TAPAUSSELOSTUS

Pakkaus ja valmistus

Ritter Verpackungen GmbH

Saksa

Ritter Verpackungen, johtava pakkausratkaisujen tarjoaja, mullisti order-to-cash-prosessinsa täysin automatoidulla dokumenttien käsittelyllä.

70%

Säästetty aika

500+

Tilausta/päivä

99.5%

Tarkkuus

2 HTV

Säästetty

Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Tilanne

Ritter Verpackungen käsittelee yli 500 tilausta päivittäin, joista jokainen tuottaa useita dokumentteja: tilausvahvistukset, tuotantotilaukset, toimituskuitit ja laskut. Tämän dokumenttimäärän manuaalinen käsittely kulutti merkittäviä hallintoresursseja.

Tiukoilla toimitusaikatauluilla ja vaativilla asiakkaille autoteollisuudesta ja elintarviketeollisuudesta dokumenttien käsittelyn viive vaikutti suoraan asiakastyytyväisyyteen ja kassavirtaan.

Kirjanpitotiimi käytti 3+ tuntia päivittäin manuaaliseen datan syöttöön toimituskuiteista laskuihin, usein ylitöitä kuukauden lopun määräaikojen täyttämiseksi.

Palkkasimme lisähenkilöstöä vain paperityön käsittelyyn. Koulutetut työntekijämme tekivät toistuvaa datan syöttöä arvonlisäävän työn sijaan.

Haaste & Ratkaisu

Haasteet

500+ päivittäistä tilausta tuottaen tuhansia dokumentteja viikoittain
3+ tuntia päivittäin manuaalista datan syöttöä toimituskuiteista laskuihin
Useat virheet manuaalisessa laskun luonnissa (2-3 % virheaste)
Viivästynyt laskutus vaikutti kassavirtaan
Vaikeus yhdistää toimitukset tilauksiin riita tilanteissa

Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä

Tekoälyllä tuotettu datan poiminta toimituskuiteista ja tilauksista
Automaattinen laskun luonti toimitusvahvistusten perusteella
Älykäs tilauksien, toimitusten ja laskujen yhdistäminen
Reaaliaikainen dokumenttien seuranta koko tilauselinkaaren ajan
Automatisoitu arkistointi täydellä audit-polulla yhteensopivuutta varten

Toteutusprosessi

Viikko 1-2

Prosessin kartoitus

Order-to-cash-työnkulun, dokumenttityyppien ja ERP-integraatiovaatimusten analyysi.

Viikko 3-4

Tekoälykoulutus

Tekoälymallien koulutus yrityskohtaisille toimituskuiteille, laskuille ja tilausmuodoille.

Viikko 5-6

ERP-integraatio

Kaksisuuntainen integraatio olemassa olevaan ERP-järjestelmään saumattomaan datavirtaan.

Viikko 7-8

Käyttöönotto ja optimointi

Vaiheittainen käyttöönotto jatkuvalla tarkkuusseurannalla ja mallien hienosäätöllä.

Mitattavat tulokset

70%

säästetty aika

500+

tilausta päivittäin

99.5%

tarkkuus

2 HTV

uudelleen sijoitettu

Ennen vs. Jälkeen

Mittari

Ennen

Jälkeen

Laskun käsittelyaika

3+ tuntia/päivä

< 30 min/päivä

Datan syöttövirheet

2-3%

< 0.5%

Laskutusjakson aika

3-5 päivää

Sama päivä

Dokumenttihaku

10-15 minuuttia

Heti

Henkilöstö käsittelyyn

3 työntekijää

1 työntekijä (valvonta)

PaperOffice poisti dokumenttitaakan viikoissa. Kirjanpitotiimimme keskittyy nyt analyysiin ja asiakaspalveluun datan syötön sijaan. ROI näkyi ensimmäisellä neljänneksellä.

Miksi PaperOffice?

Tekoäly datan poiminta

99.5 % tarkka poiminta toimituskuiteista ja laskuista – muodosta tai asettelusta riippumatta.

ERP-integraatio

Saumaton integraatio SAP-, Microsoft Dynamics- ja muihin suuriin ERP-järjestelmiin.

Prosessianalyysi

Reaaliaikainen näkyvyys dokumenttien käsittelyn tilaan ja pullonkaulojen tunnistukseen.

Automatisoi dokumenttien käsittelysi

Löydä, miten PaperOffice auttaa valmistusyrityksiä poistamaan manuaalisen dokumenttien käsittelyn.

Ota yhteyttä Kaikki tapaustutkimukset

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key