych / zielonych decyzji w celu połączenia kolejnych przepływów pracy i procesów. - Odpowiedzialność i termin
Proszę określić, czy użytkownik lub cały dział może wykonać zadanie. PaperOffice automatycznie przypisuje przepływ pracy do osoby odpowiedzialnej. - Pełna kontrola
W razie potrzeby status dokumentu można dostosować niezależnie do różnych zdarzeń zgodnie ze specyfikacjami, a nawet wysyłać powiadomienia e-mail.
Proszę pamiętać, aby uniknąć tego błędu
Podczas gdy duże firmy od dawna mianują specjalistów ds. cyfryzacji, którzy zajmują się tematem konwersji dokumentów analogowych w pełnym wymiarze godzin, małym i średnim firmom zwykle brakuje zasobów ludzkich, zwłaszcza, że wymagane są odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
Jest to jednak częsty błąd i prowadzi do złych inwestycji, ponieważ wielu producentów korzysta z tej ignorancji.
Najlepszy 5-stopniowy przewodnik
Wskazówka
Stworzyliśmy najlepszy 5-etapowy przewodnik po rezygnacji z papieru i digitalizacji firmy jako dokumentu do pobrania, szczegółowo opisujący każde 5 kroków i czas, jaki to zajmuje:
Którego skanera użyć do DMS?
Do skanowania dokumentów oprawionych zalecany jest skaner arkuszowy o rozdzielczości co najmniej 300 dpi. Skaner chciał mieć funkcję skanowania do fodlera i opcjonalne sterowniki WIA/TWAIN. Mamy dobre doświadczenia z Fujitsu Scansnap, które działają bardzo niezawodnie.
Jaki jest najlepszy sposób archiwizacji dokumentów?
Dokumenty papierowe powinny być zazwyczaj skanowane w formacie PDF/A, a następnie zapisywane w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami DMS - lub bezpośrednio, jeśli oprogramowanie to obsługuje lub automatyzuje, np. poprzez monitoring.
Czy mogę wyrzucić oryginalne dokumenty?
Jeśli używają Państwo przyzwoitego oprogramowania, które otrzymuje regularne aktualizacje i ma strategię tworzenia kopii zapasowych danych, odpowiedź brzmi TAK dla dokumentów niekrytycznych. Wszystko, co może prawnie wymagać oryginału, powinno być również przechowywane w oryginale. Na przykład PaperOffice DMS ma opcję przechowywania oryginalnej lokalizacji przechowywania we właściwościach dokumentu.
Proszę być innowacyjnym
Termin zarządzanie dokumentami obejmuje znacznie więcej, niż można sobie początkowo wyobrazić. Wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami w Państwa firmie jest teraz warunkiem wstępnym efektywności i sukcesu Państwa firmy. Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.
Powyższa lista 7 funkcji nie jest w żaden sposób kompletna, a jedynie ogranicza własną kreatywność i profesjonalizm w zależności od obszaru zastosowania! Jeśli z tych punktów widzenia rozważa się digitalizację archiwum analogowego i dokonuje się kontrobliczenia, staje się jasne, że wysiłek jest opłacalny i jak na przykład należy rozważyć inwestycję w nową, nowocześniejszą i szybszą maszynę.
