TAPAUSSELOSTUS

Energia ja huoltoasemat

Q1 Energie AG

Osnabrück, Saksa

Q1 Energie AG toimii yli 250 huoltoasemalla Saksassa. PaperOffice AI:lla kuittien käsittely toimittajalaskuista, yhteensopivuusdokumenteista ja asemalaskuista nopeutui 78 %.

78%

Nopeampi kuittien käsittely

357+

Yhdistetty asemaa

15.000+

Kuittia/kk automatisoitu

99,7%

Tunnistustarkkuus

Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Tilanne

Q1 Energie AG hallinnoi verkoston yli 250 huoltoasemasta päivittäisillä kuittivirroilla toimittajalaskuista, huoltoprotokollista, mittaustarkastuksista ja yhteensopivuusdokumenteista.

Jokainen asema tuottaa keskimäärin 40–60 dokumenttia viikossa. Manuaalinen tallennus ja liittäminen sitoi merkittäviä henkilöstöresursseja keskuspaikalla.

Energia-alan sääntelyvaatimukset vaativat täydellisen jäljitettävyyden kaikille kuiteille säilytysaikoja jopa 10 vuoteen.

357+ asemalla ja 60 dokumentilla viikossa per asema puhumme yli 15 000 kuiteesta kuukaudessa. Sen manuaalinen käsittely ei enää ollut kannatettavaa.

Haaste & Ratkaisu

Haasteet

Yli 15 000 kuittia kuukaudessa 357+ huoltoasemalta
Heterogeeniset dokumenttityypit: laskut, mittausprotokollit, huoltoraportit
Sääntelysäilytysvelvoitteet jopa 10 vuoteen
Manuaalinen kuittien liittäminen yksittäisiin asemiin ja kustannuspaikkoihin
Viivästykset kuukausilaskutuksessa puuttuvien kuittien vuoksi

Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä

Tekoälyavusteinen automaattinen luokittelu ja datan poiminta
Automaattinen liittäminen asemiin OCR-tunnistettujen asemanumeroiden kautta
Tarkastusvarma pitkäaikaissäilytys GoBD-yhteensopivuudella
Reaaliaikainen dashboard kuittien tilalle kaikille asemille
Integraatio SAP-kirjanpitoon ja sisäiseen ERP:hen

Toteutusprosessi

Viikko 1-2

Analyysi

Kaikkien dokumenttityyppien ja kuittivirtojen kartoitus huoltoasemaverkosta.

Viikko 3-4

Tekoälykoulutus

Luokittelumallien koulutus huoltoasemakohtaisille kuiteille.

Viikko 5-6

Integraatio

Yhteys SAP:iin ja sisäisiin järjestelmiin, pilotikäyttö 20 asemalla.

Viikko 7-8

Käyttöönotto

Vaiheittainen käyttöönotto kaikille 357+ asemalle koulutuksella.

Mitattavat tulokset

78%

nopeampi kuittien käsittely

357+

yhdistetty asemaa

15.000+

kuittia/kk

99,7%

tunnistustarkkuus

Ennen vs. Jälkeen

Mittari

Ennen

Jälkeen

Kuittien käsittely

3-5 päivää

< 1 päivä

Kuukausisulkeminen

12 arkipäivää

4 arkipäivää

Puuttuvat kuitit

8-12% kuukaudessa

< 0,5%

Manuaalinen liittäminen

3 FTE kokoaikaisesti

Täysin automaattinen

Yhteensopivuusauditointi

2-3 viikkoa

2 päivää

PaperOffice muutti kuittien käsittelymme pysyvästä pullonkaulasta sujuvaksi automatisointiprosessiksi. 250 asemaa, yksi järjestelmä.

Miksi PaperOffice?

Energia-alan asiantuntemus

Optimoitu erityisesti huoltoasemaverkkojen ja energian toimittajien vaatimuksille.

GoBD-yhteensopiva

Tarkastusvarma arkistointi täydellisellä audit-polun dokumentoinnilla.

Reaaliaikainen läpinäkyvyys

Dashboard kuittien tilalle kaikille asemille reaaliajassa.

Optimoi huoltoasemaverkostosi

Löydä, miten PaperOffice mullistaa dokumenttiprosessit energia-alalla.

Ota yhteyttä Kaikki tapaustutkimukset

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key