Skannaa, Allekirjoita & AI Chat
Mobile App
Mobiilisovellus yhdistää tilinne QR-koodin kautta ja tuo skannerin, allekirjoituksen, chatin ja asiakirjat puhelimeen.
Julkinen hallinto | Lainvalvonta · Alabama, USA
Baldwin Countyn sheriffin toimisto
Baldwin Countyn sheriffin toimisto, joka vastaa yhdestä Alabaman nopeimmin kasvavista piirikunnista, kohtasi mammuttitehtävän digitalisoida vuosikymmenten lainvalvonta-asiakirjat ja noudattaa samalla FBI:n CJIS Security Policy -ohjeistusta.
- 500,000+Asiakirjaa digitalisoitu
- 60%Nopeampi käsittely
- 200+Valtaa käytössä
- 99.9%Järjestelmän saatavuus
Luottamus, varmistus ja kumppanuudet
Todistettava luottamus.
Varmennettu Claudessa ja ChatGPT:ssä, sertifioitu standardin ISO/IEC 27001:2022 mukaisesti ja QNAPin ja ASUSTORin ainoa virallinen DMS-kumppani.
ISO/IEC 27001:2022
Soveltamisalassa:
- Web-, työpöytä- ja mobiilisovellukset
- REST API- ja MCP-rajapinnat
- Tekoäly, asiakirjojen käsittely ja työnkulut
- Datakeskus ja offsite-varmuuskopiointi
- Tuki, konsultointi ja integrointi
- BYOS-rajapinnat
Varmennettu
Claude
Varmennettu MCP-liitin.
Lisätietoja Varmennettu
ChatGPT
Varmennettu MCP-liitännäinen.
Lisätietoja
Vuodesta 2019
QNAP
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja
Vuodesta 2024
ASUSTOR
Ainoa virallinen DMS-kumppani.
Lisätietoja- EU-datakeskusSijainnit EU:ssa
- Pääsynhallinta ja MFARoolit ja asiakaskohtainen erottelu
- AuditointilokiTäysin jäljitettävissä
- API + MCPAvoin integrointi
- BYOSOma tekoäly. Oma data. Täysi hallinta.
Tilanne
Baldwin County, Alabama, on yksi Yhdysvaltojen nopeimmin kasvavista piirikunnista. Väestön lähes kaksinkertaistuessa kahden viime vuosikymmenen aikana sheriffin toimisto hukkui paperiasiakirjoihin, jotka olivat kertyneet yli 50 vuoden toiminnan ajalta.
Yli 500 000 fyysistä asiakirjaa oli hajallaan useissa varastotiloissa. Valta käyttivät keskimäärin 45 minuuttia yhden asiakirjan etsimiseen aktiivisten tutkintojen aikana. Tämä viive ei ollut vain epätehokasta – se saattoi olla vaarallista.
Monimutkaisuutta lisäsi se, että kaikkien lainvalvonta-asiakirjojen on noudatettava FBI:n Criminal Justice Information Services (CJIS) -turvallisuuskäytäntöä, yhtä tiukimmista tietosuojastandardeista Yhdysvalloissa.
"Valtamme ajoivat piirikunnan halki käyttääkseen arkistoituja asiakirjoja aktiivisten tutkintojen aikana. Lainvalvonnassa ne menetetyt minuutit voivat merkitä eroa epäillyn kiinnisaamisessa tai ei."
Haaste & Ratkaisu
Haasteet
- Yli 500 000 fyysistä asiakirjaa eri arkistoissa piirikunnan halki
- Keskimäärin 45 minuutin hakuajan aktiivisten tutkintojen aikana
- Ei mobiiliyhteystä valtaisille kentällä
- Tiukka FBI CJIS -turvallisuuskäytännön yhteensopivuus vaadittu
- Nopeasti kasvava väestö lisäsi jatkuvasti kuormitusta
Ratkaisut PaperOffice-järjestelmällä
- Kaikkien historiallisten asiakirjojen täydellinen digitointi AI-OCR:n avulla (99,8 % tarkkuus)
- Asiakirjat sheriffin toimiston omalla, itse ylläpidetyllä Synology NAS -laitteella (BYOS), AES-256-salauksella ja audit-poluilla
- Turvallinen mobiilisovellus 200+ valtaa varten biometrisellä tunnistuksella
- Automaattinen henkilöiden, ajoneuvojen, osoitteiden ja asiakirjojen linkittäminen
- Reaaliaikainen haku kaikista arkistoista
Baldwin Countyn sheriffin toimisto
Toteutusprosessi
Viikko 1-2
Turvallisuusarviointi ja suunnittelu
Vertailu FBI:n CJIS Security Policy -ohjeistukseen, itse ylläpidetyn Synology NAS -laitteen (BYOS) suunnittelu ja turvallisuusprotokollien kehitys.
Viikko 3-6
Massadigitalisointi
Yli 500 000 asiakirjan nopea skannaus AI-OCR-käsittelyllä, saavuttaen 99,8 %:n tekstintunnistustarkkuuden.
Viikko 7-8
Järjestelmän integraatio
Siirto olemassa oleviin CAD/RMS-järjestelmiin API:n/webhookin kautta, toteutettu yhdessä asiakkaan kanssa; koulutus 200+ virkamiehelle ja mobiilisovelluksen käyttöönotto.
Viikko 9+
Käyttöönotto ja optimointi
Täysi tuotantokäyttö 24/7-tuella, jatkuva optimointi käyttäjäpalautteen perusteella.
Baldwin Countyn sheriffin toimisto
Mitattavat tulokset
500K+
Asiakirjaa digitalisoitu
60%
nopeampi käsittely
CJIS
CJIS-ohjeistuksen tuki
24/7
mobiilikäyttö
Ennen vs. Jälkeen
Mittari
Ennen
Jälkeen
Asiakirjan hakuaika
45 min keskim.
< 30 sekuntia
Etäkäyttö
Ei mitään
Täysi mobiiliyhteys
Varastotilat
5 sijaintia
1 oma NAS (BYOS)
Vuotuinen varastokustannus
120 000 $
35 000 $
CJIS-suojatoimet
Osittaiset
Salaus, pääsynhallinta, audit-polku
Rikostorjunnassa jokainen sekunti laskaa. PaperOfficen avulla virkamiehemme löytävät kriittiset tiedot sekunneissa tunneihin sijaan. Se pelastaa kirjaimellisesti hengen. Järjestelmä on maksanut itsensä takaisin pelkkien varastointikustannusten vähenemisen ansiosta ensimmäisen vuoden aikana.
Miksi PaperOffice?
Tukee FBI:n CJIS-ohjeistusta
Pääsynhallinta, audit-polut ja AES-256-salaus auttavat viranomaista noudattamaan FBI:n CJIS Security Policy -ohjeistusta.
Oma tallennustila (BYOS)
Asiakirjat ovat sheriffin toimiston omalla, itse ylläpidetyllä Synology NAS -laitteella. PaperOffice yhdistää sen Bring Your Own Storage -toiminnolla.
24/7-tuki
Oma tukitiimi lainvalvontaviranomaisille taattujen vastausaikojen kanssa.
Nykyaikaista osastonne
Lukekaa, miten PaperOffice auttaa lainvalvontaviranomaisia digitalisoimaan turvallisesti FBI:n CJIS Security Policy -ohjeistuksen mukaisesti.
