Skannaa, Allekirjoita & AI Chat
Mobile App
Mobiilisovellus yhdistää tilinne QR-koodin kautta ja tuo skannerin, allekirjoituksen, chatin ja asiakirjat puhelimeen.
Julkinen hallinto | Kunta · Palencia, Espanja
Carrión de los Condesin kaupungintalo
Historiallinen Carrión de los Condes -kaupunki, tärkeä pysähdyspaikka Camino de Santiagolla, nykyaikaisti kunnallishallintonsa säilyttäen vuosisatojen historialliset arkistot.
- 80%Nopeampi käsittely
- 500+Vuotta tietueita
- 50,000+Digitalisoitua asiakirjaa
- 24/7Kansalaisten käyttö
Luottamus, varmistus ja kumppanuudet
Todistettava luottamus.
Varmennettu Claudessa ja ChatGPT:ssä, sertifioitu standardin ISO/IEC 27001:2022 mukaisesti ja QNAPin ja ASUSTORin ainoa virallinen DMS-kumppani.
ISO/IEC 27001:2022
Soveltamisalassa:
- Web-, työpöytä- ja mobiilisovellukset
- REST API- ja MCP-rajapinnat
- Tekoäly, asiakirjojen käsittely ja työnkulut
- Datakeskus ja offsite-varmuuskopiointi
- Tuki, konsultointi ja integrointi
- BYOS-rajapinnat
Varmennettu
Claude
Varmennettu MCP-liitin.
Lisätietoja Varmennettu
ChatGPT
Varmennettu MCP-liitännäinen.
Lisätietoja
Vuodesta 2019
QNAP
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja
Vuodesta 2024
ASUSTOR
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja- EU-datakeskusSijainnit EU:ssa
- Pääsynhallinta ja MFARoolit ja asiakaskohtainen erottelu
- AuditointilokiTäysin jäljitettävissä
- API + MCPAvoin integrointi
- BYOSOma tekoäly. Oma data. Täysi hallinta.
Tilanne
Carrión de los Condes, yli 1000 vuoden historiansa kanssa, hallitsi vuosisatoja kattavia kunnallisia arkistoja. Suosittuna pysähdyspaikkana Camino de Santiago -pyhiinvaellusreitillä kaupungintalo käsittelee paitsi säännöllisiä hallintotehtäviä myös tuhansia pyhiinvaeltajiin liittyviä kyselyjä vuosittain.
Paperipohjaiset prosessit tarkoittivat, että kansalaiset odottivat usein päiviä yksinkertaisiin todistuksiin. Historialliset asiakirjat rapistuivat, ja arkistoitujen tietueiden käyttö vaati fyysisiä vierailuja varastotiloihin.
Aluehallinto määräsi digitaalisen muutoksen kaikille kunnille, mikä loi kiireellisyyden nykyaikaistaa samalla säilyttäen historialliset tietueet.
Arkistomme sisältävät asiakirjoja 1500
Haaste & Ratkaisu
Haasteet
- Vuosisatojen historialliset tietueet vaativat huolellista digitalisointia
- Kansalaiset odottavat päiviä yksinkertaisiin todistuksiin ja asiakirjoihin
- Ei etäkäyttöä kansalaisille tai pyhiinvaeltajille
- Alueellinen määräys digitaalisesta muutoksesta
- Rajatut IT-resurssit pienessä kunnassa
Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä
- Huolellinen historiallisten arkistojen digitalisointi säilytysprotokollilla
- Verkkoasema kansalaisten todistuspyyntöihin ja seurantaan
- Tekoälyllä tehty haku vuosisatojen käsinkirjoitettujen tietueiden joukosta
- Mobiilikäyttö henkilöstölle useissa kunnallisissa rakennuksissa
- Automatisoitu työnkulku yleisille hallintopyynnöille
Carrión de los Condesin kaupungintalo
Toteutusprosessi
Kuukausi 1-2
Historiallinen arviointi
Historiallisten asiakirjojen luettelointi ja priorisointi, säilytysprotokollien luominen.
Kuukausi 3-4
Nykyaikaiset asiakirjat
Nykyisten hallintoasiakirjojen digitalisointi ja työnkulun automatisointi.
Kuukausi 5-6
Kansalaisten portaali
Verkkoaseman käyttöönotto kansalaispalveluille ja asiakirjapyynnöille.
Kuukausi 7+
Historialliset arkistot
Historiallisten tietueiden jatkuva digitalisointi tekoälyparannetulla haettavuudella.
Carrión de los Condesin kaupungintalo
Mitattavat tulokset
80%
nopeampi käsittely
500+
vuotta säilytetty
50K+
Digitalisoitua asiakirjaa
24/7
verkko käytettävissä
Ennen vs. Jälkeen
Mittari
Ennen
Jälkeen
Todistusten käsittely
3-5 päivää
Sama päivä
Arkiston käyttö
Vain paikan päällä
Verkossa 24/7
Asiakirjan hakuaika
Tunteja päiviin
Sekunteja
Kansalaisten tyytyväisyys
62%
94%
Paperin käyttö
15 000 arkia/vuosi
2 000 arkia/vuosi
PaperOffice mahdollisti siirtymisen 2000
Miksi PaperOffice?
Historiallinen säilytys
Erikoistuneet protokollat vuosisatojen vanhojen asiakirjojen digitalisointiin ja säilyttämiseen.
Kansalaisten portaali
Valmis verkkoasema kansalaispalveluille ja asiakirjapyynnöille.
Monikielinen
Täysi tuki espanjalle, englannille ja muille kielille kansainvälisille vierailijoille.
Nykyaikaista kuntanne
Oppikaa, miten PaperOffice auttaa julkishallintoa palvelemaan kansalaisia paremmin.
