TAPAUSTUTKIMUS

Julkinen hallinto | Kunta

Carrión de los Condesin kaupungintalo

Palencia, Espanja

Historiallinen Carrión de los Condes -kaupunki, tärkeä pysähdyspaikka Camino de Santiagolla, nykyaikaisti kunnallishallintonsa säilyttäen vuosisatojen historialliset arkistot.

80%

Nopeampi käsittely

500+

Vuotta tietueita

50,000+

Digitalisoitua asiakirjaa

24/7

Kansalaisten käyttö

Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Tilanne

Carrión de los Condes, yli 1000 vuoden historiansa kanssa, hallitsi vuosisatoja kattavia kunnallisia arkistoja. Suosittuna pysähdyspaikkana Camino de Santiago -pyhiinvaellusreitillä kaupungintalo käsittelee paitsi säännöllisiä hallintotehtäviä myös tuhansia pyhiinvaeltajiin liittyviä kyselyjä vuosittain.

Paperipohjaiset prosessit tarkoittivat, että kansalaiset odottivat usein päiviä yksinkertaisiin todistuksiin. Historialliset asiakirjat rapistuivat, ja arkistoitujen tietueiden käyttö vaati fyysisiä vierailuja varastotiloihin.

Aluehallinto määräsi digitaalisen muutoksen kaikille kunnille, mikä loi kiireellisyyden nykyaikaistaa samalla säilyttäen historialliset tietueet.

Arkistomme sisältävät asiakirjoja 1500

Haaste & Ratkaisu

Haasteet

Vuosisatojen historialliset tietueet vaativat huolellista digitalisointia
Kansalaiset odottavat päiviä yksinkertaisiin todistuksiin ja asiakirjoihin
Ei etäkäyttöä kansalaisille tai pyhiinvaeltajille
Alueellinen määräys digitaalisesta muutoksesta
Rajatut IT-resurssit pienessä kunnassa

Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä

Huolellinen historiallisten arkistojen digitalisointi säilytysprotokollilla
Verkkoasema kansalaisten todistuspyyntöihin ja seurantaan
Tekoälyllä tehty haku vuosisatojen käsinkirjoitettujen tietueiden joukosta
Mobiilikäyttö henkilöstölle useissa kunnallisissa rakennuksissa
Automatisoitu työnkulku yleisille hallintopyynnöille

Toteutusprosessi

Kuukausi 1-2

Historiallinen arviointi

Historiallisten asiakirjojen luettelointi ja priorisointi, säilytysprotokollien luominen.

Kuukausi 3-4

Nykyaikaiset asiakirjat

Nykyisten hallintoasiakirjojen digitalisointi ja työnkulun automatisointi.

Kuukausi 5-6

Kansalaisten portaali

Verkkoaseman käyttöönotto kansalaispalveluille ja asiakirjapyynnöille.

Kuukausi 7+

Historialliset arkistot

Historiallisten tietueiden jatkuva digitalisointi tekoälyparannetulla haettavuudella.

Mitattavat tulokset

80%

nopeampi käsittely

500+

vuotta säilytetty

50K+

asiakirjaa digitalisoitu

24/7

verkko käytettävissä

Ennen vs. Jälkeen

Mittari

Ennen

Jälkeen

Todistusten käsittely

3-5 päivää

Sama päivä

Arkiston käyttö

Vain paikan päällä

Verkossa 24/7

Tietuehaku

Tunteja päiviin

Sekunteja

Kansalaisten tyytyväisyys

62%

94%

Paperin käyttö

15 000 arkia/vuosi

2 000 arkia/vuosi

PaperOffice mahdollisti siirtymisen 2000

Miksi PaperOffice?

Historiallinen säilytys

Erikoistuneet protokollat vuosisatojen vanhojen asiakirjojen digitalisointiin ja säilyttämiseen.

Kansalaisten portaali

Valmis verkkoasema kansalaispalveluille ja asiakirjapyynnöille.

Monikielinen

Täysi tuki espanjalle, englannille ja muille kielille kansainvälisille vierailijoille.

Nykyaikaista kuntasi

Opi, miten PaperOffice auttaa julkishallintoa palvelemaan kansalaisia paremmin.

Ota yhteyttä Kaikki tapaustutkimukset

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key