Jakaminen sähköpostitse

Luku 2: Jakaminen sähköpostitse

Jakamisen voi määrittää suoraan Workspace:ssa: valitaan Muokkaa, sitten Jakaminen-välilehti ja lopuksi Uusi ulkoinen jako. Kanavaksi valitaan sähköposti. Sitten syötetään kirjanpitäjän sähköpostiosoite. Tämän valintaruudun avulla kutsun voi hyväksyä vain PaperOffice-tili, jolla on täsmälleen tämä osoite; pelkkä linkin välittäminen ei riitä. Asiakirjan käyttöoikeudessa määritetään, mitä vastaanottaja saa tehdä: vaihtoehtona Katso + Lataa tai lisäksi Latausoikeus. Koska kirjanpitäjämme pitää pystyä palauttamaan asiakirjoja meille, sallimme latausoikeuden. Lisäksi määritetään jaon voimassaoloaika: ilman päättymispäivää, 7, 30 tai 90 päiväksi tai yhdeksi vuodeksi. Vuositilinpäätöstä varten meille riittää 30 päivää. Tallennetaan, ja se on valmis. Jako näkyy nyt listalla odottavana, kunnes kirjanpitäjä hyväksyy kutsun.

Luku 3: Vastaanottaja hyväksyy kutsun

Kirjanpitäjä saa sähköpostin: hänet on kutsuttu Workspace:en ”Accountant 2026”, ja siinä on painike Hyväksy kutsu. Jos hän on kirjautunut omalle PaperOffice-tililleen, tämä yksi napsautus riittää pääsyn saamiseen. Hän tarvitsee siis oman tilin, mutta ei jakamiseen tarkoitettua PIN-koodia. Tästä eteenpäin jaettu Workspace näkyy hänen tilissään selvästi merkittynä. Hän voi katsella asiakirjoja kaikkine poimittuine tietoineen ja ladata niitä siinä laajuudessa, jonka te olette myöntäneet. Koska olemme antaneet latausoikeuden, kirjanpitäjämme voi myös lähettää meille takaisin jotakin, esimerkiksi laskun, joka on lähetetty suoraan hänelle. Hän vetää sen jaettuun Workspace:en, ja se on siinä. Entä me? Lasku on nyt meidän Workspace:ssamme ”Accountant 2026”, ja sitä käsitellään samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta asiakirjaa. Asiakirjoja ei tarvitse lähetellä sähköpostitse edestakaisin.