TAPAUSTUTKIMUS

Insinöörityö ja tekniset palvelut

Herrmann GmbH Engineering

Saksa

Herrmann GmbH, johtava teollisten laitosten suunnittelussa erikoistunut insinööritoimisto, muutti dokumenttiraskaat työnkulut tekoälyllä tuotetulla automatisoinnilla.

85%

Nopeampi käsittely

10,000+

Dokumenttia/projekti

30%

Säästetty aika

ISO 9001

Sertifioitu

Johtavien yritysten luottamus maailmanlaajuisesti

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Tilanne

Keskikokoisena insinööritoimistona yli 25 vuoden kokemuksella Herrmann GmbH käsittelee monimutkaisia teollisia projekteja, joissa tuhansia teknisiä dokumentteja per projekti – CAD-piirustuksista spesifikaatioihin, sertifikaatteihin ja kirjeenvaihtoon.

Insinööritiimi käytti arviolta 30 % ajastaan dokumenttien etsimiseen, versiotarkistukseen ja projektitiedostojen manuaaliseen organisointiin. Monivuotisilla projekteilla dokumenttien eheyden ylläpito oli kriittistä mutta yhä vaikeampaa.

Kun suuri autoteollisuusasiakas vaati ISO 9001 -yhteensopivaa dokumenttien hallintaa uudelle tuotantolaitosprojektille, Herrmann GmbH tiesi tarvitsevansa modernin ratkaisun.

Jokainen insinööriprojekti tuottaa 5 000–10 000 dokumenttia. Oikean piirustusversion löytäminen saattoi kestää 20 minuuttia

Haaste & Ratkaisu

Haasteet

5 000–10 000 dokumenttia per projekti useissa muodoissa (CAD, PDF, Office)
Versiohallinnan painajaiset useilla tarkistuskierroksilla
20+ minuutin keskimääräinen hakuajan erityispiirustuksille
ISO 9001 -yhteensopivuusvaatimukset autoteollisuusasiakkaille
Yhteistyöongelmat toimiston ja rakennustyömaan tiimien välillä

Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä

Tekoälyllä tuotettu dokumenttien luokittelu teknisille piirustuksille ja spesifikaatioille
Automaattinen versiohallinta tarkistushistorialla ja vertailulla
CAD-tiedostojen esikatselu ja metadatan poiminta ilman natiivia ohjelmistoa
Mobiiliyhteys insinööreille rakennustyömailla
Automatisoitu ISO 9001 -audit-polut ja dokumentointi

Toteutusprosessi

Viikko 1

Työnkulun analyysi

Yksityiskohtainen kartoitus olemassa olevista dokumenttivirroista, CAD-työnkuluista ja yhteensopivuusvaatimuksista.

Viikko 2-3

Järjestelmän konfigurointi

Räätälöidyt kansiorakenteet, metadataskeemat teknisille dokumenteille ja CAD-integraation asennus.

Viikko 4

Datamigraatio

50 000+ olemassa olevan dokumentin migraatio tekoälyavusteisella luokittelulla ja taggauksella.

Viikko 5-6

Koulutus ja käyttöönotto

Tiimin koulutus, rinnakkaiskäyttöjakso ja täysi tuotantokäyttö.

Mitattavat tulokset

85%

nopeampi käsittely

10K+

dokumenttia/projekti

ISO

9001 sertifioitu

24/7

mobiiliyhteys

Ennen vs. Jälkeen

Mittari

Ennen

Jälkeen

Dokumenttien hakuajan

20 minuuttia

< 30 sekuntia

Versioristiriidat/kk

15-20

Projektin aloitusajan

2 päivää

2 tuntia

Auditoinnin valmistelu

2 viikkoa

1 päivä

Etäyhteys

Vain VPN

Turvallinen mobiilisovellus

PaperOffice muutti työtapamme. Insinöörimme käyttävät nyt aikaansa insinöörityöhön, eivät dokumenttien etsimiseen. ISO

Miksi PaperOffice?

CAD-integraatio

Natiivi esikatselu ja haku AutoCAD-, SolidWorks- ja muille CAD-muodoille ilman lisäohjelmistoa.

ISO-yhteensopivuus

Sisäänrakennetut audit-polut, versiohallinta ja dokumentointi ISO 9001/14001 -sertifiointiin.

Versiohallinta

Automaattinen versiointi visuaalisella vertailulla, hyväksyntätyönkuluilla ja muutosten seurannalla.

Nykyaikaista insinööritoimistosi

Löydä, miten PaperOffice auttaa insinööritoimistoja hallitsemaan teknisen dokumentoinnin tehokkaasti.

Ota yhteyttä Kaikki tapaustutkimukset

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key