Skannaa, Allekirjoita & AI Chat
Mobile App
Mobiilisovellus yhdistää tilinne QR-koodin kautta ja tuo skannerin, allekirjoituksen, chatin ja asiakirjat puhelimeen.
Energia ja huoltoasemat · Osnabrück, Saksa
Q1 Energie AG
Q1 Energie AG toimii yli 250 huoltoasemalla Saksassa. PaperOffice AI:lla kuittien käsittely toimittajalaskuista, yhteensopivuusdokumenteista ja asemalaskuista nopeutui 78 %.
- 78%Nopeampi kuittien käsittely
- 250+Asemaa yhdistetty
- 15.000+Kuittia/kk automatisoitu
- 99,7%Tunnistustarkkuus
Luottamus, varmistus ja kumppanuudet
Todistettava luottamus.
Varmennettu Claudessa ja ChatGPT:ssä, sertifioitu standardin ISO/IEC 27001:2022 mukaisesti ja QNAPin ja ASUSTORin ainoa virallinen DMS-kumppani.
ISO/IEC 27001:2022
Soveltamisalassa:
- Web-, työpöytä- ja mobiilisovellukset
- REST API- ja MCP-rajapinnat
- Tekoäly, asiakirjojen käsittely ja työnkulut
- Datakeskus ja offsite-varmuuskopiointi
- Tuki, konsultointi ja integrointi
- BYOS-rajapinnat
Varmennettu
Claude
Varmennettu MCP-liitin.
Lisätietoja Varmennettu
ChatGPT
Varmennettu MCP-liitännäinen.
Lisätietoja
Vuodesta 2019
QNAP
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja
Vuodesta 2024
ASUSTOR
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja- EU-datakeskusSijainnit EU:ssa
- Pääsynhallinta ja MFARoolit ja asiakaskohtainen erottelu
- AuditointilokiTäysin jäljitettävissä
- API + MCPAvoin integrointi
- BYOSOma tekoäly. Oma data. Täysi hallinta.
Tilanne
Q1 Energie AG hallinnoi verkoston yli 250 huoltoasemasta päivittäisillä kuittivirroilla toimittajalaskuista, huoltoprotokollista, mittaustarkastuksista ja yhteensopivuusdokumenteista.
Jokainen asema tuottaa keskimäärin 40–60 dokumenttia viikossa. Manuaalinen tallennus ja liittäminen sitoi merkittäviä henkilöstöresursseja keskuspaikalla.
Energia-alan sääntelyvaatimukset vaativat täydellisen jäljitettävyyden kaikille kuiteille säilytysaikoja jopa 10 vuoteen.
250+ asemalla ja 60 dokumentilla viikossa per asema puhumme yli 15 000 kuiteesta kuukaudessa. Sen manuaalinen käsittely ei enää ollut kannatettavaa.
Haaste & Ratkaisu
Haasteet
- Yli 15 000 kuittia kuukaudessa 250+ huoltoasemalta
- Heterogeeniset dokumenttityypit: laskut, mittausprotokollit, huoltoraportit
- Sääntelysäilytysvelvoitteet jopa 10 vuoteen
- Manuaalinen kuittien liittäminen yksittäisiin asemiin ja kustannuspaikkoihin
- Viivästykset kuukausilaskutuksessa puuttuvien kuittien vuoksi
Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä
- Tekoälyavusteinen automaattinen luokittelu ja datan poiminta
- Automaattinen liittäminen asemiin OCR-tunnistettujen asemanumeroiden kautta
- Tarkastusvarma pitkäaikaissäilytys perustana GoBD:lle
- Reaaliaikainen dashboard kuittien tilalle kaikille asemille
- Siirto SAP-tilinpidolle ja sisäiselle ERP:lle API:n tai webhookin kautta, toteutettu yhdessä asiakkaan kanssa
Q1 Energie AG
Toteutusprosessi
Viikko 1-2
Analyysi
Kaikkien dokumenttityyppien ja kuittivirtojen kartoitus huoltoasemaverkosta.
Viikko 3-4
Tekoälykoulutus
Luokittelumallien koulutus huoltoasemakohtaisille kuiteille.
Viikko 5-6
Integraatio
Siirto SAP-järjestelmään ja sisäisiin järjestelmiin API:n tai webhookin kautta, toteutettu yhdessä asiakkaan kanssa; pilottikäyttö 20 asemalla.
Viikko 7-8
Käyttöönotto
Vaiheittainen käyttöönotto kaikille 250+ asemalle koulutuksella.
Q1 Energie AG
Mitattavat tulokset
78%
nopeampi kuittien käsittely
250+
Asemaa yhdistetty
15.000+
kuittia/kk
99,7%
Tunnistustarkkuus
Ennen vs. Jälkeen
Mittari
Ennen
Jälkeen
Kuittien käsittely
3-5 päivää
< 1 päivä
Kuukausisulkeminen
12 arkipäivää
4 arkipäivää
Puuttuvat kuitit
8-12% kuukaudessa
< 0,5%
Manuaalinen liittäminen
3 FTE kokoaikaisesti
Täysin automaattinen
Yhteensopivuusauditointi
2-3 viikkoa
2 päivää
PaperOffice muutti kuittien käsittelymme pysyvästä pullonkaulasta sujuvaksi automatisointiprosessiksi. 250 asemaa, yksi järjestelmä.
Miksi PaperOffice?
Energia-alan asiantuntemus
Optimoitu erityisesti huoltoasemaverkkojen ja energian toimittajien vaatimuksille.
GoBD-rakennuspalikat
Tarkastusvarma arkistointi täydellisellä audit-polun dokumentoinnilla.
Reaaliaikainen läpinäkyvyys
Dashboard kuittien tilalle kaikille asemille reaaliajassa.
Optimoikaa huoltoasemaverkostonne
Löytäkää, miten PaperOffice mullistaa dokumenttiprosessit energia-alalla.
