Carrión de los Condesin kaupungintalo
Historiallinen Carrión de los Condes -kaupunki, tärkeä pysähdyspaikka Camino de Santiagolla, nykyaikaisti kunnallishallintonsa säilyttäen vuosisatojen historialliset arkistot.
Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti
Ainoa virallinen DMS
Tilanne
Carrión de los Condes, yli 1000 vuoden historiansa kanssa, hallitsi vuosisatoja kattavia kunnallisia arkistoja. Suosittuna pysähdyspaikkana Camino de Santiago -pyhiinvaellusreitillä kaupungintalo käsittelee paitsi säännöllisiä hallintotehtäviä myös tuhansia pyhiinvaeltajiin liittyviä kyselyjä vuosittain.
Paperipohjaiset prosessit tarkoittivat, että kansalaiset odottivat usein päiviä yksinkertaisiin todistuksiin. Historialliset asiakirjat rapistuivat, ja arkistoitujen tietueiden käyttö vaati fyysisiä vierailuja varastotiloihin.
Aluehallinto määräsi digitaalisen muutoksen kaikille kunnille, mikä loi kiireellisyyden nykyaikaistaa samalla säilyttäen historialliset tietueet.
Arkistomme sisältävät asiakirjoja 1500
Haaste & Ratkaisu
Haasteet
- Vuosisatojen historialliset tietueet vaativat huolellista digitalisointia
- Kansalaiset odottavat päiviä yksinkertaisiin todistuksiin ja asiakirjoihin
- Ei etäkäyttöä kansalaisille tai pyhiinvaeltajille
- Alueellinen määräys digitaalisesta muutoksesta
- Rajatut IT-resurssit pienessä kunnassa
Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä
- Huolellinen historiallisten arkistojen digitalisointi säilytysprotokollilla
- Verkkoasema kansalaisten todistuspyyntöihin ja seurantaan
- Tekoälyllä tehty haku vuosisatojen käsinkirjoitettujen tietueiden joukosta
- Mobiilikäyttö henkilöstölle useissa kunnallisissa rakennuksissa
- Automatisoitu työnkulku yleisille hallintopyynnöille
Toteutusprosessi
Mitattavat tulokset
Ennen vs. Jälkeen
PaperOffice mahdollisti siirtymisen 2000
Miksi PaperOffice?
Nykyaikaista kuntasi
Opi, miten PaperOffice auttaa julkishallintoa palvelemaan kansalaisia paremmin.