TAPAUSTUTKIMUS

Kreatiivinen toimisto | Markkinointi

Via Creative Leipzig

Leipzig, Saksa

Via Creative, dynaaminen kreatiivinen toimisto Leipzigissa, virtaviivaisti projektinhallintansa ja asiakasdokumentaationsa tekoälypohjaisella automatiolla.

60%

Aikaa säästetty

50+

Aktiivista projektia

Tiimin jäsentä

Nolla

Kadonnutta tiedostoa

Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Tilanne

Via Creative hallitsee 50+ aktiivista projektia samanaikaisesti brändäyksessä, digitaalisessa markkinoinnissa ja videotuotannossa. Jokainen projekti tuottaa sopimuksia, briefejä, versioita, hyväksyntöjä ja lopullisia toimituksia.

Kreatiivitiimit käyttivät arvokasta aikaa resurssien etsimiseen, versioiden hallintaan ja hallintotehtäviin luomisen sijaan. Versiohallinta suunnittelutiedostoille oli sekava.

Kasvu 5:stä 25:een työntekijään kolmessa vuodessa teki epävirallisesta tiedostojen jakamisesta kestämättömän.

Kreatiivien pitäisi luoda, ei kaivaa kansioista. Menetimme tunteja viikoittain vain löytääksemme tiedostojen uusimman version.

Haaste & Ratkaisu

Haasteet

50+ samanaikaista projektia monimutkaisilla tiedostorakenteilla
Versiohallinnan painajainen suunnittelutiedostoille
Sopimukset ja hyväksynnät hajallaan sähköposteissa
Tiimin jäsenet useista sijainneista
Resurssien haku 15+ minuuttia per pyyntö

Ratkaisut PaperOffice avulla

Keskitetty projektityötila tekoälyllä haulla
Automaattinen versiohallinta kaikille kreatiivisille resursseille
Digitaalinen sopimusten hallinta sähköisillä allekirjoituksilla
Asiakasportaali hyväksymisiin ja palautteeseen
Älykäs tunnistus ja resurssien luokittelu

Toteutusprosessi

Viikko 1

Toimistoauditointi

Projektityyppien, tiedostotyönkulujen ja tiimiyhteistyön analyysi.

Viikko 2

Rakennus suunnittelu

Projektimallien ja kansiorakenteiden luominen eri palvelutyypeille.

Viikko 3

Siirto

Aktiivisten projektien ja kriittisten historiallisten resurssien siirto.

Viikko 4

Tiimin omaksuminen

Koulutussessiot ja vaiheittainen käyttöönotto kreatiivitiimien keskuudessa.

Mitattavat tulokset

60%

aikaa säästetty

50+

hallittua projektia

tiimin jäsentä

10s

resurssihaku

Ennen vs. Jälkeen

Mittari

Ennen

Jälkeen

Resurssihakuaika

15+ minuuttia

< 10 sekuntia

Versioristiriidat

5-10/viikko

Sopimusten käsittely

3-5 päivää

Sama päivä

Asiakaspalaute

Sähköpostiketjut

Integroitu portaali

Uuden projektin aloitus

2 tuntia

5 minuuttia

PaperOffice antoi meille takaisin luovuusaikamme. Ei enää versiohämmennystä, ei enää tiedostojen metsästystä. Tiimimme voi keskittyä siihen, mitä he tekevät parhaiten

Miksi PaperOffice?

Kreatiivinen työnkulku

Suunniteltu kreatiivisille tiedostotyypeille visuaalisilla esikatseluilla ja versiovertailulla.

Asiakas yhteistyö

Asiakasportaalit turvalliseen jakamiseen, hyväksymisiin ja palautteen keräämiseen.

Älykäs tunnistus

Tekoälyllä tehty tunnistus, joka ymmärtää kreatiiviset resurssit ja projektikontekstin.

Vapauta toimistosi potentiaali

Opi, miten PaperOffice auttaa kreatiivisia toimistoja hallitsemaan projekteja vaivattomasti.

Ota yhteyttä Kaikki tapaustutkimukset

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key