Asiakirjojen jakaminen: linkin kautta selaimessa ja puhelimitse

Ensin tulos: jaettu selaimen ja puhelimen kautta

Hei ja tervetuloa PaperOffice AI Academyyn. Tämä video käsittelee jakamista: miten asiakirjoja voi jakaa turvallisesti selaimen linkin tai puhelimen kautta. Ensin tulos: kirjanpitäjämme näkee omalla PaperOffice-tilillään Workspace:n ”Accountant 2026”, ja siinä ovat juuri ne asiakirjat, jotka olemme jakaneet. Kun hän on liikkeellä, hän voi soittaa, kirjautua sisään PIN-koodilla ja saada tiedot suoraan asiakirjoista. Käymme tämän läpi vaihe vaiheelta: Workspace:n valmistelu, jakaminen sähköpostitse ja se, miten vastaanottaja hyväksyy jaon, puhelinagentti, puhelinjako, puhelun soittaminen, jakojen hallinta ja peruuttaminen sekä lopuksi muutama käytännön vinkki.

Luku 1: Workspace:n valmistelu

Koko Workspace jaetaan aina kokonaisuudessaan. Siksi luomme kirjanpitäjällemme erillisen Workspace:n ja asetamme sinne vain ne asiakirjat, jotka hänen pitäisi nähdä. Jaot ovat käytettävissä vain Business-tyyppisille Workspaces:ille. Esimerkkiimme riittää kuusi asiakirjaa: laskut, hyvityslasku ja toimitusilmoitus. Kaikki, mitä tähän Workspace:en myöhemmin lisätään, näkyy vastaanottajalle automaattisesti.

Luku 2: Jakaminen sähköpostitse

Jakamisen voi määrittää suoraan Workspace:ssa: valitaan Muokkaa, sitten Jakaminen-välilehti ja lopuksi Uusi ulkoinen jako. Kanavaksi valitaan sähköposti. Sitten syötetään kirjanpitäjän sähköpostiosoite. Tämän valintaruudun avulla kutsun voi hyväksyä vain PaperOffice-tili, jolla on täsmälleen tämä osoite; pelkkä linkin välittäminen ei riitä. Asiakirjan käyttöoikeudessa määritetään, mitä vastaanottaja saa tehdä: vaihtoehtona Katso + Lataa tai lisäksi Latausoikeus. Koska kirjanpitäjämme pitää pystyä palauttamaan asiakirjoja meille, sallimme latausoikeuden. Lisäksi määritetään jaon voimassaoloaika: ilman päättymispäivää, 7, 30 tai 90 päiväksi tai yhdeksi vuodeksi. Vuositilinpäätöstä varten meille riittää 30 päivää. Tallennetaan, ja se on valmis. Jako näkyy nyt listalla odottavana, kunnes kirjanpitäjä hyväksyy kutsun.

Luku 3: Vastaanottaja hyväksyy kutsun

Kirjanpitäjä saa sähköpostin: hänet on kutsuttu Workspace:en ”Accountant 2026”, ja siinä on painike Hyväksy kutsu. Jos hän on kirjautunut omalle PaperOffice-tililleen, tämä yksi napsautus riittää pääsyn saamiseen. Hän tarvitsee siis oman tilin, mutta ei jakamiseen tarkoitettua PIN-koodia. Tästä eteenpäin jaettu Workspace näkyy hänen tilissään selvästi merkittynä. Hän voi katsella asiakirjoja kaikkine poimittuine tietoineen ja ladata niitä siinä laajuudessa, jonka te olette myöntäneet. Koska olemme antaneet latausoikeuden, kirjanpitäjämme voi myös lähettää meille takaisin jotakin, esimerkiksi laskun, joka on lähetetty suoraan hänelle. Hän vetää sen jaettuun Workspace:en, ja se on siinä. Entä me? Lasku on nyt meidän Workspace:ssamme ”Accountant 2026”, ja sitä käsitellään samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta asiakirjaa. Asiakirjoja ei tarvitse lähetellä sähköpostitse edestakaisin.

Luku 4: Puhelinagentin luominen

Puhelinjakoa varten tarvitaan puhelinagentti. Kohdassa Conversation AI luomme uuden agentin ja nimeämme sen ”Northstar Phone Share”. On tärkeää huomata rooli: Suojattu agentti. Tällöin soittajien on kirjauduttava sisään, ennen kuin agentti voi jakaa heille mitään asiakirjoistanne. Kohdassa Puhelin aktivoidaan agentti ja valitaan maa. PaperOffice tarjoaa tähän tarkoitukseen puhelinnumeron. Tätä varten valitaan agentin kieli ja ääni. Kenttään ”Miten agentin tulisi käyttäytyä?” kuvataan omin sanoin agentin tehtävä, sävy ja selkeät rajat. Agenttimme pitäisi vastata asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ystävällisesti ja tiiviisti, ja summat ilmoitetaan aina valuuttoineen. Kohdassa Tietokannat määritetään, mistä Workspaces:ista agentti saa hakea vastauksensa: tässä tapauksessa vain ”Accountant 2026”.

Luku 5: Puhelinjaon määrittäminen

Nyt vuorossa itse jako, jälleen Workspace:ssa: Uusi ulkoinen jako, tällä kertaa puhelinkanavaa käyttäen. Agentti on jo valittuna. Syötetään kirjanpitäjän matkapuhelinnumero ja 4–6 numeron PIN-koodi. Asiakirjoihin pääsee vain tältä numerolta soittava henkilö, joka tuntee PIN-koodin. Molemmat on videolla sumennettu yksityisyyden suojaamiseksi. Jos soittaja tarvitsee asiakirjan, PaperOffice lähettää sen tähän kiinteään sähköpostiosoitteeseen linkkinä salasanalla suojattuun PDF-tiedostoon, ja salasana on samassa sähköpostissa. Soittaja ei voi ilmoittaa puhelimessa mitään muuta osoitetta. Jos joku soittaa tuntemattomasta tai anonyymistä numerosta, hän päätyy vastaanottoon ilman pääsyä asiakirjoihin. Ja 3 virheellisen PIN-koodin jälkeen jako estetään 15 minuutiksi.

Luku 6: Puhelu

Näin se kuulostaa puhelimessa. Kirjanpitäjä soittaa numeroon, syöttää PIN-koodinsa ja kysyy yksinkertaisesti.

Simuloitu puhelu:

Puhelinagentti: Tervetuloa PaperOffice AI:hin. Kirjautuaksenne sisään syöttämällä PIN-koodinne ja painamalla risuaitanäppäintä. Vastaanottoon painakaa tähtinäppäintä.

Kirjanpitäjä: (PIN-koodin syöttö)

Puhelinagentti: PIN-koodi vahvistettu. Odottakaa hetki.

Puhelinagentti: Teillä on pääsy Workspace:een ”Accountant 2026”. Mitä arkistosta pitäisi etsiä?

Kirjanpitäjä: Mitkä Veldtmannin laskut erääntyivät syyskuussa?

Puhelinagentti: Kaksi: yksi 2 850 euron lasku, joka erääntyy 6. syyskuuta, ja toinen 47 500 euron lasku, joka erääntyy 18. syyskuuta.

Kirjanpitäjä: Kuinka paljon 47 500 euron laskusta on vielä avoinna?

Puhelinagentti: Tähän laskuun liittyy 21. elokuuta päivätty hyvityslasku, jonka arvo on 950 euroa. Avoin saldo on 46 550 euroa.

Puhelinagentti: Lähetänkö asiakirjan sähköpostiosoitteeseenne?

Kirjanpitäjä: Kyllä, kiitos.

Puhelinagentti: Olen lähettänyt asiakirjan määritettyyn sähköpostiosoitteeseenne.

Kirjanpitäjä: Kiitos, tämä oli kaikki.

Agentti etsii jaetusta Workspace:sta ja vastaa asiakirjojen perusteella: se antaa kahden laskun eräpäivät ja avoimen summan hyvityslaskun perusteella. Tämän puhelun aikana agentilla ei ole pääsyä mihinkään muuhun Workspace:en. Soittajan pyynnöstä agentti lähettää asiakirjan suojattuna PDF-tiedostona tallennettuun sähköpostiosoitteeseen.

Luku 7: Jakojen hallinta ja peruuttaminen

Kaikkea voi seurata Workspace:n yleiskatsauksessa: kohdassa Asetukset näette, kuinka monta Workspace:a olette jakaneet itse ja kuinka monta muut jakavat teille. Workspace:n jaot näytetään Jakaminen-välilehdellä: kuka pääsee käsiksi, millä kanavalla ja mihin asti. Toiminnoilla voi muokata pääsyasteita, esimerkiksi päättää, onko vastaanottajalla latausoikeus. Kun yhteistyö päättyy, jako peruutetaan. Tämä tulee voimaan välittömästi: Workspace katoaa vastaanottajan näkymästä, ja seuraava puhelu ohjautuu vastaanottoon. Näin asia näyttää kirjanpitäjän kannalta jälkikäteen: Workspace on kadonnut hänen tililtään, eikä asiakirjat ole enää käytettävissä.

Luku 8: Käytännön vinkit

Lopuksi neljä käytännön vinkkiä. Ensimmäinen: yksi Workspace jokaista vastaanottajaa ja tarkoitusta kohden. Näin jokainen näkee vain sen, mitä hänen kuuluu nähdä, ja jaon voi peruuttaa häiritsemättä muita. Toiseksi: jokaiselle jaolle kannattaa asettaa voimassa-aika. Ilman sitä jako jatkuu loputtomiin, vaikka sitä ei enää tarvittaisi. Kolmanneksi: PIN-koodi puhelinjakoa varten kannattaa jakaa eri kanavaa pitkin kuin puhelinnumero, mieluiten kasvotusten. Ja neljänneksi: aktiivisten jakojen luettelo kannattaa tarkistaa säännöllisesti ja peruuttaa ne, joita ei enää tarvita. Yhteenvetona: jokaiselle vastaanottajalle luodaan oma Workspace. Se jaetaan sähköpostitse PaperOffice-tilin kautta, ja mukana ovat oikeudet ja voimassaoloaika. Vastaanottaja kirjautuu puhelimitse omalla puhelinnumerollaan ja PIN-koodillaan ja kysyy sitten vain kysymyksensä. Ja jakoja voi muokata tai peruuttaa milloin tahansa. Nähdään seuraavassa PaperOffice AI Academyssä.