Q1 Energie AG
Q1 Energie AG toimii yli 250 huoltoasemalla Saksassa. PaperOffice AI:lla kuittien käsittely toimittajalaskuista, yhteensopivuusdokumenteista ja asemalaskuista nopeutui 78 %.
Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti
Ainoa virallinen DMS
Tilanne
Q1 Energie AG hallinnoi verkoston yli 250 huoltoasemasta päivittäisillä kuittivirroilla toimittajalaskuista, huoltoprotokollista, mittaustarkastuksista ja yhteensopivuusdokumenteista.
Jokainen asema tuottaa keskimäärin 40–60 dokumenttia viikossa. Manuaalinen tallennus ja liittäminen sitoi merkittäviä henkilöstöresursseja keskuspaikalla.
Energia-alan sääntelyvaatimukset vaativat täydellisen jäljitettävyyden kaikille kuiteille säilytysaikoja jopa 10 vuoteen.
357+ asemalla ja 60 dokumentilla viikossa per asema puhumme yli 15 000 kuiteesta kuukaudessa. Sen manuaalinen käsittely ei enää ollut kannatettavaa.
Haaste & Ratkaisu
Haasteet
- Yli 15 000 kuittia kuukaudessa 357+ huoltoasemalta
- Heterogeeniset dokumenttityypit: laskut, mittausprotokollit, huoltoraportit
- Sääntelysäilytysvelvoitteet jopa 10 vuoteen
- Manuaalinen kuittien liittäminen yksittäisiin asemiin ja kustannuspaikkoihin
- Viivästykset kuukausilaskutuksessa puuttuvien kuittien vuoksi
Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä
- Tekoälyavusteinen automaattinen luokittelu ja datan poiminta
- Automaattinen liittäminen asemiin OCR-tunnistettujen asemanumeroiden kautta
- Tarkastusvarma pitkäaikaissäilytys GoBD-yhteensopivuudella
- Reaaliaikainen dashboard kuittien tilalle kaikille asemille
- Integraatio SAP-kirjanpitoon ja sisäiseen ERP:hen
Toteutusprosessi
Mitattavat tulokset
Ennen vs. Jälkeen
PaperOffice muutti kuittien käsittelymme pysyvästä pullonkaulasta sujuvaksi automatisointiprosessiksi. 250 asemaa, yksi järjestelmä.
Miksi PaperOffice?
Optimoi huoltoasemaverkostosi
Löydä, miten PaperOffice mullistaa dokumenttiprosessit energia-alalla.