Muutosvarma tallennus ja oikeudellinen säilytys

Asiakirjoille, jotka on säilytettävä, on olemassa muutosvarma tallennus. Asiakirjan yläpuolella lukee edelleen: ei muutosvarma. Se otetaan käyttöön Muutokset-välilehdessä: valitaan maa ja asiakirjatyyppi, mikä asettaa säilytysajan, tässä tapauksessa kuusi vuotta UK VAT -tietueelle. Prosessi alkaa välittömästi, ja PaperOffice näyttää lasketun päättymispäivän. Sen jälkeen asiakirja tallennetaan muuttumattomana, eikä sitä voi poistaa tai siirtää ennen säilytysajan umpeutumista. PaperOffice kirjaa kaikki asiakirjaan tapahtuvat muutokset väärentämättömästi Muutokset-välilehdelle. Tämä on suunnittelun mukaisesti peruuttamatonta. Milloin tahansa voidaan luoda compliance-sertifikaatti: PDF-tiedosto, jossa on todiste integriteetistä, QR-koodi ja julkinen vahvistuslinkki. Jos oikeudenkäynti tai verotarkastus on käynnissä, järjestelmänvalvoja voi asettaa oikeudellisen säilytyksen esimerkiksi API:n kautta omasta työvirrastaan. Asiakirja näyttää tämän välittömästi ja pysyy säilytettynä määräajan jälkeen, kunnes säilytys poistetaan. Yhteenvetona: valitse AI-DMS Ultra tärkeille asiakirjoille, ja tarkastus tarkistaa jokaisen asiakirjan 12 kontrollin avulla. Kriittiset löydöt siirtävät asiakirjan välittömästi karanteeniin, ja vain järjestelmänvalvoja voi vapauttaa sen tarkastuksen jälkeen. PaperOffice lukee huonot skannaukset myös, jokainen arvo tarkistetaan lähteestä, PaperOffice ilmoittaa kopioista automaattisesti, ja tärkeät asiakirjat tallennetaan muutosvarmasti. Nähdään seuraavan kerran PaperOffice AI Academyssä.